Yazışma ve Evrak Takibi (2001-2)

T.C. BAŞBAKANLIK GÜMRUK MÜSTEŞARLIĞI İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Sayı :B.02.1.GUM.0.73.00.09/106 Konu : 05.02.2001 Resmi Yazışma Yönetmeliği Tasarruflu Yazılar 1 2 3 4 5 GENELGE 2001/2 Bilindiği üzere, Müsteşarlığımız adına veya doğrudan doğruya Merkez birimlerine Taşra teşkilatlarımızca, Kamu Kurum ve Kuruluşlarından gönderilen evraklar yalnız Müsteşarlık Genel Evrak Şube Müdürlüğü tarafından. alınmakta ve ilgili birimlere ulaştırılmaktadır. Genel Evrak Şubesine taşra teşkilatından posta yoluyla intikal eden evrakların alınması sırasında; Gizli, kişiye Özel, veya Zata Mahsus yazıların diğer evraklarla birlikte, aynı zarfa konulup postaya verildiği, posta yoluyla gelen zarfların kapasitesinin üzerinde evrak konulduğu, bunun sonucunda zarfların postada yırtıldığı, ayrıca evrak eklerinin üst evraka tam olarak raptedilmemesinden dolayı evrak eklerinin dağıldığı, diğer evraklara karışıp yada kaybolduğu ve gönderilen yazılarda ek belirtildiği halde ekinin çıkmadığı tespit edilmiştir. Söz konusu uygulama ile ilgili evrak kayıt işlemlerinin doğru ve düzenli yapılabilmesi ve evrakın ilgili birimlere en kısa sürede sağlıklı şekilde ulaştırılması açısından aşağıdaki açıklamaların yapılmasına gerek duyulmuştur. 1-Gizlilik derecesi bulunan evrakların ayrı zarf içinde ve zarfın üzerine g~örülebilecek şekilde Gizli ibaresinin konularak gönderilmesi, normal evraklar içine kesinlikle Gizli ve Zata Mahsus yazıların konulmaması, 2- Zarfların içine kapasitesinin üzerinde evrak konulmaması ve yırtılmanın önlenmesi açısından dayanıklı zarfların kullanılması, 3- Takım ve tomar halinde gelen beyanname, Bordro, Tır karnesi, Triptik ve Konteynır takip formu gibi evrakların mutlaka üst yazısı ile birlikte dağılmayacak şekilde paketlenerek birlikte gönderilmesi, 4- içinde birden çok evrak bulunan zarflardan eksik evrak çıkmasının önlenmesi açısından zarfın üzerindeki evrak çıkış numaraları ile zarf içindeki evrakların çıkış numaraları (sayısının) aynı olması hususunda gerekli dikkatin gösterilmesi, 5- Müsteşarlığımızla yapılan yazışmalarda yazıların zaman kaybına uğramadan doğrudan ilgili Birimlere ulaştırılabilmesi bakımından, 'Gümrük Müsteşarlığı' başlığının altına mutlaka ilgili birimin açık olarak belirtilmesi; Gerekmektedir. Bilgi edinilmesini, gereğinin yukarıdaki açıklamalar doğrultusunda yapılması hususunda gerekli dikkat ve özenin gösterilmesini rica ederim.