Personel terfi işlemleri ve personel programına erişim ile merkez ve Başmüdürlüklerce yapılacak işlemler (2007-02) (Mülga)

T.C. BAŞBAKANLIK Gümrük Müsteşarlığı Personel Dairesi Başkanlığı Sayı :B.02.1.GÜM.0.71.00.07/ Konu :Terfi işlemleri ve personel Programına erişim 2007-5 Genelge ile YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMIŞTIR. GENELGE 2007 / 2 Bilindiği üzere, Müsteşarlığımız taşra teşkilatında görev yapan her kademedeki personelin 657 sayılı Kanunun 64 üncü maddesinin birinci fıkrası gereğince bulunduğu derecede 1 inci kademeden 2 nci kademeye, 2 nci kademeden 3 üncü kademeye yapılacak terfilerinin Başmüdürlükler tarafından yapılması hususu Devlet Bakanlığı Makamının 28.12.2001 tarihli onayı ile uygun görülmüştü. Diğer taraftan, Başmüdürlüklere verilen yetki kapsamı dışında kalan ve Personel Dairesi Başkanlığınca yapılan tüm terfi işlemleri Başmüdürlüklere gönderilmekle birlikte, personel programının geliştirilmesiyle, pilot olarak seçilen Ankara ve İstanbul gümrük Muhafaza Başmüdürlüklerine söz konusu program tanıtılıp, gerekli şifreleme işlemiyle ilgili birimce bu terfilerin dökümünün de elektronik ortamda alınması sağlanmıştı. Bu kapsamda, pilot uygulamanın başarılı bir şekilde yürütüldüğü sonucuna varılarak, Müsteşarlığımız Merkez birimleri ile birlikte diğer Başmüdürlüklerin de tüm terfi işlemlerine elektronik ortamda erişiminin sağlanması, pilot uygulamanın kapsamını genişleterek kalıcı bir hale dönüştürülmesi ile söz konusu çizelge ve onayların postaya verilme işlemlerinin ortadan kaldırılması, ayrıca personelle ilgili hizmet cetveli, askerlik, nüfus, emeklilik bilgileri rotasyon hizmet hesabı gibi bazı uygulamalara da erişilmesi sonucu kayıtlardaki bilgi paylaşımı ile bir çok konunun merkeze aksettirilmeden yerinde çözülmesi ve gereksiz bir takım zaman-bürokratik işlem ve kırtasiye-posta masraflarında tasarrufa gidilmesi hedeflenmektedir. Bu nedenle, söz konusu bilgisayar programının Merkez birimler ve Başmüdürlükler ile ortak paylaşıma açılması uygulamasının planlanan şekilde güvenli ve düzgün bir şekilde yürütülmesi için aşağıda belirtilen hususlara uyulması gerekmektedir. 1) Personel Dairesi Başkanlığı tarafından yapılacak işler; a) Aylık derece/kademe terfi dökümlerinin tamamı her ilgili aydan önceki ayın 20'si ile en geç sonuna kadar normal prosedürü içinde onaylanarak diğer birimlerce görülebilir ve döküm alınabilir hale getirilecektir. Burada belirtilen sürelerin geçirilmemesine dikkat edilecektir. b) Program bünyesinde ilgili birimlerce dökümü alınabilen işlemler postaya verilmeyecek, iki nüsha onaylanan çizelgenin bir nüshası muamele dosyasına, asıl nüshası da özlük dosyasına konacak, her hangi bir nedenle yapılamayan terfi işlemi yine aynı zaman dilimi içinde manuel yolla onaylanıp postaya verilerek işlemler tekemmül ettirilecektir. 2) Başmüdürlükler tarafından yapılacak işler; a) Öncelikle, başmüdürlük personel birimi yetkilisi (en fazla iki personel) bilgi işlem yetkilisinden "personel profilli bilge şifresi" alarak programa erişim hakkını elde edecek ve "programlar menüsünden" "personel programına" bu şekilde erişim sağlayacaklardır. b) Aylık derece/kademe terfi dökümleri her ilgili ayın 1'i ile 5'i arasında (Personel Dairesi Başkanlığınca onaylandıktan sonra) "birim bazında" menüsünde topluca (sadece ilgili Başmüdürlükte görevli personele ait olanlar) görünecek liste halindeki terfi raporuna göre derece/kademe terfi çizelgeleri yeterli nüsha sayısınca dökülüp, Devlet Bakanlığı Makamının 28.12.2001 tarihli Onayı kapsamında Başmüdürlüklerce yapılan terfi işlemleri (imza onay kısımları boş olan) imzaya sunularak işlemi tamamlandıktan sonra, Personel Dairesi Başkanlığınca onaylananlar ise (imza onay kısımlarında isim yer alacak) "ASLI GİBİDİR" kaşesi ile tasdik edildikten sonra mutemetlikler-saymanlıklar nezdinde işleme konulacaktır. 3) Merkez birimler tarafından yapılacak işler; a) Öncelikle, merkez birimler personel şube yetkilisi (en fazla iki personel) bilgi işlem yetkilisinden "personel profilli bilge şifresi" alarak programa erişim hakkını elde edecek ve "programlar menüsünden "personel programına" bu şekilde erişim sağlayacaklardır. b) Merkez birimlerin gerek kendi personelinin, gerekse taşra teşkilatı bulunanlar taşrada görev yapan personelinin aylık derece/kademe terfi dökümleri her ilgili ayın 1'i ile 5'i arasında (Personel Dairesi Başkanlığınca onaylandıktan sonra) "birim bazında" menüsünde topluca görünecek liste halindeki terfi raporuna göre derece/kademe terfi çizelgeleri yeterli nüsha sayısınca dökülüp, Merkezde görev yapan personele ait çizelgeler "ASLI GİBİDİR" kaşesi ile tasdik edildikten sonra mutemetlikler-saymanlıklar nezdinde işleme konulacaktır, taşrada görev yapan personele ait olanlar ise gerekli bilgi, kayıt ve dosyalama işlemine tabi tutulacaktır. Bunun dışında, menüye dahil olan "hizmet belgesi", "nüfus bilgileri", "askerlik", "emeklilik", "rotasyon hizmet hesabı" vs. içerikler bilgi temininde gereksiz yazışmaları azaltma ve personeli bilgilendirme amaçlı olup, tereddütlerde ilgilinin Personel Dairesi Başkanlığındaki özlük ve sicil dosyalarındaki bilgiler esas tutulacaktır. Konuyla ilgili oluşan tereddütlerde Personel Dairesi Başkanlığı ve Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığı ile irtibat sağlanarak sorunların giderilmesi yoluna gidilecektir. Bilgileri ile uygulamanın belirtilen şekilde yürütülmesi hususunda gereğini önemle rica ederim. Bülent ERTEM Müsteşar V. DAĞITIM: Merkez ve Taşra Teşkilatına