Hassas görevlerin tespiti, iş sürekliliği yönetimnin ilkeleri ile aşamaları hakkında Yönerge

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :28902639-010.04 Konu :İş Sürekliliği İlkeleri Yönergesi Yürürlükteki Yönerge (11.12.2020 / 59736752 sayılı Onay) 08.05.2017 / 24815136 DAĞITIM YERLERİNE 26.12.2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren "Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği"nde, kamu idarelerinin iç kontrol sistemlerinin kamu iç kontrol standartlarına uyumunu sağlamak üzere eylem planı oluşturulması gerektiği belirtilmiş, bu çerçevede 01.01.2015-31.12.2016 dönemini kapsayan Başkanlığımızca hazırlanan "Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı" 30.12.2014 tarihinde Müsteşarlık Makamı tarafından onaylanmıştır. Söz konusu Uyum Eylem Planı'nda gerçekleştirilmesi öngörülen eylemlerden biri 32.KFS.11.1/E.1 eylem kodlu "İş Sürekliliği İlkeleri Yönergesinin" hazırlanmasıdır. Bu çerçevede; Merkez Teşkilatı, 81 Valilik Ticaret İl Müdürlüğü ve 16 Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğünün görüşleri ile Taşra Teşkilatı inceleme ziyaretleri çerçevesinde Başkanlığımızca hazırlanan "Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İş Sürekliliği İlkeleri Yönergesi" Bakanlık Makamının 03.05.2017 tarih ve 24806447 sayılı onayı ile yürürlüğe konulmuştur. Yönergenin amacı Bakanlık merkez ve taşra teşkilatında hassas görev ve faaliyetlere dair kesintilerin engellenmesine, önlenmesine, korunmasına ve benzeri konularda yapılması gereken çalışmaların belirlenmesine, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesine ve kurum itibarının korunmasına yönelik İş Sürekliliği Yönetim Sistemi'nin işleyişine ilişkin yöntem, usul ve esasları belirlemektir. Yönergede, hassas görevlerin tespiti, iş sürekliliği yönetim sisteminin ilkeleri ile aşamaları ve birimlerin temel rol ve sorumluluklarına dair hükümler bulunmaktadır. Yönergede yer alan hükümlerin uygulamada dikkate alınması ve tereddüt edilen konuların Başkanlığımıza iletilmesi hususunda, Bilgilerini ve gereğini arz ve rica ederim. Fatih İslam KARAOĞLU Bakan a. Strateji Geliştirme Başkanı Ekler: 1-İş Sürekliliği İlkeleri Yönergesi-03.05.2017 (7 sayfa ) 2-Onay Dağıtım: Tüm Merkez Teşkilatına 81 İl Valiliğine (Ticaret İl Müdürlüğü) Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüklerine T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :45224183-010.04 Konu :İş Sürekliliği İlkeleri Yönergesi 21.04.2017 / 24438104 BAKANLIK MAKAMINA 26.12.2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren "Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği"nde, kamu idarelerinin iç kontrol sistemlerinin kamu iç kontrol standartlarına uyumunu sağlamak üzere eylem planı oluşturması gerektiği belirtilmiş, bu çerçevede 01.01.2015-31.12.2016 dönemini kapsayan Başkanlığımızca hazırlanan "Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı" 30.12.2014 tarihinde Müsteşarlık Makamı tarafından onaylanmıştır. Söz konusu Uyum Eylem Planı'nda gerçekleştirilmesi öngörülen eylemlerden biri 32.KFS.11.1/E.1 eylem kodlu "İş Sürekliliği Yönergesinin hazırlanmasıdır. İş sürekliliği kurumların, kritik fonksiyon ve süreçlerini etkileyecek olaylara karşı hazırlıklı olmalarının ve herhangi bir olaya, önceden planlandığı şekilde cevap verebilmelerinin sağlanmasıdır. Deprem, sel, yangın, terör, savaş; elektrik, iletişim gibi ana girdi hizmetlerinin ya da personel faaliyetlerinin belirsiz bir süre için kesilmesi durumu gibi olağanüstü ya da beklenmedik olayların kurumun yaşamsal süreçlerini aksatarak, ulusal ya da uluslararası düzeydeki yükümlülüklerini yerine getirmesinde ortaya çıkabilecek kayıpları en aza indirmeyi hedeflemektedir. Bütün merkez ve taşra teşkilatı birimlerinden alınan görüş ve öneriler çerçevesinde oluşturulan "Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İş Sürekliliği İlkeleri Yönergesi"nin yürürlüğe konulması hususunu, Olurlarınıza arz ederim. Fatih İslam KARAOĞLU Strateji Geliştirme Başkanı Uygun görüşle arz ederim. ..2017 Cenap AŞÇI Müsteşar OLUR 03.05.2017 Bülent TÜFENKCİ Bakan 16.12.2020 / 59835037 sayılı yazı eki 11.12.2020 / 59736752 sayılı Onay ile YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMIŞTIR GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI İŞ SÜREKLİLİĞİ İLKELERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Kısaltmalar Amaç MADDE 1 - (1) Bu Yönergenin amacı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı'nın merkez ve taşra teşkilatında hassas görev ve faaliyetlere dair kesintilerin engellenmesine, önlenmesine, korunmasına ve benzeri konularda yapılması gereken çalışmaların belirlenmesine, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesine ve kurum itibarının korunmasına yönelik İş Sürekliliği Yönetim Sistemi'nin işleyişine ilişkin yöntem, usul ve esasları belirlemektir. Kapsam MADDE 2 - (1) Bu Yönerge, Bakanlık merkez ve taşra teşkilatı harcama birimlerini kapsar. Dayanak MADDE 3 - (1) Bu Yönerge, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55, 56 ve 57 nci maddeleri ile 26/12/2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan "Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği" ne ve Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberine, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar ve Kısaltmalar MADDE 4- (1) Bu Yönergede geçen; a) Acil Durum: Bakanlığın tamamında veya bir kısmında meydana gelebilecek yangın, patlama, tehlikeli kimyasal maddelerden kaynaklanan yayılım, doğal afet gibi acil müdahale, mücadele veya tahliye gerektiren olaylarda önceden öngörülse bile gerçekleşme yeri ve zamanı belli olmayan, gerçekleşmesi halinde kayıplara ve iş kesintisine yol açarak acil durumlarla ilgili plan ve prosedürlerin uygulamaya konulmasını gerektiren; planlı veya plansız, iletişim ve telekomünikasyon imkânları ile bilgi işleme kapasitesinin yitirilmesi, altyapı erişim olanağının ortadan kalkması, gümrük ve ticaret işlemlerinin aksaması veya kesintiye uğraması gibi halleri, b) Acil Durum Planı: Bakanlık Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğünce hazırlanan ve 02/04/2012 tarihli Müsteşarlık Makamı Onayı ile yürürlüğe giren 2012/6 sayılı Genelgeyi, c) Acil Durum Planları: 18/06/2013 tarihli ve 28681 sayılı Resmi Gazete' de yayımlanan "İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik" hükümleri çerçevesinde her birim tarafından kendi özel koşulları kapsamında oluşturulmuş acil durum planlarını, ç) Bakanlık: Gümrük ve Ticaret Bakanlığını, d) Birim: Bakanlık merkez ve taşra teşkilatı harcama birimlerini, e) Birim Yöneticisi: 5018 sayılı Kanun uyarınca belirlenmiş olan harcama yetkilisini, f) Eylem Planı: Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planını, g) Hassas Görev: Birimin temel İşlevini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren, zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmemesi halinde karar alma süreçlerini ve kaynakların etkin kullanımını etkileyebilecek kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevleri, ğ) ISO 22301 Toplumsal Güvenlik ve İş Sürekliliği Yönetim Sistemi Standardı: Kuruluşların iş sürekliliğini sağlamaları için gerekli planları oluşturmaları, uygulamaları, sürdürmeleri, korumaları ve riskleri azaltmak için hazırlanmalarını sağlamak amacıyla oluşturulması gereken iş sürekliliği yönetim sisteminin gereksinimlerini belirten standardı, h) İSYS: İş Sürekliliği Yönetim Sistemini, ı) İş Sürekliliği: Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemlerin alınmasını, i) SGB: Strateji Geliştirme Başkanlığını, j) Tam Zamanlı Çalışma: Çalışma süresinin haftada en fazla 45 saat olduğu, aksi kararlaştırılmamışsa bu sürenin haftanın çalışılan günlerine eşit olarak bölünerek uygulandığı çalışma biçimidir. k) Üst Yönetici: Bakanlık Müsteşarını, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM İlkeler ve Kurallar Hassas Görevlerin Tespiti MADDE 5 - (1) Hassas görevlerde tüm birimlerin iş akışları ve prosedürleri göz önünde bulundurulur. MADDE 6 - (1) Hassas görevler birim bazında, birimin temel işlevleri esas alınarak, birim amirlerinin sorumluluğunda tespit edilir. (2) Hassas görevleri belirlerken birimlerce dikkate alınacak sorular şunlardır: a) Hangi görevler gizlilik statüsündedir? b) Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha fazladır? c) Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine getirilmesi Önemlidir? ç) Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir? d) Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz kalır? e) Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba neden olur? f) Hangi görevler yerine getirilemezse kaynak israfına neden olur? g) Hangi işler yüksek maliyetlidir? ğ) Hangi işlerin ya da süreçlerin aksaması birimin imajını zedeler? h) Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır? ı) Hangi İşler için çok fazla mesai harcanmaktadır? i) Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine getirmesine engel olur? j) Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır? k) Hangi görevlerde ilk yardım ve tahliye gerektirecek bir durum vardır? l) Hangi görevler ifa edilirken sabotaj ve siber terör/saldırı ihtimali vardır? m) Hangi görevlerde yangın, tehlikeli kimyasal maddelerden kaynaklanan yayılım ve patlama ihtimali vardır? (3) İkinci fıkrada yer alan soruların ikiden fazlasını içermek ve birimlere ait iş akışları ve prosedürlerin içinden seçilmek suretiyle hassas görev olduğu öngörülen hizmet ve faaliyetler "Hassas Görev Tespit Formu" (ek-1) ile belirlenir. Birim amirince de hassas görev olduğuna karar verilen görevler için her birim tarafından "Hassas Görev Envanteri" (ek-2) çıkartılarak Strateji Geliştirme Başkanlığı, Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı ve Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı'na bildirilir. Birimlerce, tespit edilen hassas görevlerin belirli aralıklarla gözden geçirilerek aksaklıkların belirlenmesi ve gerekli kontrol önlemlerinin alınması sağlanır. (4) Birinci ve ikinci fıkra hükümleri saklı kalmak kaydıyla, eşya, taşıt, yolcu trafiği ve güvenlik gibi devamlılık gösteren hizmetlerin yürütülmesine ilişkin tam zamanlı çalışma gerektiren görevler birimlerce hassas görev olarak belirlenir. İş sürekliliği yönetim sisteminin kurulması MADDE 7 - İş sürekliliği yönetim sisteminin kurulması, personelin korunması ve sürekliliği, bilgi sistemleri ile verilerin korunması ve sürekliliği ile olağanüstü, afet ve acil durumlarda süreklilik olmak üzere üç şekilde sağlanır. Personelin korunması ve sürekliliği MADDE 8 - (1) Birimlerce her hassas görev için personel görev dağılımı çizelgeleri oluşturulur ve her hassas görev için en az bir asil bir yedek personel belirlenir. (2) Birim bazında yıllık izinlerin tüm personel tarafından hangi tarih aralığında kullanılacağına dair idare amirlerince ön planlama yapılır. (3) Hassas görevlerin yürütülmesine dair mevzuat değişiklikleri hassas görevlerde bulunan personele derhal bildirilir. (4) İdare, tam zamanlı çalışma gerektiren görevlerde personelin çalışma zamanlarını eşya, taşıt, yolcu trafiği ve güvenlik sebepleriyle düzenleme yetkisine sahiptir. (5) Bakanlığın, yukarıda belirtilen sebepler, idarelerin fiziki ve coğrafi şartları ve insan kaynağı ihtiyaçları ve diğer faktörleri göz önüne alınarak vardiya sistemleri de dâhil olmak üzere, çalışma saatlerini birimler bazında ayrı ayrı veya genel olarak belirlemesi mümkündür. (6) Hassas görevlerden ayrılan personel birim amirinin bilgisi dâhilinde, görevi ile ilgili devam eden işleri, önemli ve süreli işleri belirten bir rapor hazırlar. Ek-3'te yer alan Hassas Görev Devri Rapor Formu'nu doldurarak sorumluluğu altındaki dosyalan bir tutanakla teslim eder. Rapor düzenlenmeden herhangi bir nedenle ayrılış olması halinde, sorumluluk tamamen rapor düzenlemeden ayrılan personele aittir. Zorunluluk halinde rapor tek taraflı olarak görevi devralan personel tarafından hazırlanır ancak raporu düzenleyen personel raporun tek taraflı olması durumunu açıkça belirtir. (7) Bakanlık, personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı intikal ettirilen bilgi ve belgeler doğrultusunda iş sürekliliğini sağlayacak atama, nakil, geçici görev ve görevlendirme gibi istihdam önlemlerini, gerektiğinde diğer birim ve kurumlarla koordine etmek suretiyle almaya yetkilidir. Bilgi sistemleri ile verilerin korunması ve sürekliliği MADDE 9 - (1) Bakanlık tarafından hassas olarak nitelendirilen faaliyetlerin sunumunda kullanılan gümrük ve ticaret yazılım sistemlerinin sürekliliğinin sağlanması ile ilgili hususlar Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığınca belirlenerek tüm personele duyurulur. (2) Bakanlık bilgi sistemlerinin sürekliliğinin kesintiye uğraması durumunda sistemin kurtarılması ve yeniden çalışır hale getirilmesi çalışmaları Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı koordinasyonunda gerçekleştirilir. (3) Sistem arızası dolayısıyla gümrük işlemlerinin gerçekleştirilememesi durumunda fiziksel ortamda yürütülecek işlemlerin usul ve esasları ve sonradan elektronik ortama aktarılması işlemlerinde 04/11//2011 tarihli ve 28105 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan "Elektronik Gümrük İşlemleri Acil Durum Tebliği (Seri No:1)" hükümleri uygulanır. (4) Hassas görevlerin sunumunda kullanılan gümrük ve ticaret yazılım sistemlerinde yer alan veriler düzenli olarak elektronik ortamda yedeklenir ve alternatif güvenli bir lokasyonda saklanır. (5) Hassas görevlerin ve kurumsal işlevlerin korunması, sürekliliği veya yeniden yapılandırılması için gerekli kayıtlar önem derecesine göre listelenirler. Mevzuat uyarınca tutulması gereken ilgili tüm belgeler ve kayıtlar ilgili mevzuatta öngörülen süreler kapsamında ve elektronik ortamda saklanır. Kayıtların önem dereceleri ve mevzuatları uyarınca saklanması gereken süreler ilgili iş birimlerince belirlenir. Olağanüstü, afet ve acil durumlarda süreklilik MADDE 10 - (1) Olağanüstü, afet ve acil durumlarda arama, kurtarma, tahliye, yangınla mücadele, ilk yardım ve benzeri konular ile acil durum planlarının hazırlanmasında ve uygulanmasında, 08/06/2013 tarihli ve 28681 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır. (2)Bakanlıkta kullanılan bilgi sistemlerinde ortaya çıkabilecek yerel, bölgesel ve merkezi süreklilik kesintileri ile ilgili olarak "Elektronik Gümrük İşlemleri Acil Durum Tebliği (Seri No:l)" uygulanır. (3) Destek hizmeti alınan firma tarafından sağlanan hizmetlerin olağanüstü durum, afet ya da acil durumlarda yerel bilgi işlem personeli tarafından devir alınıp icra edilmesi ile ilgili Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı koordinatörlüğünde acil durum prosedürleri oluşturulur ve bu görevi yerine getirebilecek bilgi ve birikime sahip yeterli sayıda personel belirlenerek görevlendirilir. (4) Her birim, ilgili mevzuat kapsamında olağanüstü, afet ve acil durumlarda yetkili kişi ya da kişilere ait İletişim bilgilerini kolay, ulaşılabilir ve güncel tutar. (5) Her birim, yeterli sayıda personelinin 22/5/2002 tarihli ve 24762 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan "İlkyardım Yönetmeliği" esaslarına uygun ilk yardım eğitimi almasını sağlar. (6) İş Sürekliliği kapsamında olmamakla beraber, bina tahliyesi, her türlü olayda müdahale kapsamında yer alır. Tahliye Planının oluşturulması ve tüm personele duyurulması İşlemleri Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı'nın koordinatörlüğünde yürütülür. (7) Afet durumunda personelin tahliyesi ve çalışma koşulları ile ilgili olarak 6133 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu hükümleri uygulanır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Temel rol ve sorumluluklar MADDE 11 - (1) İSYS bütün birimlerin katkı ve desteği ile hazırlanıp hayata geçirilir. İSYS'nin kurulmasında Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı, Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı ile SGB koordineli bir şekilde çalışır. Diğer Hususlar MADDE 12 - (1) Tüm birimlerce, bu Yönergede belirtilmeyen hususlarda Türkiye Afet Müdahale Planı (TAMP), Acil Durum Planı, Acil Durum Planları ve Tahliye Planlarına uyulur. Yürürlük MADDE 13 - (1) Bu Yönerge 03.05.2017 tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 14 - (1) Bu Yönerge hükümlerini Gümrük ve Ticaret Bakanı yürütür. Ek-1 HASSAS GÖREV TESPİT FORMU HARCAMA BİRİMİ: ALT BİRİM: Sıra No Hizmetin/Görevin Adı Riskler Risk Düzeyi* Kontroller/ Tedbirler Görevi Yürütecek Personelde Aranacak Kriterler 1 2 3 HAZIRLAYAN ONAYLAYAN (Birim Amiri) * Risk düzeyi görevin ve belirlenen risklerin durumuna göre Yüksek, Orta veya Düşük olarak belirlenecektir. Ek-2 HASSAS GÖREV ENVANTERİ HARCAMA BİRİMİ: Sıra No Hassas Görevler Görevin Yürütüldüğü Birim Sorumlu Birim Amiri Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları Alınması Gereken Önlemler 1 2 3 4 5 7 8 9 10 ONAYLAYAN (Birim Amiri) Ek-3 HASSAS GÖREV DEVRİ RAPOR FORMU GÖREVİN ADI GÖREVİN DEVİR SEBEBİ □ İZİN □ EMEKLİİK □ GÖREV DEĞİŞİKLİĞİ □ İŞTEN AYRILMA GÖREVİN DEVRİ VE BİTİŞ TARİHİ GÖREVİN NİTELİĞİ PERSONEL İŞLEMLERİ BİLGİ SİSTEMİ TEMELLİ İŞLEMLER AFET VE OLAĞANÜSTÜ DURUMLARA AİT İŞLEMLER DEVREDİLEN GÖREVDEKİ YETKİ SINIRI İMZA YETKİSİ HARCAMA YETKİSİ ERİŞİM YETKİSİ HEPSİ DİĞER ……. GÖREV DEVRİNDE DEVREDİLEN EVRAK VAR MI VAR □ YOK □ GÖREVİ DEVREDENİN ADI SOYADI: UNVANI: İMZA: GÖREVİ DEVRALANIN ADI SOYADI: UNVANI: İMZA: ONAYLAYAN NOT: *Hassas iş veya işlem devrinde, çalışmalar ile ilgili rapor hazırlanacaktır. **Rapor formu düzenlenmeden herhangi bir nedenle ayrılış olması halinde, sorumluluk tamamen rapor düzenlemeden ayrılan personelde olacaktır. Zorunluluk halinde, rapor tek taraflı olarak görevi devralan personel tarafından hazırlanacaktır. Raporu düzenleyen personel raporun tek taraflı olması durumunu açıkça belirtecektir.