Emniyet Genel Müdürlüğü-Yolcuların giriş çıkış pasaport işlemleri pol net polis bilgisayar ağı ve bilgi edinme usulleri hakkında yapılacak işlemler (2005-26)

T.C. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI Emniyet Genel Müdürlüğü Sayı :B.05.1.EGM.0.13.06.02-6429-15 09.03.2005 Konu :Giriş-Çıkış kayıtları Tasarruflu Yazılar 1 GENELGE 2005/26 5682 sayılı Pasaport Kanununun 2'inci maddesine göre; Türk vatandaşları ile yabancılar Türkiye'ye girebilmek ve Türkiye'den çıkabilmek için yolcu giriş-çıkış kapılarındaki Polis Makamlarına usulüne uygun ve muteber pasaport veya pasaport yerine geçerli bir vesika ibraz etmeye mecburdurlar. Hudut kapılarımıza giriş veya çıkış yapmak üzere gelen şahıslara ait pasaport veya pasaport yerine geçerli belgeler ile kimlik bilgileri, söz konusu şahısların tahditli şahıslardan olup olmadıklarını bilgisayarlarımızda bulunan elektronik veri bankasından kontrol edilmekte ve şahısların ülkemize giriş veya ülkemizden çıkış bilgileri de kontrol işlemi sırasında eş zamanlı olarak kaydedilmektedir. Bu çerçevede, hem tahditli şahısların takibinin daha sağlıklı ve güvenilir bir şekilde yapılması, hem de giriş-çıkış işlemlerinin hızlandırılması sağlanmıştır. Bunun yanında, aynı sistem sayesinde ülkemize giriş-çıkış yapan şahısların kayıtları bir bir 1992 tarihinden bu yana bilgisayar ortamından kaydedilerek, · Yüksek Öğretim Kurumunca diploma denkliğinde, · Milli Savunma Bakanlığınca bedelli askerlik hakkında, · Gümrük Müdürlüklerince bedelsiz ithalat hakkında, · Bakanlık/Müsteşarlık/Kamu Kurum ve Kuruluşlarınca yürütülen işlemlerde, · Adli Makamlarca yürütülen soruşturmalarda faydalanılan giriş-çıkış kayıtlarının veri bankası oluşturulmuştur. Günümüzde özel sektörde ve kamu sektöründe önemli bir değişim süreci yaşanmaktadır. Bilgi teknolojisindeki gelişmeler, vatandaşın bilinçlenmesi, beklentilerin artması, kurum ve kuruluşları değişime zorlamaktadır. Yürütülen işlemlerde merkezi yapılanmanın yerine yetki devri ve hizmetin kişilerin ve kuruluşların ayağına götürülmesi almıştır. Zira içinde bulunduğumuz çağda zamanın verimli kullanımı büyük önem taşımaktadır. Bu doğrultuda daha önceleri bilgisayar ortamında sadece genel müdürlüğümüzce tespit edilebilmekte olan ülkemize giriş-çıkış kayıtlarının artık Pol-Net'e (Polis Bilgisayar Ağı) bağlı bulunan 81 İl Emniyet Müdürlüğü ve Bilgisayar bağlantısı bulunan hudut kapılarından tespit edilebilmesine ve yazılı müracaatları üzerine ilgili ve yetkililere verilebilmesine imkan sağlayan sistem oluşturulmuş ve bu amaçla ilgili personelin kod-şifreleri verilerek yetkilendirilmiştir. Ancak son günlerde değişik İllerde bulunan kurumlar ve şahıs müracaatları Türkiye'de sadece İçişleri Bakanlığı Emniyet Genel Müdürlüğü tarafından söz konusu belgelerin verildiği kanısıyla doğrudan Emniyet Genel Müdürlüğüne gönderilmekte, bunun doğal bir sonucu olarak da iş gücü ve zaman kaybı yaşanmaktadır. 1. Devlet yada kamu kurumlarının sunduğu hizmetler açısından müşteri tanımlamasının ilk sırasında yer alan vatandaşlarımızın mutluluğunu ve memnuniyetini ilke edinen bir kamu yönetimi anlayışıyla, doğru sonuca çabuk ve en az maliyetle ulaşmak, en etkili hizmet standardının ortaya konması, insan ve malzeme kaynaklarının israfı, gereksiz yazışmalar ve zaman kaybının önlenmesi açısından yolcu giriş-çıkış kayıtlarına ilişkin verilere ihtiyaç duyulması halinde; a) Bakanlık/Müsteşarlık/Kamu Kurumlarının Merkez Teşkilatlarınca Bakanlığımızdan (Emniyet Genel Müdürlüğü) b) Bakanlık/Müsteşarlık ve diğer Kamu Kurumlarına bağlı taşra teşkilatı birimleri tarafından ise il valiliklerinden (Emniyet Müdürlükleri) söz konusu giriş-çıkış kayıtlarının istenmesinin sağlanması hususunda bağlı ve/veya ilgili olan yetkili alt birimlerimizin bilgilendirilmesini dağıtımdaki Kurum ve Kuruluşlardan; 2. Diğer taraftan Bilgi Edinme Kanunu vatandaşların kendileri ile ilgili veya kendilerini de etkileyecek olan İdarenin İşlemleri hakkında bilgi edinmesini güvence altına almakta ve usulünü göstermektedir. Anayasa ile güvence altına alınan hak ve özgürlüklerin kullanılması ve idarenin de buna dair prosedürleri düzenlemesi ve kolaylaştırması demokratik devletlerin yükümlülüğüdür. Ancak hukukun genel prensipleri uyarınca kişi özgürlüğü sınırsız değildir. Bir kişinin özgürlüğü bir başkasının özgürlüğünün başladığı yerde sona ermektedir. Bu sebeple konunun çok hassas bir şekilde irdelenmesi, bir hakkın kullanılırken, bir başka hakkın zayi edilmemesi gerekmektedir. Bu maksatla Yurdumuza yapılan giriş-çıkışların kayıtları kişisel bilgileri olduğundan bu bilgilerin kimlere hangi usul ve esaslara göre verileceği hususları aşağıda belirtilmiştir. a) Kamu kurum ve kuruluşlarının giriş-çıkış kayıtlarını tetkikine resmi yazı ile istemeleri halinde, aynı yolla cevap verilecektir. b) Vatandaşlarımızın giriş-çıkış kayırlarının talebi ile ilgili dilekçeleri, kayıt ve sayı aldıktan sonra işleme konulup, giriş-çıkış kayıtlarının neticesi şahsın kimliği kontrol edildikten sonra kendisine veya kanuni vekiline verilecektir. c) Giriş-çıkış kayıtları üçüncü şahıslara verilmeyecektir. (giriş-çıkışı istenilen şahsın bu konuda yetkilendirmesini içeren noter tasdikli vekaletnamesi olanlar hariç) d) "İlgili makama" başlığı altında giriş-çıkış kayıtlarını gösteren belge verilmeyecek; Şahısların giriş-çıkış kayıtlarının talep nedenlerinin mutlaka dilekçelerinde belirtilmesi istenilecek, cevabı yazıda da ilgili makama yerine şahsın dilekçesinde belirtilen makamın adı yazılarak şahsa verilecektir. (diploma denkliği için YÖK'e verilmek üzere, eksik mühür kaydı için Konsolosluğa veya bedelsiz oto için Gümrük Müdürlüğüne v.s.) e) Avukatlık Kanununa göre, avukatların takip etmekte oldukları davalarda gizlilik içermeyen bilgilere ulaşmaları, incelemeleri mümkün olmakla birlikte, bu belgelerden suret almaları vekaletname ibrazı şartına bağlanmış olup, sadece müvekkiline ait bilgilerden suret alabilecekleri açıktır. Bu nedenle, avukatların kanuni vekili olmadıkları üçüncü kişilere ait belgeleri almaları söz konusu değildir. Bu gibi durumlarda, dava aşamasında ilgili mahkeme eğer yargılama ve karar verme aşamasında bu bilgi ve belgelere ihtiyaç duyarsa ilgili birimden talep edecektir. Bu doğrultuda ilinizde bulunan resmi kurum ve kuruluşlar ile şahısların müracaat etmeleri halinde ülkenize giriş ve ülkemizden çıkış kayıtlarının, kişisel bilgileri gizliliği esasları da dikkate alınarak ilgili ve yetkili kimselere en seri şekilde ulaştırılmasını, kişilerin bizzat müracaatlarında şahısların şubeden ayrılmadan işlemlerinin sonuçlandırılmasını, yetkili kurumların taleplerinin ise en geç 1 (bir) iş günü içerisinde cevaplandırılmasını 81 İl Valiliğinden (Emniyet Müdürlüğü) arz ve rica ederim. Sebeti BUYURAN Bakan a. Müsteşar Yardımcısı DAĞITIM: Başbakanlığa. Genelkurmay Başkanlığına. Devlet Bakanlıklarına. Bakanlıklara. Gümrük Müsteşarlığına. 81 İl Valiliğine (E-Posta). (İl Emniyet Müdürlüğü). Yüksek Öğretim Kurumu Başkanlığına. Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Başkanlığına.