Eğitim Yönetim Sisteminde EYS yapılan eğitim atamalarının personelce takibi ile telafisi için katalog eğitimlerinin kullanılması

T.C. TİCARET BAKANLIĞI Personel Genel Müdürlüğü Eğitim Hizmetleri Dairesi Başkanlığı Sayı :E-80833022-770- Konu :Eğitimlerin Tamamlanma Durumu 01.11.2022 / 79572064 DAĞITIM YERLERİNE Bilindiği üzere Bakanlığımız eğitim faaliyetleri, uzaktan eğitim ve yüz yüze eğitim yöntemleri ile gerçekleştirilmeye devam etmektedir. Uzaktan eğitim kapsamında belirli bir süreliğine atanan eğitimlerin personel tarafından tamamlanması öncelikli olarak atama yapılan personelin sorumluluğunda olmakla birlikte, personelin bağlı olduğu birimin de söz konusu eğitimlerin zamanında personelce tamamlanmasının sağlanması noktasında kontrol ve izleme sorumluluğu bulunmaktadır. Söz konusu kontrol süreçleri Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlükleri, Serbest Bölge Müdürlükleri ve İl Müdürlüklerinde görevli Eğitim Koordinatörlerince Eğitim Yönetim Sisteminde (EYS) yer alan raporlama modülü üzerinden gerçekleştirilebilmektedir. Zaman zaman Genel Müdürlüğümüze eğitim koordinatörlerimiz veya personelimizce "eğitimi tamamladığım halde profilimde söz konusu eğitim "Tamamlamadı" olarak gözüküyor" şeklinde talepler iletilmektedir. Bu konuda oluşan tereddütlerin giderilebilmesi için aşağıdaki açıklamaların yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur. 1- Genel Müdürlüğümüzce "Atanmış" eğitimler, genellikle 2 ay süreli olarak atanmaktadır. Bu eğitimlerin, kişilere tanınan zaman aralığında öncelikli olarak tamamlanması esastır. Personelimizin bu eğitimleri kendilerine atanan sürede tamamlamamaları durumunda atanan eğitimler, kişilerin EYS deki ana sayfasından kalkacak ve kişiler bu eğitimlere bir daha aynı etkinlik adı ile ulaşamayacaklardır. 2- Süresinde tamamlanmayan "Atanmış" eğitimler, daha sonra katalog eğitimlerden tamamlansa dahi kişi profilinde "Tamamladı" olarak gözükmeyecektir. 3- Personelin süresinde bitirmediği "Atanmış" eğitimleri katalog eğitimlerinden tamamlamaları telafi amaçlı bir önlemdir. Yukarıda belirtildiği üzere, süresi bitmiş "Atanmış" eğitimlerin daha sonradan Katalog Eğitimlerinden tamamlansa dahi kişi profilinde tamamladıysa çevirmeyeceği hususu göz önünde bulundurulması gerekmektedir. 4- Atanmış ve süresi geçirilmiş tamamlanmamış eğitimler, personelce telafi amaçlı katalog eğitimlerinden tamamlanabilmektedir. Bu çerçevede, eğitim koordinatörlerinin personele bir eğitim ile ilgili eğitimi tamamlamadığına dair bir bildirim yapmadan önce, ekte yer alan rehbere göre oluşturulan listeden tamamlanmamış eğitimleri kişinin katalog eğitimlerinden tamamlayıp tamamlamadığı kontrol edilmelidir. 5- Personelin, "Atanmış" eğitimi izlerken eğitimde yer alan tüm video / scorm aktivitelerinin sonuna kadar izlemesi (Katılım Belgesi varsa onu da indirmeleri gerekmektedir) ve bitirdiklerinde bölüm isimlerinin yanlarında % 100 ifadesini görmeleri gerekmektedir. Aksi takdirde o eğitimi sistem tamamlamadı şeklinde rapor etmektedir. 6- Kendisine atanmış eğitimi süresinde tamamlayamayan ve sonrasında katalog eğitimlerinden bu eğitimi tamamlamak isteyen personel, aynı konuyu katalog eğitimlerinde bulamamaları, eğitimin birebir kendilerine atanmış ismiyle arama yapmalarından kaynaklanmaktadır. Örneğin; ATA Karnesi (29. Grup) SCORM (KB) Eğitimi kendisine atanan bir personelimiz bu eğitimi zamanında tamamlayamadığı için aynı eğitimi katalog eğitimlerinden aynı isimle aramakta ve bulamamaktadır. Söz konusu eğitimin Katalog Eğitimler altında Ata Karnesi kelimeleri ile aranması gerekmektedir. 7- Personelin kendilerine atanmış eğitimlerden hangilerini tamamlayıp hangilerini tamamlamadığı bilgisine, EYS'ye giriş yaptıktan sonra sağ üstte yer alan kendi isimlerine tıklayarak "Profil Sayfası" nı açmaları ve gelen ekrandan solda yer alan Eğitim Listesinden ulaşmaları mümkündür. Bu çerçevede yukarıdaki hususların, tüm personele ve eğitim koordinatörlerine bildirilmesini rica ederim. Oğuzhan EFE Bakan a. Personel Genel Müdürü V. Ek: Raporlama Alma ve Pivot Tablo Oluşturma Rehberi Dağıtım: Tüm Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlükleri Tüm Serbest Bölge Müdürlükleri 81 İl Valiliği (Ticaret İl Müdürlüğü)