Belgelerin Kanuni süresi içinde muhafaza edilmesi ve bu sürelerden sonra usulüne göre imha edilmesi (imha edilecek evraklar, imha harici bırakılacak evraklar) 2012 yılı usul ve esasları (2012-02) (Mülga)

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Sayı :B.21.0.RKG.0.09.00.00-10.06.02 Konu :Gümrük işlemlerine ait belgelerin muhafazası ve imhası 2014/4 Genelgede ile YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMIŞTIR İÇ GENELGE (2012/3) İlgi :24.01.2011 tarihli ve 2011/1 sayılı Genelge. Bilindiği üzere, 08.06.2011 tarihli ve 27958 sayılı 1. Mükerrer Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren 640 sayılı Gümrük ve Ticaret Bakanlığı'nın Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname'nin 10 uncu maddesi birinci fıkrası (g) bendi uyarınca, gümrük işlemlerine ait belgelerin, kanunî süreler içinde muhafaza edilmesi ve bu sürelerden sonra usulüne göre imha edilmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Buna göre; "gümrük işlemlerine ait belgelerin, kanunî süreler içinde muhafaza edilmesi ve bu sürelerden sonra usulüne göre imha edilmesi işlemleri" aşağıdaki şekilde yürütülür. (1) Gümrük işlemlerinde kullanılan belgelerden; - Gümrük beyannameleri (serbest dolaşıma giriş, ihracat, transit, antrepo ve diğerleri), - Gümrük beyannamesi yerine kullanılan belgeler (Elçilik Mektubu, Kurye Mektubu, TIR Karnesi, ATA Karnesi, Kumanya Listesi, Özel Fatura, Déclaration en Douane, CPD Karnesi ve Sözlü Beyan Formu gibi belgeler), - Özet beyanlar, - Serbest bölge işlem formları, - Gümrük beyannamesi ve beyanname yerine kullanılan belgelerin ekinde yer alan belgeler, - Gümrük işlemlerinde kullanılan diğer belgeler anlaşılır. (2) Gümrük idareleri tarafından, gümrük işlemlerine ait belgelerin iyi biçimde muhafaza edilmesini teminen yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ile hayvan ve haşarat gibi her türlü zararlı tesir ve unsurların tahriplerine karşı, fiziki durum ve imkanları çerçevesinde gerekli tedbirlerin alınması gerekir. 16.05.1988 tarihli, 19816 sayılı Resmi Gazete yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin "Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi" başlıklı 1 no.lu Ek Maddesi hükmü uyarınca elektronik ortamlarda oluşturulan gümrük işlemlerine ait belgelerin cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılması suretiyle teşekkül ettirilen yedeklerinin muhafazasında da birinci fıkrada belirtilen tedbirler alınır. (3) 31.03.2005 tarihli ve 25772 Mükerrer sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak 01.06.2005 tarihi itibariyle yürürlüğe giren 5326 sayılı Kabahatler Kanunu'nun "soruşturma zaman aşımı" başlıklı 20 nci maddesinin üçüncü fıkrasında, nisbi idari para cezasını gerektiren kabahatlerde zaman aşımı süresi sekiz yıl olarak belirlenmiştir. Yine, 12.10.2004 tarihli, 25610 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak 01.06.2005 tarihi itibariyle yürürlüğe giren 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu'nun "Dava zaman aşımı" başlıklı 66 ncı maddesinde en kısa dava zaman aşımı süresinin sekiz yıl olacağı hükme bağlanmıştır. Bu bağlamda 8 yıl olarak belirlenen belge saklama süresi; - 07.10.2009 tarih ve 27369 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren 2009/15481 sayılı 4458 sayılı Gümrük Kanunu'nun Bazı Maddelerinin Uygulanması Hakkında Karar'ın 107 nci maddesinin beşinci ve altıncı fıkraları hükmü saklı kalmak kaydıyla, serbest dolaşıma giriş ve ihracat beyannamelerinin tescil edildiği yılın, - Nihai kullanımları nedeniyle indirimli veya sıfır ithalat vergisi ile Türkiye'de serbest dolaşıma giren eşya için, gümrük gözetiminin sona erdiği yılın, - Dahilde işleme izin belgeleri kapsamında ithal edilen eşyaya ilişkin serbest dolaşıma giriş beyannameleri için dahilde işleme izin belgesi/dahilde işleme izninin kapatıldığı yılın, - Başka bir gümrük rejimine tabi tutulan eşya için, söz konusu gümrük rejiminin sona erdiği yılın, - Serbest bölgeye konulan eşya için düzenlenen serbest bölge işlem formları için, buralardan çıktıkları yılın; eşyanın serbest bölgeden tekrar çıkışının olmayacağı durumda ise serbest bölge işlem formlarının düzenlendiği yılın, - Yatırım teşvik ile ilgili Bakanlar Kurulu Kararı ve tebliğlerine istinaden muafiyet belgeleri kapsamında ithal edilen eşyalar için düzenlenen beyanname ve belgeler için yatırım teşvik belgesinin tamamlama vizesinin yapıldığı yılın, (4) 23.10.2010 tarih ve 27738 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren 6015 sayılı Devlet Desteklerinin İzlenmesi ve Denetlenmesi Hakkındaki Kanun'un 11 inci maddesi ile söz konusu Kanuna uygun olmayan devlet desteklerinin geri alınmasının, desteğin fiilen verildiği tarihten itibaren on yıllık zaman aşımına tabi olduğu hükme bağlanmış olup, 23.10.2010 tarihinden sonra düzenlenen yatırım teşvik belgeleri kapsamında ithal edilen eşyalar için düzenlenen beyanname ve belgeler için saklama süresi yatırım teşvik belgelerinin düzenlenmesinden itibaren on yıldır. (5) Saklama sürelerini doldurmuş olan belgeler, 28.09.1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun ile 16.05.1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin dördüncü ve beşinci kısmı hükümleri çerçevesinde, oluşturulacak ayıklama ve imha komisyonları nezaretinde ayıklama ve imha işlemlerine tabi tutulur. (6) 5326 sayılı Kabahatler Kanunu'nun 20 inci maddesi ile nispi idari para cezasını gerektiren kabahatlerde zamanaşımı süresi sekiz yıl olarak belirlendiğinden, işlem gören belgelerin 8 yıl geçtikten sonra imha edilmesi gerekecektir. Örneğin 2005 yılında işlem gören belgelerin imhası 2014 yılında yapılacaktır. (7) Adli ve idari bir davaya veya idari bir takibata konu olmuş beyanname ve belgeler dava veya takibat sonuçlanıncaya kadar saklanır. Davaların veya takibatların 3 üncü maddede belirtilen sürelerden önce sonuçlanması durumunda söz konusu maddede belirtilen saklama süreleri dikkate alınır. (8) Denetim elemanları ve diğer yetkili merciler tarafından imha harici tutulması istenen evrak ve belgeler, ilgili denetim elemanı ve yetkili merci tarafından verilen talimatta belirtilen süre kadar saklanır. (9) 6326 sayılı Petrol Kanunu, 6427 sayılı Kuzey Atlantik Antlaşmasına Taraf Devletler Arasında, Kuvvetlerinin Statüsüne Dair Sözleşmenin Tatbikine Müteallik Anlaşmanın Tasdiki Hakkında Kanun, 6375 sayılı "Kuzey Atlantik Antlaşmasına Taraf Devletler Arasında, Kuvvetlerinin Statüsüne Dair Sözleşme"nin ve Kuzey Atlantik Nazır Yardımcıları Konseyinin, işbu Sözleşme Metninin Tadiline Mütedair, 4 Nisan 1952 tarihli Kararı ile Atlantik Konseyinin 25 Ağustos 1952 tarihli Kararının ve "Kuzey Atlantik Antlaşması Teşkilatının, Milli Temsilcilerin ve Milletlerarası Personelin Statülerine Dair Sözleşme"nin ve Kuzey Atlantik Nazır Yardımcıları Konseyinin, İşbu Sözleşme Metninin Tadiline Mütedair, 4 Nisan 1952 tarihli Kararının ve "Kuzey Atlantik Antlaşması" Mucibince Kurulmuş Milletlerarası Askeri Karargahların Statüsüne Dair Protokol'ün, Kabulüne Dair Kanun ve 6095 sayılı Kuzey Atlantik Antlaşması Teşkilatı Müşterek Enfrastrüktür Programı Gereğince Türkiye'de Yapılacak İnşa ve Tesis İşlerine Dair Kanunda belirtilen özel muafiyet hükümlerine göre kati ya da geçici muaflık yoluyla yurda giren eşya ile benzeri kanunların özelliklerine göre bilahare vergiye tabi tutulabilecek eşyaya ilişkin evrak ve belgeler imha harici bırakılır. (10) Bu Genelge'de açıklanan konular ile ilgili olarak tereddüte düşülen hususlarda Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğüne, diğer evrakların arşivlenmesi ile ilgili olarak tereddüte düşülen hususlarda ise Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığına sorulması ve alınacak talimata göre işlem yapılması gerekmektedir. İlgide kayıtlı 24.01.2011 tarihli ve 2011/1 sayılı Genelge yürürlükten kaldırılmıştır. Bilgi ve gereğini rica ederim. Ziya ALTUNYALDIZ Bakan a. Müsteşar DAĞITIM: Merkez ve Taşra Teşkilatına