Gümrük teşkilatına görevli personele ait kimlik kartları, kurumsal kimlik kılavuzu kapsamında üretim ve dağıtımı (2014-01) (Mülga)

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Personel Dairesi Başkanlığı Sayı :28812228-010.06.02/ Konu :Personel Kimlik Kartları 11.07.2014 Tasarruflu Yazılar 1 GENELGE 2014/1 Bakanlığımız teşkilatında görevli personele ait kimlik kartları, Kurumsal Kimlik Kılavuzu kapsamında, kayıtlarımızda yer alan bilgiler çerçevesinde yeniden düzenlenerek 16.04.2013 tarihli 2013/1 sayılı Genelge hükümleri doğrultusunda kimlik kartı üretim ve dağıtımı yapılmaktadır. Bu süreç zarfında, ortaya çıkan bazı hususların açıklığa kavuşturularak hüküm altına alınması ve uygulamaya yön verecek şekilde anılan Genelgenin güncellenmesi zorunluluğu hasıl olmuştur. Buna göre, 1- Bakanlığımızda kadrolu memur, sözleşmeli personel, geçici personel ve işçi statüsünde istihdam edilen personele "kimlik kartı" verilir. Bu sayılanlar dışında kalan, ancak başka kurum personeli olup Bakanlığımızda geçici görev veya vekâlet yoluyla görev yapan personel ve Bakanlık Makamında danışman, koruma polisi vs. görevleri yürütenler ile hizmet sözleşmeleri gereği Bakanlığımıza hizmet vermekte olan taşeron işçileri ve güvenlik elemanlarına da "giriş kartı" verilir. 2- Kimlik kartının, Bakanlık hizmet binalarına giriş-çıkış turnikeleri ve otopark turnike geçişlerinin yanısıra yemekhane giriş ve para yükleme makineleri vb. uygulamalarda; giriş kartlarının ise merkezde Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığınca, taşrada ise ilgili birimce izin verilen hizmet binalarına giriş-çıkış turnikeleri, otopark turnike geçişlerinde ve otopark girişlerinde kullanılması zorunludur. Giriş kartı verilenler, yemekhane sistemi dışında (Giriş kartlarını, yemekhane sistemine entegre etme uygulaması Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı sorumluluğundadır.) manuel olarak yemek fişi alarak yemeklerini yiyebileceklerdir. 3- Bakanlığımıza atanan personelin kimlik kartı, görev yaptığı birimin talebi üzerine Personel Dairesi Başkanlığı tarafından düzenlenerek talep eden birime gönderilir. 4- Kimlik kartı Ek-1 form ile ilgiliye imza karşılığında teslim edilerek, teslim tarihi Personel Dairesi Başkanlığına bildirilir. 5- Kimlik bilgileri değişen veya Bakanlığımıza ataması yapılan personele ait bilgiler, görev yaptığı birim tarafından Kimlik/Giriş Kartı düzenlenmek üzere Personel Dairesi Başkanlığına yazı ile, Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Çalışan Personelin Kılık ve Kıyafetine Dair Yönetmelik hükümlerine uygun olarak son altı ay içinde çekilmiş, TC kimlik numarası ile "f_xxxxxxxxxxx" (örnek: f_1234...........) şeklinde isimlendirilmiş 2,5 X 3 cm ebadında, JPEG formatında, 300 dpi (çözünürlükte) dijital fotoğraf [email protected] e-posta adresine gönderilir. 6- Bakanlığımızdan ayrılacak olan personel (emekli, istifa, başka kuruma nakil, göreve son vb.), kimlik kartını Ek-1 formu doldurarak görev yaptığı birime teslim eder. Personel Kimlik Kartını teslim etmeyenlere, ayrılmasına ilişkin onay tebliğ edilmez ve ilişiği kesilmez. 7- Eski kimlik kartları, Merkez ve Yurt Dışı teşkilatında Personel Dairesi Başkanlığı, Taşra teşkilatında Ticaret İl Müdürlüğü ve Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlükleri (Personel Müdürlüğü) tarafından Ek-1 form doldurularak imha edilir. İmha işlemi tarihi Personel Dairesi Başkanlığına bildirilir. 8- Kimlik kartını kaybeden veya çaldıran personel, 5 gün içerisinde Ek-2 formu doldurarak görev yaptığı birimin yetkili makamına bildirmek ve yeni kimlik kartı istemekle, ilgili idare ise talebi Personel Dairesi Başkanlığına göndermekle yükümlüdür. Bu durumlarda dilekçe veya gazete ilanı gerekli değildir. Merkez ve Yurt Dışı teşkilatı personelinin kayıp/çalıntı kimlik kartları Personel Dairesi Başkanlığınca, taşra ve döner sermaye teşkilatı personelinin kayıp/çalıntı kimlik kartları ise görev yaptıkları birimlerce Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğünün 06.09.2000 tarihli ve 15808 sayılı Genelgesine istinaden İçişleri Bakanlığına ve kimliğin kaybedildiği ilin İl Emniyet Müdürlüğüne (Ek-2 form ile) bildirilir. Giriş kartının kaybolması veya çalınması halinde ise, ilgili görev yaptığı birim vasıtasıyla durumu Personel Dairesi Başkanlığına bildirmek zorundadır. 9- Çok amaçlı olarak yeniden düzenlenen Teslim ve İmha Tutanakları (Ek-1 form), gerektiğinde ibraz edilmek üzere ilgililerin görev yaptığı birimlerdeki dosyalarında muhafaza edilir. 10- Kimlik kartı ve giriş kartı; ilk basım, kişisel ve memuriyet bilgilerinde değişiklik, silah bilgileri değişikliği, kayıp/çalıntı, teknik ve görsel özelliğini kaybedecek boyutta deformasyon vb. hallerde talep üzerine yeniden düzenlenir. Bunun dışında kalan program yazılımından veya web servis, server data güncellemelerinden kaynaklı geçici sorunlar ile yemekhane, para yükleme makinesi ve turnike sistemlerinin çalışmaması hallerinde yeniden düzenlenmez, Genelgenin 11. maddesine göre işlem yürütülür. 11- Gereksiz zaman ve işgücü kaybının önlenmesini teminen, işlem süreçleri aşağıda tasniflendiği üzere sorumlu birimlerce yerine getirilecek, bahsi geçen hususlarda yapılacak başvurulara bu birimler muhatap olacaktır. A) Personel Dairesi Başkanlığını muhatap işlemler; - Kimlik/giriş kartı taleplerinin alınması, - Taleplerin değerlendirilmesi ve kart basım, üretim ve dağıtımı, - Kayıt, tebliğ-tebellüğ, teslimat, imha vs. işlemlerin yürütülmesi ve takibi, - Kimlik basma makinesi, kart okuyucu ve yazılım arızalarının ilgili birim ve yetkili firma nezdinde bildirim ve giderilmesinin sağlanması. B) Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığını muhatap işlemler; - Akıllı Kart Projesi kapsamında kullanılan yazılım kaynaklı sorunların, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ve yetkili firma nezdinde zamanında giderilmesinin sağlanması, - Bakanlık hizmet binalarına giriş-çıkış turnikeleri ve otopark turnike geçişlerinin yanısıra yemekhane giriş ve para yükleme makineleri vb. uygulamalarda; kart okuyamama-tanımama, para yükleyememe, para düşülmemesi veya fazla meblağ düşümü gibi kart basım, üretim ve dağıtımı dışında ortaya çıkan sorun ve şikayetlerin giderilmesinin sağlanması, - Teknik olarak kart basım hatası tespiti halinde kartın yenilenmesi amacıyla ilgililerin bağlı oldukları birim aracılığıyla Personel Dairesi Başkanlığına yönlendirilmesinin sağlanması, - Tüm Bakanlık birimleri (Merkez ve Taşra) hizmet binalarında kurulan ve kurulacak olan giriş-çıkış turnikeleri, otopark turnike geçişleri, yemekhane giriş turnikeleri ve para yükleme makineleri vb. uygulamalarda ortak yazılım kullanılması ve sistem entegrasyonunun sağlanması ile Personel Dairesi Başkanlığınca basımı yapılan ve bilgileri sisteme işlenen tüm kartların taşra da dahil tüm birimlerdeki uygulamalarda tanınır hale gelmesinin sağlanması. C) Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığını muhatap işlemler; - Person programında yer alan personel bilgilerinin, Akıllı Kart Projesi kapsamında kullanılan personel kimlik programınca kullanılmasını sağlayacak web servis yazılımının ve oluşabilecek arızaların giderilmesinin sağlanması. 12- Konuyla ilgili 16.04.2013 tarihli 2013/1 sayılı Genelge yürürlükten kaldırılmıştır. Bilgi ve gereği ile tüm personele tebliğ edilmesini rica ederim. Ziya ALTUNYALDIZ Bakan a. Müsteşar EKLER: 1 -Kimlik/Giriş Kartı Teslim ve İmha Tutanağı 2- Kimlik Kartı Kayıp/Çalıntı Bildirim Formu EK-1 T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI PERSONEL KİMLİK KARTI/GİRİŞ KARTI TESLİM/İMHA TUTANAĞI PERSONEL KİMLİK/GİRİŞ KARTI SAHİBİNİN; T.C. KİMLİK NO : ADI SOYADI : ÖZLÜK/SİCİL NO : UNVANI : GÖREV YERİ : YAPILAN İŞLEMLE İLGİLİ BÖLÜM DOLDURULACAKTIR; ( ) 1- PERSONEL KİMLİK/GİRİŞ KARTI TESLİMİ SERİ NO : VERİLİŞ NEDENİ :( ) İlk defa ( ) Yenileme ( ).................................... TESLİM TARİHİ : Yukarıda bilgileri belirtilen personel kimlik/giriş kartı adı geçene teslim edilmiştir. 2- PERSONEL KİMLİK/GİRİŞ KARTI İADESİ SERİ NO : İADE NEDENİ : İADE TARİHİ : Yukarıda bilgileri belirtilen personel kimlik/giriş kartı adı geçenden teslim alınmıştır. 3- PERSONEL KİMLİK/GİRİŞ KARTI İMHASI SERİ NO : İMHA TARİHİ : Yukarıda bilgileri belirtilen personel kimlik/giriş kartı tarafımızca imha edilmiş ve iş bu tutanakla imza altına alınmıştır. TESLİM/İMHA EDENİN TESLİM ALANIN / İMHA EDENİN ADI SOYADI : ADI SOYADI : UNVANI : UNVANI : İMZASI : İMZASI : (Matbu form üzerinde değişiklik yapılmayacaktır) EK-2 T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI PERSONEL KİMLİK KARTI KAYIP/ÇALINTI BİLDİRİM FORMU PERSONEL KİMLİK KARTININ KAYBEDİLDİĞİ/ÇALINDIĞI İL İLÇE TARİH PERSONEL KİMLİK KARTI SERİ NO PERSONEL KİMLİK KARTI SAHİBİNİN; T.C. KİMLİK NO : ADI SOYADI : BABA ADI : DOĞUM YERİ : DOĞUM TARİHİ (gün-ay-yıl) : İLİ : İLÇESİ : KÖYÜ/MAH. : CİLT NO : AİLE SIRA NO : SIRA NO : Yukarıda bilgileri yer alan Personel Kimlik Kartı kayıp/çalıntı nedeniyle zayi edilmiştir. Bilgilerinizi ve gereğini arz ederim......... 20...... İMZA: BİLDİRİMİ ALAN AMİRİN_________________; ADI : SOYADI : UNVANI : İMZASI : (Matbu form üzerinde değişiklik yapılmayacaktır)