Yazışmalarda tespit edilen eksiklikler (Mülga) (2000-6)

T.C. BAŞBAKANLIK GÜMRÜK MÜSTEŞARLIĞI Personel Dairesi Başkanlığı SAYI : B.02.1.GÜM.0.71.00.10 KONU: Resmi Yazışma Yönetmeliği Başbakanlık 1994-9 Genelgesi. 2005-1 Genelge ile YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMIŞTIR. GENELGE (2000/6) Müsteşarlığımız taşra teşkilatı birimlerinin merkez birimleri ile yapmış olduğu yazışmalarda, yazıların şekli ve içeriği açısından hata ve eksiklikler görüldüğünden, aşağıdaki açıklamaların yapılması gereği doğmuştur. A- Yazıların şekline ilişkin hatalar ve eksiklikler: 1- "Başlık" bölümünde görülen yanlışlar, Örnek: Yanlış Doğru T.C. BAŞBAKANLIK GÜMRÜK MÜSTEŞARLIĞI Gümrükler Genel Müdürlüğü İzmit Gümrükleri Başmüdürlüğü T.C. BAŞBAKANLIK GÜMRÜK MÜSTEŞARLIĞI İzmit Gümrükleri Başmüdürlüğü 2- Gizli ve acele kayıtlarının uygun ve yerinde kullanılması, 3- "Gönderilen Makam" ın tam yazılması, 4- Dağıtım yazılarında, yazının yazıldığı makamlardan herhangi bir işlemin yapılması talep edildiği takdirde "gereği" ifadesinin kullanılması, 5- İşlem yapılmak üzere gönderilen yazıların, Başmüdür veya yetki verdiği Başmüdür Yardımcısı ya da vekilleri tarafından imza edilmesi ile imzanın hangi ünvana ve kime ait olduğunun belirgin olması, 6- Aciliyet ve önem arz etmeyen veya faks üzerine işlem yapılması mümkün bulunmayan durumların faksla bildirilmemesi, (ör: emeklilik belgesinin gönderilmesi v.b.) faks kullanımında tasarrufa azami riayet edilmesi, 7- Yazıların kağıt boyunun (A4) olması, 8- İlgilerde kodlama sistemine tam uyulması, B- Y azıların içeriğine ilişkin hata ve eksiklikler: 1- Personel Dairesi Başkanlığının yetkilendirilmesine dair, gerek Devlet Bakanlığı Makamının, gerekse Müsteşarlık Makamının onayları, talimatları ve genelgeleri doğrultusunda, yapılacak yazışmaların doğrudan Personel Dairesi Başkanlığı ile yapılması, 2- Gönderilen yazının içerik olarak, merkezde hangi birimi ilgilendiriyorsa, yazışmanın doğrudan ilgili birimle yapılması, 3- Sehven gelen yazıların ilgili yere zamanında intikal ettirilmesi, 4-Gereksiz yazışmalara ve zaman kaybına neden olunmaması açısından talebin açıkça belirtilmesi, Ör: 1- Geçici görev ve vekalet talepleriyle gelen yazılarda, istenilen görevlendirmenin harcırah gerektirip gerektirmediğinin açıkça belirtilmesi, Ör: 2- Sıhhi izin raporlarının gönderilmesine ilişkin yazı ve eklerinin eksik veya ilgili yönetmeliklere uygun olması, hasta sevk kağıtlarının ve sıhhi izne çevirme onaylarının gönderilmesi, Ör: 3- Emeklilik belgelerinin 2 nüsha olarak düzenlenip gönderilmesi, eksik veya arızalı fotokopi edilerek gönderilmemesi, Ör: 4- İzin ve rapor kullanımlarının bu izinlerin bitiminden sonra bildirilmesi, başlayış tarihlerinin öğrenilmesi için yeniden yazı yazılmak zorunda bırakılmaması, Yukarıda yapılan açıklamalara uyulması hususunda gereğini rica ederim. Ramazan ULUDAĞ Müsteşar