Firmaların gümrük idarelerine verecekleri firma dosyası; Ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, vergi mükellefiyet yazısı, oda sicil kayıt sureti, nakliye firmalarının yetki belgeleri (2004-25)

T.C. BAŞBAKANLIK GÜMRÜK MÜSTEŞARLIĞI Gümrükler Genel Müdürlüğü Sayı : B.02.1.GUM.0.06.00.07.203-4710 ANKARA Konu : 30.09.2004 G.G.T.(Gümrük İşlemleri) Seri No 81 2007/4 Genelge ilgi tutulmuştur. GENELGE (2004/25) Müsteşarlığımıza intikal eden olaylardan, gümrük idarelerinin bazılarında ithalatçı ve ihracatçıların firma dosyalarının oluşturulduğu, bazılarında ise oluşturulmadığı anlaşılmıştır. Bilindiği üzere, 4458 sayılı Gümrük Kanununun 10 uncu maddesinin 1 nci fıkrası, " Gümrük Müsteşarlığı, gümrük mevzuatının doğru olarak uygulanması için gerekli gördüğü bütün önlemleri alır." hükmünü amirdir. Bü hükümden hareketle, ithalat, ihracat ve nakliyat firmalarından söz konusu firmaların fiiliyatta var olup olmadığının, iş takipçisinin firma adına iş takibi yapma yetkisinin bulunup bulunmadığının tespiti ile firma ve yetkililerinin tebligat adreslerine ulaşılmasında kullanılmak, gümrük işlemlerinden dolayı doğabilecek adli ve idari ihtilafların takibatında esas olmak, ayrıca firmaya ait imza tatbiklerinin kontrolünde, firmalar bazında risk analizi yapılmasında ve denetim elemanları tarafından yapılan soruşturmalarda yararlanılmak üzere gümrük müdürlükleri nezdinde firma dosyaları oluşturulması uygun bulunmuştur. Yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda her firmadan talep edilecek mezkur dosyalarda, - Ticaret sicil gazetesi, - İmza sirküleri, - İmzaya yetkili şahısların nüfus cüzdanı sureti, - Vergi mükellefiyet yazısı, - Oda sicil kayıt sureti, - Doğrudan veya dolaylı temsilci sıfatıyla işlem yapanlara ait vekaletname veya temsilname ile, - Nakliyat firmalarından gerekli yetki belgelerinin Aslı veya noter tarafından onaylı suretleri yer alacak ve yalnızca bir gümrük idaresine verilecektir. Ancak firmaların başka gümrük idarelerinde de işlem yapmak istemeleri halinde bu gümrük idarelerine, firma dosyasının daha önce verildiği gümrük idaresinin adı ile bu gümrük idaresine ibraz edilen dosyanın aynısı olduğu belirtilmek suretiyle dosyanın fotokopisi verilecektir. Bunun yanında, aynı gümrük idaresinin farklı servisleri aynı firmaya ait firma dosyasını tekrar talep etmeyeceklerdir. Ayrıca, söz konusu belgelerin asıl veya noter tarafından onaylı suretleri ya da fotokopilerinin verildiği tüm gümrük müdürlüklerine bilgilerde herhangi bir değişiklik olmaması halinde, değişikliğin bulunmadığı, bir yazı ile her yıl ocak ayı sonuna kadar beyan edilecek, değişiklik olması halinde ise değişiklik bir hafta içinde bildirilecektir.(2005-1 Genelge ile değişik)[1] Bilgi ve gereğini rica ederim. Müsteşar a. Sezai UÇARMAK Gümrükler Genel Müdür V. DAĞITIM: Merkez ve Taşra Teşkilatına [1] DEĞİŞMEDEN ÖNCEKİ HALİ; Aslı veya noter tarafından onaylı suretleri yer alacaktır. Bilgilerde herhangi bir değişiklik olmaması halinde bu durum bir yazı ile her yıl ocak ayı sonuna kadar beyan edilecek, değişiklik olması halinde ise değişiklik bir hafta içinde ilgili gümrük müdürlüğüne bildirilecektir.