Stratejik plan hazırlama (Planlama ekibi BSPE, planlama koordinatörü BSPK, taşra çalışma grupları) (2017-1)

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :79958101-010.06.01 Konu :2018-2022 Stratejik Plan Hazırlama Genelgesi (1) 17.01.2017 / 21925606 2017/2 Sayılı Genelgede ilgi tutulmuştur. GENELGE (2017/1) 24.12.2003 tarihli ve 25326 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak 2006 yılında yürürlüğe giren 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 9 uncu maddesi gereği hazırlanması gereken stratejik plan, mezkûr Kanunda, "kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren plan" olarak tanımlamıştır. Aynı Kanunda, "Kamu idareleri; kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlarlar." hükümlerine yer verilmiştir. 26.05.2006 tarihli ve 26179 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 5 inci maddesinde; "Stratejik planlama sürecinde; kamu idaresinin hizmetinden yararlananların, kamu idaresi çalışanlarının, sivil toplum kuruluşlarının, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile ilgili diğer tarafların katılımları sağlanır ve katkıları alınır'' denilmektedir. 26.05.2006 tarihli ve 26179 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve 28/07/2011 tarihli ve 28008 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan "Kamu İdarelerince Hazırlanacak Stratejik Planlara Dair Tebliğ (Sıra No:1)" gereğince ilk Stratejik Planımız 2013-2017 dönemi için hazırlanmış ve yürürlüğe girmiştir. Kalkınma Bakanlığı tarafından hazırlanarak 30.04.2015 tarihli ve 29342 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan "Kamu İdarelerince Hazırlanacak Stratejik Planlara Dair Tebliğ"de, stratejik planların Onuncu Kalkınma Planıyla uyumunun sağlanması istenilmektedir. Yine aynı Tebliğin ekinde yer alan Kurumsal Sorumluluklar Tablosunda, Öncelikli Dönüşüm Programına göre kamu idarelerinin hazırlamakta ya da uygulamakta oldukları stratejik planlarının, Kalkınma Planında sorumlu oldukları amaç, hedef, politika ve eylemlerle uyumlu olmasına önem verilmesi gerektiği hükmü getirilmiştir. 2018-2022 Stratejik Planı kapsayan önümüzdeki 5 yıllık süreçte merkez ve taşra birimlerimizin, ihtiyaçlar ve yetkinlikler de göz önünde bulundurarak tespit edeceği stratejik amaç ve hedefler ile Bakanlığımız ihtisaslaşma yolunda önemli bir adım atmış olacaktır. Gümrük ve Ticaret Bakanlığı olarak hazırlayacağımız stratejik planımızda, hizmet kalitesini ve verimliliğini arttıracak teknik ve fiziki altyapı kurulacaktır. Bakanlığımız 2018-2022 dönemi stratejik plan çalışmalarına başlanılmıştır. Bu çerçevede stratejik plan çalışmalarının başarısı için aşağıda belirlenen hususların yerine getirilmesinde gerekli hassasiyetin gösterilmesi büyük önem taşımaktadır. Bakanlığımızda Stratejik Planlama Kurulu ve Stratejik Planlama Ekibi kurulacaktır. Birimler düzeyinde ise birim harcama yetkilisi tarafından Birim Stratejik Planlama Koordinatörleri ve Birim Stratejik Planlama Ekibi, Bölge Müdürlükleri ve Ticaret İl Müdürlüklerinde de Çalışma Grupları oluşturulacak, oluşturulan bu gruplar 25.01.2017 tarihine kadar Strateji Geliştirme Başkanlığına yazı ile bildirilecektir. Bu ekiplerin görevleri şu şekildedir. 1- Bakanlık Stratejik Planlama Kurulu (Yönlendirme Kurulu): Müsteşar başkanlığında idarenin harcama yetkililerinden oluşur. Yönlendirme kurulunun temel sorumlulukları; Bakanlığımız Stratejik Planlama Ekibi tarafından hazırlanan stratejik plan hazırlık programının onaylanarak yayımlanması, ayrıca stratejik planlama sürecinin ana aşamalarının ve çıktılarının kontrol edilmesi, harcama birimlerinin stratejik planlama sürecine katılımının sağlanması ve tartışmalı hususların görüşülüp karara bağlanması ile Bakanlık Stratejik Planlama Ekibine ait çalışmaların yönlendirilmesi, denetlenmesi, koordine edilmesi ve çalışmaların sonuçlandırılarak Bakanlığımızın 2018-2022 Stratejik Planının hazırlanması ve Kamuoyuna sunulmasını kapsamaktadır. 2- Bakanlık Stratejik Planlama Ekibi (BSPE): Stratejik Planlama Ekibi Strateji Geliştirme Başkanlığı koordinasyonunda, harcama birimlerinin temsilcilerinden oluşur. Harcama birimleri BSPE'de yer almasını istediği personele ait isimleri 25.01.2017 tarihine kadar Strateji Geliştirme Başkanlığına yazı ile bildirecektir. BSPE, stratejik plan hazırlık programını hazırlar ve onaylanmak üzere Yönlendirme Kuruluna sunar. Diğer taraftan BSPE, Stratejik Planlama Kurulunca alınan kararlar ve verilen görevler doğrultusunda stratejik planlama çalışmalarını yönlendirmek ve birimlerin yaptıkları çalışmaları gözden geçirerek konsolide etmek ve son şeklini vererek hazırlayacağı Bakanlık stratejik planını Stratejik Planlama Kuruluna sunmakla sorumludur. Ekip ayrıca, stratejik planlama sürecinin hazırlık programına uygun olarak yürütülmesi, gerekli faaliyetlerin koordine edilmesi ve üst yönetici onayına sunulacak belgelerin hazırlanmasından sorumludur. Ekip başkanı; ekibin oluşturulması, çalışmaların planlanması, ekip içi görevlendirmelerin yapılması, ekip üyelerinin motivasyonu ile ekip ve yönetim arasında eşgüdümün sağlanması görevlerini yerine getirir. Stratejik planlamanın bütün aşamalarında önemli rol üstlenecek olan planlama ekibinin amaca uygun bir yapıda kurulması, çalışmaların başarısı için kritik öneme sahiptir. Stratejik planlama ekibi oluşturulurken üyelerin bireysel özelliklerinin yanı sıra oluşacak grubun niteliği de göz önünde bulundurulmalıdır. 3- Stratejik Planlama Ekibi Üyesi: Grubun oluşturacağı değer ve ilkeleri benimseyebilmeli, grupla uyumlu çalışabilme niteliklerine sahip olmalı, görev yaptığı birimi temsil edebilmeli, stratejik planlama çalışmalarına yeterli zamanı ayırabilmeli, çalışmalara katkıda bulunacak bilgi, birikim ve tecrübeye sahip olmalı, çalışmalara gönüllü olarak katılmalıdır. 4- Stratejik planlama ekibinde; idarenin ana hizmet birimleri yeterince temsil edilmeli, farklı kademelerdeki yöneticiler bulunmalı, farklı uzmanlık alanlarına sahip kişiler yer almalı, çalışma süresince üyelerin devamlılığı sağlanmalıdır. 5- Stratejik planlama ekibi üye sayısının, birlikte karar almayı imkansız hale getirecek kadar çok olmaması, farklı fikir ve birimlerin temsiline izin vermeyecek kadar da az olmaması gereklidir. 6- Strateji Geliştirme Başkanlığı (SGB): Görevi stratejik planı hazırlamak değil, plan çalışmalarını koordine etmektir. Ayrıca stratejik planlama çalışmalarında; toplantıların organizasyonu, idare içi ve dışı iletişimin sağlanması ve belge yönetimi gibi destek hizmetleri SGB tarafından sağlanır. 7- Birim Stratejik Planlama Koordinatörleri (BSPK): Stratejik Planlama Kurulu tarafından onaylanan hazırlık programını birimde uygulamak, harcama birimleri ile Bakanlık Stratejik Planlama Ekibi arasındaki iletişimi ve bilgi akışını sağlamaktan sorumludur. 8- Birim Stratejik Plan Ekibi (BSPE) kurulması için, Harcama birimleri, bu Genelgede (stratejik planlama ekibi üyesi) belirtilen niteliklere haiz personeli birim stratejik planlama ekibinde görevlendirir. Birim stratejik planlama ekibi tarafından gerekli görüldüğü durumlarda, ekibin çalışmalarına katkı sağlamak üzere harcama birimleri bünyesinde alt çalışma grupları oluşturulabilir. 9- Birim Stratejik Plan Ekibi, birimin stratejik planını (amaç, hedef ve stratejik performans göstergelerini belirlemek suretiyle) hazırlar ve bu süreçte ortaya çıkacak bilgi ihtiyaçları ve sorunlarını Stratejik Planlama Birim Koordinatörlerine bildirir. Bakanlığımızın Stratejik Plan Ekibi ise iletilen bu ihtiyaçlar ve sorunlar konusunda gerekli tedbirleri almakla yükümlüdür. 10- Bölge ve İl Müdürlükleri Çalışma Grupları: Bölge Müdürlüklerimizde; Bölge Müdürünün Koordinasyonunda Bölge Müdür Yardımcıları, Şube Müdürlerinin de yer aldığı Bölge Müdürlük personelinden oluşur. Ticaret İl Müdürlüklerimizde ise; İl Müdürünün Koordinasyonunda İl Müdür Yardımcılarının da yer aldığı İl Müdürlüğü personelinden oluşur. Çalışma Grupları, yaptıkları çalışmaları Stratejik Planlama Ekibine göndermekle yükümlüdür. 11- Stratejik Planlama Kurulu tarafından hazırlık programı onaylanarak uygulamaya konulacaktır. Programda belirtilen aşamaların belirtilen zamanda bitirilmesi gerekmektedir. Bu sürecin uygulama ve takibi konusunda Bakanlık Stratejik Plan Kurulu, birim hazırlık programlarının uygulanması ve takibi konusunda ise Birim Stratejik Plan Koordinatörleri, tüm bu işlemlerin takibi ve koordinesinden sorumlu olacaktır. 12- Bu kapsamda Strateji Geliştirme Başkanlığının hazırlayacağı zaman çizelgesine (iş takvimi) göre stratejik planlama çalışmaları sonlandırılacak olup, Bakanlığımızın 2018-2022 dönemi Stratejik Planının, Kalkınma Bakanlığına 30 Haziran 2017 tarihine kadar teslim edilmesi gerekmektedir. Strateji Geliştirme Başkanlığınca ihtiyaç duyulması halinde bu süre 3 aya kadar uzatılabilecektir. Stratejik Plan Hazırlık Programı ve zaman çizelgesi (iş takvimi) Strateji Geliştirme Başkanlığınca hazırlanarak Genelge ile ayrıca duyurulacaktır. Bu itibarla, performans programı ve bütçe hazırlıklarında esas alınmak üzere Maliye Bakanlığı ile Kalkınma Bakanlığına ve ayrıca Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığına ve Sayıştay Başkanlığına gönderilerek kamuoyuna duyurulacak olan "Bakanlığımız 2018-2022 Stratejik Planı"nın hazırlanması sürecine birim amirlerince gerekli katılım ve her türlü katkının sağlanması hususlarında gerekli hassasiyetinin gösterilmesini önemle rica ederim. Cenap AŞCI Bakan a. Müsteşar Dağıtım: Tüm Merkez ve Taşra Birimler