Kayıtlı Elektronik Posta Kullanımı Yönergesi (Gizli yazıların KEP sistemi gönderilmeyeceği, EBYS kalıplarının kullanılması)

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Sayı :77510939-700 Konu :Kayıtlı Elektronik Posta(KEP) Kullanımı Hakkında Yönerge Genelgeler 1 Tasarruflu Yazılar 1 2 07.09.2017 / 27721699 DAĞITIM YERLERİNE 11.02.1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanununu ile fiziksel ortamda yapılan bildirimlerin, 25.08.2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği ve 19.01.2013 tarih ve 28533 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği ile kağıtsız ortamda yapılabilmesine olanak sağlanmıştır. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi, fiziksel ortamda yapılan bildirimlerin ve yazışmaların elektronik ortamda güvenli ve hızlı bir şekilde yapılabilmesine imkan sağlayan bir sistemdir. Bu kapsamda Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sisteminin entegrasyon ve koordinasyon çalışmalarını Başkanlığımız yürütmektedir. Bu çerçevede Başkanlığımızca hazırlanan "Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Hesabı Kullanımı Hakkında Yönerge" Bakanlık Makamının 26.04.2017 tarih ve 24394311 sayılı onayı ile yürürlüğe girmiştir. Başkanlığımızca gerçekleştirilen entegrasyon sonrasında EBYS üzerinde oluşturulan yazılar KEP sistemi ile KEP sistemimizde kayıtlı olan Bakanlığımız harici kurumlara gönderilebilecektir. Ancak gizli ve çok gizli yazılar KEP sistemi aracılığı ile gönderilmeyecektir. Ayrıca KEP ile gönderilecek yazılar için EBYS üzerinde tanımlı şablonların kullanılması gerekmekte olup özellikle tebligatlar için doğru şablonun seçilmemesi durumunda gönderilecek evrak tebligat niteliği taşımayacaktır. KEP sisteminin kullanımına ilişkin kullanıcılara eğitim verilmiş olmakla birlikte kullanım kılavuzu hazırlanarak Bakanlığımız Portal'ında yayımlanmıştır. Ayrıca kullanıcıların KEP sistemine ilişkin bir sorunla karşılaşması durumunda Başkanlığımız bünyesinde bulunan [email protected] adresine e-posta ile sorunu bildirmeleri durumunda gerekli destek verilecektir. İlgili yönergenin bağlantı birimler ile tüm personele duyurulması ve işlemlerin yönergede belirtilen şekilde tesis edilmesi hususunda; Bilgi ve gereğini arz ederim. Muhammet AYDIN Bilgi İşlem Dairesi Başkan V. Ekler: 1-Kayıtlı Elektronik Posta(KEP) Hesabı Kullanımı Hakkında Yönerge 2-Olur 3-KEP Sistemine İlişkin Dikkat Edilecek Hususlar Ek-1 KAYITLI ELEKTRONİK POSTA (KEP) HESABI KULLANIMI HAKKINDA YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı; Bakanlıkta Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabının kullanımına ilişkin usul ve esaslarını belirlemektir. Kapsam MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Bakanlığın merkez, taşra, döner sermaye ve yurt dışı birimlerini kapsar. Dayanak MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 11/2/1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanununun 7/a maddesi, 19/1/2013 tarihli ve 28533 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği, 25/8/2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar ve kısaltmalar MADDE 4- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında; a) Bakanlık: Gümrük ve Ticaret Bakanlığını, b) BİDB: Bakanlık Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığını, c) Birimler: Bakanlığın merkez, taşra, döner sermaye ve yurt dışı birimlerini, ç) EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini, d) Elektronik tebligat: 7201 sayılı Tebligat Kanununda belirtilmiş olan tebligat türünü, e) Hesap sahibi birim: Adına Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı tahsis edilen Bakanlık birimini, f) İşlem yetkilisi: Hesap Sahibi Birim tarafından belirlenen KEP hesabına ilişkin işlemleri birim adına yapmaya yetkili kişiyi, g) Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklini, ğ) Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcı (KEPHS): 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki yetkilendirme çerçevesinde KEP sistemi kurmak ve işletmek için kurulan anonim şirket ile başvuru yapması ve gerekli koşulları sağlaması hâlinde 11/2/1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanununun hükümlerine göre elektronik ortamda tebligat yapmaya yetkili kılınmış idareyi, h) KEP hesabı: Orijinal ileti gönderme ve alma ile KEP iletisi alma yeteneğine sahip KEP sisteminde oluşturulan elektronik posta hesabını, ı) KEP Sistemi: Elektronik iletişim platformları aracılığıyla gerçekleşen, gönderildi ve alındı onayları da dâhil olmak üzere KEP iletilerinin tüm süreçlerine ilişkin olarak KEP delili oluşturulması, güvenli bir şekilde kimlik tespiti yapılması, KEP hesabı, KEP rehberi ve arşiv hizmetleri verilmesi gibi işlevlere sahip sistemi, i) SGB: Bakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığını, ifade eder. İlkeler MADDE 5 - (1) Bu Yönergenin uygulanmasında aşağıdaki ilkeler göz önüne alınır: a) Bilgi güvenliğinin sağlanması, b) Kişisel verilerin korunması, c) Birlikte çalışabilirlik, ç) Hizmet kalitesinin sağlanması, d) Uluslararası standartların sağlanması. İKİNCİ BÖLÜM Sorumluluk Sorumluluk MADDE 6 - (1) Bu Yönergenin uygulanmasında Bakanlık birimlerinin görev ve sorumlukları şunlardır: a) KEP sistemi, bir elektronik iletinin tarafları veya muhatapları arasında KEP hesabı vasıtasıyla hukukî ve teknik güvenliğe sahip bir şekilde gönderilip alınmasını sağlamak ve güvenli iletişimde bulunmak gibi amaçlarla kullanılır. b) İşlem yetkilisi hesap sahibi birim amiri tarafından belirlenir. c) BİDB'ye mevcut hesap işlem yetkilileri ve değişiklikler bildirilir. ç) KEP hesabı işlem yetkilisinin idareden ayrılması durumunda ya da hesap sahibi birim amirinin ilgili kişiyi değiştirmek istemesi durumunda ilgili değişiklik, ilgili birim tarafından BİDB bilgilendirilerek ve KEPHS'ye başvurularak yapılabilir. d) Hesap sahibi birimde çalışan bir personelin işlem yetkilisi olarak bulunması zorunludur. İşlem yetkilisinin ücretsiz izin alması, uzun süreli rapor alması, tayin olması ya da idari herhangi bir gerekçeyle birimden ayrılması durumunda işlemlerin aksamaması için işlem yetkilisi idare tarafından değiştirilir. Hesap sahibi birim ihtiyaç halinde işlem yetkilisini değiştirebilir. Bu değişim ilgili KEPHS ve BİDB'ye bildirilir. Hesap sahibi birim, işlem yetkilisi veya kurum bilgilerinde (vergi no, adres, iletişim bilgileri vb.) değişiklik olması durumunda KEPHS ve BİDB'ye bildirimde bulunur. e) Hesap sahibi birimde çalışan işlem yetkililerinin kısa süreli rapor ya da izin almaları durumunda hesap sahibi birim, işlemleri takip edecek bir personeli görevlendirmekle sorumludur. f) İşlem yetkilisi değişikliklerinde yeni görevlinin hesabı KEPHS ve BİDB tarafından sisteme kayıt edilmeden eski görevlinin iptal işlemleri gerçekleştirilemez. g) Hesap sahibi birimde işlem yetkilisi haricinde en az 1 personele hesap sahibi birim tarafından KEPHS aracılığı ile KEP yetkisi tanımlanır. ğ) Gönderinin niteliği (tebligat, resmi yazışma vb.) EBYS üzerinden yazıyı oluşturan görevli tarafından doğru seçilir, onaylayan görevli tarafından da kontrol edilir. h) KEP Hesaplarının işlevsellik yönetimi ile postaların gönderimi ve gönderilen postaların takibi hesap sahibi birim ve işlem yetkilisinin sorumluluğundadır. ı) KEP Hesabına gelen postaların takibi ve kanuni süreler içinde işleme alınması hesap sahibi birim ve işlem yetkilisinin sorumluluğundadır. i) Hesap sahibi birim tarafından KEP hesabının depolama alanının yetersiz kalması durumunda KEPHS'ye başvuru yapılarak artırımda bulunulabilir. j) KEPHS usul ve esasları ile mevzuatı takip etmek ve bunlara uymak hesap sahibi birim amirleri ve işlem yetkililerinin sorumluluğundadır. k) Hesap işlem yetkilileri KEP hesabına ilişkin şifrelerin karmaşık yapıya sahip olmasından ve korunmasından sorumludur. l) Hesap sahibi birim KEP hesabının kullanımda olması ve sürekliliğini sağlamakla yükümlüdür. m) Hesap sahibi birim ve işlem yetkilileri, gelen KEP iletilerini idarenin kullandığı EBYS'ye aktarmak ve mevzuata uygun şekilde iletinin gereğini yapmakla sorumludur. n) KEP hesabı üzerinde gerçekleştirilen tüm işlemler kayıt altına alınır. KEP hesabı yasalara ve mevzuata aykırı olarak ve amacı dışında kullanılamaz. o) Elektronik Tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen takvimin beşinci günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır. ö) KEP adresi kullanılarak KEP sistemi dışında herhangi bir e-posta adresine ileti gönderilemez. p) Hesap sahibi birim ve işlem yetkilisi hesap sağlayıcısı ile imzalanan KEP kullanımına ilişkin sözleşmelerde belirtilen hükümlere ve koşullara uyar. r) Hesap sahibi birimin, KEP hesabıyla ilgili herhangi bir sorun durumunda ya da görüş için KEPHS ile doğrudan iletişime geçmesi gerekir. s) 7201 sayılı Tebligat Kanununun hükümlerine göre yapılan Elektronik Tebligatlar, PTT KEP aracılığıyla e-yazışma ve normal posta sınıfına giren yazılar ise anlaşma yapılan hesap sağlayıcıya ait KEP adresleri üzerinden gönderilir. ş) Tebligat olmayıp normal posta sınıfına giren yazıların, sistem üzerinden Resmi Tebligat Şablonuyla gönderilmemesi gerekir. Bu tür hatalı gönderimlerden hesap sahibi birim ve işlem yetkilisi sorumludur. t) Bakanlık KEP hesabına gelen iletilerin ilgili birimlere dağıtımı Bakanlık Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığına bağlı Genel Evrak Birimi tarafından yapılır. Hesap işlemleri MADDE 7 - (1) KEP hesabına para yatırılması/faturalarının ödenmesi ve benzeri diğer ücretlerin ödenmesi hesap sahibi birim veya BİDB tarafından gerçekleştirilir. (2) Hesap sahibi birim gönderilen KEP iletilerinin (ön ödemeli dahil) EBYS'deki ve faturadaki adetlerinin doğruluğunu kontrol etmekle yükümlüdür. Uyuşmazlık durumunda ilgili KEPHS'ye itiraz etmek hesap sahibi birimin sorumluluğundadır. (3) KEP hesabının EBYS üzerinden kullanılması esastır. Hesap sahibi birimler, KEP hesaplarının EBYS üzerinden kullanılamadığı durumlarda, doğrudan KEP hesabından ileti gönderebilir ve gelen/giden iletilerin takibini yapabilir. (4) Hesap sahibi birimler, postanın iletileceği idare ya da kurumun KEP hesabı bulunması durumunda ilgili postayı elektronik ortamda KEP hesabı aracılığı ile gönderebilir. (5) Hesap sahibi birim, yıllık gönderilen ortalama tebligat adedini ve diğer posta adetlerini belirleyip bu miktara göre KEPHS'den alım yapabilir. EBYS şablonları MADDE 8- (1) EBYS'de ana menü yeni taslaklar bölümünde tanımlı "kep şablonları" kısmında yer alan "Resmi Yazışma Şablonu" nun resmi kurumlara gönderilecek evraklar için, "Resmi Tebligat Şablonu" nun gerçek ve tüzel kişilere yapılacak tebligatlar için, "KEP İletisi Şablonu" nun ise resmi kurumlara, gerçek ve tüzel kişilere yapılması gereken tebligat işlemleri dışında kalan yazışmalar için kullanılması esastır. (2) SGB, şablonların kullanımına ilişkin her türlü düzenleme yapmaya yetkilidir. Elektronik tebligat hizmetlerinin ücretlendirilmesi MADDE 9- (1) Ücretlendirme alınan hizmetlere ilişkin yapılan sözleşmelerde belirtilen tutarlara göre yapılır. Kayıtlı Elektronik Posta hesabının kontrol edilmesi MADDE 10 - (1) İşlem yetkilisinin, KEP hesabına erişerek gelen iletileri kontrol etmesi esastır. (2) Mücbir sebepler dışında KEP hesabına erişilmemesi durumunda aynı iş günü içinde gelen iletinin ertesi iş günü hesap sahibine ulaştığı ve okunduğu kabul edilir. Diğer hükümler MADDE 11- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek sorun ve tereddütleri gidermeye BİDB yetkilidir. (2) Bu Yönergede yer almayan hususlarda Elektronik Tebligat Yönetmeliği ve Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır. Yürürlük MADDE 12 - (1) Bu Yönerge onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 13 - (1) Bu Yönerge hükümlerini Gümrük ve Ticaret Bakanı yürütür. Ek-2 T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Sayı :59421671-010.04 Konu :Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Hesabı Kullanımı Hakkında Yönerge BAKANLIK MAKAMINA Bakanlığımızda Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) faaliyetlerinin Başkanlığımız koordinasyonunda yürütülmesine dair 10.12.2014 tarih 63499644-020-00004481566 sayılı Makam Onayı uyarınca, Bakanlığımız Merkez ve Taşra teşkilatı birimlerinin fiziksel ortamda gönderilen postaların elektronik ortamda hızlı ve güvenilir şekilde gönderilmesini sağlamak için kullanıma sunulan Kayıtlı elektronik Posta (KEP) hesaplarının, doğru ve aktif kullanımının sağlanması için "Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Hesabı Kullanımı Hakkında Yönerge" oluşturulmuştur. Bakanlığımız Merkez ve Taşra teşkilatı birimleri için ilgili hesapların işletilmesine ilişkin oluşturulan "Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Hesabı Kullanımı Hakkında Yönerge"'in yürürlüğe konulması hususunu Olurlarınıza arz ederim. Muhammet AYDIN Bilgi İşlem Dairesi Başkan V. Uygun görüşle arz ederim. Remzi AKÇİN Müsteşar Yardımcısı Uygun görüşle arz ederim. Cenap AŞÇI Müsteşar Olur Bülent TÜFENKCİ Bakan Ek: Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Hesabı Kullanımı Hakkında Yönerge Ek-3 KEP SİSTEMİNE İLİŞKİN DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR KEP sisteminin kullanımına ilişkin özellikle dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda maddeler halinde sıralanmıştır. 1. KEP sistemi yalnızca Bakanlığımız harici kamu kurumu/şirket/şahıslara gönderim için kullanılacaktır. 2. Gelen KEP iletileri her iki adres için de işlem yetkilileri tarafından kontrol edilecek ve EBYS sistemine aktarılacaktır. 3. Gönderilecek KEP iletileri yazı oluşturulmadan önce gönderilecek kamu kurumu/şirket/şahıs için sistemde kayıtlı KEP adresi bulunup/bulunmadığı kontrol edilecek ve ona göre şablon seçimi yapılacaktır. 4. Yazıyı oluşturulan kullanıcılar tarafından; aynı kuruma ait birden fazla kayıt olması durumunda KEP adresi bulunan kayıt seçilecektir. 5. Daha sonraki işlemler normal EBYS akışında devam edecektir. 6. Evrağın gönderimini yapacak personel yazının niteliğine göre; a. Tebligat ise PTT (hs01) üzerinden; b. Diğer yazılar TURKKEP(hs03) üzerinden) EBYS üzerinden ilgili hesap seçilerek gönderimi gerçekleştirecektir. 7. Gönderimlerde doğru hesabın ve şablonun seçilmesi kritik öneme sahiptir. KEP Resmi Tebligat şablonu seçilmeden gönderilen yazıların tebligat niteliği taşımayacağı, tebligat olmadığı halde ilgili şablon ve PTT kep üzerinden gönderilen yazılar birim için hukuki ve maddi sonuçlar doğurabilecektir. Ayrıca işlem yetkilileri PTT KEP web arayüzünden e-tebligat ibaresini izleyebilecektir. 8. Gönderilen yazılar PTT ve TURKKEP web sayfaları üzerinden takip edilecektir. Yazı gönderilemedi ise işlem yetkililerince gereği yapılacaktır. Gönderimlerin sisteme yansıması zaman alabilmekte bu nedenle gün sonuna kadar izlenmesi gerekmektedir. 9. İşlem yetkilileri ve hesap sahibi birim tarafından PTT KEP üzerinde kontör miktarı kontrol edilecek ihtiyaca göre birim tarafından yükleme yapılacaktır. 10. Birimlerin adresleri EBYS sistemine merkezi olarak tanımlanmıştır. 11. Birimlerin Bakanlığa kendi KEP adreslerini bildirmesine gerek bulunmamaktadır. 12. Kamu kurumlarından resmi yazı ile bildirilen KEP adreslerine ilişkin tanımlama Başkanlığımızca yapılacaktır. Tanımlama işlemi için birimler adresin EBYS üzerinden tanımlı olup olmadığını inceleyecek eğer tanımlı değil ise; diğer kurumlardan gelen(adresin yazılı olduğu) resmi yazı da ekte bulunacak şekilde [email protected] adresine e-posta gönderilecektir. 13. İlk defa tanımlanacak şirket/şahıslara ilişkin KEP adresleri Birimler tarafından tanımlanabilecektir. 14. KEP Sisteminin kullanımına ilişkin kılavuz ile diğer dokümanlar Bakanlığımız Portali/Merkez Teşkilatı/Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı/Kayıtlı Elektronik Posta(KEP) Dokümanlar klasöründe bulunmaktadır. 15. Diğer hususlar kullanım kılavuzunda açıklanmış olup tereddüt edilen hususlarda [email protected] adresine ilgili durumu bildirmeleri gerekmektedir.