GÜVAS veri ambarının etkin kullanılabilmesi ile kullanıcı yetkililerinin belirlenmesi usul ve esasları ile veri gizliliği. 04.03.2008 tarihli 394 sayılı Makam Onayı

T.C BAŞBAKANLIK Gümrük Müsteşarlığı Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığı Sayı :B.02.1.GÜM.0.30.00.02/418 Konu :GÜVAS Kullanıcı Yetkileri 25.11.2016 / 20487414 yazı ile KDS Yürürlüğe Girmiştir 07.03.2008 / 00418 GÜMRÜK VE MUHAFAZA BAŞMÜDÜRLÜĞÜNE Müsteşarlığımızca yürütülmekte olan Gümrük İdaresinin Modernizasyonu Projesi kapsamında geliştirilen programlar ile söz konusu programlardan elde edilen verilerin birimlerince paylaşımına ilişkin 04.03.2008 tarihli 394 sayılı Makam Onayı ile bir düzenleme yapılmıştır. Mezkûr düzenleme ile söz konusu program ve verilerden azami derecede istifade edilmesi amaçlanmıştır. Bu sebeple; · Söz konusu onayda belirtilen hususlara titizlikle uyulması, · Her birimin onay kapsamında kendisine erişim hakkı verilen programları kullanacak olan personelini tanımlayabilmesi amacıyla "Kullanıcı Talep Program"larında gerekli düzenlemelerin yapılması, · Müsteşarlık merkez ve taşra birimlerinde çalışmakta olan personelin, görevden ayrılışında; merkez personelinin kullanıcı koduna merkez birimleri, taşra personelinin kullanıcı koduna ise ilgili müdürlükler tarafından bloke konulması ve bu amaçla "İlişik Kesme Belgesine" aşağıda yer alan bilgilerin ilave edilmesi ile Personel Dairesi Başkanlığınca yeni bir "İlişik Kesme Belgesi" düzenlenmesi ve tüm teşkilata gönderilmesi, · Erişim yetkisi verilen personelin 4458 sayılı Gümrük Kanunu, 5429 sayılı Türkiye İstatistik Kanunu ve 20.06.2006 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Resmi İstatistikler Veri Gizliliği ve Gizli Veri Güvenliğine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile diğer mevzuatta ve Uluslar arası Sözleşmelerde yer alan verilerin gizliliğine ilişkin tüm hükümlere titizlikle uyması gerekmektedir. Bilgi ve gereğini önemle rica ederim. M. Emin Zararsız Müsteşar İlişik Kesme Belgesine ilave edilecek bilgiler: Bloke Konulacak Kullanıcı Kodları: Gümrük/BİLGE Kullanıcı Kodları Gümrük Muhafaza Kullanıcı Kodları GÜVAS Kullanıcı Kodları Diğer Kullanıcı Kodları Ek: Onay ve ekleri DAĞITIM: Tüm merkez ve taşra birimleri T.C. BAŞBAKANLIK Gümrük Müsteşarlığı Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığı Sayı :B.02.1.GÜM.0.30.00.02/394 Konu : MÜSTEŞARLIK MAKAMINA Malumları olduğu üzere, Müsteşarlığımızca yürütülmekte olan Gümrük İdaresinin Modernizasyonu projesi kapsamında geliştirilen programlar ile söz konusu programlardan elde edilen verilerin toplandığı Gümrük Veri Ambarı Sistemine (GÜVAS) Müsteşarlığımız birimlerinin erişimine ilişkin bir düzenleme yapılması Öngörülmüş ve bir komisyon kurularak çalışmalar başlatılmıştır. Söz konusu komisyonda yer alan Gümrükler Genel Müdürlüğü, Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğü, Gümrükler Kontrol Genel Müdürlüğü ve Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığı temsilcilerinin katılımıyla yapılan toplantılar sonucunda hazırlanan EK-1'de yer alan tutanak doğrultusunda ilgili birimlerin talepleri ile aşağıdaki düzenlemelerin yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur. Bu çerçevede; 1- GÜVAS içinde yer alan Gümrük Beyanname analiz, Kaçak Bilgi Bankası ve Kara Kapıları Araç Takip bilgilerinin EK-2'de yer aldığı şekilde ilgili birimlerin kullanımına açılmasının, 2- Gerçek zamanlı BİLGE verilerini içeren WEB sorguları için gerekli görülen düzenlemelerin Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca yapılarak EK-3'de yer aldığı şekilde ilgili birimlerin kullanımına açılmasının, 3- Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğünce Kaçak İstihbarat ve Narkotik Birimleri (KİN) için talep edilen, gümrük beyannamesi detaylı analiz ve sorgulamaları ile kıymete yönelik sorgulamalara Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğü ve taşrada Gümrük Muhafaza İdarelerindeki KİN müdürlerine erişim yetkisi verilmesinin, ancak henüz gümrük işlemleri sonuçlanmamış işlemlere ilişkin olarak bu sorgulamalar ile tespit edilen riskli veya şüpheli durumların, ilgili muhafaza personeli tarafından ilgili gümrük görevlisiyle ortaklaşa değerlendirilerek ortak işlem tesis edilmesinin, 4- Müsteşarlığımızda gerek kurum içi gerekse kurum dışı verilen tüm kullanıcı kodlarına ilişkin şifrelerin belli aralıklarla değiştirilmesi zorunluluğunun programlarda otomatik olarak ayarlanmasına ilişkin düzenlemenin Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca yapılmasının, 5- Daha önce denetim elemanlarınca Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğünden talep edilen X-Ray cihazı tarama bilgilerine uzaktan erişim yetkisinin değerlendirilmesi amacıyla 26.09.2007 tarihinde düzenlenen teknik raporun dikkate alınması sonucunda, söz konusu erişimin mümkün olmaması nedeniyle, Kara Kapıları Araç ve İhbar Takip Sistemine taşrada kaydedilen bilgilerin GÜVAS'a aktarımı sırasında aracın X-Ray taramasından geçip geçmediği bilgisinin de aktarılması ve buna ilişkin sorgu programının Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca yapılmasının, 6- Daha önce denetim elemanlarınca Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğünden talep edilen Araç Takip Sistemi (ATS-GPS Sistemi) bilgilerine uzaktan erişim yetkisinin değerlendirilmesi amacıyla 28.09.2007 tarihinde düzenlenen teknik raporun dikkate alınması sonucunda, bu erişimin mümkün olmaması nedeniyle, web üzerinde ATS veri tabanına kaydedilen araca, şoföre, güzergaha ve izleme boyunca meydana gelen alarmlara ait bilgilerin sorgulanabilmesi için bir program hazırlanması ve taşrada kaydedilen araca ATS cihazı takılıp takılmadığı bilgisinin de GÜVAS'a aktarılması işleminin Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca yapılmasının, 7- Müsteşarlık genelinde gerek merkez gerekse taşra birimleri personeline verilen kullanıcı kodu ve şifrelerin personelin her ne şekilde olursa olsun görevden ayrılması durumunda takip edilemediği, bu nedenle birimlerde görevden ayrılma esnasında personelin üzerinde olan kullanıcı kodlarını Personel Dairesi Başkanlığınca dağıtımı yapılacak bir formu doldurarak birimine iletmesi ve birim tarafından kullanıcı koduna bloke konulmasının, 8- İlgili birimin yetkisinde olan program ve verilere diğer birimlerce (talep eden birim) sorgu amacıyla erişim isteği olduğu takdirde onayda belirtilen yetkiler ile sınırlı kalmak koşuluyla birimlerce yetkilendirilecek personele kullanıcı kodu ve şifrelerin yine ilgili birimlerince verilmesinin, 9- Müsteşarlığımız otomasyon programlarına erişim bilgilerine ilişkin tarihçenin Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca tutulmasının, 10- Müsteşarlığımızda konu ile ilgili olarak 04.06.2002 tarihli ve 23 sayılı İç Genelge ile 24.05.2004 tarihli ve 918 sayılı Onayın yürürlükten kaldırılmasının, 17.07.2006 tarihli ve 1161 sayılı Onayın iş bu Onayda belirtilen hususlara aykırı hükümlerinin iptal edilmesinin, uygun olacağı mütalaa edilmektedir. Takdir ve tensiplerine an öderim. Nurcan ÖZYAZICI Muhabere ve Elektronik Daire Başkanı Uygun görüşle arz ederim. 03.02.2008 İbrahim ŞENEL Müsteşar Yardımcısı OLUR 04.03.2008 M.Emin ZARARSIZ Müsteşar TOPLANTI TUTANAĞI BİLGE Projesi, Gümrük Veri Ambarı Sistemi (GÜVAS ve Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca geliştirilen diğer tüm uygulama programlarına, merkez ve taşra personelinin erişimine ilişkin yetkilerin ve kullanım esaslarının tespit edilmesi amacıyla 23.10.2007 tarihinde Müsteşarlık Toplantı salonunda Sn. Ali NURAL Başkanlığında, Gümrükler Genel Müdürlüğü, Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğü, Gümrükler Kontrol Genel Müdürlüğü ve Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığı birim temsilcilerinin katılımıyla bir toplantı yapılmış ve aşağıdaki konular tespit edilmiştir. 1- Müsteşarlığımız Gümrük İdaresinin Modernizasyonu Projesi kapsamında kurulan GÜVAS-Gümrük Veri Ambarı Sistemine kurum içinden merkez ve taşra birimlerinin erişimine ilişkin 04.06.2002 tarihli ve 23 sayılı İç Genelge (ek1) çıkarıldığı ve Genelge ekinde yetkilerin tablo halinde listelendiği ve tüm birimlere dağıtıldığı, 2- 24.05.2004 tarihinde 918 sayılı Makam Onayı (ek2) ile 23 sayılı İç Genelge kapsamındaki yetkilerin genişletilmesine ilişkin bir düzenleme yapıldığı, söz konusu düzenleme ile Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğü ilgili şubelerine bazı yetkilerin verildiği, ayrıca denetim elemanlarına tüm GÜVAS sorgularını içerecek şekilde yetki verildiği, 3- 2. Maddede bahsi geçen onaydan birimlerin haberdar olmadıklarını bildirdikleri, ancak, söz konusu onay ekinde yer alan yetkileri içerecek şekilde talepleri doğrultusunda denetim elemanlarının tümüne ve Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğünün bazı çalışanlarına şifre ve yetki verildiği (ek3), 4- Yapılan tartışmalar neticesinde; birimlerin şifre talepleri sırasında tüm yetkilerin kullanıcı tipine bağlı olarak değil de, görevlendirilen personele otomatik olarak verildiği düşüncesiyle bazı yetkilere yanlış anlaşılma nedeniyle sahip olamadıkları, 5- Daha sonraki tarihlerde Gümrükler Genel Müdürlüğünce alınan tüm onayları yeniden düzenleyen 17.07.2006 tarihli ve 1161 sayılı bir onay (ek4) alındığı ve bu onayda, özetle GÜVAS içindeki BİLGE ile elde edilen verilerin (Gümrük Beyannamesi ve ilişkili bilgileri) erişimine ilişkin şifrelerin Gümrükler Genel Müdürlüğünce verileceği, 6- Yukarıda bahsi geçen tüm onaylar neticesinde, Bilişim uygulamalarından elde edilen verilerin kurum içi (birimler arası), ulusal ve uluslararası düzeyde kurum ve kuruluşlarla değişimi için ilgili birimlerin bilgi ve onayı dahilinde gerek duyulan çalışmaların birimlerin talebi doğrultusunda Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca yapıldığı, 7- Genel Müdürlüklerin sorumluluğunda olan uygulama programlarına (BİLGE, Tarife, Risk Analizleri, Kullanıcı kodları, TIR takip, Kaçak Bilgi Bankası v.b) Müsteşarlımız birimlerince erişim için gerekli olan kullanıcı kodu ve şifrelerin ilgili birimlerce veya ilgili birimlerin talebi doğrultusunda Muhabere ve Elektronik dairesi Başkanlığınca verildiği, 8- Müsteşarlığımızca uygulanmakta olan Bilişim Projelerinde gerçek zamanlı olarak üretilen verilerin depolandığı Gümrük Veri Ambarı Sistemi (GÜVAS)'da ki verilerin yönetimi ve değerlendirilmesinin de yukarıda bahsi geçen onaylar doğrultusunda ilgili birimlerce veya ilgili birimlerin talebi doğrultusunda Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca yapıldığı, 9- İlgili birimlerin iş akış sürecinde karar verme ve yönetim aşamasında parametrik bilgi içeren, yönetimsel amaçlı çalışan programlarından üretilen bilgilerin ticari sır veya istihbarat niteliği taşıyan stratejik kararlar içeren bilgiler olması durumunda, sadece ilgili birimce kullanıldığı, diğer birimlerin kullanımına açılmadığı, 10- Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığı tarafından otomasyon sistemine tanıtılan Müsteşarlık genelinde 80 adet kullanıcı tipi (ek5) olduğu, 11- Gümrükler Genel Müdürlüğünce yönetilmekte olan ve GÜVAS içerisinde yer alan Gümrük Beyannamesi bilgilerinin kaçakçılıkla mücadeleye yönelik yürütülen araştırma, soruşturma ve istihbarat çalışmalarında araştırma ve soruşturmanın seyrini hızlandıracak sonuçların analiz edilmesinde destek ve yardım sağlayacağı belirtilerek, Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğünce, aynı bilgilerin Gümrükler Kontrol Genel Müdürlüğünce de talep edildiği, 12- Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğünce yönetilmekte olan ve GÜVAS içerisinde yer alan Kaçak Bilgi Bankası (KBB) bilgilerinin Risk Analizi çalışmalarında kullanılmak üzere, Gümrükler Genel Müdürlüğünce talep edildiği tespit edilmiştir. Söz konusu tespitlerden sonra Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığı tarafından hazırlanan GÜVAS ve bazı stratejik programları içeren liste (ek6) tek tek incelenerek, aşağıdaki çalışmaların yapılmasına karar verilmiştir. 1- Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğü ve Gümrükler Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından talep edilen ve GÜVAS içinde yer alan Gümrük Beyannamesi analiz bilgilerinin söz konusu Genel Müdürlüklerin ihtiyaçları doğrultusunda, sadece kendi görev ve yetkileri çerçevesinde, hangi alanda ve hangi amaçla kullanacaklarını da içerir şekilde Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca düzenlenmesi ve kullanıma açılması, 2- Gümrükler Genel Müdürlüğünce talep edilen ve GÜVAS içinde yer alan KBB bilgilerinin söz konusu Genel Müdürlüğün ihtiyaçları doğrultusunda, sadece kendi görev ve yetkileri çerçevesinde, hangi alanda ve hangi amaçla kullanacaklarını da içerir şekilde Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca düzenlenmesi ve kullanımına açılması, 3- Web üzerinden BİLGE sisteminin gerçek zamanlı verilerini içeren sorguların (Gümrük Beyannamesi ana ve kalem bilgileri, alıcı/göndericiye göre, hatlara göre raporlar v.b) Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğü ve Gümrükler Kontrol Genel Müdürlüğünün İhtiyaçları doğrultusunda Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca yeniden düzenlenerek kullanımına açılması, ancak yapılacak düzenlemede ilgili birimin yürüttüğü cari işlemlerin, görev ve yetki alanlarının dikkate alınması, 4- Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğünce taşra birimleri (KİN- Kaçak İstihbarat ve Narkotik Birimlerinde) için talep edilen gümrük beyannamesi detaylı analiz ve sorgulamaları ile kıymete yönelik sorgulamalara taşrada sadece muayene memurlarının erişebildiği belirtilmiş ve söz konusu bölümlerde de zaten muayene memuru çalıştığı bu nedenle ayrı bir yetki verilmesine gerek olmadığı, ancak muayene memuru olmayan KİN'lerde (Merkez dahil) muayene memuru görevlendirilmesine, 5- Müsteşarlığımızda gerek kurum içi gerekse kurum dışı verilen tüm kullanıcı kodlarına ilişkin şifrelerin belli periyotlarda değiştirilmesi zorunluluğunun programlarda otomatik olarak ayarlanmasına ilişkin düzenlemenin Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca yapılmasına, 6- Daha önce denetim elemanlarınca Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğünden talep edilen X-Ray cihazı tarama bilgilerine uzaktan erişim yetkisinin değerlendirilmesi amacıyla 26.09.2007 tarihinde düzenlenen teknik raporun (ek7) dikkate alınması sonucunda, bu erişim mümkün olmaması nedeniyle, Kara Kapıları Araç ve İhbar Takip Sistemine taşrada kaydedilen bilgilerin GÜVAS'a aktarımı sırasında aracın X-Ray taramasından geçip geçmediği bilgisinin de aktarılması ve buna ilişkin sorguların Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca yapılmasına, 7- Daha önce denetim elemanlarınca Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğünden talep edilen Araç Takip Sistemi (ATS-GPS Sistemi) bilgilerine uzaktan erişim yetkisinin değerlendirilmesi amacıyla 28.09.2007 tarihinde düzenlenen teknik raporun dikkate alınması sonucunda, bu erişim mümkün olmaması nedeniyle, web üzerinde ATS veri tabanına kaydedilen araca, şoföre, güzergaha ve izleme boyunca meydana gelen alarmlara ait bilgilerin sorgulayabilmesi için bir program ve taşrada kaydedilen araca ATS cihazı takılıp takılmadığı bilgisinin de GÜVAS'a aktarılması işleminin Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca yapılmasına, 8- Müsteşarlık genelinde gerek merkez gerekse taşra birimleri personeline verilen kullanıcı kodu ve şifrelerin personelin her ne şekilde olursa olsun görevden ayrılması durumunda takip edilemediği, bu nedenle birimlerde görevden ayrılma esnasında personelin üzerinde olan kullanıcı kodlarını bir form doldurarak birimine iletmesi ve birim tarafından kullanıcı koduna bloke konulmasına, 9- Müsteşarlıkta kullanılmakta olan GÜVAS ve BİLGE dışındaki birimlerin belli şubelerince kullanılmakta olan ve özel ve stratejik kullanım içeren programlara (Risk Analizleri, Teminatlar, Kullanıcı kodları, İhbar Takip, Araç Takip, v.b) denetim elemanlarınca erişim talep edilmesi halinde; yetkilerin inceleme ve soruşturma konusu ile ilintili olması koşulu ile süre sınırına tabi tutularak verilmesi, Konularında ilgili tüm birimlerin mutabakatı ile Müsteşarlık Makamından alınacak bir onaya bağlanması ve buna ilişkin sekretarya görevinin de Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca yürütülmesi konularında mutabakata varılmıştır. İş bu tutanak 2 (iki) nüsha olarak hazırlanmıştır. Ali NURAL Komisyon Başkanı Ek.1: 04.06.2002 tarihli ve 23 sayılı İç Genelge Ek.2: 24.05.2004 tarihinde 918 sayılı Makam Onayı Ek.3: Denetim elemanları Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğü Elemanları Yetki ve şifreleri Ek.4: 17.07.2006 tarihli ve 1161 sayılı bir onay Ek.5: 80 adet kullanıcı tipi (olduğu, Ek.6: GÜVAS ve bazı stratejik programları içeren liste Ek.7: X-Ray bilgilerine erişime ilişkin teknik rapor Ek.8: Araç takip sistemine ilişkin teknik rapor EK-2 GÜVAS İÇİN GEREKLİ GÖRÜLEN DÜZENLEMELER 1- Gümrükler Genel Müdürlüğü ve Denetim Birimleri yetki alanları; · Dış Ticaret İstatistikleri Sorgulamaları · Kıymet Sorgulamaları · Performans Sorgulamalarının tamamı · Bülten İstatistikleri Sorgulamaları 2- Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğü yetki alanları; Performans sorgulamaları · Tır Takip Programı sorgulamaları · Tır karnesi genel takip · Kara Kapıları Tüm Sorgular · KBS Tüm Sorgular · Özel Fatura Sorgulamaları · ÖZBY ile ilgili tüm Sorgular · Ambar Sorgulamaları tamamı · TCGB ile ilgili tüm sorgular (Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca yeni sorgu hazırlanacak Sorguda TCGB'nin tüm alanları görüntülenebilecek, ayrıca beyanname sayılan ve durumları ile ilgili raporlama yaptırabilecektir.) Kıymet Sorgulamaları 3- Gümrükler Kontrol Genel Müdürlüğü yetki alanları; Performans sorgu lam ajan · Tır Takip Tüm sorgulamalar · Kara Kapıları Tüm Sorgular · KBB Tüm Sorgular · ÖZBY Tüm Sorgular · Ambar Sorgulamaları tamamı · Muhasebe Tüm Sorgular · TCGB Tüm Sorgular (Muhabere ve Elektronik Dairesi Başkanlığınca yeni sorgu hazırlanacak TCGB'nin tüm alanları görüntülenebilecek, ayrıca beyanname sayılan ve durumları ile ilgili raporlama yapılabilecektir.) Kıymet Sorgulamaları EK-3 GERÇEK ZAMANLI VERİLERİNİ İÇEREN SORGULAR İÇİN GEREKLİ GÖRÜLEN DÜZENLEMELER http://portal.gumruk.gov.tr intranet adresinde "GÜVAS sorgulama/yönetim" menüsünün altında yaralan "Gümrük İdareleri On-line Sorgulama" seçeneği altında yer alan; Bilge Sorgulamaları · İşlemdeki Beyannamelere İlişkin Raporlar · TCGB tüm alanları ve muayene bilgileri görüntüleme · Ambar Giriş Sorgulanma · Ambar Çıkış Sorgulama · Ambar İçeriği · TCGB ve ÖZBY sayıları Taşıt Sorgulamaları · 1 'nolu Taşıt Takip Sorgulama · 2'nolu Taşıt Takip Sorgulama · Aracın hangi programlara giriş yaptığının sorgulanması · Saha durumu sorgulama Tır Karnesi Sorgulamaları · Tır Takip Sorgulama