Yazışma.Kayıt defterlerinin kayıt işlemleri (Mülga) (1999-1)

T.C. BAŞBAKANLIK GUMRUK MUSTEŞARLIGI Hukuk Müşavirliği SAYI B.02.l.GUM.O.61.00.00/722-1 15.6.1999 KONU Yazışma, kayıt defterlerinin kayıt işlemleri 1999/3 Genelgede atıfta bulunulmuştur. Tasarruflu Yazılar 1 2002/01 sayılı Genelge ile YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMIŞTIR ! GENELGE 1999/1 Dava işlerinin özenle takip, kayıt ve dosyaların muntazam, doğru ve eksiksiz tutulması hususunda aksaklıkların olduğu seminer programımızda tespit edilmiş bulunmaktadır. Bu sebeple, dava işleri kayıt işlemleri hakkında uygulanması gerekli bilgileri içeren bir genelge hazırlamak lüzumu hasıl olmuştur. 1- YAZİ$MALARDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR: Müşavirliğimize yazılan yazılarda daha önce yazışma yapılmış ise tarih ve sayısının mutlaka belirtilmesi gerekmektedir. Daha önce yazışma yapılmamış ise, "ilk yazı" veya "daha önce yazışma yapılmamıştır" ibaresi İLGİ bölümünde belirtilmelidir. Takip edilen her iş ve dosya için ayrı bir yazışma yapılmalıdır. Konular aynı olsa bile her ayrı işle ilgili olarak ayrı bir yazı yazılmalı ve ilgili belgeler eklenmelidir. II- DEFTERLERİN İSLENMESI (TUTULMASI): Dava ve icra işlerinde aşağıda belirtilen defterlerin tutulması gerekmektedir. 1- Dava takip defteri Müsteşarlığımız tarafından veya Müsteşarlığımız aleyhine açılan davaların işlendiği defterdir. (Gümrük Ornek No: 417) Bu defterde ayrılan sütunların tam ve noksansız olarak işlenmesi Dava takip defterindeki numara yıl sonunda kapatılmayacak numaralama işlemi zincir­leme götürülecektir. Bu defterde, kazıntı ve silintilere meydan verilmeyecek, işlemler sağlıklı bir şekilde ve zamanında kayıt edilecektir. 2- TEKT DEFTERİ Yazışmaların neticesinin alınması amacıyla tutulması gerekli defterdir. 3- FİHRİST DEFTERİ: Bu defterler davaların varsa evveliyatlarının kolay olarak tespit edilmesine yardımcı olan ve özenli işlenmesi gereken defterlerdir; Genel olarak aşağıda belirtilen başlıklar altında bu def­terlerin tutulmasında yarar vardır~ Bunların adetleri ihtiyaca ve konulara göre çoğaltılabilir. Genelde bu defterlere davanın açıldığı mahkemenin adı ve esas numarası kayıt edilir. 4- ZİMMET DEFTERİ Dosya veya belgenin hangi memura havale edildiğine ilişkin bilgilerin yazıldığı defter­dir. 5- POSTA ZİMMET DEFTERİ Ana kayıt bölümüne gönderilen dosya ve belgelerin tarihi, gideceği yer ile yazı eklerinin işlendiği ve imza karşılığı teslim edildiğini içeren defterdir 6- GELEN EVRAK KAYİT DEFTERİ Gelen evrakın yazıldığı defterdir. 7-GİDEN EVRAK KAYIT DEFTERİ Giden evrakın yazıldığı defterdir. MEVCUT DOS YALAMA VE DEFTER TUTMA İSLEMLERİNİN BU GENELGE HÜKÜMLERİNE UYDURULMASI Gümrük İdareleri Hukuk İşleri servisleri halihazır dosyalama ve defter tutma işlemleri bu Genelge tarihinden itibaren 3 (Uç) ay içerisinde genelge hükümlerine uygun hale getirilecek­tir. Kayıt ve dosyalama işlemlerinin yukarıda belirtilen esaslar dairesinde titizlikle yürütül­mesi, gerekli defterlerin usulü dairesinde tanı ve doğru olarak tutulması, işlemleri geciktirilme­den kaydedilmesinin usul edinilmesi, dava icra işlerinin düzenli ve sağlıklı olarak görülmesi bü­yük önem taşımaktadır. Açıklanan nedenle, bu Genelge hükümlerine tanı olarak uyulması, Müsteşarlığımızca yapılacak denetimlerde dikkatle ve yakından izlenecektir. Bilgi edinilmesini ve gereğinin buna göre yapılmasını rica ederim. A.Nevin KAN Müsteşar a. I.Hukuk Müşaviri DAĞITIM: Taşra Birinılerine