Resmi Yazışma Kuralları (Mülga) (1994-9)

T.C. BAŞBAKANLIK Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü Sayı : B 02 0 PPG 0 12 383 3036 / 17/02/1994 Konu : Resmi Yazışma Kuralları. Genelgeler 1 2 3 Resmi Yazışma Yönetmeliği ile YÜRÜRLÜĞÜ KALMAMIŞTIR.[1] GENELGE 1994/9 ilgi : a) 02.10.1980 gün ve ÖYGM 383-10322(1980/56) sayılı, b)13.04.1981 gün ve ÖYGM 383-04990(1981/28) sayılı, c) 23.09.1981 gün ve ÖYGM 383-10985(1981/67) sayılı, d) 30.11.1981 gün ve OMBD 5105-00854(1981/83) sayılı, e) 21.12.1981 gün ve OMBD 5105-00901(1981/92) sayılı genelgeler. Kamu hizmetlerinin yürütülmesi ve mevzuatın uygulanmasında; süratli, etkin ve verimli bir çalışma düzeninin sağlanması, lüzumsuz ve hatalı yazışma ile kırtasiyeciliğin bertaraf edilmesi, ancak buna imkan verecek bir düzenleme ile mümkün olacaktır. Bu itibarla; daha ekonomik, verimli, süratli ve modern bir kamu yönetimi için; teknolojik gelişmelerin ışığında; zamandan, insan gücünden ve paradan tasarruf sağlamak maksadıyla; amaca hizmette yetersiz kaldığı müşahade edilen ve resmi yazışmalarda uyulacak usul ve esasları belirleyen ilgide kayıtlı genelgeler yerine kamu kurum ve kuruluşlarının görüşleride dikkate alınarak yapılan çalışma ile "Resmi yazışma kurallarını Belirleyen Esaslar" yeniden tespit edilmiştir. Kamu kurum ve kuruluşlarının resmi yazışmalarında tek tipliliği de sağlamak üzere hazırlanan ve ekte gönderilen "Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar" ın uygulanması hususunda gereken dikkat ve hassasiyet gösterilecektir. İlgide kayıtlı genelgeler yürürlükten kaldırılmıştır. Bilgilerinizi ve gereğini rica ederim. Prof. Dr. Tansu ÇİLLER BAŞBAKAN EKLER: Ek-1 Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar.( Adet) DAĞITIM: Gereği: Bilgi: Devlet Bakanı ve Başbakan Yard.na Cumhurbaşkanlığı Genel Sekr.ne Devlet Bakanlıklarına T.B.M.M. Genel Sekreterliğine (Bağlı İlgili Kuruluşlara) Bakanlıklara Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliğine Başbakanlık Bağlı ve İlgili Kuruluşlarına Başbakanlık Merkez Teşkilatına RESMİ YAZIŞMA KURALLARINI BELİRLEYEN ESASLAR[2] I. AMAÇ Yazışma yöntemlerinde amaç, kamu kurum ve kuruluşlarında, yazışmalarda kurallara uygunluk sağlayarak bütün kamu kurum ve kuruluşlarının yazışmalarında tek tipliliği sağlamaktır. Kamu hizmetlerinin yürütülmesi ve mevzuatın uygulamasında, hızlı, etkin ve verimli bir çalışma düzeninin kurulması, gereksiz ve hatalı yazışma ile kırtasiyeciliğin önlenmesi, resmi yazıların kolayca yazılması, okunması ve değerlendirilmesi için, resmi yazıların her bölümünü belirli bir yerde bulunacak, belirli ölçülere göre yazılacak şekilde bir düzen oluşturulmuştur. Her kamu kurum ve kuruluşu ile personeli bu yazışma kurallarına göre yazışmalarını yapmak durumundadır. II. KAMU KURUM VE KURULUŞLARI ARASINDA İLETİŞİM ÇEŞİTLERİ, YAZILARIN ÇOĞALTILMASI VE KAĞIT BOYU 1. İletişim Çeşitleri Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, resmi yazı ve fax aracılığı ile sağlanır. Resmi yazı, kamu kurum ve kuruluşlarının aralarında veya özel ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazıdır. Resmi yazılar, elektronik veya mekanik daktilo makinesi ve/veya bilgisayar ile yazılır. Fax ile gönderilen mesajlarla öngörülen konularda hemen işlem yapılmakla birlikte, mesajlar, teyidinin yapılmasından sonra resmi evrak mahiyetindedir. Fax'lar (Ek-1)'de gösterilen şekle ve burada belirtilen kurallara uygun olarak hazırlanır. Fax ile gönderilen mesajların beş gün içerisinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir. 2. Nüsha Sayısı ve Çoğaltma Resmi yazılar kural olarak bir asıl ve bir kopya olmak üzere iki suret olarak hazırlanır. Paraflı suretler birimlerde saklanır. Genel evrak biriminde evrak saklanacaksa bir suret daha çoğaltılır. Dağıtımlı yazılarda dağıtım sayısı da suret sayısının belirlenmesinde esas alınır. Resmi yazıların çoğaltılmasında; kural olarak fotokopi makinesi kullanılır. Ancak mümkün olmadığı taktirde diğer yöntemlerle de çoğaltılabilir. 3. Kağıt boyu ve Kullanımı Resmi yazışmalarda A4 (210X297) mm. boyutunda tek tip ve başlıklı kağıt kullanılır. Mevcut stoklar tüketilinceye kadar değişik ebatlardaki kağıtlar kullanılabilir. Bilgisayarda kelime işlemciler ya da farklı programlar yardımıyla hazırlanmış resmi yazılar için 11x24 inç'lik sürekli form kullanılabilir. III. RESMİ YAZILARIN BÖLÜMLERİ 1. Başlık Yazıyı gönderen kuruluşa ait ad, sembol, adres, kısaltma vb.' nin belirtilmesine yarayan bölümdür. Başlık, kağıdın üst kenarından iki inçlik aşağıda ve orta bölümde bulunur. İlk sıraya T.C. kısaltması, bir aralık altına ortalanarak kuruluşun yasal adı büyük harflerle, bunun bir aralık altına ise yine ortalanarak ana kuruluşun/birimin adı küçük harflerle yazılır. Merkez teşkilata ait yazışmalarda başlıkta şehir adı yer almaz. Merkezi taşrada bulunan teşkilatlar başlıkta şehir adını belirtebilirler. Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarının kullandıkları başlıkların 5442 sayılı İl İdaresi Kanununa uygun olarak düzenlenmesi gerekmektedir. Mezkur Kanun gereğince taşra teşkilatlarında kullanılacak başlıklarda ilk satırda Valiliğin, ikinci satırda ise taşra teşkilatının adı yer alır.(Ek-2) Bölge Müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır. Mevcut başlıklı kağıtların bitiminden sonra yukarıdaki açıklamalara uygun başlıklı kağıt kullanılır. 2. Sayı ve Kayıt Numarası Dosya planına göre verilen kayıt ve dosya numarasıdır. Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve kağıdın sol kenarından on iki karakter içeriden başlanarak büyük harflerle SAYI yazılarak, önüne (:)işareti konulur. Bu işaretten sonra kod numarası verilir, kod numarasından sonra (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) konularak kayıt numarası yazılır. Kayıt numarası, yazının evrak kayıt defterinde yer aldığı numaradır. Genel evrak numarası damga veya yazı ile yazının orta kısmına basılmaz/yazılmaz, kayıt numarasından sonra(/) işareti konularak, sayı bölümü içinde muntazam bir şekilde yer alır.(Ek-3) Başbakanlık Makamlarının 13/08/1991 tarih ve 08-3-383-16649 (1991/17) sayılı Genelgesi ile 01/01/1992 tarihinden itibaren yürürlüğe konulan "Resmi Yazışmalarda Kod Sistemi" ne mutlaka uyulması gerekmektedir. 3. Tarih Yazının gönderildiği zamanı belirten tarih bölümü başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve bitiminden itibaren sağ tarafta altı karakter boşluk bırakacak şekilde ve sayı ile aynı hizada yazılır. Merkez teşkilatında, merkezin bulunduğu şehir bilindiği ve yazının en altında adres bölümümde yer aldığı için, taşra, yurtdışı ve merkezi taşrada bulunan teşkilatlarda ise şehir kod adı başlıkta yer aldığı için tarih bölümünde şehir adına yer verilmez. Yazının yazılış ve genel evraktan çıkış tarihlerinin farklı olmaması için tarih bölümüne yalnızca yazının biriminden çıkış tarihi konulur. Tarih, hepsi rakamla, kısaltma yapılmaksızın aralarına(/) işareti konularak yazılır. Aylar ve günler 01/02/1994 örneğindeki gibi yazılmalıdır. 4. Konu Yazının taşıdığı ana fikrin çok kısa özeti olan konu, sayının bir aralık aşağısına ve kağıdın sol kenarından on iki karakter içeriden başlanarak yazılır. Sonunda "hk", "dair", "ait" gibi kısaltmalar yapılmaz. Konu bölümü, başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmeyecek şekilde yazılır. Konu ilk satıra sığmazsa, alt satır, (KONU : ) sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasında başlatılır. 5. Gönderilen Makam Gönderilen makam yazının gönderileceği kurum ve kuruluş ya da kişiyi ve bunların bulundukları yeri belirten bölümdür. Konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde yazının gönderileceği makamın resmi adı kısaltma yapılmadan büyük harflerle yazılır. Yazının gönderileceği kurum veya kuruluş Başbakanlık, devlet bakanlığı ve ya diğer bakanlık bağlı yada ilgili kuruluşu ise ilk satıra bağlı veya ilgili olunan Bakanlığın adı büyük harflerle yazılır, alt satırda ise hangi kurum veya kuruluşa ait olduğu parantez içinde küçük harfle belirtilir.(Ek-4) Kuruluş dışı yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir. Resmi görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük harflerle yazılır, varsa unvanı adın hizasında alt satırda yer verilir. Adres ise (Ek-4) 'de belirlenen şekilde düzenlenir. Resmi görevli kişilere yazılan yazılarda da ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır. 6. İlgi ilgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu ya da bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. Gönderilen makamdan sonra üç aralık verilerek, kağıdın sol kenarından on iki karakter içeriden başlanır ve (İLGİ) sözcüğü büyük, diğerleri küçük harfle yazılır. İlgi sözcüğünden sonra (:) işareti konulur. İlgi bir satırı geçerse, (İLGİ :) ibaresinin altı boş bırakılmak ve ilk satırın hizasında başlanmak üzere ikinci satır yazılır. İlgi'nin birden fazla olması halinde, a,b,c,d gibi küçük harfler kullanılır ve ilgiyi belirleyen harften sonra parantez kapatma işareti konulup, bir karakter boşluk bırakıldıktan sonra ilginin içeriğine geçilir. İlgi'de tek tiplik sağlamak için " ......... tarih/gün ve ........sayılı" ifadesi kullanılarak tek tiplik sağlanır. İlgi'de gerekli olduğu hallerde kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla ( Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı v.b. ) kısaltma yapılabilir. Yazışmaların ilgisinde sayı birim kodu ile birlikte tam olarak belirlenir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık oluyor ya da daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili bulunuyorsa ilgide bunların hepsi belirtilir. Bir yazı çeşitli kuruluşlara yazıldığında konu olan ilgi, bu kuruluşların hepsinde yoksa ya da bu kuruluşları ilgilendirmiyorsa ilginin sonuna (HAY) "Her Adrese Yollanmamıştır" anlamına gelen kısaltma yazılır. Gerekmesi halinde mevzuat da, ilgi olarak gösterilebilir (Ek:5). Fax ile gelen yazı üzerine işlem yapılmış ve bu işleme fax'la cevap verilmeyecek ise ilgide belirtilen yazının Fax'la geldiği ve Fax referans numarası belirtilir. 7. Metin Metin, bir konu ya da düşünceyi açıklayan paragraf, bent, alt bent bölümlerinden oluşan ana bölüm olup, adresten, varsa ilgiden sonra başlayıp, imza bölümüne kadar süren asıl yazıdır. Paragraf, bir düşünce ya da konuyu belirten küçük bölümdür. Bent , paragraflarda ifade edilen düşünce veya konuyu sistematik olarak daha küçük alt bölümlere ayıran bölümdür. Alt bent, bentlerde ifade edilen düşünce veya konuyu sistematik olarak daha küçük alt bölümlere ayıran bölümdür. a) Metin bölümünde şekil yönünden aşağıdaki kurallara uyulur. Metne, ilginin son satırından itibaren iki aralık, ilgi yok ise gönderilen makamdan / adresten sonra üç aralık bırakılarak başlanır. Kağıdın sol bölümünde; paragraf başları on dokuz, normal satırlar on iki karakter içeriden başlanır, satır sonları sağ boşluktan beş karakter içeride bitirilir. Paragraf aralarında bir aralık bulunur. Paragraflar sayı ve harf işle başlamaz. Ancak, paragraflar bent ve alt bentlere ayrılarak, numaralandırılabilir. Bentler rakam, alt bentler harf ile ifade edilebilir. Ancak metin bölümünden maddeler halinde yazılmasında sayı ve harf dizininin aynı hizasında bulunmasına dikkat edilir. Sayı ve harflerden sonra (.) işareti konularak, satıra başlanır (Ek:6). Yazılar kağıdın yalnız bir yüzüne okunaklı olarak yazılır, kazıntı, silinti ve düzeltmeler yapılmaz. Paragraf başı, satırbaşı ve sonlan aynı hizada olup, girinti çıkıntı olmamasına dikkat edilmelidir. Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya sığdırılmaya çalışılmalı ve tek satırla ikinci sayfanın bitirilmemesine özen gösterilmelidir. Metin içinde geçen sayıların rakamla ve/veya yazı ile yazılması mümkündür. Metin içinde veya çizelgelerde geçen sayısal bilgilerin değerlendirilmesinde bilgisayarlarda ondalıkların (.), bölüklerin (,) ile ayrıldığı hususu değerlerin hesaplanmasında göz önünde tutulmalıdır. b) Metin bölümünde içerik yönünden aşağıdaki kurallara uyulur. Metin bölümünün üç bölümden oluşması, ilk bölümde ilgileri ile birlikte konunun kısaca anlatılması, ikinci bölümde görüşle birlikte karşı görüşün belirtilmesi, sonuçta kesin önerinin yer alması genel kural olmakla birlikte, gerekmesi halinde değişik düzenleme de mümkündür. Yazı Türk Dil Kurumunca çıkartılan imla kılavuzu ve sözlüğünde yer alan yazım kurallarına uygun duru bir Türkçe ve kısa cümlelerle yazılmalıdır. Metinde zorunlu haller ve teknik terimler dışında yabancı kelimelere yer verilmemeli, kısaltma yapılmalı ve tekrarlardan kaçınılmalıdır. c) Metinin bitirilişinde ise aşağıdaki kurallar uygulanmalıdır.Metinler; Alt makama yazılan yazılar "rica ederim", Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "arz ederim", Üst ve ast makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "arz ve rica ederim", Başbakan veya Bakan adına imza yetkisi verilen kişilerce imzalanarak 5442 sayılı İl İdaresi Kanununun 9'uncu maddesi gereğince Valiliklere gönderilen yazılar "rica ederim", -3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanununun 5., 6. ve 32. maddeleri gereğince Başbakan adına imzalanarak Bakanlıklara gönderilen yazılar "rica ederim, -3046 sayılı Kanun çerçevesinde Bakan adına yetki devri yapılan makamlar arasındaki yazılar "arz ederim", şeklinde bitirilir. 8. İmza İmza bölümü, yazıyı imzalayacak olanı belirleyen bölümdür. İmza bölümü yazının uzunluğuna göre metnin bitiminden iki-dört aralık alta açılarak yeterli imza boşluğu bırakılmalı ve sağ boşluktan altı karakteri içeride bitecek biçimde düzenlenmelidir. İmza bölümünde, imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harfle, unvanlar ad ve soyadın altına orta kısma gelecek şekilde ayarlanarak küçük harfle ve kısaltılmadan yazılmalıdır. Çok zorunlu hallerde birimin adı kısaltılmadan unvan sözcükleri kısaltılabilir. Akademik kariyer unvanları ismin sol başına küçük harflerle kısaltılarak yazılabilir. Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun "İmza Yetkileri Yönergesi"ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir. Yazıyı makam sahibi yerine başka bir yetkili imzalayacaksa, ad ve soyadın altına ortalanarak, Başbakanlık' ta "Başbakan a." Bakanlıklarda "Bakan a." Yazılır ve bunun altına da gene ortalanarak makam unvanı yazılmalıdır (Ek:7). Vekâleten imza atılıyorsa, vekâlet eden kişinin adı, soyadı ile vekâlet edilen görev ve vekâleten imza ettiği belirtilmelidir. Kamu İktisadi Teşekküllerinde uygulanan yazının iki yetkili tarafından imzalanmasında sağ tarafa üst makam, sol tarafa ast makam imza atacak olup, imza bölümünde ayrıca kuruluşun unvanı belirtilmemelidir (Ek:8). Atama Kararnamelerinde imza, (EK:9)'de olduğu şekilde açılır. Başbakanlığa gönderilecek yazılar, 24/09/1992 tarih ve 1992/27 sayılı genelge hükümlerine uyularak imzalanır. 9. Onay Bölümü Bir yazının üst makamın onayına sunulması halinde imza bölümünün dört aralık altına ve kağıdın ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. Altına ortalayacak biçimde tarih yeri hazırlanır, imza için yeterli boşluk bırakıldıktan sonra onaylayanın adı küçük harf, soyadı büyük harfle yazılıp, altına unvan ortalanarak yazılmalıdır (Ek:10). Yazı asıl makam yerine başka bir yetkili tarafından imzalanacaksa, adı ve soyadı ile unvan arasına "Başbakan a." veya "Bakan a." Yazılır. Onaylanmak üzere ilgili makamlara sunulacak yazıların yetkili bir makam tarafından teklifi, bağlı ise ilgili makam tarafından sunulması ve onaylayacak makam tarafından da onaylanması gerekmektedir. Bu durumda ilk teklif eden imza, yetkili makam bölümünün dört aralık altına ve kağıdın sol tarafına on iki karakter içeriden başlatılarak, küçük harfle "Uygun Görüşle Arz Ederim" yazılarak, altına, onayda yer alan esaslara uygun olarak imza bölümü düzenlemesi bölümü yapılır. Bunun dört aralık altına ise kâğıt ortalanarak "ONAY" bölümü açılır (Ek:11). 10. Ekler Ekler, yazıları tamamlayıcı belgeleri, gerektiğinde bunların sayılarını ya da niteliklerini gösteren bölüm olup, imza bölümünün bitiminden itibaren iki ara verilerek, satır başından başlanmak üzere, büyük harfle EKLER sözcüğü yazılıp (:) işareti konulduktan sonra altı çizilmelidir. Bu bölüme örnek (Ek:12 ve 13)' de gösterilmiştir. Ek adedi boşluğa sığmayacak kadar uzunsa o zaman ek listesi yazıya bağlanmalıdır. Birden fazla kurumu ilgilendiren yazışmalarda, eklerin bazılarına gönderilmesi/gönderilmemesi halinde, o kuruluşun hizasına "ek konulmadı", "......sayılı ek konuldu" ibareleri yazılır (Ek: 13). Ekleri tamamlayıcı mahiyette olan çizelge, şema, taslak vb. bağlı oldukları ekin son satırının dört aralık altına ve satırbaşı hizasından başlamak üzere konuları belirtilerek kendi aralarında numaralandırılır. 11.Dağıtım Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderileceği yerlerin belirtildiği bölümdür. Bu bölüm yazının gönderildiği yerleri belirtmek üzere protokol sırası esas alınarak düzenlenir. Ekten itibaren iki aralık bırakıldıktan sonra satırbaşı hizasında büyük harflerle DAĞITIM yazılıp yanına (:) işareti konularak altı çizilir. Ek yoksa dağıtım EK' in yerine yazılır. Yazı ile fiilen ilgili olup, işi yerine getirme durumunda olanlar, "gereği" kısmına, gönderilen yazı ve onunla ilgili olarak meydana gelecek çalışmalar hakkında, yalnız bilgi edinmeleri istenen kuruluş ya da birimler "bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. Gereği kısmı dağıtım başlığının altına, bilgi kısmı gereği kısmı ile aynı hizaya yazılarak altları çizilir. Bilgi kısmı yoksa, gereği ve bilgi sütunları açılmaz. Kurum/kuruluş adları Dağıtım başlığının altına yazılacaktır (Ek:14). Bu husustaki uygulama (Ek:15) de gösterilmiştir. 12.Adres Adres, ihtiyaç halinde adres detay bölümü, sayfa bitimine iki aralık kalacak şekilde çizgi çekilip, bu çizginin altına yazıyı gönderen kurumun ve/veya ilgili birimin açık adresi, posta kodu, telefon, fax ve telex numaralarının yazıldığı bölümdür (Ek:16). 13.Parafe Parafe bölümü, ikinci kopyaya açılacak ve yazıyı hazırlayandan başlayarak, aşama sırasına göre imzalayacak makama kadar olan ara kademeyi belirleyen bloktur. Yazılar, bütün ilgili ara kademelerce paraf edilir. Parafeler ikinci kopyaya dağıtım bölümünden sonra, bir veya iki ara verilip, satırbaşı hizasından (Ek:17)' de görüldüğü şekilde ve aşağıdaki esaslara göre yazılır. Paraflayacak kişinin unvanı kısaltılarak yazılıp (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle ismin baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır. Gizli yazılarda yazıyı yazan memurun da parafı bulunur. Unvan ve isimlerin alt alta yazılmalarına dikkat edilir (Ek.17). 14. Koordinasyon Birimlerde hazırlanan yazılar, başka bir birimin görüş ve işbirliğini gerektiriyorsa, paraf bloğunun en alt kısmından itibaren bir ara verilip, satırbaşından itibaren, küçük harfle koordinasyon yazılıp altı çizilir ve altına işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları parafe bölümündeki şekle uygun olarak yazılır (Ek.18). 15. Gizlilik Derecesi Gizlilik derecesi, yazının gizlilik durumunu belirten bölümdür. Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, kağıdın üst ve alt ortasına gizlilik derecesini gösteren damga vurulur (Ek:16). 16. Acelelik Derecesi Acelelik derecesi, öncelik verilmesi gereken yazıların belirtildiği bölüm olup, tarih bloğunun üstüne kırmızı damga veya büyük harflerle yazılan bir uyarıdır. IV. TEKİT YAZISI Tekit yazısı, acele ve günlü olan yazılarda, cevabın makul veya verilen sürede gönderilmemesi halinde kuruma/kuruluşa hatırlatma ve/veya son defa süre vermek amacıyla yazılan yazıdır (Ek:19). V. DEVAM İŞARETİ Devam işareti, birden çok sayfalı yazılarda yazının bitmediğini belirleyen sayfanın son satırından sonra sağ alt köşeye konulan (./..) şeklindeki işarettir. VI. SAYFA NUMARASI Birden çok sayfalı yazılarda ilk sayfaya numara konulmaz, diğerlerine sayfanın üst ortasına ( - - ) işaretleri arasına rakamla sayfa numarası yazılır. VII. ASLINA UYGUNLUK ONAYI Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa, fotokopi/kopyanın alt ortasına "Aslının aynıdır" yazılarak imza bölümünde olduğu gibi onaylayacak kişinin imzası açılır, imzalanan bu yazı ayrıca mühürlenir. VIII. GİZLİ YAZILAR Gizli yazılar, adından anlaşılacağı gibi özellikle arz eden ve herhangi bir konuda yazışmaların herkes tarafından yani ilgisi olmayanlarca bilinmemesini gerektiren ulusal ve hayati konulardaki yazılardır. Gizli yazıların hazırlanmasında ve imza ettirilmesinde gizliliğin gerektirdiği özenin gösterilmesi gerektiği gibi, elden takip edilmesi güvenlik bakımından gereklidir. Gizli yazılar, mutlaka hakkında güvenlik soruşturması yapılmış kişilere yazdırılmalıdır. Gizli yazıları yazanlar yazının mahiyeti hakkında arkadaşlarına veya herhangi bir kişiye bilgi veremez, verdiği taktirde suç işlemiş ve görevini kötüye kullanmış sayılır. IX. RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLİŞ VE ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER 1. Kayıt Kaşesi Bakanlıklar, bağlı ve ilgili kuruluşları ile taşra teşkilatında (Ek:20)'de yer alan kayıt kaşesi kullanılır. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra, evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (X) işareti konularak, varsa eklerin miktarı en alt sütunda rakamla belirtilir. 2. Evrak Akış Formu Evrakın kurum içinde hızlı bir şekilde akışını sağlamak için yazılara evrak akış formu eklenir(Ek:21). 3. Gizlilik Derecelerinin Belirlenmesi Gizlilik dereceleri, görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir ve ancak gerekmesi halinde kullanılır. Gereğinden fazla verilecek gizlilik dereceleri işlemin gecikmesine sebep olacağı gibi, gizlilik derecelerinin güvenliğinin kaybolmasına da neden olacağından, yazıyı içinde bulunan bilgilerin gerektirdiği en küçük gizlilik derecesi verilir. Kural olarak gizlilik derecesi taşıyan yazılara aynı gizlilik derecesi ile cevap verilir. Gizlilik derecesi (gizli, çok gizli, özel, kişiye özel) yazının çıktığı Ünite/Birim' in yetkili amirince belirlenir. 4. Gizlilik Derecesi Olmayan Yazıların Gönderilmesi Zarfların sol üst köşesine gönderen makamın kaşesi basılarak yazının sayısı yazılır, zarfın ortasına gideceği makam ve adresi açıklıkla yazılıp, posta koduna yer verilir. Ayrıca acelelik derecesi zarfın sağ üst köşesine kırmızı mürekkep ile damgalanır. 5. Çok Gizlilik Dereceli Yazıların Gönderilmesi Çok gizlilik derecesi olan yazılar çift zarf ile gönderilir. İlk zarfa yazı konulup, zarf yapıştırılmalı, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafı atılmalı ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılmalıdır. Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılmalı, ortaya gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılmalıdır. Ayrıca acelelik derecesi varsa, sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılır. Bu zarf ve (Ek:22)'de yer alan, arasında karbon kağıdı bulunan iki suret evrak senedi ikinci bir zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, yalnız varsa acelelik derecesi kırmızı damga ile basılacaktır. 6. Çok Gizlilik Dereceli Yazıların Alınması Gizli yazıları alan merci, genel evrakça ilk zarf açılıp, gizlilik dereceli zarf görününce, bu zarf yetkili kişiye açılmadan iletilir. Zarfın içinde yer alan senet imzalanarak, bir nüshası gönderen makama bir zarfla iade edilir. X- EVRAK VE DOSYALAMA 1. Evrak ve Dosyalamanın Önemi Öteden beri kullanıla gelen haberleşme araçlarından biri olan yazışma, günümüzde de halâ önemini muhafaza etmektedir. Bu haberleşme aracından bugün ve gelecekte, gereği gibi yararlanmak için, sistemli bir yazışma yöntemi belirlemek ve evrak akışını hızlandırmak gerekir. Gerek kamu kesiminde gerekse özel sektörde bir takım işlemlerin, yürütülen hizmetlerin nasıl başladığı, hangi aşamalardan geçtiği ve halen ne durumda bulunduğu, bu konuda yapılan yazışmaların değerlendirmesi sonucu öğrenilebilir. Bu yazışmalar aynı zamanda idari, hukuki ve tarihi durumlarda, birinci el kaynak olmaları nedeniyle güvenilirdir. Yorumsuz olarak değerlendirildiğinde hata yapmak söz konusu değildir. Aynı zamanda kurumların iş ve işlemlerin sevk ve idaresiyle doğru orantılıdır. 2. Dosyalama İlkeleri Zaman içerisinde gelişen ve yoğunlaşan evrak akışı, bazı dosyalama ilkelerinin belirlenmesine neden olmuştur. Bu ilkeleri şöyle sıralamak mümkündür. 1. Aynı konudaki yazılar bir arada bulunmalı. 2. Birimlerde aynı konudaki bir yazı aynı dosya numarasını taşımalı. 3. 3.Birimler için tespit edilen dosya planına her hangi bir ek yapılmamalı, bu numaralar değiştirilmemeli, eğer bir yazının dosya planındaki yeri belirlenemez veya alacağı dosya numarasında bir tereddüt oluşursa, keyfiyetin doğrudan doğruya, dosya planı hizmetlerinden mesul birimin görüşü sorulmalı ve cevap alıncaya kadar bu evrak bekletilmeli, 4. Dosya planında, yeni numaraların açılması veya mevcut olanların kaldırılması veya hatalı bulunan dosya numaralarının düzeltilmesi işi tek birimden yapılmalı, 5. Dosya planı, kurum veya kuruluşun bütün hizmetlerini kapsamalı, ana ve yardımcı bölümleri kapsamalı, bütün hizmet birimlerinde aynen uygulanmalı, 6. Dosyalara girecek bir yazı olmadan dosya açılmamalı, dosya ancak o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılmalı, 7. Genellikle yazılar ekleriyle birlikte dosyalarına konulmalı; ancak yazıların ekleri eğer kabarıksa bu gibi ekler yazılardan ayrılmalı ve kendilerine ayrılan yerde bir sıra numarası altında muhafaza edilmeli, bu taktirde yazılardan eklerine ve eklerinden de yazılara atıf yapılarak irtibat sağlanmalı, 8. Bir yazıya çevrilmesi kabil iki dosya numarası mevcut olması halinde, bunlardan konu itibariyle en yakın ve ilgili bulunan numara, yazının dosya numarası olmalı, 9. Dosya planlarında her ana bölümün bir "genel" kısmı bulunmalı, bu kısmına ana bölümün birkaç tali konusunu kapsayan yazılar konulmalı, eğer birkaç konuyu kapsayan yazılar, ilgili bulundukları diğer dosyalara da konulmak istenirse, konulacak adet kadar fazla kopya çıkarılmalı; fakat hiçbir zaman yazının "genel numarası" değişmemeli, 10. Her ana gruba bağlı tali bölümlerin sonuna, kendisinden önceki tali bölümlerde yer almamış olan ve ana grupta yer alması gereken konulara bir tali bölüm ayrılmalı, 11. Dosya numarasının önüne, kurum ve kuruluşların teşkilat kod numaraları evrakta yer almalı, 12. Dosyalama sisteminin uygulanmasını gösterir talimat hazırlanması, 13. Dosyalama sistem ve planları sık sık değiştirilmemeli, değiştirilmesi halinde yeni dosya planı ile eski arasında irtibat kurulmalı, 14. Kurumun görevlerinde ve teşkilat yapısında çok önemli değişikliklerin olması halinde, dosya planı yeni duruma göre ihtiyaçları karşılanamayacaksa, yeni ile eski arasında bağlantı kurularak yeni düzenlemeler yapılmalı, 15. Dosya planında bazı evrakın birimlerde kaç yıl süre ile tutulacağı ve saklanacağı belirtilmeli, 16. Aynı konudaki yazışmalar için birimler farklı dosya numarası vermemeli, mevcut birimlerden asıl işi yürüten birimce kullanılan numara diğerlerince de benimsenmeli, her birim benzer işlemler için mesela personel satın alma işlemleri gibi, aynı numaralar kullanılmalıdır. XI. DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE ÖNEMLİ VE DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN KONULAR 1. Evrak, daima dosyası ile birlikte dolaşmalı, dosyadan ayrılmamalıdır. 2. Yazıların ilgileri dosyadan çıkarılmamalı, çıkarılmasına ihtiyaç duyulduğu taktirde çıkarılan yazıya gerekli not yazılmalıdır. 3. Dosyadan evrak çıkarma ve dosyaya evrak koyma yalnız ilgili memurca yapılmalıdır. 4. Kuruluştan gönderilen evrak birden fazla dosyayı ilgilendiriyorsa dosya sayısı kadar kopyalı olarak hazırlanmalı ve esas dosyasına kopya sayısı işlenmelidir. 5. Gelen evrakın, birden fazla birim ile ilişkili olması halinde, evrakın aslı en çok ilgili olan dosyaya konmalı ve diğer dosyalara bilgi fişi eklenmelidir. 6. Dosyaların usulüne uygun olarak teslim edilmesine ve teslim alınmasına özen gösterilmelidir. 7. Her kurum ve kuruluşta evrak ve dosya sisteminin yürütülmesinde sorumlu amir bu konuda o kuruluşun danışmanı ve bütün evrak kısmı biriminin de teknik denetim yetkisine sahiptir. 8. Evrak ve dosya sisteminde çalışan bütün personel, görevlerini tam olarak, zamanında ve istenilen düzeyde yapmaktan sorumludur. XII. GİZLİ DOSYALAR Gizli yazıların saklandığı dosyalara "Gizli Dosyalar" denir. Bu dosyalar ancak yetkililer tarafından kullanılabilir.Bu dosyalar hakkında ilgisi olmayanlara bilgi verilmez ve dosya gösterilmez. Bu gibi dosyalar, talimatların emrettiği yerde ve şekilde muhafaza edilirler. "Personel Dosyaları" da gizli dosyalardan olup ilgililerce kilitli çelik dolaplar içinde saklanır. XIII. ZİMMET DEFTERİ Her birimin evrak müdürlükleriyle evrak memurlarında bulundurulması zorunlu olan bir defterdir. Bu defterler, birimler arası, kurum ve kuruluşlar veya daireler arası, özel dağıtıcılarla elden gönderilmesi ve verilmesi gereken evrak için kullanılır. Evrakın teslim alınması ve teslim edilmesi bu zimmet defteriyle yapılır. Evrakı teslim ederken ilgili hanesine teslim tarihinin yazılması teslim alanın adı ve soyadının yazılması ve imzasının alınması gerekir. Gizli evrakın tesliminde evrak memurunun şüphelendiği hallerde o şahsın, o birime ait bir kişi olup olmadığını tespit için "Tanıtım Kartı" istenmelidir. Zimmetle teslim alınan her evrak kaydedilerek ilgililere dağıtımı yapılır. XIV. TEBLİGAT Herhangi bir yazı veya haberin kişi veya kişilere duyurulmasına "Tebligat" denir. Tebligat genellikle yazılı olur ve şahsın kendisine zimmet karşılığı verilir veya yapılır. Bu tebligat ; Şahsın, evine, dairesine, iş yerine gidilerek, Şahıs, tebligat yapacak birim veya şahsın yanına çağrılarak, Radyo, gazete veya ilan ile ve sözlü olarak yapılabilir. EK-1 T.C. BAŞBAKANLIK İdareyi Geliştirme Bakanlığı Atatürk Bulvarı No:135/7 Bakanlıklar-ANKARA Gönderenin Fax No: TARİH REFERANS Telefon No: SAYFA ADEDİ Gönderilen Fax No: ALINAN TARİH Telefon No: KAYIT NO Kimden KİME Konu İmza Fax Gönderen Faxla Gönderilmesi İmza Uygundur Onaylayan Gizlilik dereceli husus ihtiva eden faxlara, bu sınıfa giren evraka ait prosedür uygulanır. Eğer bu faxın bütün sayfalarını alamadı iseniz yukarıda belirtilen telefon numarasını arayınız. EK-2 T.C. BAŞBAKANLIK İdareyi Geliştirme Başkanlığı T.C. BAŞBAKANLIK Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü T.C. GAZİOSMANPAŞA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ TOKAT T.C. ANKARA VALİLİĞİ Gölbaşı Tarım İlçe Müdürlüğü T.C. ANKARA VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü T.C. BAYINDIRLIK VE İSKAN BAKANLIĞI Karayolları Genel Müdürlüğü 4. Bölge Müdürlüğü ANKARA EK-3 SAYI : B.02.0.İGB-16-717-752/893 SAYI : B.02.2.TCZ-321-932/467 SAYI : B.08.4.MEM-202-148-694/253 EK-4 A- Konu : .................... BAŞBAKANLIĞA B- Konu : .................... ÇALIŞMA VE SOSYAL GÜVENLİK BAKANLIĞINA (Sosyal Sigortalar Kurumu Genel Müdürlüğü) C- Konu : .................... TMMOB İNŞAAT MÜHENDİSLERİ ODASI BAŞKANLIĞINA Selanik Cad. No: 19/ 1 06100 Yenişehir / ANKARA D- Konu : .................... Sayın Doç. Dr. Arzu TOPRAK Selanik Cad. No: 19/ 06100 Yenişehir / ANKARA E- Konu : .................... Mustafa ERTÜRK Yönetim Kurulu Başkanı Selanik Cad. No: 19/ 1 06100 Yenişehir / ANKARA EK-5 İLGİ : a) Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü'nün 03/01/1992 tarih ve B.02.0.PPG.0.12-383-02084 sayılı Genelgesi b) 14/07/1965 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun 64'üncü maddesi c) Kültür Bakanlığı'nın B.16.0.KB. B 160 GSN 03/01/1991 tarih ve 10550 sayılı yazısı. (HAY) d) Başbakanlığın 05/01/1994 tarih ve 00204 Referans No'lu fax'ı. EK-6 1........................................................................................................................... ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ a........................................................................................................................... ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ b........................................................................................................................... ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ 2........................................................................................................................... ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ a........................................................................................................................... ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ b........................................................................................................................... ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ 3........................................................................................................................... ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ EK-7 İmza Adı Soyadı Bakan a. Müsteşar İmza Adı Soyadı Başbakan a. Müsteşar İmza Adı Soyadı Başbakan a. Müsteşar Yardımcısı EK-8 Eski Düzenleme : TÜRKİYE CUMHURİYETİ ZİRAAT BANKASI Genel Müdürlüğü İMZA İMZA Adı Soyadı Adı Soyadı Yönetim Kurulu Başkanı Genel Müdür Genel Müdür Yardımcısı Yeni Düzenleme : İMZA İMZA Adı Soyadı Adı Soyadı Genel Müdür Yönetim Kurulu Başkanı Yardımcısı Genel Müdür EK-9 (ATAMA KARARNAMELERİ İMZASI) KARAR / (3 aralık) 2................................................................................................................................... (4 aralık) CUMHURBAŞKANI BAŞBAKAN BAKAN EK-10 ........................................................................ MAKAMINA ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ İmza Adı Soyadı Personel ve İdari İşler Dairesi Başkanı OLUR / /1994 (İMZA) Adı Soyadı Genel Müdür EK-11 ........................................................................ MAKAMINA ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. ..................................................................................................................................................... İmza Adı Soyadı Personel ve İdari İşler Dairesi Başkanı OLUR / /1994 (İMZA) Adı Soyadı Genel Müdür EK-12 EKLER : EK - 1 Yazı Örneği (2 adet - 3 sayfa) EK - 2 Yönetmelik (2 adet - 5 sayfa) EK-13 EKLER : EK - 1 Rapor (1 adet - 5 sayfa) DAĞITIM : İçişleri Bakanlığına Dışişleri Bakanlığına (Ek konulmadı) EK-16 GİZLİLİK DERECESİ (Damga ile) T.C. BAŞBAKANLIK İdareyi Geliştirme Başkanlığı (2 aralık) ACELE 09/1994 6K 12 K. SAYI : ( 1 aralık) KONU : ( 2-4 aralık) ............................................. (3 aralık) 12 K. İLGİ : ....................................................................................................... ........................................................................................... (2 aralık) 19 K. Başbakanlığın............................................................... 5 K. 12 K. ................................................................................... (1 aralık) .......................................................................................................................... ........................................ .................................................................................................................................................................................. (2-4 aralık) ........................ 6 K. Başbakan a. (2 aralık) 12 K. EKLER : EK-1 (2 aralık) DAĞITIM : Gereği : Bilgi : GİZLİLİK DERECESİ (Damga ile) Başbakanlık Ek Bina-Atatürk Bul. No:135/7- Ankara Tel: 418 58 56 Fax : 417 04 EK-17 A. Uzman : U.GÜNEY İd.Geliş.Bşk. : F. BÜYÜKKARAGÖZ Müst.Yard. : M.A. TEKEOĞLU B. Şef : H. DEMİRTAŞ Şb. Md. : H.GÜNEŞ D.Bşk. : N.SEMERCİ Gn.Md.Yrd. : F.KAYNAK Gn.Md. : Y.ÖZGÜN EK-18 Uzman : U.GÜNEY İd.Geliş.Bşk. : F.BÜYÜKKARAGÖZ Müst.Yard. : M.A. TEKEOĞLU KOORDİNASYON : A.N. TUNCER EK-19 Sayı : Konu : TEKİT / /1994 Tarihi : ................................................. Sayısı : ................................................. Konusu : ................................................. ..................................................................... ...................................................................... ...................................................................... ...................................................................... Yukarıda tarih, sayı ve konusu belirtilen yazımızın cevabının çabuklaştırılma- sını ......................... defa tekiden ..................... ederim. EK-20 Bakanlıklar ile Bağlı ve İlgili Kuruluşların Merkez Teşkilatlarında BAKANLIK Gereği Bilgi MÜSTEŞAR Birim MÜSTEŞAR YARDIMCILIĞI Birim MÜSTEŞAR YARDIMCILIĞI MÜSTEŞAR YARDIMCILIĞI Birim Ekler KAYIT TARİH SAYI Taşra Teşkilatlarında SAKARYA VALİLİĞİ Tapu Sicil Muhafızlığı KAYIT TARİH SAYI HAVALE GEREĞİ BİLGİ DOSYA NO. EKLER EK-21 T.C. Üzerinde muamele cereyan eden yazının BAŞBAKANLIK Kayıt No.............Kayıt tarihi .....200... Sıra No Nereye ve Kime gönderildiği NOTLAR Gönderilişi Paraf Günü Ayı EK-22 BAŞBAKANLIK KONTROLLÜ EVRAK SENEDİ NEREDEN NEREYE TARİH SENEDİ HAZIRLAYAN Sıra No Dökümanın mevzuu (Tarih ve sayısı) Gizlilik Derecesi Kopya Adedi Kopya No Ekler Lisan Adı Soyadı Görevi İmzası Tarih Saat [1] Genelge 2004/29 Başbakanlıktan: Konu: Resmi Yazışma Kuralları Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik yürürlüğe girmiş bulunmaktadır. Bu sebeple, 17.2.1994 tarih ve 1994/9 sayılı genelge ile ekinde gönderilen Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar yürürlükten kaldırılmıştır. Bilgilerini ve gereğini rica ederim. [2] Pc Gümrük Külliyatı Not; iş bu metin, 1994/9 sayılı genelge eki orijinal metin değildir. Ancak, bahsi geçen genelge eki metin ve ekleriyle birebir örtüşen genel esaslardır.