Ticaret Bakanlığı Etik Komisyonu ve Etik Davranış İlkeleri Yönergesi

TİCARET BAKANLIĞI ETİK KOMİSYONU VE ETİK DAVRANIŞ İLKELERİ YÖNERGESİ Personel Genel Müdürlüğünün 29.03.2021 / 62683797 yazıları ekidir BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve Kapsam MADDE 1 - (1) Bu Yönergenin amacı; Ticaret Bakanlığı yönetici ve personelinin görevlerini ve hizmetlerini yürütürken uymaları gereken etik davranış ilkelerini ve kurallarını belirlemek ve personelin etik davranış ilkeleri konusunda karşılaştıkları sorunlarla ilgili olarak görüş bildirmek, kurumsal etik kültürünü yerleştirmek ve geliştirmek üzere oluşturulacak Bakanlık Etik Komisyonunun çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. MADDE 2 - (1) Bu Yönerge; Ticaret Bakanlığı yönetici ve personelinin görev ve hizmetleri sırasında uymaları gereken etik davranış ilkelerine ve kurallarına, bu ilkelere ve kurallara uyulmaması sonucunda Bakanlığın farklı birimleri ve çalışanları arasındaki ilişkilerde ortaya çıkabilecek ya da Bakanlığın paydaşlarıyla ilişkilerinde yaşanabilecek etik sorunlara, oluşturulacak Etik Komisyonunun yapısına, çalışma usul ve esaslarına ilişkin hükümleri kapsar. Dayanak MADDE 3 - (1) Bu Yönerge 25/05/2004 tarihli ve 5176 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanuna ve bu Kanuna dayanılarak çıkarılan ve 13/04/2005 tarih ve 25785 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4 - (1) Bu Yönergede geçen; a) Bakan: Ticaret Bakanını, b) Bakanlık: Ticaret Bakanlığını, c) Başkan: Ticaret Bakanlığı Etik Komisyonu Başkanını, ç) Birim: Ticaret Bakanlığı merkez, taşra ve yurt dışı hizmet birimlerini, d) Komisyon: Ticaret Bakanlığı Etik Komisyonunu, e) Yönetici: 10.07.2018 tarihli ve 30474 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 3 sayılı Üst Kademe Kamu Yöneticileri İle Kamu Kurum Ve Kuruluşlarında Atama Usûllerine Dair Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi ekinde yer alan I ve II sayılı cetvellerde yer alan unvanları, f) Personel: Ticaret Bakanlığın merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatında görev yapan tüm personeli, g) Üye: Ticaret Bakanlığı Etik Komisyonu üyesini, ifade eder. Kurumsal Kimlik MADDE 5 - (1) Ticaret Bakanlığının merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında görev yapan personel iç ve dış ticaretin her alanında, iş sahipleri ve şahıslara adil, güvenilir, hızlı ve kaliteli bir kamu hizmeti sunar. Etik davranış ilkeleri MADDE 6 - (1) Bakanlık etik davranış ilkeleri aşağıda belirtilmiş olup; bu ilkelere aykırı davranışlar ilgisine göre Kamu Görevlileri Etik Kurulu, Bakanlık Etik Komisyonu ve Bakanlık Disiplin Kurulları tarafından değerlendirilip karara bağlanır. (2) Bakanlık yöneticileri: a) Kamu hizmetlerinin yerine getirilmesinde; sürekli gelişimi, katılımcılığı, saydamlığı, tarafsızlığı, dürüstlüğü, kamu yararını gözetmeyi, kamu kaynaklarını etkin, ekonomik ve verimli kullanmayı, hesap verebilirliği, öngörülebilirliği, hizmette yerindeliği ve beyana güveni esas alırlar. b) Birlikte yönetim anlayışını esas alarak, görev ve sorumluluklarını yerine getirirken çalışanların karar alma süreçlerine katılımlarının sağlanmasına önem verir. c) Bakanlık Mevzuatında belirtilen hükümleri dil, din, felsefi inanç, siyasi düşünce, ırk, cinsiyet ve benzeri sebeplerle ayrım yapmaksızın herkese uygular. ç) İnsan hakları ve özgürlüklerine saygı, şeffaflık, katılımcılık, dürüstlük, hesap verebilirlik, kamu yararını gözetme ve hukukun üstünlüğü ilkelerini temel prensip olarak kabul eder. d) Görev ve sorumluluklar yerine getirilirken dil, ırk, yaş, cinsiyet, engellilik durumu, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep ayrımı yapmadan, fırsat eşitliğini engelleyici davranış ve uygulamalara meydan vermeden tarafsızlık içerisinde hizmet gereklerine uygun davranır. e) Görev ve sorumluluklarını kamu hizmeti bilinci çerçevesinde saygı, nezaket ve dayanışma içinde yerine getirir. f) Bakanlık personelinin yönetim ile ilgili konularda endişe duymadan görüşlerini açık bir şekilde dile getirmelerine destek sağlar ve farklı görüşlere saygı duyar. g) Maiyetindekilere karşı nüfuz ve güç kullanmaz ve özlük haklarının kullanılmasını engellemez. Çıkar çatışmalarından kaçınır ve görevini ifa ederken karşılaştığı şahsi çıkar çatışmalarını derhal bir üst amirine bildirir. ğ) Bütün komisyon toplantılarında gizlilik kapsamı dışında kalan genel mahiyetteki etik ilkeleri ile ilgili alınan kararlara önem verir ve bu kararların uygulanması için gereğini yapar. h) Personel alımı ve personelin çeşitli görevlerde değerlendirilmesine ilişkin teşekkül ettirilecek olan komisyonlarda görev alması durumunda liyakat ilkesine özen gösterir, yasal sınırların ve etik davranış ilkelerinin dışına çıkmaz. ı) Kurum içi ya da kurum dışı görevlendirmeler ile iş dağılımında adalet ve hakkaniyet ilkelerine uygun hareket eder. i) Hiçbir personele kişisel çıkarı doğrultusunda yönlendirme yapmaz, yasalarca verilmeyen görevleri yapmaları için zorlamada bulunmaz. j) Bakanlığın amaç ve politikalarına uygun olmayan işlem veya eylemleri engellemek için görev ve yetkisinin gerektirdiği önlemleri zamanında alır. k) Emrindeki personelin usulsüzlük yapmasını önlemek için gerekli tedbirleri alır. Bu tedbirler; yasal ve idari düzenlemeleri uygulamayı, eğitim ve bilgilendirme konusunda uygun çalışmalar yapmayı, personelin karşı karşıya kaldığı mali ve diğer zorluklar konusunda dikkatli davranmayı ve kişisel davranışlarla personele örnek olmayı kapsar. l) Personelin etik davranış ilkelerine uyup uymadığını gözetlemek ve etik davranış konusunda rehberlik etmekle yükümlüdür. m) Yürüttüğü görevle ilgili bir iş, hizmet veya menfaat ilişkisi olan gerçek veya tüzel kişilerden kendileri, yakınları veya üçüncü kişi ya da kuruluşlar için doğrudan doğruya veya aracı eliyle herhangi bir hediye alamaz veya menfaat sağlayamaz. Ticaret ve diğer kazanç getirici faaliyetlerde bulunamaz. n) Görevi sırasında edindiği resmi veya gizli nitelikteki bilgileri kendisine, yakınlarına veya üçüncü kişilere doğrudan veya dolaylı olarak ekonomik, siyasal veya sosyal nitelikte bir menfaat elde etmek için kullanamaz. Bu bilgileri, görevdeyken ve görevden ayrıldıktan sonra yetkili makamlar dışında hiçbir kurum, kuruluş veya kişiye açıklayamaz. o) Kamu bina ve taşıtları ile diğer kamu malları ve kaynaklarını kamusal amaçlar ve hizmet gerekleri dışında kullanamaz ve kullandıramaz, bunları korur ve her an hizmete hazır halde bulundurmak için gerekli tedbirleri alır. ö) Kendisi, eşi ve velayeti altındaki çocuklarına ait taşınır ve taşınmazları, alacak ve borçları hakkında, 19/04/1990 tarihli ve 3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu ile 15.11.1990 tarihli ve 20696 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Mal Bildiriminde Bulunulması Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca yetkili makama mal bildiriminde bulunur. (3) Bakanlık personeli: a) İnsan hakları ve özgürlüklerine saygı, şeffaflık, katılımcılık, dürüstlük, hesap verebilirlik, kamu yararını gözetme ve hukukun üstünlüğü ilkelerini temel prensip olarak kabul eder. b) Görev ve sorumluluklar yerine getirilirken dil, ırk, yaş, cinsiyet, engellilik durumu, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep ayrımı yapmadan, fırsat eşitliğini engelleyici davranış ve uygulamalara meydan vermeden tarafsızlık içerisinde hizmet gereklerine uygun davranır. c) Görev ve sorumluluklarını kamu hizmeti bilinci çerçevesinde saygı, nezaket ve dayanışma içinde yerine getirir. ç) Bakanlığın misyon ve vizyonuna uygun davranarak ülkenin çıkarları, toplumun refahı doğrultusunda hareket eder. d) Görevin, standart ve süreçlere uygun olarak yerine getirilmesini sağlar ve bütün faaliyet, tutum ve davranışlarda Bakanlığın saygınlığının korunmasına çalışır. e) Çevreye ve topluma karşı duyarlılık gösterir, alınan kararlarda ve yapılan işlerde kamu yararını esas alır. f) Görevi ile ilgili kendi yetkisinde olan işlemleri dikkat ve itina ile tam ve zamanında yerine getirir. g) Görevi sırasında edindiği resmi veya gizli nitelikteki bilgileri kendisine, yakınlarına veya üçüncü kişilere doğrudan veya dolaylı olarak ekonomik, siyasal veya sosyal nitelikte bir menfaat elde etmek için kullanamaz, görevdeyken ve görevden ayrıldıktan sonra yetkili makamlar dışında hiçbir kurum, kuruluş veya kişiye açıklayamaz. ğ) Kamu bina ve taşıtları ile diğer kamu malları ve kaynaklarını kamusal amaçlar ve hizmet gerekleri dışında kullanamaz ve kullandıramaz, bunları korur ve her an hizmete hazır halde bulundurmak için gerekli tedbirleri alır. h) Kamu bina ve taşıtları ile diğer kamu malları ve kaynaklarının kullanımında israf ve savurganlıktan kaçınır; mesai süresini, kamu mallarını, kaynaklarını, işgücünü ve imkanlarını kullanırken etkin, verimli ve tutumlu davranır. Ayrıca özel işlerini mesai saatleri dahilinde yerine getiremez. ı) Kendisi, eşi ve velayeti altındaki çocuklarına ait taşınır ve taşınmazları, alacak ve borçları hakkında, 19/04/1990 tarihli ve 3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu, 15.11.1990 tarihli ve 20696 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Mal Bildiriminde Bulunulması Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca yetkili makama mal bildiriminde bulunur. i) Yürüttüğü görevle ilgili bir iş, hizmet veya menfaat ilişkisi olan gerçek veya tüzel kişilerden kendisi, yakınları veya üçüncü kişi veya kuruluşlar için doğrudan doğruya veya aracı eliyle herhangi bir hediye alamaz veya menfaat sağlayamaz. j) Yürütülen iş ve işlemlerde bilgi güvenliği politikalarını dikkate alır. İKİNCİ BÖLÜM Etik Komisyonu Etik komisyonunun oluşumu MADDE 7 - (1) Etik Komisyonu, Bakan tarafından belirlenen Bakan Yardımcısı başkanlığında, Personel Genel Müdürü, Hukuk Hizmetleri Genel Müdürü, Rehberlik ve Teftiş Başkanı ve İç Denetim Birimi Başkanından oluşur. (2) Etik Komisyonu üyelerinin görev süresi iki yıldır. Görev süresi biten üyeler Bakan onayı alınmak suretiyle yeniden görevlendirilebilir. (3) Bakanlık taşra birimlerinde, Personel Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alınmak suretiyle alt komisyonlar oluşturulabilir. Etik komisyonunun görev, yetki ve sorumlulukları MADDE 8 - (1) Etik Komisyonu; a) Bakanlığın birimlerine yönelik olarak Yönergede belirtilen etik kurallara ilişkin hususlarda değerlendirme yapar ve görüş bildirir. b) Bakanlıkta etik kültürünün yaygınlaşması, geliştirilmesi ve etik duyarlılığın artırılması için eğitim ve benzeri çalışmalara yönelik politika belirler. c) Hakkında değerlendirme yaptığı, karar aldığı ve görüş verdiği tüm etik konularda gizlilik içinde çalışır ve elde edilen tüm bilgi ve belgeleri saklı tutar. Gizlilik yasağı görevleri sona erdikten sonra da devam eder. ç) Yürüttüğü faaliyetlerde doğrudan Bakana karşı sorumludur. Etik komisyonunun çalışma usul ve esasları MADDE 9 - (1) Etik Komisyonunun çalışma düzenine ilişkin usul ve esaslar şunlardır: a) Komisyon, Başkanın çağrısı üzerine yılda en az iki defa ve üye sayısının salt çoğunluğunun katılımı ile toplanır. Gerektiğinde Başkanın çağrısı ile olağanüstü toplantı yapılabilir. Komisyonca değerlendirilecek dosyalar en geç iki ay içerisinde sonuçlandırılarak karara bağlanır. Gerektiğinde iki ay daha ek süre kullanılabilir. b) Komisyon, değerlendirmelerini dosya üzerinden yapar; gerektiğinde ilgili kişilerden yazılı ya da sözlü bilgi ve belge alabilir. Komisyon, incelenen konuya ilişkin ulusal ve uluslararası etik düzenlemeler, sozlesme, bildirge ve benzeri metinler çerçevesinde, dosyadaki mevcut bilgi ve belgelere dayalı olarak değerlendirme yapar ve görüş bildirir. Komisyon, ulusal ve uluslararası metinlerde düzenlenmemiş bir sorunla karşılaştığında, bu konuda bir ilke kararı alabilir. Kararlar, üyelerin tam sayısının salt çoğunluğuyla alınır ve üyeler tarafından imzalanır. Karara katılmayan üyeler gerekçelerini karara yazar. c) Komisyon, başvuruları etik ilkeler çerçevesinde değerlendirir. Komisyonun aldığı kararlar tavsiye niteliğindedir. Etik dışı davranış iddialarını içeren başvurular, incelenmek üzere yetkili disiplin kuruluna gönderilir. ç) Komisyon, gerektiğinde, konu ile ilgili Bakanlık içinden veya dışından uzmanları görüşlerine başvurmak üzere, Komisyon toplantılarına davet edebilir. Yapılan görüşmeler sonucunda alınan gerekçeli karar, Bakana sunulur. d) Komisyonun tüm inceleme, değerlendirme ve ilgili yazışmalarına ait belgelerinin en az 10 yıl süre ile Komisyona tahsis edilmiş ve Personel Genel Müdürlüğünün denetiminde olan bir arşivde saklanması zorunludur. Bakanlık Makamı ve Personel Genel Müdürlüğünde sekretarya hizmetlerini yürüten yetkililer hariç olmak üzere Komisyon Başkanı veya Personel Genel Müdürünün izni olmadan Komisyon evraklarına herhangi bir yoldan erişmek yasaktır. e) Başvurular gerçek kişiler tarafından yazılı dilekçe, elektronik posta veya tutanağa geçirilen sözlü başvuru yollarıyla yapılır. Yargı organlarınca incelenmekte olan veya karara bağlanmış bulunan başvurular ile Bakanlık İhbar ve Değerlendirme Komisyonu tarafından somut bilgi ve belgeye dayanmadığı değerlendirilen, kamu görevlilerini karalama amacıyla yapıldığı açıkça anlaşılan başvurular incelemeye alınmaz. 2) Çeşitli sebeplerden dolayı ilgili Genel Müdürün/Başkanın komisyon toplantısına katılamayacağı durumda yerlerine vekalet edenler komisyon toplantısına katılır. 3) Komisyonun sekretarya hizmetleri Personel Genel Müdürlüğünce yerine getirilir. 4) Etik Komisyonu Başkan ve üyeleri yetkili Disiplin Kurulu üyesi de olabilir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Resmi kimliğin açıklanması MADDE 10 - (1) Tüm personel görevi esnasında ve görevi ile ilgili olarak muhatap olduğu her şahsa, kimliğini açıklamalı, yazışmalarda telefonla ya da yüz yüze görüşmelerde kimliğini uygun bir biçimde belirtmelidir. Soruşturma veya gizli görev gibi kimliğin açıklanmasının görevden beklenilen sonucun alınmasını tehlikeye düşürebileceği durumlar saklıdır. Etik davranış ilkelerine uyma MADDE 11 - (1) Bakanlık yöneticileri ve diğer personel görev ve hizmetlerin yürütülmesinde Yönergede düzenlenmiş Etik Davranış İlkelerine uymakla yükümlüdür. (2) Etik davranış ilkelerine aykırı harekette bulunanlar hakkında ilgili mevzuat hükümleri gereğince işlem yapılır. (3) Bakanlıkta bir göreve atanan personel göreve başlarken bu Yönergenin ayrılmaz eki sayılan Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi'ni imzalamakla yükümlüdür. İmzalanan belge, personelin özlük dosyasında saklanır. İzleme ve Raporlama MADDE 12 - Etik davranış ilkelerine uyum ve buna bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler dönemsel olarak izleme ve değerlendirme sürecine tabi tutulur. Bu süreç sonunda, Personel Genel Müdürlüğü tarafından tanzim edilen raporlar, Komisyona ve Bakanlık Makamına arz edilir. Personeli bilgilendirme MADDE 13 - (1) Bakanlık yöneticileri, çalışanlarına etik davranış ilkeleri konusunda bilgi vermek, etik kültürünü geliştirmek ve bu ilkelere uyulmasını sağlamakla yükümlüdür. (2) Etik Davranış İlkeleri Bakanlık internet sitesinde yayımlanır. Hüküm bulunmayan haller Madde 14 - (1) Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde 13/04/2005 tarih ve 25785 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır. Yürürlükten kaldırılan mevzuat Madde 15 - (1) 2015/3 sayılı "Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Personeli Meslek Etik İlkeleri Genelgesi" yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlük Madde 16 - (1) Bu Yönerge onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 17 - (1) Bu Yönerge hükümlerini Bakan yürütür. KAMU GÖREVLİLERİ ETİK SÖZLEŞMESİ Kamu hizmetinin her türlü özel çıkarın üzerinde olduğu ve kamu görevlisinin halkın hizmetinde bulunduğu bilinç ve anlayışıyla; * Halkın günlük yaşamını kolaylaştırmak, ihtiyaçlarını en etkin, hızlı ve verimli biçimde karşılamak, hizmet kalitesini yükseltmek ve toplumun memnuniyetini artırmak için çalışmayı, * Görevimi insan haklarına saygı, saydamlık, katılımcılık, dürüstlük, hesap verebilirlik, kamu yararını gözetme ve hukukun üstünlüğü ilkeleri doğrultusunda yerine getirmeyi, * Dil, din, felsefi inanç, siyasi düşünce, ırk, yaş, bedensel engelli ve cinsiyet ayrımı yapmadan, fırsat eşitliğini engelleyici davranış ve uygulamalara meydan vermeden tarafsızlık içerisinde hizmet gereklerine uygun davranmayı, * Görevimi, görevle ilişkisi bulunan hiçbir gerçek veya tüzel kişiden hediye almadan, maddi ve manevi fayda veya bu nitelikte herhangi bir çıkar sağlamadan, herhangi bir özel menfaat beklentisi içinde olmadan yerine getirmeyi, * Kamu malları ve kaynaklarını kamusal amaçlar ve hizmet gerekleri dışında kullanmamayı ve kullandırmamayı, bu mal ve kaynakları israf etmemeyi, * Kişilerin dilekçe, bilgi edinme, şikayet ve dava açma haklarına saygılı davranmayı, hizmetten yararlananlara, çalışma arkadaşlarıma ve diğer muhataplarıma karşı ilgili, nazik, ölçülü ve saygılı hareket etmeyi, * Kamu görevlileri Etik Kurulunca hazırlanan yönetmeliklerle belirlenen etik davranış ilke ve değerlerine bağlı olarak görev yapmayı ve hizmet sunmayı taahhüt ederim. İmza Adı ve Soyadı : Unvanı : Görev Yeri : Sicil No : TİCARET BAKANLIĞI ETİK EYLEM PLANI 1.TİCARET BAKANLIĞI HİZMETLERİNDE ETİK İLKELER Kamu yönetiminde etik davranışlar dendiğinde, ilk olarak dürüst, adaletli, tarafsız ve şeffaf devletin tüm kurum ve kuruluşlarıyla kanunlara uygun davranmasını güçlendiren ve bunları koruyan davranış kuralları bütünü akla gelir. Bu davranışlar yanında toplumun tamamı için devlete sadakat, ehliyet ve liyakat, güler yüzlülük, nezaket ve saygı, halka hizmet bilinci gibi gerekli olan nitelikte olan ilkeler de bulunmaktadır. Etik dışı davranışlar kişilerdeki hırs, bilgisizlik, eğitimsizlik, denetim eksikliği gibi sebepler yüzünden ortaya çıkabilmektedir. Bu sebeplerin sadece biri ya da birden fazlası etik dışı davranışlara sebebiyet verebilmektedir. Kamu görevlileri, görevlerini ifa ederken hizmet bilinci ile hareket etmeli, kamu hizmetlerini de etkin, verimli ve dürüst şekilde yürütmeli ve mesleklerinden kaynaklanan bir takım etik ilke ve prensipler varsa bunlara da riayet etmelidir. 2. EYLEM PLANI ADIMLARI Eylem adımları belirlenirken Bakanlığın halihazırdaki durumu göz önüne alınmıştır. Bu eylem planında eylem adımlarını belirlerken hem Bakanlık hizmetlerinin arz tarafını sunan doğrudan Ticaret Bakanlığı personeli hem de talep yönünü oluşturan hizmet alan vatandaşlar dikkate alınmıştır. Eylem adımlarının seçimi yapıldıktan sonra, neden bu eyleme gerek duyulduğu açıklama kısmında açıklanarak eylemin hayata geçirilmesinde rol alacak ilgili birimler sorumlu/yürütücü birim olarak belirlenmiştir. Ancak, sorumlu/yürütücü birimlerin belirlenmesinde Bakanlığın kendi teşkilat yapısı içinde farklılıklar olabileceği hususu da göz önüne alınmıştır. Eylem adımlarının süresiyle ilgili olarak; bazı eylem adımları tarih belirtilmeksizin süresiz olarak belirlenmiştir. Bu şekilde belirlenen eylemlerin süreklilik arz eder nitelikte olması ve söz konusu eylemlerin hayata geçirilmesinde Bakanlığın kendi yapılanması çerçevesinde değerlendirmeye tabi tutulması hususu göz önüne alınmıştır. Tarih belirtilen bazı eylemlerde ise; söz konusu eylemlerin gerçekleşme ihtimali dikkate alınmış olup bu konuda nihai değerlendirme sorumlu/yürütücü birimin insiyatifine bırakılmıştır. 3.GENEL DEĞERLENDİRME VE ÖNERİLER Ulusal ve uluslararası çalışmalarda verilen hizmetlerde insan faktörünün (unsurunun) azaltılması gerekliliği diğer ifade ile, hizmet alanların elektronik ve dijital ortamlar üzerinden gerçekleştirdikleri işlemlerin sayısının ve çeşitliliğinin artmasının sağlanması, hizmet veren personelin de sunulan hizmette inisiyatif kullanmasını azaltacak bir etken olacaktır. Devlet, elektronik ve dijital ortamda sunmuş olduğu hizmetler için ayrıca personel istihdam etmek durumunda olmayacak ve bu da devlete mali anlamda büyük katkı sağlayacaktır. Bununla beraber, işlemler elektronik ve dijital ortamlarda yapıldığı için, yolsuzluk ve etik ihlali yapılmasının da büyük ölçüde önüne geçilebilecektir. Bu durumun hem hizmet veren idare açısından hem de hizmet alanlar açısından avantajlı olacağı değerlendirilmektedir. 4.EYLEM PLANI ADIMLARI -TABLO NO EYLEM SORUMLU /YÜRÜTÜCÜ AÇIKLAMA SÜRE 1 Etik Komisyonu ve Etik İlkeleri Yönergesi Hazırlanması Personel Genel Müdürlüğü Etik davranışları takdir ve ödüllendirme; Etik dışı davranışlara yaptırım uygulanmasının esasları, moral ve motivasyon arttırıcı faaliyetler izleme ve raporlama gibi öngörülen etik sistemin ana unsurlarının yazılı tanımlanmış sistematik bir şekilde ortaya konması bakımından 'Kurumsal Etik Yönergesi'nin hazırlanması. 2 Etik farkındalığın artırılması amacı ile belli aralıklarla eğitimler düzenlenmesi. Personel Genel Müdürlüğü, Bölge ve İl Müdürlükleri Bakanlığın merkez, taşra ve yurtdışı personelinin etiğe ve yolsuzlukla mücadeleye yönelik farkındalığını artırmak amacıyla eğitimler verilmesi. Süresiz 3 Kişisel gelişim konusunda öfke kontrolü eğitimlerinin artırılması. Personel Genel Müdürlüğü İş yoğunluğu, zaman sıkıntısı ve çalışma ortamından kaynaklanan olumsuz davranışların önlenmesi amacıyla eğitimlerin artırılması. Süresiz 4 Etik alanlarda eksiklik boşluk ve uyumsuzluklar oluşmaması bakımından; kurumsal etik ilke ve değerlerin kurum içi ve dışı gelişimler paralelinde sistematik bir şekilde güncellenmesi ile Yolsuzluk ve etik ihlallerine neden olacak işlemlerin belirlenerek, risk değerlendirmesi yapılması. Ticaret Bakanlığı Etik Komisyonu/İlgili Birimler Etik olmayan işlemlerin nedenleri ve çözüm önerilerinin tespit edilerek riskin azaltılması. Risk analizinin de gerek verilen eğitimler sırasında gerekse bakanlığa ulaşan şikayetler çerçevesinde yapılabileceği Seminer/Çalıştay vasıtasıyla elde edilen çıktıların ilgili birimlere dağıtılarak riskli alanların tespit edilerek buna ilişkin kısa, orta ve uzun vadede önlemlerin alınması. 5 Bakanlık web sitesinin ve portalın açılış sayfasında etiğe ilişkin bilgilere kolay ulaşılabilecek bir sekmenin oluşturulması ve bu sekme altında etiğe yönelik tüm bilgilerin yer alması ile birlikte, öneri ve şikayet kutusunun oluşturulması ve şikâyetçinin gizli tutulması. Şikâyet mekanizmalarının etkinliğinin artırılması. İntranet ve Bilgisayar açılış ekranında personele yönelik düzenli aralıklarla Etik ile ilgili bilgilendirme yapılması. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı- Basın ve Halkla ilişkiler Müşavirliği Bakanlığın çağrı merkezleri olmakla birlikte etik konusunda farkındalığın artırılması için bu sekmenin açılmasının faydalı olacağı düşünülmektedir. Ana sayfadaki etik sekmesi altında etik komisyonu, etik mevzuatı, etik ile ilgili faaliyetler, vs. gibi bilgilerin yer alması durumunda internet sayfasına veya portala giren bir kişi çok rahatlıkla etik ile ilgili bilgilere ulaşabilecektir. Etik ihlali durumunda şikâyette bulunacak olan personel ve/veya vatandaşın bunu çok kolaylıkla yapabiliyor olması ve kimliğinin gizliliğinin korunması için çalışmaların yapılması gereklidir. 6 Vatandaşla yüz yüze bulunulan ortak alanların modernizasyonu kapsamında kameralı sisteme geçilmesi. Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı Halihazırdaki binaların vatandaşla yüz yüze iletişimin olduğu alanların mümkün olması halinde banko sistemine geçilerek işlem yapan personelin ve/veya halkın birbirini görebilmesine imkân tanınması önerilmektedir. 7 Bakanlık hizmetlerinin sunumu esnasında hizmet alan ile hizmet verenin karşı karşıya gelmesinin azaltılması ve etik ihlalinin engellenmesi amacıyla, yüz yüze iletişimi ve işlemlerde personelin inisiyatifini azaltmak amacıyla otomasyon sisteminin, e-devlet üzerinden yapılacak işlemlerin sayısının artırılması. Tüm birimler Bakanlığımızca gümrüklü saha giriş ve çıkış işlemleri, kabul, onay, özet beyan, KLTS,TIR ve NCTS, muayene ve tahakkuk işlemleri gibi saha içinde yürütülen işlem adımlarında büyük ölçüde otomasyona geçilmiş olması gözönünde bulundurularak; birimlerin süreçlere yönelik riskleri tanımlaması bu riskler kapsamında entegre çalışması gereken sistemlerin (KLTS, TIR vb. ) belirlenerek entegrasyonlarının gerçekleştirilmesi ; sistem üzerinde işlem adımları sırasında ilgili memura gelecek uyarıların belirlenmesi bu kapsamda gerekli sorgulamaların uygulamalara eklenmesi. 8 Bakanlık bünyesinde yolsuzluğunun önlenmesi ve etiğin teşviki temalı çalışmalarda farkındalığın yükseltilmesi. Tüm birimler ve ilgili dış paydaşlar Afişler, kamu spotları ve poster reklam çalışmalarının yapılması konferans panel düzenlenmesi broşürler yapılması. Süresiz 9 Bakanlık çağrı merkezlerinde ve telefon santrallerinde bekleme sırasında kurumsal kimliği tanıtıcı bilgilerin dinletilmesi. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı-Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı Çağrı merkezlerini arayan vatandaşlara bekleme esnasında Bakanlığı tanıtıcı, Bakanlık görev ve hizmetlerinin anlatılmasına yönelik bilgiler/söylemler/ifadeler dinletilmesi. 10 Şikâyet mekanizmalarının etkinliğinin artırılması. Tüm Birimler Etik ihlali durumunda şikâyette bulunacak olan personel ve/veya vatandaşın bunu çok kolaylıkla yapabiliyor olması ve kimliğinin gizliliğinin korunması için çalışmaların yapılması. 11 Hediye alma ve menfaat sağlama yasağı Tüm Birimler Kamu görevlisinin tarafsızlığını, performansını, kararını veya görevini yapmasını etkileyen veya etkileme ihtimali bulunan, ekonomik değeri olan ya da olmayan, doğrudan ya da dolaylı olarak kabul edilen her türlü eşya ve menfaatin hediye kapsamında kabul edilerek kamu görevlilerinin hediye almaması, kamu görevlisine hediye verilmemesi ve görev sebebiyle çıkar sağlanmaması temel ilke olarak ele alınması. 12 Olgunluk Modeli Tüm Birimler Etik faaliyetleri değerlendirmek üzere olgunluk modeli oluşturulacaktır. 5 yıl Uyum ve Etik Değerler Programı Olgunluk Modeli UYUM VE ETİK DEĞERLER PROGRAMI OLGUNLUK ÖZELLİKLERİ Özellik Başlangıç Tekrarlanabilir Tanımlanan Olgunluk Dünya Standartları 1. Etik Kurallar Kurallar, yönetimin etik davranışa ilişkin beklentilerini ne kadar etkin bir biçimde özetliyor? ( ) Resmi olarak belgelendirilmiş etik kurallar yoktur. ( ) Etik kurallar geliştirilmiştir ancak kapsamlı ya da güncel olmayabilir. ( ) Deneyimli çalışanlar yönetimin etik davranışa ilişkin beklentilerini genelde anlarlar ancak yeni çalışanlar bu beklentileri hiç bir biçimde belirleyemeyebilirler. ( ) Kapsamlı etik kurallar vardır, üst yönetim tarafından onaylanmıştır ve ne tür güncellemelerin gerekli olduğunu belirlemek için belli dönemlerde gözden geçirilirler. ( ) Tüm çalışanlar etik kurallara uygun hareket ettiklerini her yıl imza vererek beyan etmelidir. ( ) Yeni çalışanlar kuralları okuyup anladıklarını belirten bir belge imzalamalıdırlar. ( ) Etik kurallar her yıl gözden geçirilir ve varsa güncellemeler yapılır. ( ) Tüm çalışanlar etik kurallara uymaya ilişkin kapsamlı bir anketi tamamlar. ( ) Güncel ve uygun olduğunu göstermek için etik kurallar iç denetim tarafından uygun biçimde gözden geçirilir. ( ) Etik kuralların ana bileşenlerine ilişkin ek rehberlik sunan ve destekleyen spesifik uyum kriterleri ve etik politikaları mevcuttur. ( ) Çalışanların etik kuralları kavrayışını ve onların etik kurallara kurum içinde uyum seviyesine ilişkin algılarını değerlendirmek için çalışanları temsil eden bir grupla periyodik olarak araştırmalar yapılır. 2. Kültür ve Tutarlılık Kurum, yönetimin uyum kriterlerine bağlılığını nasıl algılıyor? ( ) Kurum, uyum ve etik kurallara kayıtsız gözüküyor. ( ) Program, dış girdi olmadan çok az sayıda şahısın katkısıyla geliştirilmiştir. ( ) Disiplin açısından tutarsızlıkların olduğu ve "taraf tutulduğuna" dair algılar vardır. ( ) Terfi işlemleri etik kurallar resmi açıdan değerlendirilmeden yapılmaktadır. ( ) Uyumsuzluk durumları, izleme ya da denetim faaliyetlerine kıyasla genelde şikâyetler yoluyla öğrenilmektedir. ( ) Uyum ve etik kuralların önemli olduğuna dair bir algı vardır. ( ) Program, uyumsuzluk durumlarının kanuni sonuçlarını ele alacak şekilde geliştirilmiştir. ( ) Disiplin genelde iş ya da departman amirlerinin takdirine bırakılmıştır. Bu nedenle her zaman tutarlı değildir. ( ) Etik davranış değerlendirilmiş gibi gözükse de iş tanımının bir parçası değildir. ( ) Uyumsuzluk durumları genelde zamanında rapor edilir. ( ) Uyumsuzluk durumunu gerçekleşmeden önce rapor etme yönünde çabalar vardır. ( ) Üst yönetimin uyum ve etik kuralları ciddiye aldığı ve bunları uyguladığı yönünde bir algı vardır. ( ) Program hukuk, insan kaynakları ve iç denetim birimlerden gelen girdiler ışığında geliştirilmiştir. ( ) Disiplin eylemlerinin uygun ve düzenleyici metinlere uygun olması için yeterli kriterler mevcuttur. ( ) Etik davranışlara ilişkin beklentilere iş tanımında yer verilmiştir. ( ) Çalışanların çoğu bir sorunla karşılaşmadan önce uygunluğa ilişkin sorular yöneltmektedir. ( ) Uyum ve etik kurallar kurum ve birim düzeyinde yapılan toplantıların konusudur. Bu, tutarlı bir kültürel mesajın oluşturulmasını sağlar. ( ) Program, çeşitli çalışan gruplarından alınan girdiler ışığında geliştirilmiştir. ( ) Disiplin kararlarının uygun ve tutarlı olması için kararlar verilirken insan kaynakları, hukuk birimi ve denetim biriminden personelin uygun karışımından oluşan bir ekip görev yapar. ( ) İş tanımları ve mülakatlarda etik davranış resmi olarak yer alır. ( ) Çalışanlar, kendilerini uyum konularında sorular sormaya yetkili hissederler. ( ) Uyum ve etik kültüre ilişkin algıları değerlendirmek ve gerektiğinde düzenlemeler yapmak için periyodik araştırmalar ve odak grubu çalışmaları yürütülmektedir. ( ) Program iyileştirmelerine yardımcı olmak için çalışanlardan periyodik olarak girdi talep edilir. ( ) Disiplin işlemleri, bu işlemlerin tutarlılığına destek olmak için bağımsız bir grup (örneğin iç denetim) tarafından gözden geçirilir. ( ) Şahısların etik davranış gösterdiği bilinir. ( ) Uyum programının iyileştirilmesi için bazı çalışanlar tavsiyelerde bulunurlar. 3. Farkındalık Çalışanlar ve dış paydaşlar, uyum programının ve etik kuralların ve bunlara ilişkin yükümlülüklerin ne kadar farkındalar? ( ) Çalışanlar genelde programın varlığından haberdarlardır ancak programa ilişkin nasıl bilgi alacaklarından emin değillerdir? ( ) Çalışanlar spesifik yükümlülüklerin farkında değillerdir. ( ) Çalışanlar uyum ve etik programını kimin yönettiğini bilmemektedirler. ( ) Paydaşlar program hakkında bilgi sahibi değildirler. ( ) Çalışanlar programın varlığından haberdardır, bir kez eğitim almışlardır ve programda yer alan yükümlülüklerin bazılarını sezgisel olarak bilmektedirler. ( ) Çalışanlar üst etik birimlerinin baş yöneticisinin kim olduğunu bilmektedirler ancak uyum ve etik programının yönetiminde yer alan diğer yöneticileri bilmemektedirler. ( ) Paydaşlar bir programın olduğunu varsaymaktadırlar ancak programa dair bir şey bilmemektedirler. ( ) Çalışanlar arasında programa ilişkin farkındalık yaygındır. ( ) Çalışanların tümü son üç yılda eğitimden geçmiştir. ( ) Çalışanlar Etik Komisyonu Başkanını ve etik birim yöneticilerinin kim olduğunu bilmektedirler. ( ) Paydaşlar programın varlığından haberdardır ve konuya ilişkin Kurum WEB sayfasından bilgi alabilirler. ( ) Her yıl verilen eğitim programı güçlendirmektedir. ( ) Çalışanlar temel uyum alanlarından kimlerin sorumlu olduğunu bilirler. ( ) Programa ve etik kurallara uymaya ilişkin beklentilere yapılan sozlesmelerde yer verilmektedir. ( ) Program beklentilerini çalışanlara hatırlatmak/ güncellemek için düzenli bildirimler yapılmaktadır. ( ) Program, düzenli olarak hazırlanan iç denetim raporun bir parçasıdır 4. Yapı ve Hesap verebilirlik Yapı, programı yönetme ve hesap verebilirliği sağlamada ne kadar etkili? ( ) Resmi bir uyum ve etik programı yapısı yoktur. ( ) Bağımsız gözetim yoktur ya da olay bazında icra edilmektedir. ( ) Hesap verebilirlik tanımlanmamıştır. ( ) İncelemeler olay bazındadır. ( ) Uyum riskleri anlaşılmamıştır. ( ) Etik Komisyonu atanmıştır ancak sorumlulukları yeterince geliştirilmemiştir. ( ) Gözetim ve izleme faaliyetleri tutarsızdır ve geri kalmıştır. ( ) Hesap verebilirlik kapsamlı bir biçimde anlaşılmıştır ancak resmi olarak belgelendirilmemiştir. ( ) İncelemeler genelde uygun personel tarafından yürütülmektedir. ( ) Uyum riskleri genelde anlaşılmıştır ancak resmi olarak belgelendirilmemiştir. ( ) Uyum ve etik yapısı oluşturulmuş, uyum alanlarından sorumlu yöneticilere sorumluluk verilmiştir. ( ) Gözetim faaliyetleri tanımlanmıştır. ( ) İç denetim ve diğerleri de dâhil izleme faaliyetleri oluşturulmuştur. ( ) İncelemeleri kimin yürüteceğinin belirlenmesi için bir odak noktası vardır. ( ) Uyum riskleri ve senaryoları belgelendirilmiştir. ( ) Birim yöneticileri tarafından raporlar zamanında verilir ve tutarlıdır. ( ) Bakanlık Makamına uyum ve etik konularına ilişkin üç ayda bir yapılan güncellemeleri sunulmaktadır. ( ) İç denetim faaliyeti, tüm uyum riski alanlarını denetlemek için tutarlı bir plana sahiptir. ( ) Resmi uyum riski değerlendirmesi tamamlanmıştır. ( ) Etik Komisyonu, Uyum Birimi ve iç denetimi içeren bütünleşik bir izleme planı uygulanmıştır. ( ) Hassas ve önemli incelemeler, soruşturma teknikleri konusunda eğitim almış şahıslar tarafından yürütülmektedir. ( ) Uyum riski senaryoları tanımlanmış, değerlendirilmiş ve uyum kontrollerine haritalandırılmıştır ve en az yılda bir güncellenmektedir. 5. Süreç Otomasyonu ve Entegrasyonu Uyum ve etik kontrolleri ve süreçleri ne kadar etkin bir biçimde standartlaştırılmış, entegre edilmiş ve otomatikleştirilmiştir? ( ) Resmi uyum ve etik kontroller ve prosedürleri yoktur ancak çalışanların çoğu sezgisel olarak nasıl hareket edeceklerini bilmektedirler. ( ) Uyumsuzluk durumundan şüphelenildiği durumlarda çalışanların ve dışarıdakilerin rapor vermesine ilişkin resmi bir düzenleme yoktur. ( ) Uyum ve etik programa ilişkin bilgi/veriler mevcut değildir. ( ) Bazı uyum ve etik kontrolleri ve prosedürleri vardır ancak bunlar kurumun tümü için tutarlı değildirler ve resmi olarak belgelendirilmemiştir. ( ) Mevcut kontrol ve prosedürlerin test edilmesi sınırlıdır. ( ) Çalışanlar, uyumsuzluk durumundan şüphelendiklerinde hukuk ve insan kaynakları birimine başvurabileceklerini genelde anlamışlardır. ( ) Uyum ve etik olaylarına ilişkin bilgi/verileri derlemek zordur. ( ) Uyum ve etik kontrolleri ve prosedürleri iyi belgelendirilmiş ve kurumun tümünde standart hale getirilmiştir. ( ) Boşlukları ve zayıf noktaları saptamak için uyum ve etik kontroller ve prosedürler periyodik olarak test edilmektedir. ( ) Çalışanların ve dışarıdakilerin uyumsuzluk durumlarını rapor edebilecekleri bir dış acil yardım hattı vardır. ( ) Bazı uyum ve etik kontroller başka iş süreçlerine entegre edilmiştir ve mevcut sistemlerin desteklediği ölçüde otomatikleştirilmiştir. ( ) Uyum ve etik olaylarına ilişkin bazı standart raporlar hazırlanmıştır. ( ) Uyum ve etik kontroller ve prosedürler faaliyet ve süreçlerin bütünleşik bir parçasıdır. Bir çok uyum ve etik kontrol, ana uyum risklerini programın yönetişim, risk ve uyum (GRC) görüş kısmı olarak ele almaktadır. ( ) Çalışanların ve dışarıdakilerin uymama durumundan şüphelendiklerinde rapor edebilecekleri çoklu yollar vardır ve bunların tümü olaya ilişkin bilgilerin toplanması ve çoğaltılması için tutarlı bir yol izlemektedir. ( ) Uyum ve etik kontrollerin ve prosedürlerin etkin bir biçimde işlemesini sağlamak için tutarlı bir test planı kullanılmaktadır. ( ) Uyum ve etik olayların tanımlanması ve incelenmesine yardımcı olması için teknoloji kullanılmaktadır. ( ) Kurum, uyum risklerinin kurumun risk iştahına uygun yönetilmesini sağlayan bir bütünleşik GRC programı kurmuştur. ( ) Ana verilerin tümünün toplanması, olayların bütünüyle çözülmesi ve tutarlı bir biçimde rapor edilmesi için olay yönetim yazılımı kullanılmaktadır. ( ) GRC yazılımı, programa ilişkin bütünleşik veriler sunmak için kullanılmaktadır. ( ) Bütünleşik teknoloji rutinleri olası uyum ve etik olaylarını zamanında önlemek ya da saptamak için düzenli olarak çalıştırılmaktadır 6. Hedefler ve Ölçütler Uyum ve etik programının başarısı nasıl ölçülmektedir? ( ) Resmi hedefler ya da ölçütler yoktur ya da tasarlanmamıştır. ( ) Hedefler ve ölçütler resmiyet kazanmamış olsa da çalışanlar uyum olmamasının başarılı bir programın göstergesi olduğunu genelde ( ) Kapsamlı uyum ve etik hedefler belirlenmiş ve bildirilmiştir. ( ) Uyum ve etik olayların yapısı ve sıklığını ölçmek için kapsamlı ölçütler ( ) Spesifik uyum ve etik hedefleri, her bir uyum alanı için süreci belirleyen yıllık hedefe entegre edilmiştir. ( ) Her bir alan için ölçütler belirlenmiştir. ( ) Çalışanların tümü münferiden uyum ve etik hedeflere sahiptir. ( ) Ölçütler genel performans ölçüm sürecine entegre edilmiştir.