Tahlil Ücretinin Tahsil İşlemleri, iade işlemleri, fatura düzenlenmesi ve laboratuvar ihtiyaçlarının karşılanması (2013/1)

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Tasfiye Hizmetleri Genel Müdürlüğü Sayı :B.21.0.THG.0.05.01.00-109-38 09.01.2013 Konu :Laboratuvar İşlemleri Tasarruflu Yazılar 1 2 3 GENELGE 2013/1 4458 sayılı Gümrük Kanununun 66 ncı maddesinin 4 üncü bendinde; Gümrük idareleri tarafından gümrük laboratuvarlarında yapılacak veya hariçte yaptırılacak tahlil veya inceleme masraflarının beyan sahipleri tarafından karşılanacağı, 640 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 15 ve 28 inci maddeleri hükümlerine göre laboratuvarlarda yapılan tahlillere ilişkin ücretlerin döner sermayeye gelir kaydedileceği, giderlerinin ise döner sermaye bütçesinden karşılanacağı hüküm altına alınmıştır. Ayrıca, Bazı Tüketici Ürünlerinin Tehlikeli Kimyasal Madde İçeriğine Yönelik Piyasa Gözetimi ve Denetimine İlişkin Tebliğ ile Tüketici Ürünlerinin Güvenlik Risklerinin Belirlenmesine İlişkin Tebliğ kapsamına giren ürünler için kimyasal madde analizinin gümrük laboratuvar müdürlüklerinde yapılacağı belirlenmiş bulunmaktadır. Laboratuvar gelirlerinin tahsili, iadesi, fatura düzenlenmesi ve gümrük laboratuar ihtiyaçlarının karşılanması hususlarında aşağıda belirtilen şekilde işlem yapılacaktır: I- Tahlil Ücretlerinin Tahsil İşlemleri 07.10.2009 tarihinde Gümrük Yönetmeliğinin 24 no.lu ekinde yayımlanmış olan gümrük laboratuvarlarında uygulanacak tahlil ücretleri ile Gümrükler Genel Müdürlüğünce hazırlanan 08.10.2012 tarihli ve 2012/32 sayılı Genelgesi eki Numune Alma Klavuzunda yer alan numune kapları için her bir tahlil itibariyle kullanılan kap adedi başına belirlenen ücretler, protokol yapılan bankalar aracılığı ile tahsil edilecektir. Laboratuvar müdürlüğüne tahlil için gelen numunelerin işlemlerine başlanmadan önce, ibraz edilen ücret dekontlarının, banka kayıtları üzerinden kontrolünü yapmak için görevlendirilen laboratuvar veya işletme müdürlüğü personeline ait gerekli bilgiler, banka sistemine erişimi sağlamak için şifre alınmak üzere, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Döner Sermaye İşletmesi Saymanlık Müdürlüğüne bildirilecektir. Laboratuvar müdürlüğünde dekontların kontrolü için görevlendirilen personele, Döner Sermaye İşletmesi Saymanlık Müdürlüğü tarafından şifre verilecek, bu şifreler kullanılarak yapılacak kontrolden sonra ücreti yatırılmış olan eşyanın tahlili yapılacaktır. ç) Kontrol sırasında sistemde kesinti olması halinde, ibraz edilen dekont ile işlem yapılarak, sonrasında sistemden kontrol edilecektir. II) Tahlil Ücretlerinin İade İşlemleri Bir beyanname konusu numune için beyan sahipleri; mükerrer tahlil ücreti yatırılması, yanlış ücret belirtilmesi, fazla ücret ödenmesi, tahlili yapacak laboratuvar müdürlüğü adının yanlış seçilmesi gibi nedenlerle ücret iadesi taleplerini yazılı olarak ilgili laboratuar müdürlüğüne yapacaktır. Yapılan başvurularda, iade talebinin gerekçesinin ve iadenin yapılması istenilen banka hesap numarasının (IBAN) belirtilmiş olması ile tahsilata ilişkin dekontun ve kesilmiş ise fatura aslının eklenmiş olması gerekmektedir. İlgili laboratuvar müdürlüğünce iade talebi incelenerek; Talebe ilişkin bedel iadesi yapılmayacak ise, yasal süreler içerisinde gerekçelerini içeren bir yazı ve belgeleriyle birlikte ilgilisine bildirilecektir. Bedel iadesi gereken talep, dilekçe ve eki belgelerle birlikte en geç başvuru tarihini izleyen 5 (beş) iş günü içerisinde iade işlemini yapması için Döner Sermaye İşletmesi Saymanlık Müdürlüğüne, bilgi için tasfiye işletme müdürlüğüne gönderilecektir. c) Döner Sermaye İşletmesi Saymanlık Müdürlüğü de, beyan sahibince verilen dilekçe ve ekinde yer alan bilgilerin kontrolünü yaparak iade işlemini gerçekleştirecektir. III) Fatura Düzenleme İşlemleri a) Gümrük laboratuvarı tahlil hizmeti karşılığında alınan ücret için, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri uyarınca belirlenen usul ve esaslara göre düzenlenmesi gereken faturaları, tahlili yapan laboratuvar müdürlüğü veya laboratuvar giderlerini gerçekleştiren tasfiye işletme müdürlüğünce görevlendirilen personel düzenleyecektir. Laboratuvar hizmeti verildikten sonra fatura iptali ve ücret iadesi yapılmayacaktır. Fatura, ilgili personel tarafından tahlile ilişkin tahsilat bilgileri banka programından kontrol edilerek düzenlenecektir. Düzenlenen fatura, ilgilinin hazır bulunması halinde elden teslim edilebileceği gibi posta yoluyla da ilgilinin adresine gönderilebilecektir. Kullanılacak faturalar, Orta Anadolu Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğü bağlantısı Merkez Tasfiye İşletme Müdürlüğünden talep edilecektir. Teslim alan birimce faturaların seri ve sıra numaralarını belirten teslim-tesellüm tutanağının imzalı bir nüshası Merkez Tasfiye İşletme Müdürlüğüne gönderilecektir. ç) Fatura düzenlenmesi işlemleri için personel görevlendirilmesi, görevlendirilen personelin banka sistemine erişimini sağlayacak şifrelerin alınması, fatura düzenlenmesi için ihtiyaç duyulan mal ve malzeme alımına ait işlemlerin en geç 01.03.2013 tarihine kadar tamamlanmasını müteakip, bu Genelge kapsamında fatura düzenlenmesine başlanılacaktır. d) Bu Genelge kapsamında fatura düzenlenmesi işlemlerine başlanıncaya kadar bankaya yatırılmış bedellerin faturalarının düzenlenerek ilgilisine gönderilmesi işlemleri, Ergazi Tasfiye İşletme Müdürlüğünce yerine getirilecektir. IV- Laboratuvar Müdürlüklerince Yapılacak Harcamalar (24.06.2019 tarih ve 2019/4 sayılı Genelge ile değişik)[1] a) Laboratuvar Müdürlüğünce döner sermaye bütçesinden karşılanması istenilen harcama ve ödenek talepleri Genelge eki (Ek-1) Talep Formu ile birlikte bağlı olduğu Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğüne gönderilecek, mezkur Bölge Müdürlüğünce de uygun bulunan talepler ilgili merkez birimine iletilecektir. İlgili merkez birimince mezkur talep, talep konusundaki uygun görüşleriyle birlikte Döner Sermaye Komisyonunca değerlendirilmek üzere Risk Yönetimi, Tasfiye ve Döner Sermaye Genel Müdürlüğüne gönderilecektir. b) Laboratuvar Müdürlüğünce, doğrudan Tasfiye İşletme Müdürlüklerinden harcama talebinde bulunulmayacak, Tasfiye İşletme Müdürlüğünce de Döner Sermaye Komisyonu Kararı olmadan söz konusu birim için harcama yapılmayacaktır. c) Döner Sermaye Komisyonu tarafından döner sermeye bütçesinden yapılması uygun bulunan harcamaya ilişkin ödenek miktarı ilgili merkez birimi ile talep sahibi Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğüne bildirilecektir. Laboratuvar Müdürlükleri, taleplerine ilişkin komisyon kararı olmadan harcama işlemlerine başlamayacaktır. ç) Harcama yetkilisi, Laboratuvar Müdürlüğü birim amiridir. Harcama yetkilisi; yardımcılarını, yardımcısı bulunmayan yerlerde ise hiyerarşik olarak alt kademedeki bir veya daha fazla sayıda personeli, ödeme emri belgesi düzenlemek üzere gerçekleştirme görevlisi olarak görevlendirecektir. d) Laboratuvar Müdürlüğüne bildirilen ödenek miktarı üzerinden harcamaya ait gider gerçekleştirme ve harcama işlemlerine ilişkin belgeler (Onay, ödeme emri düzenlenmesi vb.) talep sahibi birim tarafından Genelge eki hususlar (Ek-2) dikkate alınmak suretiyle hazırlanarak, harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisine ait imza sirküleri ve mali mevzuatta yer alan hükümlere göre eklenmesi gereken diğer tüm belgelerle birlikte ıslak imzalı olarak Tasfiye Yönetim Sistemine (TYS) giriş yapılmak üzere yazı eki (Ek-3) listedeki görev alanına göre ilgili tasfiye işletme müdürlüğüne gönderilecektir. Harcama belgelerinin mevzuata uygunluk ve doğruluğundan, mali mevzuatta belirlenmiş sürelere uyulmasından talep sahibi birim sorumludur. e) Tasfiye İşletme Müdürlüğünce, yapılacak harcamaya ilişkin gelen belgeler üzerinden TYS veri girişleri yapılarak alınan sistem çıktısıyla beraber, harcamaya ilişkin tüm belgeler Ticaret Bakanlığı Döner Sermaye İşletmesi Saymanlık Müdürlüğüne gönderilecektir. f) Yapılacak harcamalarda, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5607 sayılı Kaçakçılıkla Mücadele Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve Kamu İhale Genel Tebliği hükümleri ile bunlara göre yürürlüğe konulan ilgili diğer mevzuat düzenlemeleri dikkate alınacaktır. g) Harcamaların gerçekleştirilmesinde esas olan, Kamu İhale Kanununun 18 inci maddesinde yer alan ihale usulleridir. Bu itibarla; - 4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesine göre uygulanan "Doğrudan Temin" yöntemi, ihale usullerinden biri değildir. Dolayısıyla, doğrudan temin yoluyla yapılacak harcamalara girişilmeden önce harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisinin öncelikle ihale usullerini dikkate alması ve uygulaması, "Doğrudan Temin" usulü uygulanacak ise anılan Tebliğin 21 ve 22 nci maddelerinde yer alan hükümlere göre işlemleri yürütmesi gerekmektedir. - Laboratuvar Müdürlüklerince, önceden öngörülebilen ihtiyaçlar (bakım-onarım, kalibrasyon, taşınır ihtiyacı vb.) ile özellikle bir yıl veya üzeri ihtiyaçlar nedeniyle yapılabilecek giderler için Kamu İhale Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine göre gerekli tedbirlerin alınması ve planlamanın yapılması gerekmektedir. - Yapılacak harcamalarda, anılan Tebliğin; 22.5.1.1. ve 22.5.1.2. maddelerinde düzenlenen "Bu bentte belirlenen parasal limitlere bağlı olarak yapılacak ihtiyaç teminlerinde, piyasada yapılan fiyat araştırması sonucunda öngörülen parasal limitin aşılacağının tespit edilmesi halinde, ihtiyacın Kanunun ilgili hükümlerine göre ihale yoluyla temin edilmesi gerekmektedir.", "Ayrıca, 4734 sayılı Kanunun 19 uncu maddesine göre açık ihale usulü ile temini gereken ihtiyacın, Kanunun 22 nci maddesinin (d) bendi için öngörülen parasal sınırların altında kalacak şekilde, adet bazında veya aynı ihale konusu içinde yer alabilecek nitelikteki mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin, kalemlere veya gruplara bölünmek suretiyle aynı Kanunun 22 nci maddesinin (d) bendine göre temini, 4734 sayılı Kanunun temel ilkelerine aykırılık teşkil ettiğinden, bu yönde uygulamaların sorumluluk doğuracağı hususuna dikkat edilmesi gereklidir." hususlarının dikkate alınması, zorunlu olmadıkça Kanunun 21/f ve 22/d maddelerine başvurulmaması gerekmektedir. h) İşbu Genelge tarihi itibariyle sözleşmeye bağlanan/harcama onayı alınarak işlemlerine başlanılan/alım süreçleri devam eden işlemler hariç olmak üzere, yeni harcama işlemlerine girişilmemesi; mezkûr harcamalara ilişkin ihtiyaçların devam ediyor olması halinde Döner Sermaye Komisyonuna sunulmak üzere yeni talepte bulunulması gerekmektedir. Konuya ilişkin 11.12.2009 tarihli ve 2009/4 sayılı Genelge ile 11.12.2009 tarihli ve 2009/11 sayılı Müsteşarlık Makam Onayı yürürlükten kaldırılmıştır. Bilgi ve gereğini rica ederim. Ziya ALTUNYALDIZ Bakan a. Müsteşar [1] Mülga madde; IV- Laboratuvar İhtiyaçlarının Karşılanması a) Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğüne bağlı laboratuvar müdürlüğünün faaliyetleri için gerekli olan mal ve hizmet alımı ile güvenlik ve temizlik gibi diğer ihtiyaçlarına yönelik giderleri, tasfiye işletme müdürlüğü yerine getirecektir. Bu işlemlerin yerine getirilmesinde oluşturulacak komisyonlarda, üye olarak ilgili laboratuvar müdürlüğünden personel görevlendirilecektir. b) Laboratuvar müdürlüğü, kullanılmakta olan teknik cihazların zorunlu periyodik bakım-onarım, kalibrasyon ve yıl içerisinde ihtiyaç duyulacak sarf malzemeleri ile hizmet alımları ve diğer ihtiyaçların yıllık olarak planlanmasını yaparak, mali yıldan önce tasfiye işletme müdürlüğüne bildirecek, tasfiye işletme müdürlüğü de bildirilen bu nitelikteki ihtiyaçların temini işlemlerini ivedilikle sonuçlandıracaktır. c) Laboratuvarda bulunan cihazların arızalanması durumunda, laboratuvar müdürlüğünün işletme müdürlüğüne yapacağı bildirimlerde, onarımın tek yetkili satıcı/servis tarafından yapılıp yapılmadığı hususu açıkça belirtilecektir. ç) Yıl içerisinde daha önce öngörülemeyen sarf malzemesi ve cihaz alımı ile bu cihazlar için ihtiyaç duyulabilecek yedek parça, ekipman, aparat v.b. alımı, bakım-onarımı ile diğer mal ve hizmet alımlarına ihtiyaç duyulması halinde, bildirilen bu ihtiyaçları ilgili işletme müdürlüğü ivedilikle temin edecektir. d) Tahlillerde kullanılmak üzere alınması planlanan cihazların laboratuvarların çalışma alanlarını belirleyici unsur olması nedeniyle, bölge müdürlüğü cihaz satın alınma taleplerini Gümrükler Genel Müdürlüğüne bildirecektir. Uygun görülen taleplerin Tasfiye Hizmetleri Genel Müdürlüğüne intikal etmesi ve bölge müdürlüğüne bildirilmesini müteakip, döner sermaye bütçesinden bütçe imkanlarına göre temin edilecektir. e) Bakanlığımız Gümrükler Genel Müdürlüğünce hazırlanarak yürürlüğe giren 2012/32 sayılı Genelgeye göre ve eki Numune Alma Kılavuzunun "3 no.lu ekindeki numune kapları" ile 4 ve 5 no.lu eklerinde yer alan numune alımında kullanılacak alet, teçhizat, aksesuar, koruyucu aksesuar ve elbise ihtiyaçları için eşyanın bulunduğu geçici depolama yeri ve antrepo işletmeleri ile işleticileri hazır bulunduracaktır. Bunların bulunmaması halinde, bu nitelikteki alımlar Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlükleri tarafından döner sermaye bütçesi kullanılarak temin edilecektir. Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlükleri yıllık ihtiyaçlarını her yıl kasım ayı sonuna kadar İstanbul Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğüne bildirecektir. Bakırköy Tasfiye İşletme Müdürlüğü ihale usullerini uygulayarak yıllık ihtiyacı temin edecektir. İhale işleminden sonra bölge müdürlüklerinin bildirdiği ihtiyaç listesine göre teslim işlemleri yapılacaktır. İhale işlemleri sonlandırılıncaya kadar ortaya çıkacak ihtiyaçlar ile yıl içerisinde acil olarak ortaya çıkan ihtiyaçların alımını, labaratuvar müdürlüklerinin bulunduğu yerdeki işletme müdürlüğü de yapabilecektir. f) İhtiyaç duyulan araç, gereç, malzeme ve hizmetlerin uzmanlık gerektiren laboratuar faaliyetlerine ilişkin olması halinde, teknik şartnameleri laboratuvar müdürlüğünce, bunların dışındaki teknik ve idari şartnameler ise tasfiye işletme müdürlüğünce hazırlanacaktır. g) Araç, gereç, malzeme ve hizmetlerin ihalelerine yönelik piyasa araştırması, laboratuar müdürlüğü ve tasfiye işletme müdürlüğü personelinden oluşan bir komisyon tarafından yapılacaktır. ğ) Laboratuvar müdürlüğü, ihtiyaçlarının karşılanması için talepte bulunurken, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun ihale süreci ve limitlere ilişkin hükümlerini göz önüne alacak ve planlamalarını buna göre yapacaktır. İhtiyaç duyulması halinde, yılları bütçe kanunu ile belirlenen limitler dahilinde avans usulüyle harcama yapılabilecektir. h) Bölge müdürleri, tasfiye işletme müdürlüğü ve laboratuvar müdürlüğü arasında yukarıdaki hususlara ilişkin koordinasyonu sağlayarak hizmetlerin eksiksiz ve zamanında yerine getirilmesi için gerekli tedbirleri alacaklardır.