Sicil Raporlarının doldurulmasında sicil amirlerinin dikkat edeceği hususlar

T.C. BAŞBAKANLIK GÜMRÜK MÜSTEŞARLIĞI Gümrükler Genel Müdürlüğü Sayı :B.02.1.GÜM.0.71.00.06/ Konu :2005 Yılı Sicil Raporları 08.12.2005 / 25182 GÜMRÜK VE MUHAFAZA BAŞMÜDÜRLÜĞÜNE Bilindiği üzere, Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği'nin Sicil Raporlarının Doldurulma başlıklı 12. maddesinde; "Gizli sicil raporları her yılın Aralık ayının ikinci yarısı içinde doldurulur. Raporların ilgililerce en geç 31 Aralık günü, tatile rastladığı takdirde müteakip çalışma günü mesai saati sonuna kadar bunları muhafaza ile görevli makamlara teslim edilmesi şarttır. Her ne sebeple olursa olsun sicil raporlarını 1. fıkrada belirtilen tarihlerden sonra teslim edenler hakkında idari soruşturma açılır." hükmü yer almıştır. 1- Sicil raporları, Müsteşarlığımız Sicil Amirleri Yönetmeliğinde belirtilen cetvele uygun olarak ve en son şekliyle hazırlanan form kullanılmak suretiyle, fotoğraf yapıştırılarak, 2- Sicil amirlerince sicil raporları tam ve noksansız olarak, 3- Sicil raporlarındaki sorulardan memurlar için 10, yöneticiler için ise 10+8=18 soruya (11. soru hariç) puan verilerek, 4- Sicil raporlarında; düzenleyen sicil amirinin adı-soyadı yazılarak ve imzalanarak, 5- "Sicil Amirinin düşüncesi" bölümüne sicil raporunun sicil amirleri tarafından Yönetmeliğin 17. maddesi uyarınca ilgilinin tespit edilebilen iyi ve kötü alışkanlıkları ile kabiliyetleri dikkate alınarak ayrı ayrı kısa notlar halinde görüş belirtilerek, 6- "başlama tarihi" bölümüne sicil raporunun sicil amirince düzenlendiği tarih mutlaka belirtilerek, 7- Sicil Amirleri Cetveli ile belirlenen her bir sicil amiri tarafından kendi sütununa görüş belirtilerek, 8- Sicil raporunun doldurulması esnasında (ön yüz hariç) kesinlikle daktilo makinesi kullanmadan dolma kalem, tükenmez vb. kalem kullanarak, ayrıca silinti-kazıntı yapılmamasına özen gösterilerek, sicil notlarının doğru olarak hesaplanarak gönderilmesi gerekmektedir, 9- Boş olan yöneticilik kadrolarına 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 86. maddesine göre vekaleten atamalarda, 6 aylık genel çalışma şartının aranmasının yanı sıra yönetmelikle belirlenen istisnai durumların oluşması halinde; vekalet görevinin 3 aydan fazla sürmesi halinde de bu durumdaki sicil amiri tarafından (ilgili hakkındaki Vekalet onayının bir örneğinin eklenerek) maiyetindeki personel için (sicil raporu doldurulacak memurla en az 3 ay fiilen çalışması halinde) sicil raporu düzenleyebilecektir. Kadro verilmeksizin tedviren bir görevin yürütülmesi yetkisi verilen personele kesinlikle sicil raporu düzenlettirilmeyecektir. Bu madde bağlamında, Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği'nin "Sicil Raporlarını Doldurulması İçin Gerekli Süre" başlıklı 13. maddesinin uygulanmasında çıkan aksaklıklar nedeniyle açıklama yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur. Bilindiği üzere 13. maddenin 1. fıkrasında "hakkında sicil raporu düzenlenecek memurların, değerlendirilmesini yapacak sicil amirinin yanında en az altı ay çalışmış olmaları şarttır." 3. fıkrasında, "iki sicil amiri bulunan memurlar hakkında yukarıdaki fıkrada belirtilen durumda birinci ve ikinci sicil amirinin dolduracağı sicil raporu o yıl için geçerli sayılır" hükmü bulunmaktadır. Yine aynı maddenin 5.fıkrasında ise; "sicil amirlerinin hiç birinin bulunmaması veya sicil verecek süre görevde kalmamaları halinde sicil raporları sonradan göreve atananlar veya vekilleri tarafından üç aylık bir sürenin sonunda derhal doldurulur" hükmünden yola çıkarak bu durumda olan sicil raporlarının aşağıda belirtildiği şekilde, Örnek-1) 1.sicil amiri ile 6 aydan az süre görev yapan,2.sicil amiri ile 6 ay veya daha fazla görev yapan personelin sicil raporunun sadece 2.sicil amirince, (13. maddede belirtilen en az 6 aylık süre görev yapan sicil amirin bulunması nedeniyle) Örnek-2) Her iki sicil amiri ile 6 aydan az, 3 ay veya 3 aydan fazla görev yapan personele her iki sicil amiri amirince, (13. maddede belirtilen en az 6 aylık süre görev yapan sicil amiri bulunmadığından) Örnek-3) 3 sicil amiri bulunan personelden 1. ve 2. sicil amiri bulunmayan yada sicil amirleri yeterli süre görev yapmayan personelin sicil raporlarının 3. sicil amirince, Örnek-4) 1.sicil amiri Gümrük Müdürü tedvir, 2. sivil amiri Başmüdür Yardımcısı kadrosu boş ise; bu sicil raporunun sadece Müsteşarlığımız Sicil Amirlerini Gösterir Cetvelde belirlenen 3. sicil amirlerince düzenlenmesi gerekmektedir. Üç sicil amiri tarafından da sicil raporunun her hangi bir sebeple düzenlenememesi halinde ise; bu hususun ilgili sicil amiri sütununda belirtilmesine, memurun sıhhi, senelik, ücretsiz izin vb. nedenlerle sicil raporu doldurulması için gerekli olan süre görevde bulunmaması halinde ise bu tür belge ve belgelerin de Personel Dairesi Başkanlığına gönderilmesine özen gösterilecektir, 10- Sicil Amirleri Yönetmeliği Cetvelinde unvanların açık olarak belirtilmeyen personele ait (Kimyager, Muayene Memuru; Bölge Amiri, Kısım Amiri, Şef, Makinist, Gemi Adamı vb.) sicil raporları ise cetveldeki "Gümrük-Muhafaza Müdürü veya Şube Müdürüne Bağlı Çalışan Diğer Personel" kapsamında değerlendirilmek suretiyle düzenlenecek, bunlardan Başmüdür Yardımcısı ve Müdüre bağlı olarak görev yapmayan Kimyagerlere ait sicil raporlarının ise, sadece 3. sicil amiri olan Başmüdür tarafından düzenlenecektir, 11- Olumsuz olarak düzenlenen sicil düzenlenen sicil raporlarına var ise olumsuzluğa ilişkin belgeler mutlaka eklenmesi gerekmektedir, 12- 1. ve 2. sicil amirlerinin ortalama sicil notları arasında 10 veya daha fazla fark olması halinde (Sicil Amirleri Cetvelinde belirtilmiş ise) mutlaka 3. sicil amirinin görüşü de alındıktan sonra sicil raporu Personel Dairesi Başkanlığına gönderilmelidir. İlgili birimler, görevli personeli hakkındaki sicil raporlarının tam ve noksansız olarak yasal süresi içersinde düzenlenerek Personel Dairesi Başkanlığına intikal ettirilmesini sağlamakla yükümlü bulunduğundan; yukarıda belirtilen hususlara titizlikle uyulmasını, aksi takdirde; sicil raporlarının düzenlenmesinde ve geç intikalinde sorumluluğu tespit edilen memur ve sicil amirleri hakkında adli ve idari soruşturma da dahil olmak kaydıyla yasal işlemlerin yapılacağının bilinmesini önemle rica ederim. Cihat ANCIN Müsteşar Vekili DAĞITIM: Merkez Teşkilatına Gümrük ve Muhafaza Başmüdürlüklerine