EBYS Belge Arama ve Tasniflemede çıktı alınarak fiziki dosya oluşturmadan çalışma klasörü yönetimini kullanarak elektronik klasör oluşturulması EBYS kullanımında yenilikler ve Çalışma Klasörü Yönetim yetkisi verilmesi

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :28902639-805.99 Konu :EBYS Belge Arama ve Tasnif 01.02.2017 / 22313798 DAĞITIM YERLERİNE Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) güncelleme çalışmaları kapsamında "Çalışma Dosyaları" sistemde aktif hale getirilmiştir. Çalışma dosyalarıyla kullanıcılar ve birimler belgelerini, istenilen isimde, sınırsız sayıda dosyalar açarak tasnifleyebilecek ve çalışma dosyalarına kaldırılan belgelere çalışma dosyası sekmesinden ulaşabileceklerdir. Halihazırda fiziksel ortamda çıktı alınarak oluşturulan dosyalar elektronik ortamda EBYS üzerinde oluşturulabilecek ve istenilen kullanıcı ve birimlerin bu dosyalarda yer alan belgeleri görüntüleyebilmesi, dosyalara belge ekleyebilmesi mümkün olacaktır. Çalışma dosyalarının kullanılabilmesi için biriminiz "Kullanıcı Yetkilendirme Yetkililerinin" belirlenen kullanıcılara "Çalışma Klasörü Yönetim" birim yetkisini tanımlaması gerekmektedir. Çalışma dosyalarına ilişkin yardım kılavuzu Ek-1'de yer almaktadır. Ayrıca, Uygulamada yaşanan sorunların giderilmesini teminen EBYS'de belge arama fonksiyonlarına ilişkin doküman Ek-2'de; bir diğer tasnifleme yöntemi olan belge kategorilerine ilişkin doküman Ek-3'de gönderilmektedir. Belirtilen konularla ilgili olarak, oluşabilecek tüm sorunların Başkanlığımıza gönderilmesi gerekmektedir. Bilgilerini ve gereğini arz ve rica ederim. Fatih İslam KARAOĞLU Bakan a. Strateji Geliştirme Başkanı Ek: 1- Çalışma Dosyaları Yardım Kılavuzu 2- Belge Arama 3- Belge Kategorileri Dağıtım: Tüm Merkez ve Taşra Birimlerine Çalışma Dosyaları Yardım Kılavuzu ÇALIŞMA DOSYALARI Çalışma Dosyalarının kullanılabilmesi için öncelikle çalışma dosyası açması istenilen kullanıcıya kullanıcı yetkilendirme yetkilileri tarafından "çalışma klasörü yönetim" birim yetkisi verilmesi gerekmektedir.(Şekil-1) Şekil-1 Ana menüden Genel > Çalışma Dosyaları seçilir. Açılan Çalışma Dosyaları ekranında kullanıcı belirli kriterlere göre dokümanları klasörleyebilir. Çalışma dosyaları kişilere özel, birime özel ya da belirli bir kullanıcı grubuna özel olarak kullanılabilmektedir. (Şekil-2) Şekil-2 Yeni ekle butonuna tıklandığında açılan "Yeni Çalışma Dosyası" ekranında çalışma dosyasına ait ad, açıklama, tür, durum, not ve sahip birim bilgileri girilerek Kaydet butonuna tıklanır. (Şekil-3) Şekil-3 Klasörü açan kullanıcı klasör üzerinde tüm yetkilere otomatik olarak sahip olmaktadır. İstenmesi halinde oluşturulan klasöre sağ tuş tıklanarak "Düzenle" seçeneğiyle klasörde yetki tanımlanabilir. (Şekil-4) Şekil-4 "Düzenle" seçeneğiyle açılan pencerenin "Yetkiler" sekmesinde açılan dosya için istenilen kullanıcılara ve/veya birimlere çeşitli yetkiler verilebilir. (Şekil-5) Şekil-5 Çalışma dosyası ve yetkiler tanımlandıktan sonra, kullanıcılar belgelerin üstüne sağ tuş tıklayarak "Çalışma Dosyasına Kaldır" seçeneğiyle belgeleri istedikleri dosyaya kaldırabilmektedir (Birden fazla belge işaretlenerek aynı yöntemle kaldırılabilir). Bu şekilde kullanıcı ve birimler dosyalar oluşturup belgelerini oluşturulan klasörlerde tasnifleyerek belgelere ulaşabilmektedir. (Şekil-6,7,8) Şekil-6 Şekil-7 Şekil-8 Açılan çalışma dosyalarının altında yeni dosyalar açılabilmektedir. Bunun için altına dosya açılmak istenen çalışma dosyasına sağ tuş tıklanır ve "yeni oluştur" seçeneği kullanılır. Açılan pencerede ad, tür, durum bilgileri girilerek çalışma dosyası kaydedilir. (Şekil-9,10) Şekil-9 Şekil-10 Çalışma dosyalarına kaldırılan belgelerin içeriğine, sayısına, tarihine ve tarihçesine ulaşılabilmektedir. Ayrıca dışa aktarma, e-posta ve yazdırma işlemleri yapılabilmektedir. (Şekil-11) Şekil-11 Çalışma dosyalarındaki belgeler başka çalışma dosyalarına toplu olarak taşınabilmektedir. Bunun için belgelerin yanındaki kutucuklar işaretlenir. Sağ tuş tıklanarak taşı seçeneğiyle istenen çalışma dosyasına taşınır. (Şekil-12,13) Şekil-12 Şekil-13 İçinde belge olmayan ve kullanılmayacak olan çalışma dosyaları sağ tuş sil seçeneğiyle silinebilmektedir. (Şekil-14) Şekil-14 ARAMA Kullanıcılar görüntüleme yetkisi bulunan belgeler arama ekranından ulaşabilmektedir. Öncelikle nerede arama yapılacağı seçilmelidir. Bunun için dört seçenek yer almaktadır.(Şekil-1) Belge Arama Şekil-1 Arama yapılabilmesi için çeşitli kriterler yer almaktadır. Örneğin Strateji Geliştirme Başkanlığınca üretilen ve Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına gönderilen bir belgeyi aramak için üretici kişi/şirket/kurum/birim ve Dağıtım kriterleri seçilerek arama yapılabilmektedir. (Şekil-2) Şekil-2 Ayrıca klasörlerin üstünde yer alan arama penceresinden konu, gönderen birim, barkod ve sayı bilgileriyle hızlı arama yapılabilmektedir. (Şekil-3) Şekil-3 Belge Kategorileri BELGE KATEGORİLERİ Kullanıcılar belgelerini tasniflemek amacıyla istedikleri kadar ve istenilen isimlerde belge kategorisi oluşturup, görmeye yetkili olduğu klasörlerdeki belgelere kategori vererek bu belgelere daha kolay bir şekilde ulaşımı sağlayabilmektedir. Belge kategorilerinin kullanılabilmesi için Şekil-1'de yer alan "Ayarlar" seçeneğinde "Belge Kategorilerim" sekmesinde "Ekle" butonuyla öncelikle belge kategorileri oluşturulup kaydedilmelidir. Şekil-1 Oluşturulan belge kategorilerini belgelere atayabilmek için belgenin üzerine sağ tuş tıklanarak belge kategorileri sekmesi altında istenilen kategori seçilir. Bu seçim birden fazla belge için yapılmak istenirse belgelerin yanında yer alan kutucuklar işaretlenerek işlem yapılır. (Şekil-2) Şekil-2 Belirli bir kategori atanan belgeleri listeleyebilmek için belgelerin listelendiği alanda herhangi bir yerde sağ tuş yardımıyla filtreleme sekmesinin altında istenen kategori seçilir ve belgeler listelenir. (Şekil-3) Şekil-3 Yine sağ tuş yardımıyla filtreyi kaldır seçeneğiyle klasörde yer alan tüm belgelerin listelenmesi sağlanır. (Şekil-4) Şekil-4