Evrak ve belgelerin imha işlemleri (2004 Yılı) (2004-7)

T.C. BAŞBAKANLIK GÜMRÜK MÜSTEŞARLIĞI Gümrükler Kontrol Genel Müdürlüğü Sayı : B.02.1.GÜM.0.08.00.15- 1198 Konu : İmha. 05.02.2004 DÖNEMİ İTİBARİYLE YÜRÜRLÜĞÜ KALMAMIŞTIR GENELGE 2004/7 9 Ocak 1995 günlü 22166 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Gümrük Müsteşarlığı Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmeliğin "İmha Edilecek Malzeme" başlıklı 19 uncu maddesinin 25, 26 ve 27 inci fıkraları uyarınca oluşturulacak imha komisyonları nezaretinde, işlemi sonuçlanmış her türlü evrak ve belgelerden merkezde 1998, taşrada 1997 yıllarına ait olanların imhasının 2004 yılı sonuna kadar gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Evrak ve belgelerin imha işlemi gerçekleştirilirken; 1- Suç delili niteliğinde bulunanlar ile, Denetim Elemanları ve diğer yetkili merciler tarafından imha harici tutulması istenen evrak ve belgeler, 2- Adli ve idari takiplerle ilgili tahakkuk evrakı ve diğer belgeler, 3- 6326 sayılı Petrol Kanunu, Kuzey Atlantik Andlaşması kapsamında 6427, 6375 ve 6095 sayılı Kanunlarda belirtilen, özel muafiyet hükümlerine göre kati yada geçici muaflık yoluyla yurda giren eşya ile benzeri Kanunların özelliklerine göre bilahare vergiye tabi tutulabilecek eşyaya ilişkin evrak ve belgeler, 4- İmha edilecek evrak ve belgelerden merkezde 1998, taşrada 1997 yıllarına ait olanların düzenlendiği tarihte yürürlükte bulunan l6l5 sayılı Gümrük Kanununun 8 inci maddesinin 2/b ve l4/a fıkraları ile 9, 118 (İhracatı Teşvik Tebliği uyarınca vergi aranılmaksızın ya da vergileri teminata bağlanarak ithal edilenler de dahil) ve 119 uncu maddeleri uyarınca ithal edilen eşyaya ilişkin olarak düzenlenen; takrirler, tahakkuk kağıtları, giriş beyannameleri ve geçici kabul beyannameleri ile Yatırım Teşvik Mevzuatı hakkındaki Bakanlar Kurulu Kararı ve Tebliğlerine istinaden muafiyet belgeleri kapsamında ithal edilen eşyalara ilişkin (08.10.1988 günlü 19953 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 88/13172 sayılı Karar ile 16l5 sayılı Gümrük Kanununun 11 inci maddesinde belirtilen sürelerden önce eşyanın muafiyetten yararlanmayan yerlere devri durumunda gümrük vergileri aranacağından) giriş beyannameleri ve tahakkuk kağıtları; 5-Tüm Gümrük Başmüdürlüklerine dağıtımlı 03.06.1998 günlü 4655 sayılı yazımızda da belirtildiği üzere, askeri birimlerin gümrük vergisinden muaf olarak ithal ettikleri sarf eşyası ile 6326 sayılı Petrol Kanunu uyarınca gümrük vergisinden muaf olarak ithal edilen eşyaya ilişkin gümrük giriş belgelerinden; tescil gününden itibaren son 10 yıla ait giriş beyannameleri ve tahakkuk kağıtları, İmha harici bırakılacaktır. Ayrıca 16l5 sayılı Gümrük Kanununun 118 ve 119 uncu maddeleri uyarınca ithal edilen eşyaya ilişkin evrak ve belgelerden; kati giriş, tekrar ihraç ya da devir işlemleri yapılmış veya usulüne göre gümrük sundurmalarına, gümrük antrepolarına ve serbest bölgelere alınmak suretiyle kayıtları kapatılmış olan evrak ve belgelerin imhası da yukarıda anılan yönetmelik esaslar dairesinde yapılacaktır. Önceki yıllara ilişkin olarak gümrük idarelerince imha edilecek evrak ve belgelerin ayırımı yapılırken, gerekli özenin gösterilmediği, gereksiz evraklar imha harici bırakılırken imha dışı bırakılması gerekenlerin ise imha edildiği Genel Müdürlüğümüze intikal eden çeşitli olaylardan anlaşılmıştır. Bu itibarla; evrak ve belgelerin imhasında azami dikkatin gösterilerek, yukarıda açıklanan, esaslara titizlikle uyulması ve tereddüt edilecek konuların Müsteşarlığımızdan (Gümrükler Kontrol Genel Müdürlüğü) sorularak sonuçlandırılması gerekmektedir. Tüm bu açıklamalara ve imhanın her aşamasında merkezden sorgu yapılabilmesi olanağına karşın hatalı işleme yol açılması durumunda, neden olanlar hakkında 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu uyarınca işlem yapılacaktır. Bilgi ve gereğini önemle rica ederim. Doç. Dr. Nevzat SAYGILIOĞLU Müsteşar DAĞITIM : Merkez ve Taşra Teşkilatına