Personel terfi işlemleri ile Personel Programına erişim ve Başmüdürlüklerce yapılacak işlemler (2007-5)

T.C. BAŞBAKANLIK Gümrük Müsteşarlığı Personel Dairesi Başkanlığı Sayı :B.02.1.GÜM.0.71.00.07/ Konu :Terfi işlemleri ve personel Programına erişim Tasarruflu Yazılar 1 2 GENELGE 2007/5 Bilindiği üzere, Müsteşarlığımız taşra teşkilatında görev yapan her kademedeki personelin 657 sayılı Kanunun 64 üncü maddesinin birinci fıkrası gereğince bulunduğu derecede 1 inci kademeden 2 nci kademeye, 2 nci kademeden 3 üncü kademeye yapılacak terfilerinin Başmüdürlükler tarafından yapılması hususu Devlet Bakanlığı Makamının 28.12.2001 tarihli onayı ile uygun görülmüştü. Diğer taraftan, Başmüdürlüklere verilen yetki kapsamı dışında kalan ve Personel Dairesi Başkanlığınca yapılan tüm terfi işlemleri Başmüdürlüklere gönderilmekle birlikle, personel programının geliştirilmesiyle, pilot olarak seçilen Ankara ve İstanbul Gümrük Muhafaza Başmüdürlüklerine söz konusu program tanıtılıp, gerekli şifreleme işlemiyle ilgili birimce bu terfilerin dökümünün de elektronik ortamda alınması sağlanmıştı. Bu kapsamda, pilot uygulamanın başarılı bir şekilde yürütüldüğü sonucuna varılarak. Müsteşarlığımız Merkez birimleri ile birlikte diğer Başmüdürlükler ve İşletme Bölge Müdürlüklerinin de tüm terfi işlemlerine elektronik ortamda erişiminin sağlanması, pilot uygulamanın kapsamının genişletilerek kalıcı bir hale dönüştürülmesi ile söz konusu çizelge ve onayların postaya verilme işlemlerinin ortadan kaldırılması, ayrıca personelle ilgili hizmet cetveli, askerlik, nüfus, emeklilik bilgileri ve rotasyon hizmet hesabı gibi bazı uygulamalara da erişilmesi sonucu kayıtlardaki bilgi paylarımı ile birçok konunun merkeze aksettirilmeden yerinde çözülmesi ve gereksiz birtakım zaman-bürotratik işlem ve kırtasiye-posta masraflarında tasarrufa gidilmesi hedeflenmektedir. Bu nedenle, söz konusu bilgisayar programının Merkez birimler ile Başmüdürlükler ve işletme Bölge Müdürlükleri ile ortak paylaşıma açılması uygulamasının planlanan şekilde güvenle ve düzgün bir şekilde yürütülmesi için aşağıda belirtilen hususlara uyulması gerekmektedir. 1) Personel Dairesi Başkanlığı tarafından yapılacak isler: a) Aylık derece/kademe terfileri ile 657 sayılı Kanunun 68/A ve 76 ncı maddeleri kapsamında yapılan rutin kadro değişikliğine ilişkin dökümlerin tamamı her ilgili avdan önceki avın 20'si ile en geç sonuna kadar normal prosedürü içinde onaylanarak diğer birimlerce görülebilir ve düküm alınabilir hale getirilecektir. Burada belirtilen sürelerin geçirilmemesine dikkat edilecektir. b) Program bünyesinde ilgili birimlerce dökümü alınabilen işlemler postaya verilmeyecek, iki nüsha onaylanan çizelgenin bir nüshası muamele dosyasına, asıl nüshası da özlük dosyasını konacak, her hangi bir nedenle yapılamayın terfi işlemi yine aynı zaman dilimi içinde el yordamıyla onaylanıp postaya verilerek işlemler tekemmül ettirilecektir. c) Elektronik ortamda yapma imkanı bulunmayan tahsil değişikliğine ilişkin intibak işlemi, her türlü hizmet değerlendirmesi, her türlü onay-terfi düzeltme işlemi ve benzeri işlemler bugüne kadar okluğu gibi el yordamıyla yapılarak, ilgili birimlere posta yoluyla gönderilmesine devam edilecektir. 2) Başmüdürlükler ve İsletme Bölge Müdürlükleri tarafından yapılacak isler: a) Öncelikle, Başmüdürlük ve İşletme Bölge Müdürlüğü personel birimi yetkilisi (en fazla iki personel) bilgi işlem yetkilisinden "personel profilli BİLGE şifresi" alarak programa erişim hakkını elde edecek ve "programlar" menüsünden "personel programına" bu şekilde erişim sağlayacaklardır. b) Aylık derece/kademe terfi ve kadro değişikliği dökümleri her ilgili ayın 1'i ile 5'i arasında (Personel Dairesi Başkanlığınca onaylandıktan sonra) "birim bazında" menüsünde topluca (sadece ilgili Başmüdürlük ve İşletme Bölge Müdürlüğünde görevli personele ait olanlar) görünecek liste halindeki terfi raporuna göre derece/kademe terfi çizelgeleri yeterli nüsha sayısınca dökülüp. Devlet Bakanlığı Makamının 28.12.2001 tarihli Onayı kapsamında Başmüdürlüklerce yapılan terfi işlemleri ile İşletme Bölge Müdürlüklerince yapılacak olan terfi işlemleri (imza onay kısımları boş olan) imzaya sunularak işlemi tamamlandıktan sonra. Personel Dairesi Başkanlığınca onaylananlar ise (imza onay kısımlarında isim yer alacak) "ASLI GİBİDİR" kaşesi ile tasdik edildikten sonra mutemetlikler-saymanlıklar nezdinde işleme konulacaktır. 3) Merkez birimler tarafından yapılacak isler; a) Öncelikle, merkez birimler personel şube yetkilisi (en fazla iki personel) bilgi işlem yetkilisinden "personel profilli BİLGE şifresi" alarak programa erişim hakkını elde edecek ve "programlar" menüsünden "personel programına" bu şekilde erişim sağlayacaklardır. b) Merkez birimlerin gerek kendi personelinin, gerekse taşra teşkilatı bulananlar taşrada görev yapan personelinin aylık derece/kademe terfi ve kadro değişikliği dökümleri her ilgili avın l'i ile 5'i arasında (Personel Dairesi Başkanlığınca onaylandıktan sonra) "birim bazında" menüsünde topluca görünecek liste halindeki terfi raporuna göre derece/kademe terfi çizelgeleri yeterli nüsha sayısınca dökülüp. Merkezde görev yapan personele ait çizelgeler "ASLI GİBİDİR" kaşesi ile tasdik edildikten sonra mutemetlikler-saymanlıklar nezdinde işleme konulacak, taşrada görev yapan personele ait olanlar ise gerekli bilgi, kayıt ve dosyalama işlemine tabi tutulacaktır. Bu Genelgede yer almamakla birlikte, konuyla ilgili ortaya çıkabilecek benzer yeni uygulamalar, yine bu Genelgede belirtilen usuller çerçevesinde Genelge kapsamında işlem görecektir. Bunun dışında, menüye dahil olan "hizmet belgesi", "nüfus bilgileri", "askerlik", "emeklilik", "rotasyon hizmet hesabı" vs. içerikler bilgi temininde gereksiz yazışmaları azaltma ve personeli bilgilendirme amaçlı olup, tereddütlerde ilgilinin Personel Dairesi Başkanlığındaki özlük ve sicil dosyalarındaki bilgiler esas tutulacaktır. Konuyla ilgili oluşan tereddütlerde, Personel Dairesi Başkanlığı ve Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığı ile irtibat sağlanarak sorunların giderilmesi yoluna gidilecektir. Konuyla ilgili daha önce yayımlanmış olan 2007/2 sayılı Genelge yürürlükten kaldırılmıştır. Bilgileri ile uygulamanın belirtilen şekilde yürütülmesi hususunda gereğini önemle rica ederim. Müsteşar a. M.Emin ZARARSIZ