Gizli Sicil Raporlarında Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği hükümleri esas olmak üzere uygulamalar (sicil raporu doldurulması) (2007-4)

T.C. BAŞBAKANLIK Gümrük Müsteşarlığı Personel Dairesi Başkanlığı Sayı :B.02.1.GÜM.0.71.00.06/ Konu :Sicil Raporları Tasarruflu Yazılar 1 GENELGE 2007/4 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunun 121. maddesi uyarınca 08.09.1986 tarihli ve 86/10985 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin 11. maddesine dayanılarak çıkarılan Müsteşarlığımız Sicil Amirleri Yönetmeliği ve eki Sicil Amirleri Cetveli 15.07.2005 tarih ve 25876 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği hükümleri esas olmak üzere uygulamaya yön verilmesi ve sicil raporlarının düzenlenmesi sırasında karşılaşılabilecek tereddütlerin giderilmesi amacıyla aşağıdaki açıklamaların yapılması gerekli görülmüştür. A- SİCİL RAPORLARININ DOLDURULMA ZAMANI 1- Gizli sicil raporları her yılın Aralık ayının ikinci yarısı içinde doldurulacaktır. Raporlar ilgililerce en geç 31 Aralık günü, tatile rastladığı takdirde müteakip çalışma günü mesai saati sonuna kadar Müsteşarlığımız Personel Dairesi Başkanlığına teslim edilecektir. Her ne sebeple olursa olsun sicil raporlarını belirtilen tarihlerden sonra teslim edenler hakkında idari soruşturma açılacaktır. 2- Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin 14 ncü maddesinin, birinci paragrafı ve 29 ncu maddesi uyarınca; rotasyon, nakil, istifa, emeklilik, göreve son, vefat ve benzeri durumda olan personelin (en az 6 ay çalışmış olması şartı ile) sicil raporları ayrılmalarını müteakip 15 gün içinde düzenlenerek Personel Dairesi Başkanlığı'na gönderilecektir. Rotasyona tabi olan veya nakil sonucu yer değiştiren personelin her hangi bir nedenden dolayı (yeterli çalışma süresinin olmayışı veya sicil amirlerinin bulunmayışı vb) hakkında sicil raporu düzenlenmemişse sicil raporu yeni görev yeri tarafından düzenlenecektir. Bu konuyla ilgili olarak İdareler arası yapılan yazışmaların bir örneği de Personel Dairesi Başkanlığı'na gönderilecektir. B- ADAY MEMURLARIN SİCİL RAPORU 1- Aday memurların sicil raporları, işe başladıkları tarihi takip eden birinci yılın dolmasından sonraki 15 gün içinde (asalet tasdiki teklif edilsin veya edilmesin) mutlaka doldurulacaktır. Bir yıldan çok, iki yıldan az bir süre ile adaylığa tabi tutulan personelin ikinci yıl sicil raporları adaylıklarının kaldırılmasının söz konusu olduğu tarihte doldurulacaktır. Yıl içinde adaylığının kaldırılması teklif edilerek asalet sicili doldurulan personelin, adaylığının kaldırıldığı tarih ile o yılın 31 Aralık tarihi arasında 6 ay veya daha fazla bir sürenin geçmesi halinde, bu personele Aralık ayının ikinci yarısında da ayrıca o yıla ait sicil raporu doldurulacaktır. Bu sicil raporunun notu, son 6 yıllık sicil notu ortalamasının hesaplanmasında dikkate alınacaktır. Örnek- 01.03.2006 tarihinde göreve başlayan aday memura bir yılını doldurduğu tarih olan 01.03.2007 tarihi takip eden 15 gün içerisinde (asalet tasdiki teklif edilmese bile) sicil raporu doldurulacaktır. Asaletinin tasdiki 05.06.2007 tarihinde teklif edilmiş ise aynı teklif yazısı ekinde bir sicil raporu (asalet tasdik sitili) daha düzenlenecektir. Ayrıca yıl sonu itibariyle altı aydan fazla çalışmış olacağından 2007 yılı sicil raporu düzenlenecek ve bu sicil raporu 6 yıllık sicil not ortalaması hesabında dikkate alınacaktır. C- SİCİL RAPORU DOLDURMAK İÇİN GEREKLİ SÜRE 1- Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği'nin 13. maddesinde "Haklarında sicil raporu düzenlenecek memurların, değerlendirilmelerini yapacak sicil amirlerinin yanında en az altı ay çalışmış olmaları şarttır." hükmü bulunmaktadır. Bir yıllık dönem içerisinde sicil raporu düzenlemek için zorunlu olan altı aylık çalışma süresi, mazeret, yıllık ve hastalık izinleri ile hizmet içi eğitimde geçen süreler nedeniyle tamamlanamıyorsa, memurla fiilen en az üç ay çalışılması halinde sicil raporu düzenlenecektir. 2- Hizmet içi eğitimin veya hastalığın sicil raporu doldurmak için gerekli sürenin geçmesine imkan vermeyecek kadar uzun sürmesi ve dolayısıyla memur hakkında sicil raporu doldurma imkanının bulunmaması halinde, "bir defaya mahsus olmak üzere geriye doğru en çok üç yılın sicil notlarının ortalaması esas alınır" denildiğinden bu durumda olan personelin sicil raporunun düzenlenmeme nedenini gösteren belge ve bilgilerin eksiksiz olarak Personel Dairesi Başkanlığı'na gönderilmesi gerekmektedir. Örnek-1- Sicil raporu düzenlenecek yılda 8 ay hastalık izni kullanan bir memurun 4 aylık çalışma süresi dikkate alınacak ve sicil raporu, yanında en az 3 ay fiilen çalıştığı amir tarafından doldurulacaktır. Örnek-2- Bir yıllık dönemde bir sicil amirinin yanında 5 ay 29 gün görev yaptıktan sonra aylıksız izne ayrılan personel hakkında o sicil döneminde sicil raporu düzenlenmeyecektir. Örnek-3- Bir yıllık dönemde 5 ay 25 gün bir sicil amiri ile, 6 ay 5 gün de başka bir sicil amiri ile birlikte çalışan bir personel hakkında 6 ay 5 gün birlikte görev yaptığı sicil amiri tarafından sicil raporu doldurulacaktır. 3- Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin 14 ncü maddesinin ikinci paragrafı uyarınca, o yıl içerisinde 6 ay veya daha fazla görev yapan sicil amirleri de mahiyetinde çalışan personele ait sicil raporlarının kendilerine ait bölümünü doldurduktan sonra görevlerinden ayrılacaklardır. 4- Hakkında sicil raporu düzenlenecek memurun bir yıllık dönem içinde aynı süre ile farklı sicil amirlerinin yanında çalışması durumunda sicil raporu, son çalıştığı sicil amiri tarafından düzenlenecektir. Örnek-1- Bir yıllık dönem içerisinde 4 ay, 4 ay, 4 ay sürelerle ayrı ayrı sicil amirlerinin yanında çalışan personelin sicil raporu, son olarak 4 ay süre ile sicil amiri tarafından doldurulacaktır. Bu personelin 5 ay, 4 ay, 3 ay, süre ile ayrı sicil amirlerinin yanında çalışması durumunda 5 ay süre ile birlikte çalıştığı sicil amiri tarafından sicil raporunun doldurulacağı tabiidir. 5- Yönetmeliğe ekli cetvelde belirlenen sicil amirlerinden birinin bulunmaması halinde o unvan için sicil amiri, bulunmayan amir atlanarak cetvelde belirlenen diğer amirler olacaktır. Örnek-1- Sicil Amirleri Cetvelinde 3 sicil amiri bulunan personelin sicilini düzenleyecek amirlerden 1. sicil amiri 6 aydan az görev yapmış ise 1. sicil amiri bölümüne düzenlenmeme nedeni açıkça belirtilecek, 6 aydan fazla görev yapan 2.sicil amirinin görüşü yeterli olacaktır. Örnek-2- Sicil Amirleri Cetvelinde 3 sicil amiri bulunan personelin sicilini düzenleyecek 1.ve 2. sicil amiri bulunmuyorsa ya da yeterli süre görev yapmamış veya sicil raporu düzenleyecek sicil amirlerinden biri tedvir diğeri boş ise sicil raporu 3. sicil amirine düzenlettirilecek ve bu görüş esas alınacaktır. Örnek-3- Sicil Amirleri Cetvelinde 3 sicil amiri bulunan personelin sicilini düzenleyecek 3. sicil amiri ile de yeterli süre görev yapmayan personele sicil raporu düzenlenememe sebeplerini açıklayan bilgi ve belgelerin Personel Dairesi Başkanlığı'na gönderilmesi gerekmektedir. D- MEMURLARIN GENEL DURUM VE DAVRANIŞLARININ DEĞERLENDİRİLMESİ 1- Sicil raporlarının "Şahsiyet Değerlendirmesi" bölümünde yer alan Sicil Amirinin Düşüncesi hanelerine Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin 17 nci maddesinde belirtilen hususların sübjektif tesirlerden uzak, objektif esaslara uygun olarak görüş belirtilmesi, bu bölüme yazılan kanaat ve düşünceler ile mesleki ve yöneticilik ehliyeti bölümlerinde yer alan sorulara verilen notlar arasında uyumun sağlanmasına özen gösterilmesi, "Şahsiyet Değerlendirilmesi" ile ilgili olumsuz kanaat kullanılması durumunda belgelendirilebilecek olanlara ait belgeler eklenmesi gerekmektedir. E- SİCİL RAPORLARININ DOLDURULUŞ ŞEKLİ 1- Sicil Raporları, Müsteşarlığımız Sicil Amirleri Yönetmeliği eki cetvele uygun olarak en son şekliyle hazırlanan form kullanılarak ve fotoğraf yapıştırılarak hazırlanacaktır. 2- Sicil raporu doldurulurken (ön yüz hariç) kesinlikle el yazısı ile dolmakalem, tükenmez vb. kalem kullanılarak ve silinti, kazıntı yapılmadan, sicil notları doğru olarak hesaplanıp yazılacaktır. 3- Sicil raporunu dolduran amirin adı-soyadı, görevi, başlama tarihi (bu bölüm de amirin sicil raporunu düzenlediği personel ile çalışmaya başladığı tarih belirtilecektir), imzası ve düzenlenme tarihi bölümleri eksiksiz olarak düzenlenecektir. Örnek-1- O birimde amir 20.03.2007 tarihinde, memur 25.05.2007 tarihinde göreve başlamış ise sicil amirinin başlama tarihi bölümüne 25.05.2007 yazılacaktır. Örnek-2- O birimde amir 25.03.2007 tarihinde, memur 15.01.2007 talihinde göreve bağlamış ise sicil amirinin başlama tarihi bölümüne 25.03.2007 yazılacaktır. 4- Sicil raporunun "Sicil Amirinin Memurun Mesleki Ehliyeti Hakkındaki Notları (Görevde Gösterilen Başarının Değerlendirilmesi)" başlıklı bölümündeki sorulardan ilk 10'u personelin tamamı için (11. soru hariç), Sicil raporunun "Sicil Amirlerinin Memurun Yöneticilik Ehliyeti Hakkındaki Notları (Yalnız Yönetici Durumundaki Memurlar İçin Doldurulur)" başlıklı bölümünde yer alan 8 soru, şef ve daha üst düzeydeki yöneticiler hakkında doldurulacaktır. 5- Boş olan yöneticilik kadrolarına 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 86 ncı maddesine göre vekaleten atanan amirlerin düzenleyecekleri (vekalet onayının bir Örneği mutlaka eklenmek suretiyle) sicil raporları gereken çalışma süre şartlarına uyularak doldurulacaktır. 86 ncı madde şanlarına uygun olmayan yani tedviren bir görevin yürütülmesi yetkisi verilen personele kesinlikle sicil raporu düzenlettirilmeyecektir. Tedviren görev yapan personelin sicil raporunun da asli görevi esas alınarak düzenlenmesine dikkat edilecektir. Örnek- Asıl kadrosu Müdür Yardımcısı olup tedviren Müdürlüğe bakan personel sicil raporu düzenleyemeyecek, kendisinin sicili de asıl unvanı olan Müdür Yardımcısı'na göre düzenlenecektir. 6- Sicil Amirleri Yönetmeliği eki Sicil Amirleri Cetvelinde unvanları açık olarak belirtilmeyen personele ait (Kimyager, Muayene Memuru, Bölge Amiri, Kısım Amiri, Şef, Makinist, Gemi Adamı vb.) sicil raporları cetveldeki "Personel -Gümrük-Muhafaza Müdürü veya Şube Müdürüne Bağlı Çalışan Diğer Personel" kapsamında değerlendirilmek suretiyle düzenlenecek, bunlardan Başmüdür Yardımcısı veya Müdüre bağlı olarak görev yapmayan kimyagerlere ait sicil raporları ise 3. sicil amiri olan Başmüdür tarafından düzenlenecektir. 7- Sekreter ve özel büroda görev yapan personelin sicil raporu birlikte çalıştığı amiri tarafından düzenlenecektir. (Bu şekilde görev yapan personelin durumu hakkında sicil raporuna açıklayıcı bilgi yazılacaktır.) F- GİZLİLİĞE RİAYET Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği'nin "Gizliliğe Riayet" başlıklı 27. maddesinde "Memurların sicilleri ile ilgili her türlü yazışma, evrak ve belgelerin şevkinde ve sicil raporlarının muhafazasında (Gizli ve Kişiye Özel) İşaretli zarfların kullanılması şarttır. Sicil raporları sicil dosyaları ile birlikte kilitli dolaplarda muhafaza edilir" denilmektedir. G- SİCİL AMİRİNİN SORUMLULUKLARI 1- Sicil amirleri, sicil doldurma görevlerini doğru, tam ve tarafsız olarak zamanında yapmakla ve personelin olumsuzluklarına sebep teşkil eden hususları belgelemek zorundadırlar. 2- Sicil Raporlarındaki "Tarafsızlık" ve "İnsan Haklarına Saygı" sorularının değerlendirilmesin de 02.07.2007 tarih ve 10922 sayılı yazımız ekinde gönderilen Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığı'nın 02.03.2007 gün ve 1610 sayılı görüşü doğrultusunda işlem yapılması gerekmektedir. H- DEĞERLENDİRMELERİN GENEL NİTELİĞİ VE GEÇERLİ SAYILMAYACAĞI HALLER 1- Her iki sicil amirince verilen sicil notları ortalaması arasında 10 puan veya daha fazla fark olması yahut görüş ayrılığı (sicil notlarının birinin olumlu birinin olumsuz; örneğin: 59-60) olması halinde 3. sicil amirinin görüşü de alınarak sicil raporu eksiksiz olarak gönderilecek. 2- Sicil amirleri, daha önce evlilik bağı kurmuş oldukları veya halen evlilik bağı içerisinde oldukları memurlar ile ikinci dereceye kadar (ikinci derece dahil) kan ve kayın (sıhri) hısımlığı olan memurlar ile evlat edindikleri memurların sicil raporlarını düzenlemeyecektir. Yukarıda belirtilen hususlara titizlikle uyulmasını, aksi takdirde sicil raporlarının düzenlenmesinde ve geç intikalinde sorumluluğu tespit edilen memur ve sicil amirleri hakkında idari soruşturma da dahil olmak kaydıyla yasal işlemlerin yapılacağının bilinmesini önemle rica ederim. Mehmet Emin ZARARSIZ Müsteşar