Gümrük Müsteşarlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (Mülga)

Gümrük Müsteşarlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik 9/1/1995 tarihli ve 22166 sayılı Resmi Gazete 04.05.2005 tarihi itibariyle İlgili Yönetmelik ile YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMIŞTIR. Genelgeler 1 Tasarruflu Yazılar 1 İmha Edilecek Malzeme Madde 19 İmha şekilleri Madde 27 BİRİNCİ KISIM Amaç, Kapsam ve Tarifler Amaç Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı, Gümrük Müsteşarlığının merkez ve taşra teşkilatınca düzenlenen tasnif edilen arşiv malzemesi ile ilerde arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tesbit edilmesi herhangi bir sebepten dolayı kayba uğramaması, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin tesbiti, ayıklanması, imhası ile arşivlik malzemenin ilgililer tarafından incelenip yararlandırılabilecek şekilde muhafaza edilmesine dair usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönetmelik, Gümrük Müsteşarlığı merkez ve taşra teşkilatında bulunan arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin tesbiti, ayıklanması ve muhafazası ile muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin imhası hakkında uygulanır. Tarifler Madde 3- Bu Yönetmelikte geçen; a) Arşiv malzemesi: Gümrük Müsteşarlığı teşkilatı ve görevleri hakkında çıkan 485 sayılı KHK ile Müsteşarlığımız birimlerine verilen görevlerin ifası sırasında düzenlen ve Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya kesin sonuca bağlanmış dosyalardan 15 yıl geçmiş olup, Müsteşarlığımız birimlerinin işlemleri sonucunda teşekkül eden ve Müsteşarlığımız kurum arşivi tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasî, sosyal, kültürel, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idarî, iktisadî, ilmî, edebî, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan ayrıca ait olduğu devrin çeşitli sosyal özellikleri belirtilen her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belge ve malzemeler ile ilgili her türlü belgeleri, b) Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, c) Birim arşivi: Gümrük Müsteşarlığı teşkilatında yer alan (Müsteşarlık Makamı, Genel Müdürlük, Başkanlık, Müşavirlik, Sekreterlik ve Müdürlük gibi) birimlerin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu birimlerde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv ünitelerini (Kurumun taşra, bölge ve yurtdışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.), d) Kurum arşivi: Gümrük Müsteşarlığı teşkilatı içinde yer alan birimlerin işlemleri sonucunda teşekkül eden ve merkeze devredilmesi gereken arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin saklandığı Müsteşarlık Merkez Arşivi, e) Ayırım: Kurum arşivine devretmek üzere birim arşivinde bulunan ve saklama süresini tamamlayan arşivlik malzemenin tesbit işlemini, f) Ayıklama: Mevcut malzemeden muhafazasına lüzum kalmayanların tesbit işlemini, g) İmha: Muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin yok edilmesi işlemini, h) Genel Yönetmelik : 16/5/1988 gün ve 19816 sayılı Resmi Gazete'de yayınlanan "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik", ı) Yönetmelik : İş bu Yönetmeliği, i) Müsteşarlık : Gümrük Müsteşarlığı'nı, ifade eder. İKİNCİ KISIM Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Kurum Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma Koruma Yükümlülüğü Madde 4- A - Merkezde; Kurum arşivinin koruma yükümlülüğü, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından sağlanır. Bu yükümlülüğün yerine getirilmesi sırasında, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı açısından : a) Kurum arşivini, resmi çalışma saatleri içerisinde faydalanmaya açık bulundurmak ve birimlerce görevlendirilen personelin giriş çıkışını kontrol etmek ve kayıtlarını tutmak, b) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin almak, c) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimî çalışır durumda bulundurmak, d) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulmasını sağlamak, e) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevî maddeleri kullanmak, f) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarını dezenfekte ettirmek, g) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlemek, h) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme 12-15 derece arasında) tutulmasını temin etmek, ı) Birimlere ayrılan bölmelere ait, olağanüstü durumlarda kullanılmak üzere Arşiv Şube Müdürlüğü'ne teslim ettikleri iç kapı anahtarlarını, mühürlü bir kasada saklamak ve gerektiğinde müdahale etmek üzere söz konusu mühürlü kasanın açıldığını bir tutanakla tesbit etmek, i) Kurum arşiv binalarının ve birimlere ait bölmelerin temizliğini yapmak veya yaptırmak, j) Bu Yönetmelik hükümleri gereğince, kurum arşivinin güvenliğini sağlamak bakımından Savunma Uzmanlığı ile işbirliği yapmak ve gerekli tedbirleri almak. B- Birimler Açısında; a) Birimlerde, yukarıdaki maddelerde belirtilen koruma yükümlülüğüne paralel olarak birimlerinde bulunan ve kurum arşivine intikal etmemmiş arşivlik malzemenin korunması için gerekli tedbirleri almak, b) Kurum arşivinde birimlere ayrılan bölmelerde gerekli güvenlik önlemlerinin alınmasına yardımcı olmak, olarak belirlenmiştir. Malzemenin Gizliliği Madde 5 - Birimler arşiv hizmetleri için şubelerinden birini görevlendirirler. Birim arşivindeki veya birimlerin kurum arşivine yerleştirdikleri malzemenin gizliliğinin sağlanmasından öncelikle, birimlerin arşiv hizmetleri için görevlendirdikleri personel ile sözkonusu arşivden gerek görevi gerekse araştırma ve inceleme maksadıyla yararlananlar sorumludurlar. Arşive konulan arşivlik malzemelerin gizliliğinin kaldırılması ilgili birimin teklifi ve Müsteşarlık Makamının onayı ile kararlaştırılır. Saklama Süresi Madde 6- Müsteşarlık merkez birimlerinde arşivlik malzeme, birim arşivlerinde en son işlem tarihinden itibaren 1-5 yıl süre ile saklanır. Saklama süresi sonunda birimlerince kurum arşivine devredilen arşivlik malzeme arşiv malzemesi vasfını kazanmasından itibaren 10-14 yıl süre ile kurum arşivinde saklanır. Ancak denetim elemanlarınca düzenlenen her türlü rapor lüzum görüldüğü sürece birimlerinde muhafaza edilir. Müsteşarlık taşra teşkilatındaki arşivlik malzemeler arşiv malzemesi vasfını kazanana kadar birim arşivinde bekletilir. Bu süre sonunda (merkezde) bağlı olduğu birim aracılığıyla kurum arşivine devredilir. İmha edilecek malzeme, bu maddede belirtilen saklama süresine tabi değildir. Yararlanma ve Yararlanma Usul ve Esasları(26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile Değişik) Madde 7- Müsteşarlık elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden, yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda, 31/1/2002 tarihli ve 2002/3681 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren esaslar uygulanır. (26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile Değişik) Arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle kurum arşivinden dışarı verilmez. Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili birimlerce görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir. Müsteşarlık birimlerince görevlendirilmiş kişilere inceleme yapmak üzere Kurum Arşivinden arşivlik malzeme verilebilir. Alınan arşivlik malzeme inceleme sonunda geri verilir. Birim arşivinden gerektiğinde görülmek ve incelenmek üzere, dışarı çıkarılmamak kaydıyla arşivlik malzeme alınabilir. Alınan malzeme inceleme sonunda geri verilir. ÜÇÜNCÜ KISIM Birim Arşivi İşlemleri Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması Madde 8- Birimlerin bünyesinde oluşmuş belgeler, her yılın Ocak ayı içerisinde ilgili ünitelerde gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler, işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur. Ayırım işlemlerini müteakip işlemi tamamlanmış olan birim arşivine devredilecek malzeme, ilgili ünitelerde işin ve malzemenin özelliklerine göre; a) Birimi(ünite dahil), b) İşlem yılı, c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, d) Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır. Ancak, sicil dosyaları, sicil numarası (Kurum numarasına ilaveten, emeklilik sicil numarası da belirtilmelidir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de, buna göre bir yerleştirme yapılır. Uygunluk Kontrolü Madde 9- Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilmesi gereken malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde; a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına, b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine, c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, d) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim ve ünite adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına, g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim ve ünite adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin sayfalarının yırtık, kopuk ve eksik olup olmadığına ve kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine, bakılır, eksikleri varsa tamamlanır. Uygunluk kontrolü, ilgili ünite personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır. Malzemenin Birim Arşivine Devri Madde 10- İlgili ünitelerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, bu işlemleri müteakip takvim üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır. (İkinci Fıkra; 26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile Yürürlükten Kaldırılmıştır.)[1] Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile birlikte teslim edilir. Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrımı ve Devri Madde 11- Birim arşivinde bulunan ve saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, "Kurum Arşivine Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılır. Ayırıma tabi tutulan bu tür arşivlik malzeme kayıt defterleri veya föyleri ile birlikte kurum arşivine devredilir. Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha Madde 12- Birimler, arşivlerinde bekleme süresini dolduran 8 ve 11 inci maddeye göre işlem yapılan arşivlik malzemeden muhafazasına lüzum kalmayanları ayıklayarak düzenleyecekleri listeyi kurulacak ayıklama ve imha komisyonuna verirler. Bu tür malzemenin Kurum arşivine yerleştirilmesi ayrı olarak yapılır. Birim arşivlerinde imha işlemi yapılamaz. Ancak, Müsteşarlık taşra ve yurt dışı kuruluşlarında ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin imha ile ilgili hükümleri çerçevesinde birimlerce mahallinde yapılır. DÖRDÜNCÜ KISIM Kurum Arşivi İşlemleri Arşiv Malzemesinin Tasnifinde Esas Alınacak Kodlama Sistemi Madde 13- Teşkilat şemasına göre kodların tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır. (26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile Değişik)[2] Kurum Arşivinde Tasnif ve Yerleştirme Madde 14- Birimler ellerinde bulundurdukları arşivlik malzemeyi ve taşra teşkilatlarından tasnifi yapılmış olarak gönderilen arşiv malzemesini işlem gördüğü tarih ve oluşumu itibariyle konu bütünlüğüne uymak ve asli düzenlerini bozmamak şartıyla arşiv kodlama esasına göre bağlı klasörlerle kurum arşivinde kendilerine ayrılan bölmelere yerleştirirler. Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır. Tasnif işlemleri şu sırayı takip eder : a) Ayırımı yapılan evrak ve vesaikten, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleri ile birlikte bir araya getirilir. Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır. Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır. b) Daha sonra, birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik, kendi içerisinde "Gün, Ay ve Yıl" sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususular göz önüne alınır: i) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır. ii) Üzerinde yalnızca "ay"ı olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur. iii) Eski harfli belgelerdeki Hicrî ve Rumî tarihler, Miladî tarihe çevrilerek alınır. iv) Bazı eski harfli evrak ve vesaikte, tarihler, "ay" olarak üç parçaya bölünerek, "Evail", "Evasıt" ve "Evahir" tabirleri ile kullanıldığından; "Evail" yazılı olanlar, ait oldukları ayın 10 uncu gününden sonraya, -"Evasıt" yazışı olanlar, ait oldukları ayın 20 nci gününden sonraya; "Evahir" yazılı olanlar ise, ait oldukları ayın 30 uncu gününden sonraya konulur. Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur. v) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir. c) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu Daire Başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek: 1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. (26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile Değişik) Aynı damganın "Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur. (26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile Değişik) "Klasör Numarası" bölümünde evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı, bağlı klasöre verilecek müteselsil numara yazılır. "Dosya Numarası" bölümüne, bir klasörde yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır. "Evrak Sıra Numarası" bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası", aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından , evrakın eklerine de basılır. Kodlamada, "Klasör Numarası", "Dosya Numarası", "Evrak Sıra Numarası" bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz. d) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu" (Ek: 2) konacaktır. e) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği klasörlerin sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, "Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek:3), "Dosya Numarası" hanesine, bir klasörde yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile ayrıca "İşlem Yılı" yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil, "İşlem yılı" kaydedilir. Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için; klasör etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, "İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla klasör içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, "İşlem Yılı" hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır. f) Klasörlere verilecek sıra numaraları, seriler halinde müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra numaraları ise, yıl ve yıl gruplarına göre yeniden başlatılır. g) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir ve daha sonra kataloglara geçirilir. Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerindeki tasarrufta bulunabilmek için birimlerce çıkarılan envanter ve katalogların bir örneği kurum arşivine devredilir. h) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde klasörlere (Ek: 4) konmuş olarak, arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir. Bu yerleştirmede raflarda, soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir. Yerleştirme işlemi, birimlerin idari yapılarına uygun olarak arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır. Bölmelerdeki raflara blok ve sıra numarası verilir. Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı, vb.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır. Devlet Arşivi'ne Gönderilecek Malzemenin Ayırımı ve Devri Madde 15- Kurum Arşivi ve taşra arşivlerinde saklanma süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek: 5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. (26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile Değişik)[3] Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir. (Bu fıkra, 26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile eklenmiştir) Arşiv malzemesinden hangilerinin Genel Müdürlükçe teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak kurum arşivinde kalacağı, kurum arşivinin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlükçe kararlaştırılır. Kurum arşivinde kalan arşiv malzemesinin saklanmasına devam olunur. Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi Madde 16- Birimlerce aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, herbiri için ayrı form düzenlenir. Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin; a) "Birimi" bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı, b) "Türü" bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu, c) "İşlem yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl, d) "Teşkilat kodu" bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla kurum, birim ve ünite kodları yanındaki klasör ve dosya bölümünde, klasör ve dosya numarası, e) "Envanter sıra numarası" bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası, f) "İşlem tarihi" bölümüne, evrakın gün, ay, yıl olarak aldığı tarih, g) "Sayı" bölümüne, evraka verilen sayı, h) "Gizlilik derecesi" bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (Gizli evrak "G" kısaltması ile gösterilir.), ı) "Konusu" bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama, i) "Adedi" bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet, j) "Açıklama" bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar, k) "Evrak sıra numarası bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır. Arşivlere Devredilmeyecek Malzeme Madde 17- Birimlerde işlemleri gereği genel mahiyette teksir edilmiş her türlü yazı, matbu form, boş beyanname, boş hesap cetveli ve yardımcı hesap cetvelleri, muhtelif boş defter ve yardımcı defterler ile Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri birim ve kurum arşivine devredilmez. BEŞİNCİ KISIM Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve İmha Komisyonları İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme (26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile Değişik) Madde 18- Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 19 uncu maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.. İmha Edilecek Malzeme Genelgeler 1 Madde 19- İmha edilecek malzeme, aşağıda gösterilmiştir. 1) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları, 2) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler, 3) Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî değeri olanlar hariç), 4) Adlî ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmî kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adî ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri, 5) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları), 6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, 7) Esasa taallük etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar, 8) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları, 9) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı, 10) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri, 11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı, 12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, 13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları, 14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları, 15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, 16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar, 17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler, 18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar, 19) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları, 20) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri, 21) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazılar, 22) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar, 23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları, 24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri, 25) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, 26) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile, 27) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin, imhasına kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonları"nca karar verilir. Kurum Arşivinde Yapılacak Ayıklama, İmha ve Damgalama Madde 20- kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonu, birimlerce ayırıma tabi tutulup, listeleriyle birlikte kurum arşivine intikal ettirmiş bulunan malzemeyi, ilgili birim arşivince görevlendirilecek elemanlarla birlikte yeniden gözden geçirerek, muhafazasına lüzum kalmayan malzemeyi kesin ayıklama ve imha işlemine tabi tutarlar. Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, birimlerince siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla Gümrük Müsteşarlığı "Kurum Arşivi" damgası ile damgalanır. Damga, evrakların ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili Madde 21- Ayıklama ve imha komisyonlarının oluşumu aşağıda gösterilmiştir. 1- Kurum Arşivinde Kurulacak Komisyon: Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemesi ayıklanacak ve imha edilecek birim amiri tarafından görevlendirilecek (Kamu İdaresi Evrak, Yönetimi ve aynı zamanda birimlerce yürütülen hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi) 2 temsilciden teşkil olunacak en az 5 kişilik bir "Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Birimler bünyesinde kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu komisyona tabii üye olarak katılırlar. 2- Taşra Teşkilatında Kurulacak Komisyonlar: a) İl Bazında Kurulacak Komisyon: Gümrükler Genel Müdürlüğü Taşra Teşkilatı için, Başmüdürlük ve Bağlı Müdürlükler dikkate alınarak, Başmüdür Yardımcısı, Müdür, Müdür Yardımcısı, Arşiv Sorumlusu, yoksa bu işle görevlendirilen kişi, kamu idare ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden oluşacak en az 5 kişiden oluşacak bir komisyon kurulur. Yeterli personel olmaması halinde ise bu komisyon en az 3 kişiden teşkil edilir. b) İlçe Bazında Kurulacak Komisyon : Başmüdürün görevlendireceği Başmüdürlük bünyesinde bir müdür ve o ilçedeki gümrük ise gümrüğün müdürü, müdür yardımcısı, arşive bakan şefi ve arşivde görevli memur ile kamu idare ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi bir temsilciden oluşacak en az beş kişilik bir komisyon kurulur. Yeterli personel olmaması halinde komisyon en az üç kişiden teşkil ettirilir. Gümrük Başmemurluğu ve Gümrük İdare Memurluklarında komisyon teşkili bağlı oldukları Gümrük Müdürlüğü, Müdürü Başkanlığında beş kişilik komisyon teşkili ile kurulur. Yeterli personel olmaması durumunda komisyon en az üç kişiden aşağı olamaz. c) Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğü Taşra Teşkilatı için Kurulacak Komisyon : Başmüdürün görevlendireceği Başmüdür Yardımcısının başkanlığında iki müdür, iki memur olmak üzere en az beş kişiden oluşacak komisyon, görevli bulundukları Başmüdürlük ve bağlantılarının il ve ilçe düzeyinde ayıklama ve imha işlemlerini yerine getirir. Bu komisyonda yeterli personel olmaması durumunda en az üç kişiden az olamaz. Ayıklama ve imha işlemlerinin süratli ve düzenli yapılabilmesi için birimlerce yardımcı personel görevlendirilebilir. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları Madde 22- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, Ayıklama ve İmha komisyonlarının nihaî kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 26 nci madde hükümleri saklıdır. Ayıklama ve imha komisyonları, imha edilecek malzemenin ayıklama ve imha işlemlerinin yönetmeliğe uygun olarak yapılmasından sorumludurlar. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları Madde 23- Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar. Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.(26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile Değişik)[4] İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir. (Bu fıkra 26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile eklenmiştir) ALTINCI KISIM İmha İşlemleri Ayıklama ve Tasnif Madde 24- Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, imha edileceği tarihe kadar arşivin ayrı bir bölümünde muhafaza edilir. İmha Listesinin Düzenlenmesi Madde 25- İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. (İkinci fıkra, 26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile yürürlükten kaldırılmıştır.)[5] İmha listelerinin Kesinlik Kazanması Madde 26- (26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile Değişik)[6] Kurum Arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Müsteşarın onayını müteakip kesinlik kazanır. Taşra arşivlerinde ise hazırlanan imha listeleri, Kurum Arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra Başmüdürün onayını müteakip kesinlik kazanır. İmha şekilleri Madde 27- (26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile Değişik)[7] İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp, okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır. İmha Tutanağı Madde 28- İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının Başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İmha listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme Madde 29- İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onayların biri ilgili birimde, diğeri ise kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler ve tutanaklar denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır. YEDİNCİ KISIM Dayanak, Yetki ve Çeşitli Hükümler Dayanak Madde 30- Bu Yönetmelik, 485 Sayılı Gümrük Müsteşarlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ile 28/9/1988 tarih ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun'un 6 ncı maddesine dayanılarak düzenlenen 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 45 inci maddesine göre hazırlanmıştır. Yetki Madde 31- Bu Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili olarak; a) Uygulamaya ilişkin yazışmalar yapmak, b) Kurum arşivinde her türlü düzenlemeyi yapmak ve yaptırmak, c) Müsteşarlık teşkilat yapısında değişiklik olması halinde (Başbakanlığın görüşü alınmak kaydıyla) Yönetmeliğe ilişkin, yeniden düzenleme çalışması yapmak, hususlarında İdari ve Mali İşler Başkanlığı yetkilidir. Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller Madde 32- Bu yönetmelikte düzenlemeyen hususlarda 16/5/1988 tarihinde Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik" hükümleri dikkate alınır. Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi (26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile eklenmiştir)Ek Madde 1- Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası compac dısk veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir ve bunun gibi arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi (26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile eklenmiştir)Ek Madde 2- Müsteşarlık elinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.Faaliyet Raporu (26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile eklenmiştir)Ek Madde 3- Müsteşarlık, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri, 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yer alan Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu ile müteakip takvim yılının Ocak ayında Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir. SEKİZİNCİ KISIM Son Hükümler Yürürlük Madde 33- Bu Yönetmelik hükümleri, yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 34- Bu Yönetmelik hükümlerini Başbakanlık Gümrük Müsteşarı yürütür. Ek:1 Arşiv yer damgası (Evrakın ön yüzüne) [8](26.02.2003 tarihli, 25032 sayılı R.G. ile yayımlanan Yönetmelik ile Değişik) 1 2 3 4 5 6 7 1,5 cm 1,5 1,5 2 1,5 1,5 1 1- Kurum kodunun yazılacağı bölüm Gümrük Müsteşarlığı 2- Birim kodunun yazılacağı bölüm (Genel Müdürlük veya müstakil Daire Başkanlığı 3- Alt birim kodunun yazılacağı bölüm (Daire Başkanlığı) 4- Hizmet türü kodunun yazılacağı bölüm (Dosya tasnif numarası almamış belgelerde, hizmetlerde farklılık varsa, bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer, dosya yönetmelikleri tatbik edilerek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod verme yoluna gidilmeyip, bu dosya numaraları EK 3'ün 8 inci hanesine yazılacaktır) 5- Kutu sıra numarasının kaydedileceği bölüm 6- Dosya sıra numarasının kaydedileceği bölüm 7- Evrak sıra numarasının kaydedileceği bölüm Ek:2 Dosya Muhteviyatı Döküm Formu ....................................... ............................................................ DOSYA MUHTEVİYATI DÖKÜM FORMU Sıra No. Tarih Sayı Konusu Adedi Açıklamalar Ek: 3 Etiket (kutu veya klasörün sırt kısmına) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1- Kurum kodu 2- Birim kodu 3- Alt birim kodu 4- Hizmet türü kodu5- Kutu veya klasör sıra numarası 6- Dosya sıra numarası 7- İşlem yılı 8- Evrakların müteselsil sıra numarası (.................. - .................. şeklinde) 9- Yıl grupları Ek:4 Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nde arşiv malzemesini en iyi şartlarda korumak maksadı ile asit derecesi düşük, dayanıklı, mikroorganizmaların üremesine sebep olacak maddeleri ihtiva etmeyen ve nem çekmeyen prespan malzemeden özel olarak Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü'ne imal ettirilen ve yukarıda örneği görülen Arşiv Kutusu kullanılmaktadır. DMO stok numarası:173413 Ek: 5 Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu T.C. ………………..BAKANLIĞI ……………………………… ARŞİV MALZAMASİ DEVİR-TESLİM VE ENVANTER FORMU Birimi: Dönemi: TÜRÜ: İŞLEM YILI: TEŞKİLAT KODU KUTU DOSYA ENV. SIRA NO. İŞLEM TARİHİ SAYISI GİZLİLİK DERECESİ KONUSU ADEDİ AÇIKLAMALAR EV. SIRA NO. Gümrük Müsteşarlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin Yürürlükten Kaldırılmasına Dair Yönetmelik Devlet Bakanlığından: 04.05.2005 tarihli, 25805 sayılı R.G. MADDE 1- 9/1/1995 tarihli ve 22166 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Gümrük Müsteşarlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik yürürlükten kaldırılmıştır.YürürlükMADDE 2- Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.YürütmeMADDE 3- Bu Yönetmelik hükümlerini Gümrük Müsteşarlığının bağlı olduğuBakan yürütür. [1] Yürürlükten Kaldırılan 2.Fıkra; Malzemenin bu şekilde tespit, ayırım ve birim arşivine devrine karar verme yetkisi, birimlerin münhasıran amirlerine aittir. [2] Değişmeden önceki hali; Birimler arşivlik malzemenin kurum arşivine devredilmesi sırasında aşağıda esasları belirtilen arşiv kodlama sistemine göre tasnif ve yerleştirme yaparlar. Müsteşarlık teşkilat şemasına göre; merkez teşkilatında kurum, birim ve üniteye kadar; taşra teşkilatında ise kurum, birim ve ilgili ünite kodları ayrı ayrı tespit edilir. Taşra teşkilatlarını, merkezdeki ünitelerden ayırdetmek için, il kodu söz konusu birim kodunun önüne yazılır. Kodlamada Uygulanacak Sıra : Kurum kodu : Başbakanlık Gümrük Müsteşarlığı'na verilen kod numarası, Birim kodu : Genel Müdürlük, Başkanlık, Müşavirlik, Sekreterlik ve Müdürlüğe verilen kod numarası, Ünite Kodu : Birimler bünyesinde yeralan Şubelerin kod numarası, İl koda : Alfabetik sıraya göre illere verilen numara, Kodların tespit edilmesinde aşağıdaki hususlar gözönünde bulundurulur: a) Mümkün olduğu kadar fazla rakam (harf veya rakam-harf) kullanılmasından kaçınılır. b) Yeni kurulan birim ve üniteler için kod ihdas edilirken, bunların eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir. c) Evrak ve vesaikin eklerine de, aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodlama, kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir. [3] Değişmeden önceki hali; Kurum arşivinde bekleme süresini doldurmuş, ayıklama ve imha komisyonlarının çalışmaları neticesinde arşiv malzemesi vasfını kazanan arşivlik malzeme, Genel Yönetmelik hükümlerine göre ilgili birimce "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu ", (Ek: 5) düzenlenerek, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı'nın koordinesinde, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne devredilir. [4]Değişmeden önceki hali; Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonların oy çokluğu ile karar veremediği durumlarda, İta Amiri, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birimden, konusunda uzmanlaşmış iki kişiyi daha komisyonda görevlendirir. Bu komisyonun oy çokluğu ile alacağı karar geçerlidir [5] Yürürlükten kaldırılan fıkra; İmhası reddedilen evrak ve malzeme, ileride ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir. [6] Değişmeden Önceki Hali; Madde 26- Hazırlanan imha listeleri Merkezde Müsteşarlık Makamınca, taşrada Valinin onayına müteakip kesinlik kazanır. [7] Değişmeden önceki hali; İmha aşağıdaki esaslara göre yapılır: a) Kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları Genel Müdürlüğü'ne (SEKA) gönderilmesi veya anılan kurumun yetkili kuruluşlarına teslim edilmesi suretiyle yerine getirilir, Gizli evrak ve malzeme ile başkaları tarafından görülüp okunması mahzurlu olan malzemenin SEKA'ya verilmesi gerektiği takdirde, gönderilmeden önce özel makinelerle okunmayacak şekilde kıyılması şarttır. b) SEKA'ya gönderilmesi veya mahallinde özel makinelerle kıyılması mümkün olmayan, yahut ekonomik görülmeyen malzeme, 2886 sayılı İhale Kanunu'na göre, sorumluluk taraflarına ait olmak üzere, kıyılmak kaydı ile özel şahıslara ihale edilebilir. [8] Değişmeden önceki hali; Arşiv yer damgası (Evrakın arka yüzüne)