Taşınır Mal İşlemlerinde (İlk Madde ve Malzemeler, Makine, Tesis ve Cihazlar, Taşıtlar ile Demirbaşlar) taşınırların kullanımındaki etkinliğin artırılması ve israfın önlenmesi (2009-01) (Mülga)

T.C. BAŞBAKANLIK Gümrük Müsteşarlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Sayı :B.02.1.GÜM.0.65.00.00/010.06 Konu :Taşınır Mal İşlemleri Tasarruflu Yazılar 1 2014/1 Sayılı Genelge ile YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMIŞTIR GENELGE (2009/1) Bilindiği üzere, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 60 ıncı maddesinin (h) bendi ile 18.01.2007 tarihli ve 26407 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği uyarınca Müsteşarlığımız taşınır iş ve işlemleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yürütülmektedir. Müsteşarlığımıza tahsis edilmiş olan taşınırların (150- İlk Madde ve Malzemeler, 253-Makine, Tesis ve Cihazlar, 254- Taşıtlar ile 255- Demirbaşlar) kullanımındaki etkinliğin artırılması, israfın önlenmesi ve taşınırların stok fazlası durumuna düşürülmeden kullanımının sağlanması, kaynakların etkin kullanımı açısından büyük önem arz etmektedir. Bu kapsamda, merkez ve taşra birimlerimizin kullanımına sunulan taşınır mal bilgisayar programının kullanılması ve yapılacak işlemler 27.08.2007 tarihli Genelge ile duyurulmuştu. Mevzuatta meydana gelen değişiklikler ve uygulamada karşılaşılan sorunlar nedeniyle aşağıda belirtilen usul ve esaslara uyulması gerekmektedir. I- TAŞINIR İŞLEMLERİNE İLİŞKİN USUL VE ESASLAR 1) Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri, harcama yetkililerince memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır işlemlerini Yönetmelikte belirtilen esas ve usuller ile intranet üzerinden http://tasdemir adresinde çalışan taşınır mal programına uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirilecektir. Görevlendirilen personel zorunlu olmadıkça değiştirilmeyecektir. Merkezdeki Taşınır Konsolide Görevlisi, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığında, mali hizmetleri yürüten birimin bünyesindeki taşınır kayıt işlemlerinden sorumlu yöneticidir. Başmüdürlük ve bağlı harcama birimlerinin taşınır hesaplarının konsolide edilmesi işlemlerini yürütmek üzere Başmüdürlükler bünyesinde görevlendirilecek Taşınır Konsolide Görevlisi, bu görevi uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından Başmüdürler tarafından belirlenecektir. 2) Müsteşarlığımız harcama birimlerince taşınırların tüm giriş ve çıkış kayıtları ile kullanılacak defter, belge ve cetvellerin bilgisayar ortamında tutulması ve düzenlenmesi esastır. Bu amaçla intranet ağı üzerinde http://tasdemir adresinde kayıtlı taşınır mal programı hizmet vermektedir. Taşınırların muhasebe kayıtları, her harcama biriminin muhasebe hizmetlerini yapmakla görevli muhasebe birimleri tarafından tutulmakta olup, yılsonu itibariyle harcama birimlerince taşınır mal programı kullanılarak hazırlanan Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı ile muhasebe kayıtları uyumlu olmak zorundadır. Bu nedenle Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri tarafından taşınırlara ilişkin tüm giriş ve çıkış işlemleri Yönetmelikte belirtilen süreler içerisinde muhasebe birimine bildirilecektir. 3) Sayıştay Başkanlığının 14.02.2008 tarihli ve 5210/1 Genel Kurul Kararı ile Sayıştay Başkanlığına yıllık olarak verilecek olan Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı; önceki yıldan devreden taşınırlar ile yılı içinde girenleri, yılı içinde çıkışı yapılan taşınırlar ile ertesi yıla devredilenleri ve yılsonunda yapılan sayım sonucu bulunan fazla ve noksanları göstermekte olup 3 (üç) nüsha olarak hazırlanacaktır. Merkez harcama birimleri, Taşınır Yönetim Hesabının birinci nüshasını mali yılı takip eden ay sonuna kadar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına, ikinci nüshasını Sayıştay Başkanlığına gönderecek, üçüncü nüshasını ise birimlerinde muhafaza edeceklerdir. (Ek-1) Taşra teşkilatı harcama birimleri, Taşınır Yönetim Hesabını 3 (üç) nüsha olarak hazırladıktan sonra, ilk iki nüshasını mali yılı takip eden ay sonuna kadar Başmüdürlük Taşınır Konsolide Görevlisine gönderecekler, üçüncü nüshasını ise birimlerinde muhafaza edeceklerdir. Başmüdürlük Taşınır Konsolide Görevlisi, harcama birimlerinden gelen Taşınır Yönetim Hesaplarının birinci nüshaları ile Başmüdürlük Taşınır Hesabı Cetvelini hazırlayacak, ikinci nüshalarını ise harcama birimleri adına Sayıştay Başkanlığına gönderecektir. (Ek-2) 4) Başmüdürlükler bünyesinde görevlendirilen Taşınır Konsolide Görevlileri, başmüdürlük ve bağlı harcama birimlerinin Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinden aldıkları Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesaplarını konsolide ederek Başmüdürlük Taşınır Hesabı Cetvelini hazırlamak ve Mart ayının onbeşine kadar Merkez Taşınır Konsolide Görevlisine göndermekle sorumludur. Merkez Taşınır Konsolide Görevlisi, merkezdeki harcama birimlerinden alınan Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvellerini konsolide ederek Merkez Taşınır Hesap Cetvelini hazırladıktan sonra bu cetvel ile Başmüdürlük Taşınır Hesabı Cetvellerini konsolide etmek suretiyle Müsteşarlığımızın Taşınır Kesin Hesap Cetveli ve Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetvelini hazırlayıp, birer nüshasını Mayıs ayının onbeşine kadar Bütçe Kesin Hesap Cetvelleri ile birlikte Maliye Bakanlığı ve Sayıştay Başkanlığına gönderecektir. (Ek-3) 5) Harcama birimlerince personelin kullanımına verilen dayanıklı taşınırlar, taşınır programı üzerinden ilgili personele zimmetle teslim edilecektir. Bu taşınırlar, kullanıcıları tarafından başkasına devredilemeyeceği gibi, kullanıcılarının görevden ayrılması halinde, söz konusu taşınırlar ambara iade edilmeden personelin ilişiği kesilmeyecektir. 6) Yönetmeliğin 39 uncu maddesinin (f) bendi, harcama yetkililerinin onay ile kayıtlardan çıkarılacak taşınırlar için tutar belirlemeye Maliye Bakanlığın yetkili kılmıştır. Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından her yıl Resmi Gazetede yayımlanan Parasal Sınırlar ve Oranlar Hakkında Genel Tebliğ hükümlerine göre taşınırların devir, imha, hurdaya ayırma, satış ve terkini suretiyle kayıtlardan çıkarılması işlemi, belirlenen limitler dahilinde taşrada Başmüdürün, merkezde Harcama Yetkilisinin, belirlenen limitlerin üzerinde ise Üst Yöneticinin onayı ile yapılacaktır. Ancak taşınır programına sehven kaydı gerçekleştirilenler ile tutarı veya miktarı sehven fazla veya eksik kaydedilen taşınırlara ait yanlış kaydın düzeltilmesi amacıyla düzenlenecek Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanakları, tutarına bakılmaksızın taşrada Başmüdür, merkezde ise Harcama Yetkilisi tarafından onaylanacaktır. 7) Taşınır mal programında, taşınır hesap planı içinde yer almayan taşınırlar için harcama birimlerinin alt kod açma taleplerinin yazışmalara meydan vermeksizin daha hızlı çözümünü sağlamak amacıyla [email protected] ismiyle bir e-posta adresi kullanıma açılmış olup, taşınırın fatura bilgileri ve bilinen özellikleri ile hangi üst kod altında yer alması gerektiğine ilişkin öneriler, belirtilen e-posta adresi kullanılmak suretiyle Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına iletilecektir. 8) Hizmete yeni açılan harcama birimleri ve ambarlar ile mevcut harcama birimleri ve ambarların açık adresleri ile Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerin unvan ve isimlerinde meydana gelecek değişiklikler, Sayıştay Başkanlığına bildirilmek üzere değişiklik tarihinden itibaren en geç 7 (yedi) gün içinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilecektir. II- KULLANIM DIŞI KALAN TAŞINIRLARA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR Taşınır malların hizmet dışı kalmalarına ilişkin olarak aşağıda belirtilen açıklamalara uyulması gerekmektedir. 1) Hizmet dışı kalan taşınır mallar ile ilgili olarak 24.05.2007 tarihli ve 26531 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 311 Sıra No.lu Milli Emlak Genel Tebliği gereğince; hizmet dışı kalan taşıtlar ile ilgili olarak ise anılan Tebliğin yanısıra Karayolları Trafik Yönetmeliğinin 40 ıncı maddesi doğrultusunda işlem tesis edilecektir. 2) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 40 inci maddesi uyarınca, Müsteşarlığımız birimlerine yapılacak bütün bağış ve yardımların kabulü, meblağ ve miktarına bakılmaksızın Üst Yöneticinin onayı ile yapılabileceğinden, bu tür talepler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına iletilecektir. 27.08.2008 tarihli ve 1093 sayılı Genelge yürürlükten kaldırılmıştır. Müsteşarlığımız merkez ve taşra harcama yetkililerinin sorumluluğundaki Taşınır Yönetim Hesabının oluşturularak Sayıştay Başkanlığına gönderilmesi ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının sorumluluğundaki Müsteşarlığımız Taşınır Kesin Hesabına ait cetvellerin oluşturulması ve Bütçe Kesin Hesap Cetvelleri ile birlikte Maliye Bakanlığı ve Sayıştay Başkanlığına gönderilmesinde herhangi bir sorun yaşanmaması amacıyla yukarıda açıklanan hususlar doğrultusunda işlemlerin gözden geçirilmesini ve taşınır mallar ile ilgili her türlü giriş ve çıkış işlemleri ile değişiklik ve düzeltmelerin, Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun bir şekilde taşınır mal programı üzerinden gerçekleştirilmesi hususunu önemle rica ederim. Müsteşar M. Emin ZARARSIZ EKLER: Ek - 1: Merkez Teşkilatı Harcama Birimleri Taşınır Yönetim Hesabı Süreç Akış Şeması Ek - 2: Taşra Teşkilatı Harcama Birimleri Taşınır Yönetim Hesabı ve Başmüdürlük Taşınır Hesap Cetveli Süreç Akış Şeması Ek - 3: Kesin Hesap Cetveli ve Kesin Hesap İcmal Cetveli Süreç Akış Şeması TAŞINIR İŞLEM FİŞİ FİŞ SIRA NO: TARİH: …. / ….. / …….. İL VE İLÇENİN (1) ADI KODU HARCAMA BİRİMİNİN (2) ADI KODU AMBARIN ADI KODU MUHASEBE BİRİMİNİN (3) ADI KODU MUAYENE VE KABUL KOMİSYONU TUTANAĞININ (4) TARİHİ … / …. / …… SAYISI DAYANAĞI BELGENİN (5) … / …. / …… SAYISI İŞLEM ÇEŞİDİ (6) NEREDEN GELDİĞİ (7) KİME VERİLDİĞİ (8) NEREYE VERLİDİĞİ (9) BİRİMLER VE AMBARLAR ARASI TAŞINIR HAREKETLERİMDE GÖNDERİLEN HARCAMA BİRİMİ (10) ADI KODU GÖNDERİLEN TAŞINIR AMBARI (11) ADI KODU MUHASEBE BİRİMİ (12) ADI KODU T A Ş I N I R I N SIRA NO KODU (13) SİCİL NUMARASI (14) ADI ÖLÇÜ BİRİMİ MİKTARI BİRİM FİYATI TUTARI Yukarıda gösterilen……. kalem, toplam ………. taşınırın GİRİŞ KAYDI YAPILMIŞTIR. …./……/…….. Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin Adı Soyadı: Unvanı: İmzası: Yukarıda gösterilen………. kalem, toplam ………. taşınırın ÇIKIŞ KAYDI YAPILMIŞTIR. …./……/…….. Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin Adı Soyadı: Unvanı: İmzası: TESLİM EDİLMİŞTİR. ………/……… TESLİM EDEN (15) Adı Soyadı: Unvanı: İmzası: TESLİM ALINMIŞTIR. ………/……… TESLİM ALAN (16) Adı Soyadı: Unvanı: İmzası: TAŞINIR İSTEK BELGESİ İstek Yapan Birim: Tarihi:. ……/……. No: T A Ş I N I R I N SIRA NO KODU ADI ÖLÇÜ BİRİMİ İSTENİLEN MİKTAR KARŞILANAN MİKTAR Birimimiz ihtiyaç, için yukarda belirtilen taşınırların verilmesi rica olunur İstek Yapan Birim Yöneticisi Adı, Soyadı Unvanı İmzası "Karşılanan Miktar" sütununda kayıtlı miktarları teslim edilmiştir. Taşınır Kayıt Ve Kontrol Yetkilisi Adı, Soyadı Unvanı İmzası Belgenin bir örneği istek yapan birimde dosyalanmak üzere taşınırın teslim edildiği görevliye verilir.