Görevler Ayrılığı ve Harcama Sürecindeki Görev ve Yetkiler Harca Yetkisinin Devri (her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevlerinin farklı kişilere verilmesi gerekliliğinin yerine getirilmesi amacıyla, bütçe ödeneklerinin kullanılması sürecinde yapılan görevlendirmeler) (2016-2)

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :83360003-010.06.01 Konu : Görevler Ayrılığı ve Harcama Sürecindeki Görev ve Yetkiler 22.07.2016 / 17501362 GENELGE (2016/2) 1. Amaç ve Kapsam Bu Genelgenin amacı, genel mevzuatta belirtilen görevler ayrılığı ve her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevlerinin farklı kişilere verilmesi gerekliliğinin yerine getirilmesi amacıyla, bütçe ödeneklerinin kullanılması sürecinde yapılan görevlendirmeler ile "Harcama Yetkisinin Devri" işlemlerini kapsar. 2. Dayanak 10.12.2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nda hüküm altına alınan İç Kontrol Sistemi'nde ve anılan Kanun'a dayanılarak yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda, iç kontrol standartlarının Maliye Bakanlığı tarafından belirleneceği düzenlenmiştir. 26.12.2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği'nde, 5 Bileşen, 18 Standart ve 79 Genel Şart belirlenmiştir. Kontrol Faaliyetleri Bileşeni altında yer alan "Görevler Ayrılığı" Standardı; "Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır." olarak tanımlanmıştır. Bu standart için gerekli genel şartlar: "9.1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. 9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır." Olarak belirlenmiştir. 3. Ödenek Bütçe Kanunu ile kamu idarelerine harcama yetkisi verilir. Kamu idarelerine bütçeyle verilen harcama yetkisi, kanunlarla düzenlenen görev ve hizmetlerin yerine getirilmesi amacıyla kullanılır. Kamu hizmetleri, bütçelere konulacak ödeneklerle, mevzuatla belirlenmiş yöntem, ilke ve amaçlara uygun olarak gerçekleştirilir. Bütçelerde, ödenekler belirli amaçları gerçekleştirmek üzere tahsis edilir. Kamu idareleri, bütçelerinde yer alan ödeneklerin üzerinde harcama yapamaz. Ödenekler, tahsis edildikleri amaçlar ve projeler doğrultusunda, yılı içinde yaptırılan iş, satın alınan mal ve hizmetler ile diğer giderlerin karşılanmasında kullanılır. 4. Harcama Yetkisi (Yüklenme) Yüklenme, usulüne uygun olarak düzenlenmiş sözleşme esaslarına veya kanun hükmüne dayanılarak iş yaptırılması, mal veya hizmet alınması karşılığında geleceğe yönelik bir ödeme yükümlülüğüne girilmesidir. Bütçede yeterli ödeneği bulunmayan işler için yüklenmeye girişilemez. Yüklenme süresi, mali yılla sınırlı olup, hangi işler için ertesi yıla geçen ve gelecek yıllara yaygın yüklenmeye girişilebileceği, 5018 sayılı Kanun'un 27 ve 28'inci maddelerinde hüküm altına alınmıştır. 5. Harcama Yetkilisi Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisidir. Bu kapsamda, Bütçe Kanunu'nda ödenek tahsis edilen merkez birimlerin en üst yöneticisi (Gümrükler Genel Müdürü, Strateji Geliştirme Başkanı, Personel Dairesi Başkanı vb.) harcama yetkilisidir. Bütçe Kanunu'nda, merkez dışı birimlerin ödenekleri, "Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlükleri, Ticaret İl Müdürlükleri, Yurtdışı Teşkilatı" adları altında, toplu olarak tahsis edilmektedir. Merkez dışı birimlerin ödenek ihtiyaçlarının belirlenmesi ve yönetilmesi görevi, Üst Yönetici tarafından ilgili merkez birimlere verilmiştir. Bu çerçevede, Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlükleri ve Ticaret İl Müdürlükleri için Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı, Yurtdışı Teşkilatı için ise mezkûr Başkanlık ile birlikte Personel Dairesi Başkanlığı görevlidir. Bununla birlikte, Bakanlığımızda, ilama bağlı giderler için Hukuk Müşavirliği, tüketici hakem heyetlerinin belirli ihtiyaçlarının karşılanması için Tüketicinin Korunması ve Piyasa Gözetimi Genel Müdürlüğü merkez dışı birimlere ödenek göndermektedirler. Ödenek gönderme görevinin verildiği ilgili merkez biriminin harcama yetkilisi, merkez dışı birimlere, ihtiyaçlarında kullanılmak üzere "Ödenek Gönderme Belgesi" düzenlemek suretiyle ödenek göndermektedir. Bu şekilde ödenek gönderilen, Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüklerinin, bunların bağlantısı olan müdürlüklerin ve Ticaret İl Müdürlüklerinin en üst yöneticisi harcama yetkilisi olmaktadır. Yurtdışı teşkilatına tahsis edilen ödeneklerin harcama yetkilisi Üst Yönetici tarafından belirlenmektedir. Harcama Yetkilisi, aynı zamanda, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 4'üncü maddesinde, idarenin ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlileri olarak tanımlanan İhale Yetkilisidir. Ayrıca, kanunların verdiği yetkiye istinaden yönetim kurulu, icra komitesi, komisyon ve benzeri kurul veya komite kararıyla yapılan harcamalarda, harcama yetkisinden doğan sorumluluk kurul, komite veya komisyona ait olmaktadır. 6. Harcama Yetkilisinin Sorumluluğu Harcama Yetkilisi, harcamaların, bütçe ilke ve esaslarına, kanunlar, tüzükler ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından sorumludur. Bütçeden harcama yapılabilmesi, harcama yetkilisinin harcama yapılması yönünde talimat/onay vermesiyle mümkündür. 7. Harcama Talimatı ve Onay Belgesi Bütçeden yapılacak bir harcama için, Harcama Yetkilisinin iradesini ortaya koyacağı iki belge türü vardır. a.Harcama Talimatı: Kamu ihale mevzuatına tabi olmayan bir giderin idare adına geçici veya kesin olarak ödenebilmesi için, giderin konusunu, gerekçesini, yapılacak iş veya hizmetin süresini, hukuki dayanaklarını, tutarını, kullanılabilir ödeneğini, tertibini, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgileri gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belge. b.Onay Belgesi: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nda hüküm altına alınan, "Açık İhale, Belli İstekliler Arasında İhale ve Pazarlık" usullerinden biri ile yapılacak alımlarda, kamu ihale mevzuatında standart form olarak belirlenen ihale onay belgeleri; doğrudan temin suretiyle veya kamu ihale mevzuatında belirtilen istisnai alımlarda ise alım konusu işin nev'i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belge. 8. Gerçekleştirme Görevlisi Gerçekleştirme Görevlisinin, Harcama Yetkilisi tarafından, yardımcısı veya hiyerarşik olarak kendisine en yakın yönetim kademesinde bulunan kişi veya kişiler arasından belirlenmesi gerekir. Örneğin, Ticaret İl Müdürlüğünde, Harcama Yetkilisi olan İl Müdürünün, kendisine en yakın yönetim kademesindeki Şube Müdürünü Gerçekleştirme Görevlisi olarak belirlemesi gerekmektedir. Gerçekleştirme Görevlisinin birden fazla belirlenmesi mümkündür. Gerçekleştirme Görevlisi, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütür. Elektronik ortamda oluşturulan ortak bir veri tabanından yararlanmak suretiyle yapılacak harcamalarda, veri giriş işlemleri gerçekleştirme görevi sayılır. 14.06.2007 tarihli ve 5189/1 sayılı Sayıştay Genel Kurul Kararı'nda; Gerçekleştirme Görevlisinin, gerçekleştirme belgelerinin ödeme emri belgesine doğru aktarılması yanında, ön mali kontrol görevi kapsamında, harcama sürecindeki diğer belgelerin doğruluğundan ve mevzuata uygunluğundan Harcama Yetkilisi ile birlikte sorumlu olduğu, Gerçekleştirme belgelerinin hazırlanması, taslak metinlerin yazılması, temize çekilmesi, kaydedilmesi, bilgisayara giriş yapılması gibi yardımcı hizmetlerin gerçekleştirme görevi kapsamında değerlendirilmesinin mümkün bulunmadığı, Ortak veri tabanına girilen verilerin doğruluğu halinde, çıktının doğruluğu sistemce güvenceye bağlandığından, elektronik ortamdan alınan çıktının sıhhati, doğrudan doğruya veri girişinin doğruluğuyla ilgili bulunduğundan, bu nedenlerle, elektronik ortamda oluşturulan veri tabanından yararlanılarak yapılacak harcamalarda, sisteme girilecek verilerin bulunduğu belgeleri düzenleyen ve imzalayan görevlilerin, bu işlemle ilgili gerçekleştirme görevlisi olarak kabul edilmesi ve yaptığı işlemlerden harcama yetkilisi ve sorumluluğu bulunan diğer gerçekleştirme görevlileriyle birlikte sorumlu tutulmaları gerektiği belirtilmiştir. 9. Harcama Yetkisinin Devri 9.1. Birim İçinde Harcama Yetkisinin Devri Harcama yetkisinin devredilmesine ilişkin usul ve esaslar, 5018 sayılı Kanun'un 31'inci maddesinin beşinci fıkrası uyarınca, Maliye Bakanlığınca, 1 ve 2 Seri Nolu Harcama Yetkilileri Hakkında Genel Tebliğler ile belirlenmiştir. Kamu hizmetlerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlamak amacıyla; a.Merkez teşkilatı harcama yetkilileri, bu yetkilerini yardımcılarına, yardımcısı olmayanlar ise hiyerarşik olarak bir alt kademedeki yöneticilere, b.Merkez dışı birimlerde; Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürleri, harcama yetkilerini yardımcılarına, Ticaret İl Müdürleri bir alt kademedeki yöneticilere, Kısmen veya tamamen devredebilirler. Her bir harcama işlemi itibarıyla, mal ve hizmet alımlarında 250.000,00 (İkiyüzellibin) Türk Lirasını, yapım işlerinde 1.000.000,00 (Birmilyon) Türk Lirasını aşan harcamalara ilişkin harcama yetkisi hiçbir şekilde devredilemez. Yapılacak diğer harcamalar için, herhangi bir parasal sınır olmaksızın harcama yetkisi devredilebilir. Harcama yetkisinin devredilmesinde; yetki devrinin yazılı yapılmasına, devredilen yetkinin sınırlarının açıkça belirlenmiş olmasına ve yetki devri yapıldığının ilgili yerlere bildirilmesi gerekliliğine dikkat edilmelidir. Merkez teşkilatında harcama yetkisinin devri ve bu yetkinin geri alınması; Üst Yöneticiye, Strateji Geliştirme Başkanlığına ve Muhasebe Yetkilisine, Merkez dışı birimlerde harcama yetkisinin devri ve bu yetkinin geri alınması; Strateji Geliştirme Başkanlığına ve Muhasebe Yetkilisine yazılı olarak bildirilmelidir. Merkez teşkilatı harcama yetkisinin devri ve bu yetkinin geri alınmasına ilişkin Üst Yöneticiye yapılması gereken bildirim, Strateji Geliştirme Başkanlığına yapılan bildirim ile yerine getirilmiş olacaktır. Harcama yetkisinin devredilmesi, yetkiyi devredenin idari sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Harcama Yetkilisinin, kanuni izin, hastalık, geçici görev, disiplin cezası uygulaması, görevden uzaklaştırma ve benzeri nedenlerle geçici olarak görevinden ayrılması halinde, harcama yetkilisi vekâleten görevlendirilen kişidir. Bu gibi durumlarda, harcama belgesinin ekine, harcama yetkilisinin görevi başında olmadığına ilişkin resmi belgenin ve yerine vekâlet edilmesine ilişkin onay veya benzeri belgenin eklenmesi uygun olacaktır. 9.2. Birimler Arası Harcama Yetkisinin Devri Harcama Yetkilisi, ilgili mevzuatı uyarınca ihale usullerinden biri ile yapılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin ihale işlemlerine ilişkin olarak, ihale yetkisiyle sınırlı olmak üzere, harcama yetkilerini, Üst Yöneticiden onay alınmak suretiyle, idarenin destek ve yardımcı hizmet birimlerine devredebilirler. Bu durumda, ihale onay belgesinin düzenlenmesinden sözleşmenin imzalanmasına kadar geçen süreçteki tüm ihale işlemlerine ilişkin ihale yetkisi, yetki devredilen birim yöneticisi tarafından kullanılır. İşin yaklaşık maliyetinin belirlenmesi ve teknik şartnamenin hazırlanması gibi ihale öncesi işlemlerin ilgili harcama birimi veya yetki devredilen birim tarafından hazırlanması mümkündür. 9.3. Birimler Arası Harcamaya İlişkin İşlemlerin Devri Ödeneğin tahsis edildiği harcama biriminin talebi üzerine, harcama yetkililiği görevi uhdesinde kalmak ve Üst Yöneticinin onayı alınmak şartıyla, harcama birimlerinin bazı mali işlemlerinin, idarelerin destek ve yardımcı hizmet birimleri tarafından yerine getirilmesi mümkündür. 9.2. ve 9.3.'te yer alan devir işlemlerinde, Üst Yönetici onayı, yetki devri talebinde bulunan birimin tek olması durumunda, yetki devri yapılacak birimin koordine parafı alınmak suretiyle bu birim tarafından; birden fazla birimin yetki devri talebi bulunması halinde, bu taleplere istinaden, yetki devri yapılacak birim tarafından doğrudan alınır. Bu onayda, yapılacak harcamaya ilişkin görev dağılımını gösteren hususlara da yer verilir. Ayrıca, ödeme emri belgesinin düzenlenmesi dahil, iş ve işlemlerin hangi birim personeli tarafından yürütüleceğinin belirtildiği Harcama Talimatı/Onay Belgesi, harcama işlemlerinin devredildiği birime gönderilerek mali işlemlerin bu birim tarafından yapılması sağlanır. 10. Görevler Ayrılığı Her faaliyet ve mali karar ile işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevlerinin farklı kişilere verilmesi gerekmektedir. Nitekim ödeme belgesini hazırlayan ve onaylayan konumlarında olan Harcama Yetkilisi ile Gerçekleştirme Görevlisinin aynı kişi olarak belirlenmesi mümkün değildir. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı durumlarda, risklerin farkında olunmalı ve gerekli önlemler alınmalıdır. 11. Diğer Hususlar Bu Genelge'nin uygulanmasına ilişkin ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye ve uygulamayı yönlendirmeye Strateji Geliştirme Başkanlığı yetkilidir. Bilgilerini ve gereğini rica ederim. Cenap AŞCI Bakan a. Müsteşar