Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı-Modernizasyonu Projesi, BİLGE sistemi, e-devlet uygulamaları kapsamında bakanlık yazılımlarının organize edilmesi (2013-02) (Mülga)

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Sayı :B.21.0.BİB.0.11.00.00.010.06.01/ Konu :Bakanlık Yazılımları 10/01/2013 2017/1 Sayılı Genelge ile YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMIŞTIR GENELGE (2013/2) Gerek küresel boyutta gerekse ülkemizde e-devlet uygulamaları her geçen gün daha geniş bir kitleye hizmet vermekte ve daha yaygın uygulama alanına kavuşmaktadır. Bu süreçte Bakanlığımız, Gümrük İdaresinin Modernizasyonu Projesi ve BİLGE ile başlayan e-devlet uygulamalarıyla öncü kurumlar arasında yer almaktadır. Son dönemde bilişim teknolojilerinin tüm yaşam alanlarında yaygınlaşmasına paralel olarak Bakanlığımız birimlerince verilen hizmetlerin elektronik ortamda, izlenebilir, şeffaf, hızlı ve kaliteli sunulması çalışmaları da hız kazanmıştır. Bu çerçevede sıklıkla yazılım boyutu olan veya doğrudan yazılıma dayanan projeler hazırlanmaktadır. Diğer yandan, mevzuat çerçevesinde merkez ve taşra birimlerine tevdi edilen görevlerin yürütülmesinde bilgi iletişim teknolojileri kullanımının yaygınlaşmasıyla bu hizmet platformlarının, üzerindeki tüm verinin ve bunlar aracılığıyla verilen hizmetlerin sahipliğine ilişkin farklı algılamalar bulunduğu, bu farklı değerlendirmelerden kaynaklı olarak birimler için geliştirilen uygulamaların sahipsizlik nedeniyle kullanılamaz hale gelmesi, aynı uygulamanın farklı birimlerin talepleri ile yönetilemez derecede karmaşık bir hal alması, verilere ilişkin hususlarda sahipsizlik yaşanması ve projelerin sürdürülebilirliğinin ciddi tehdit altında bulunması gibi pek çok istenmeyen sonucun tezahür edebildiği görülmektedir. Bu kapsamda Bakanlığımız yazılım alım ve projelerinin daha etkin yürütülmesi amacıyla, yazılım ve veri sahipliği, yazılım değişikliklerinin esasları, mevzuat ve yazılımlarda paralellik sağlanması, yazılım çalışmalarının proje bazlı yürütülmesi, dış alımın usulü ve kamu kaynaklarının verimli kullanılması yönlerinden aşağıdaki tedbirlerin alınması uygun görülmüştür: 1- Müstakil olarak Bakanlığımızın bir biriminin faaliyetlerini daha etkin yürütebilmesi için geliştirilen bilgi işlem uygulamalarının -geliştirme ve uygulamada teknik destek sağlama görevi Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığında bulunmak üzere- ilgili birimin sahipliğinde bulunması esastır. Birden çok birimi ilgilendiren büyük ölçekli projelerde uygulama sahibi birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının bağlı olduğu Müsteşar Yardımcısı başkanlığında ilgili birim amirlerinden oluşturulacak komisyon tarafından karara bağlanacaktır. 2- Uygulamada yapılacak değişiklikler ve veri üzerinde tasarrufta bulunulması konusunda ilgili birim yetkili olup, diğer birimlerce anılan uygulamalara ilişkin tüm talepler uygulama sahibi birime intikal ettirilerek, ilgili birim tarafından uygun bulunması ve Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığınca ciddi sakınca veya teknik uygunsuzluk görülmemesi kaydıyla gerçekleştirilecektir. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığınca ciddi sakınca veya teknik uygunsuzluk değerlendirilen konularda birimler arasında ihtilaf bulunması halinde; konu, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının bağlı olduğu Müsteşar Yardımcısı başkanlığında ilgili birim amirlerinden oluşturulacak komisyon tarafından karara bağlanacaktır. 3- Yazılımda değişiklik gerektiren mevzuat tesisi ve değişikliği hallerinde, yazılım süreçlerinin zaman maliyeti ve teknik uygulanabilirliği değerlendirilerek, öngörülen mevzuat değişikliğinin yürürlük tarihi itibariyle teknik yapının da hazır olması temin edilmelidir. Bu amaçla yazılım hazırlanması veya düzenlemesi gerektiren projelerde, uygulamacı/sorumlu birimler tarafından projenin tüm idari yönleriyle açıklığa kavuşması, analizlerin yapılması, kullanım senaryoları ve iş akışlarının hazırlanması ve anılan hususların detaylı belgelendirilmesini müteakip, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile teknik uygulanabilirliği ve gerekli yazılım çalışmasının süresi konusunda görüş birliği sağlanacaktır ve mevzuat yayımlanmasında yürürlük süreleri aksamaya sebebiyet vermeyecek şekilde belirlenecektir. 4- Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından geliştirilecek yazılımlarda Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı personeli, yazılımın sahibi olacak uygulamacı/sorumlu birim ve varsa ilgili diğer birimlerin personelinin katılımıyla bir proje grubu oluşturularak sürecin bir proje disiplini ile devam ettirilmesi, yazılım faaliyetlerinin her aşamada dokümante edilmesi, bir aydan uzun süren projelerde proje yöneticisi tarafından hazırlanan aylık raporların birim amirlerine sunulmak suretiyle yöneticilerin bilgilendirilmesi sağlanacaktır. 5- Yazılımların Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığınca yapılması esastır. Ancak iş yoğunluğu, süre kısıtı, teknik yönden daha verimli olacağının değerlendirilmesi ya da fayda/maliyet analizinde bu yönde karar alınması gibi nedenlerle yazılım gereksinimleri Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının olumlu görüşü ile dış alım yöntemiyle karşılanabilir. Bu çerçevede merkez ve taşra birimleri tarafından dış alım yöntemiyle yapılacak tüm yazılım alım veya hazırlatma işlemleri, yazılımların uzun vadede kullanılabilirliği, birbiriyle entegre edilebilirliği ve standardizasyonunun sağlanabilmesi için Bilgi İşlem Daire Başkanlığının uygun görüşü alınarak ve koordineli olarak yapılacaktır. 6- Ayrıca bilgi teknolojileri kullanım maliyetlerinin son derece yüksek olabilmesi ve gerek ekonomik gerekse teknolojik kaynakların kısıtlı olması nedeniyle uygulamaya alınan her bir proje diğer alternatif projelerin ötelenmesine ya da aynı platformu kullanması halinde verimsizliğine neden olabilmektedir. Diğer yandan teknik yönü olan işlemlerin hayata geçirilmesinde pek çok düzeyde performans ve teknoloji kullanım alternatifleri ile maliyetlerin farklılaştırılabilmesi de mümkündür. Bu bağlamda kamu kaynaklarının kullanımında etkinlik ve yerindelik sağlanabilmesi ve kaynak israfının önüne geçilmesi amacıyla -tüm projelerde uygulanması esas olmakla birlikte- özellikle yüksek maliyetli olacağı öngörülen projeler ve değişiklik taleplerinin fayda/maliyet ve etki analizinin yapılması, projelerin uygulama kararının verilmesinde önem taşımaktadır. Bu çerçevede uygulanacak projelerde tercih edilecek teknoloji, projelerin maliyetleri ve uygulanabilirliği konularında birimler arasında ihtilaf bulunması halinde; konu, hazırlanacak fayda/maliyet analizi çerçevesinde Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının bağlı olduğu Müsteşar Yardımcısı başkanlığında ilgili birim amirlerinden oluşturulacak komisyon tarafından karara bağlanacaktır. Bilgilerini ve gereğini rica ederim. Hayati YAZICI Bakan