Personele atama, nakil ve emeklilik gibi konularda yapılacak tebligatlar ile personel tarafından verilen dilekçelerin kayıt sistemi ile kabulü ve tebellüğ işlemleri (2008-4)

T.C. BAŞBAKANLIK Gümrük Müsteşarlığı Personel Dairesi Başkanlığı Sayı :B.02.1.GÜM.0.71.00.0.09. Konu : Tebligat GENELGE 2008 / 4 Bilindiği üzere, 18.04.1994 tarihli ve B.02.1.GÜM.0.71.00.10/8276 sayılı Genelge ve yetki devri kapsamında, Personel Dairesi Başkanlığınca tesis edilen atama, nakil ve emeklilik gibi konularda idari yargı yerlerinde açılan davalarda gereken savunmalar, anılan Başkanlık tarafından yapılmaktadır. Bu kapsamda, özellikle süre aşımı konusunda mahkemelerce yapılacak incelemelerde, dava konusu edilen işlemin ve varsa bu işleme karşı yapılan itirazın tebliğ tarihi büyük önem taşıdığından, bu bilgilerin hiç belirtilmediği ya da tartışmaya açık bir şekilde belirtildiği durumlarda, mahkemelerce verilen ara kararlarla, başvuru ya da itirazların tarihleri, bunların idarenin kaydına giriş tarihleri, idarece verilen cevap ya da bildirimlerin tebliğ tarihleri ve buna ilişkin bilgi ve belgeler istenmekte olup, ilgili işlemin, başvurusunun ya da itiraza verilen cevabın davacıya tebliğ tarihi ve belgelenmesi büyük önem taşımaktadır. Ancak, uygulamada, personelin yapmış olduğu başvuru ya da itirazların tebliği ve kayda girişi konusunda zaman zaman bazı Başmüdürlük ya da birimlerce Tebligat Kanunu ve ilgi mevzuat hükümlerine uyulmadığı, kimi zaman sadece şifahi olarak bildirim yapıldığı kimi zaman da tarih ve isim belirtilmeden tebliğ yapıldığı, hatta çoğu zaman sadece parafla yetinildiği, tebliğe ilişkin belgeden hangi yazının kime tebliğ edildiğinin anlaşılmadığı, ek ödeme gibi konularda yapılan toplu başvurularda ise dilekçelerin her birinin dilekçenin verildiği birim ya da idarece tek tek kayda alınması gerekirken, hiç kayda alınmadan, bir üst yazıyla ilgili makama gönderildiği, ayrıca personel tarafından verilen dilekçelerde bazen tarih belirtilmediği, tarih belirtildiği durumlarda ise idare tarafından kayıt yapılmadığından hangi tarihin esas alınacağının bilinemediği, posta yoluyla yapılan bildirimlerin ise genellikle adi posta yoluyla yapıldığından yine tebliğ tarihi konusunda belirsizlikler yaşandığı, bu durumların da süre aşımı konusundaki incelemeleri güçleştirdiği gibi, idaremiz açısından olumsuz sonuçların yaşanmasına sebep olmaktadır. Bu kapsamda anılan olumsuzlukların önlenmesi ve idaremiz açısından herhangi bir hak kaybına yol açılmaması bakımından, bundan böyle, personel tarafından atama, yer değiştirme, sınav, disiplin, özlük, emeklilik gibi çeşitli konularda yapılan başvurular ile idarece gerçekleştirilen işlemlere karşı yapılan itirazların dava konusu edilebileceği dikkate alınarak, gerek bu tür başvurular, gerekse başvuru sonrası idarece verilen cevaplara karşı yapılan itirazlar, bu itirazlara verilen cevaplar ile idarece doğrudan yapılacak bildirimlerin tebliğinde, başvuru ya da dilekçelere tarih atılıp atılmadığının kontrolü ve tarih belirtilmesinin mutlaka sağlanması ile dilekçelerin her birinin kayıt tarihi belli olacak şekilde ayrı ayrı kayda alınması, personele yapılacak her türlü bildirimlerde personelin isim ve imzası mutlaka bildirim tarihinin okunaklı bir şekilde belirtilmesi, duyurulan ya da tebliğ edilen belgenin hangi tarih-sayılı ve hangi konudaki belge olduğuna ilişkin bilgilerin yazılması, ilgili mevzuat hükümlerine göre raporlu ve izinli olunması gibi duruların tebligata engel olmaması nedeniyle, tebligat için izin ya da rapor bitiminin beklenmemesi ve uygun bir şekilde tebligat yapılması ve tebligatın posta yoluyla yapılması durumunda ise dava konusu edilebilecek söz konusu tebligatların, tebliğ mazbatalı ya da iadeli-taahhütlü gibi yöntemlerle, ilgiliye tebliğ tarihinin belgelenebileceği bir şekilde gerçekleştirilmesi, aksi takdirde sorumluluğun tespit edilen memur ve amirler hakkında yasal işlem yapılacağının bilinmesi ve görevli tüm personele imza karşılığı gerekli duyurunun yapılması hususunda gereğini önemle rica ederim. M. Emin ZARARSIZ