Gümrük İşlemlerinde kullanılan ve saklama süresi dolan belgelerin ayıklamabı ve imhası (saklama süresi dolan belgelerin imha işlemleri) (2014-4)

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Sayı :33047545/010.06.01 Konu :Gümrük İşlemlerine Ait Belgelerin Ayıklama ve İmhası Tasarruflu Yazılar 1 İÇ GENELGE (2014/4) 03/06/2011 tarihli ve 640 sayılı Gümrük ve Ticaret Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname'nin 10 uncu maddesinin birinci fıkrasının (g) bendi ile "Gümrük işlemlerine ait yazılı veya elektronik ortamdaki belgelerin, kanunî süreler içinde muhafaza edilmesini ve bu sürelerden sonra usulüne göre imha edilmesini sağlamak" görevi Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğüne verilmiştir. 02/11/2011 tarihli ve 28103 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Gümrük Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmeliğin 19 ve 26 ncı maddeleriyle yapılan değişiklikler ile, serbest dolaşıma giriş beyannamelerinin 6 no.lu nüshası ile geri verme ve kaldırma işlemlerine esas teşkil eden belge asıllarının 02/11/2011 tarihinden itibaren Genel Müdürlüğümüze gönderilmesine son verilmiş ve 15/11/2011 tarihli ve 2011/5 sayılı Genelge ile, 02/11/2011 tarihinden itibaren tescil edilen serbest dolaşıma giriş beyannameleri, sözlü beyan formları, Declaration en Douanelar ile serbest dolaşıma giriş beyannamelerine ait geri verme ve kaldırma işlemleriyle ilgili başvuru formları ve eki belge asıllarının ilgili gümrük idaresi arşivinde saklanması öngörülmüştür. 02/11/2011 tarihinden önce, Genel Müdürlüğümüze gönderilmiş olan gümrük işlemlerine ilişkin belgeler ise, 15/11/2011 tarihli ve 2011/94 sayılı Bakanlık Makamı Onayı ile Orta Anadolu Bölge Müdürlüğüne devredilmiştir. Bu kapsamda, gümrük işlemlerine ait belgelerin, kanunî süreler içinde muhafaza edilmesi ve bu sürelerden sonra usulüne göre imha edilmesi işlemlerinin aşağıda belirtilen usul ve esaslara göre yapılması uygun bulunmuştur: (1) Gümrük işlemlerinde kullanılan belgelerden; özet beyanlar, gümrük beyannameleri, gümrük beyannamesi yerine kullanılan belgeler (Elçilik Mektubu, Kurye Mektubu, TIR Karnesi, ATA Karnesi, Kumanya Listesi, Özel Fatura, Déclaration en Douane, CPD Karnesi ve Sözlü Beyan Formu gibi belgeler), serbest bölge işlem formları, bu belgelerin ekinde yer alan belgeler ve gümrük işlemlerinde kullanılan diğer belgeler anlaşılır. (2) Gümrük idareleri, gümrük işlemlerine ait yazılı belgeler ile elektronik ortamlarda oluşturulan belgelerin cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılması suretiyle teşekkül ettirilen yedeklerinin, iyi biçimde muhafaza edilmesini teminen yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve hayvan ve haşarat gibi her türlü zararlı tesir ve unsurların tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından sorumludurlar. (3) 5326 sayılı Kabahatler Kanunu'nun "Soruşturma zamanaşımı" başlıklı 20 nci maddesinin üçüncü fıkrasında nispî idarî para cezasını gerektiren kabahatlerde zamanaşımı süresinin sekiz yıl olduğu hükme bağlanmıştır. 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu'nun "Dava zamanaşımı" başlıklı 66 ncı maddesinin birinci fıkrasında ise en kısa dava zamanaşımı sekiz yıl olarak belirlenmiştir. Belirtilen hükümler doğrultusunda, birim arşivlerindeki gümrük işlemlerine ait yazılı veya elektronik ortamdaki belgelerin saklama süresi sekiz yıl olup, saklama süresinin başlangıç tarihinin tespitinde Gümrük Kanunu'nun 13 üncü maddesinde belirtilen tarihler esas alınır. Diğer taraftan, 6015 sayılı Devlet Desteklerinin İzlenmesi ve Denetlenmesi Hakkında Kanunu'nun "Desteğin geri alınmasında zamanaşımı" başlıklı 11 inci maddesi ile söz konusu Kanuna uygun olmayan devlet desteklerinin geri alınması, desteğin fiilen verildiği tarihten itibaren on yıllık zamanaşımına tabi olacağı hükme bağlanmış olduğundan, 23/10/2010 tarihinden sonra düzenlenen yatırım teşvik belgeleri kapsamında ithal edilen eşyalar için düzenlenen beyanname ve belgeler için saklama süresi yatırım teşvik belgelerinin kullanıldığı gümrük beyannamelerinin tescil tarihinden itibaren on yıldır. (4) Adli ve idari bir davaya veya idari bir takibata konu olmuş beyanname ve belgeler, dava veya takibat sonuçlanıncaya kadar saklanır. Davaların veya takibatların 3 üncü maddede belirtilen sürelerden önce sonuçlanması durumunda, söz konusu maddede belirtilen saklama süreleri dikkate alınır. (5) Denetim elemanları tarafından imha harici tutulması istenen evrak ve belgeler ile diğer kamu kurum ve kuruluşları tarafından mevzuatı gereğince imha harici tutulması istenen evrak ve belgeler, ilgili denetim elemanı veya kamu kurum ve kuruluşu tarafından belirtilen süre kadar saklanır. (6) 6326 sayılı Petrol Kanunu, 6427 sayılı Kuzey Atlantik Antlaşmasına Taraf Devletler Arasında, Kuvvetlerinin Statüsüne Dair Sözleşmenin Tatbikine Müteallik Anlaşmanın Tasdiki Hakkında Kanun, 6375 sayılı "Kuzey Atlantik Antlaşmasına Taraf Devletler Arasında, Kuvvetlerinin Statüsüne Dair Sözleşme"nin ve Kuzey Atlantik Nazır Yardımcıları Konseyinin, işbu Sözleşme Metninin Tadiline Mütedair, 4 Nisan 1952 tarihli Kararı ile Atlantik Konseyinin 25 Ağustos 1952 tarihli Kararının ve "Kuzey Atlantik Antlaşması Teşkilatının, Milli Temsilcilerin ve Milletlerarası Personelin Statülerine Dair Sözleşme"nin ve Kuzey Atlantik Nazır Yardımcıları Konseyinin, İşbu Sözleşme Metninin Tadiline Mütedair, 4 Nisan 1952 tarihli Kararının ve "Kuzey Atlantik Antlaşması" Mucibince Kurulmuş Milletlerarası Askeri Karargahların Statüsüne Dair Protokol'ün, Kabulüne Dair Kanun ve 6095 sayılı Kuzey Atlantik Antlaşması Teşkilatı Müşterek Enfrastrüktür Programı Gereğince Türkiye'de Yapılacak İnşa ve Tesis İşlerine Dair Kanunda belirtilen özel muafiyet hükümlerine göre kati ya da geçici muaflık yoluyla yurda giren eşya ile benzeri kanunların özelliklerine göre bilahare vergiye tabi tutulabilecek eşyaya ilişkin evrak ve belgeler ile 23/10/2010 tarihinden önce düzenlenen yatırım teşvik belgeleri kapsamında ithal edilen eşyalar için düzenlenen beyanname ve belgeler imha harici bırakılır. (7) Saklama sürelerini doldurmuş olan belgeler, 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun ile Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin dördüncü ve beşinci kısmı hükümleri çerçevesinde oluşturulacak ayıklama ve imha komisyonları nezaretinde ayıklama ve imha işlemlerine tabi tutulur. (8) Birinci maddede sayılan belgelere ilişkin olarak, gümrük müdürlüklerinin arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, Gümrük Müdürü veya Gümrük Müdürü tarafından görevlendirilecek bir Gümrük Müdür Yardımcısı başkanlığında, arşiv hizmetleri ile görevli, kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi dört kişiden oluşan bir komisyon marifetiyle gerçekleştirilir. Yeterli personelin olmaması hâlinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur. (9) Ayıklama ve imha komisyonları tarafından, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 34, 35 ve 36 ncı maddeleri kapsamında yapılacak ayıklama ve tasnif işleminin tamamlanmasının ardından, anılan Yönetmeliğin 37 nci maddesinde belirtildiği şekilde, imha listeleri hazırlanır. (10) 02/11/2011 tarihli ve 28103 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Gümrük Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmeliğin yürürlük tarihi olan 02/11/2011'den önce Genel Müdürlüğümüze gönderilmiş olup, 15/11/2011 tarihli ve 2011/94 sayılı Bakanlık Makamı Onayı ile Orta Anadolu Bölge Müdürlüğüne devredilen belgelerden, gümrük idarelerince imha hariç bırakılması istenilenlere ait tarih, sayı ve imha harici bırakılma nedenine dair bilgilerin yer aldığı listeler imha komisyonunca ayrıca hazırlanır. (11) İki nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ile imha harici bırakılacak belgelere ilişkin listeler, komisyon başkan ve üyeleri tarafından imzalanarak, bağlı bulunulan Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğüne gönderilir. (12) Gümrük müdürlüklerinden gelen imha listelerinden 8 inci maddede belirtilenler, Bakanlığımız kurum arşivinden sorumlu birim olan Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığının uygun görüşünün alınmasını müteakip, Bölge Müdürlüğünce onaylanarak kesinlik kazanır. İmha listelerinin kesinlik kazanmasının ardından, ilgili gümrük idaresi tarafından Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 39, 40, 41 ve 42 nci maddelerinde belirtildiği şekilde imha işlemi tamamlanır ve tutanağa bağlanır. İki nüsha olarak düzenlenen imha tutanaklarının bir nüshası, Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığına iletilmek üzere bağlı bulunulan Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğüne gönderilir. Gümrük müdürlüklerinden gelen imha listelerinden 10 uncu maddede belirtilenler, Bölge Müdürlüğünce Orta Anadolu Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğüne gönderilir. (13) Orta Anadolu Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğünce, Bölge Müdürlükleri tarafından gönderilen, 15/11/2011 tarihli ve 2011/94 sayılı Bakanlık Makamı Onayı ile Orta Anadolu Bölge Müdürlüğüne devredilen belgelerden imha harici bırakılacak olanlara ilişkin listeleri değerlendirmek üzere, Bölge Müdürü veya Bölge Müdürü tarafından görevlendirilecek bir Bölge Müdür Yardımcısı veya Bölge Müdürlüğü Destek Hizmetleri Şubesi Müdürü başkanlığında, arşiv hizmetleri ile görevli, kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi en az dört kişiden oluşan bir ayıklama ve imha komisyonu oluşturulur. Komisyon tarafından, Bakanlığımızın Akyurt'taki arşivlerinde bulunan ve 02.11.2011 tarihine kadar Genel Müdürlüğümüze gönderilen gümrük işlemlerine ait belgelere (Serbest Dolaşıma Giriş Beyannameleri) ilişkin olarak hazırlanan imha listeleri, Bakanlığımız Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığının uygun görüşünün alınmasını müteakip Orta Anadolu Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğünce onaylanır ve kesinlik kazanır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 39, 40, 41 ve 42 nci maddelerinde belirtildiği şekilde imha işlemi tamamlanır ve tutanağa bağlanır. İki nüsha olarak düzenlenen imha tutanaklarının bir nüshası, Orta Anadolu Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğünce Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığına iletilir. (2017/4 Sayılı İç Genelge ile değişik)[1] (14) Genelgede açıklanan konular ile ilgili olarak tereddüte düşülen hususlar ile Genelgede yer almayan hususlar, kurum arşivine ilişkin konularda Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığının da görüşü alınmak suretiyle, Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğünce çözülerek sonuçlandırılır. (15) 13/03/2012 tarihli ve 2012/3 sayılı İç Genelge yürürlükten kaldırılmıştır. Bilgi ve gereğini rica ederim. Sezai UÇARMAK Bakan a. Müsteşar V. DAĞITIM: Hukuk Müşavirliği Gümrükler Genel Müdürlüğü Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı Tüm bağlantı Gümrük Ve Ticaret Bölge Müdürlükleri [1] Mülga paragraf; Komisyon tarafından, Bakanlığımızın Mustafa Kemal Mahallesi ve Akyurttaki arşivlerinde bulunan ve 2011 yılının Kasım ayına kadar Genel Müdürlüğümüze gönderilen gümrük işlemlerine ait belgelere ilişkin olarak hazırlanan imha listeleri onaylanmak üzere, Bakanlığımız Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığına gönderilir. Söz konusu onayın alınmasını müteakip imha listeleri kesinlik kazanır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 39, 40, 41 ve 42 nci maddelerinde belirtildiği şekilde imha işlemi tamamlanır ve tutanağa bağlanır. İki nüsha olarak düzenlenen imha tutanaklarının bir nüshası, Orta Anadolu Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğünce Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığına iletilir.