İKBS programına HİTAP işlemleri kullanımı hakkında bilgi ile gerçekleştirilecek işlemlerden ilgili birim amirinin sorumlu olduğu (Personel İşlemleri Modülü Hareket Bölge Takip Menüsü, Bölge İçi Görevlendirme)

T.C. TİCARET BAKANLIĞI Personel Genel Müdürlüğü Sayı :E-90890211-700- Konu :İKBS Veri Giriş Yetki Güncellemesi 10.05.2022 / 74241588 DAĞITIM YERLERİNE İlgi: a) 02.07.2021 tarihli ve 65281156 sayılı yazımız. b) 27.09.2021 tarihli ve 67614932 sayılı yazımız. İlgi yazılar kapsamında İKBS programına Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlükleri/ İl Müdürlükleri veri giriş yetkilileri tarafından izin, geçici görev, görevlendirme, ayrılış-başlayış yapma ile aylık terfi raporlarının yetkili personel tarafından sorgulanarak işlem yapılmasına olanak sağlanmıştı. Gelinen aşamada söz konusu yazılarımızda belirtilen hususlara ilave olarak Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlükleri/ İl Müdürlükleri veri giriş yetkilileri tarafından; 1-Taşra teşkilatı Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğü personelinin ''Personel İşlemleri Modülü Hareket Bölge Takip Menüsü, Bölge İçi Görevlendirme'' ekranında Bölge Müdürlüğünüz personelinin özlük numarası aratılarak Bölge Müdürlüğünüz tarafından yapılan görevlendirmeler ile Bölge Müdürlüğünüz Şubelerinde çalışan personelin hareket girişlerinin tanımlanması gerekmektedir. Söz konusu alt modülde Birim seçimi zorunludur. Örneğin; a) Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğü bağlantısı (X) Gümrük Müdürlüğünde görev yapan bir personelin Bölge Müdürü tarafından (Y) Gümrük Müdürlüğünde görevlendirilmesi durumunda birim alanına (Y) Gümrük Müdürlüğünün girilmesi gerekmektedir. b) Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğünde birden fazla şubede görev yapan personelin birimi Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğü şubesi Dış Ticaret Tarife Kıymet ve Vergiler Şube Müdürlüğü, Ekonomik Etkili Gümrük Rejimleri Şube Müdürlüğü vb. şubelerinin çoklu seçimine imkân sağlanmıştır. Başlama tarihi zorunlu olup hareketlerinin sonlandırılması halinde bitiş tarihinin girilmesi gerekmektedir. Personel kartlarına birim alanı ve şube bilgileri yansıtılmış olup Genel Raporlar/ Personel Genel Sorgu Ekranının gösterilecek alanlarında Bölge İçi Görevlendirme seçim alanları eklenmiştir. 2- 5510 sayılı Sosyal sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamındaki sigortalılardan görevden uzakta olan veya görevine son verilen biriminiz personelinin açıkta kaldığı sürelere ilişkin HİTAP kayıtlarının (aylık ve keseneklerinin ödenip ödenmediği bilgisinin) güncel tutulmasını sağlamak üzere, İKBS programında HİTAP İşlemleri Modülü altında yer alan Hizmet Takip (HİTAP) İşlemlerinden ''Unvan ve Açık Süre" tablolarına kılavuzda belirtildiği gibi gerekli bilgilerin girilmesi gerekmektedir. 3- Sendika bilgilerine esas olmak üzere; Personel İşlemleri-Personel Genel Arama Menüsü-Personel Kartı-Detaylı Bilgi Girişi-Sendika Bilgisi menülerinden sendika veri girişlerinin yapılması gerekmektedir. 4- İKBS programında; Ticaret İl Müdürlüklerine, Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüklerine atanan veya Bölge Müdürlüklerinden diğer Bölge Müdürlüklerine ataması yapılan personele ilişkin iş süreçlerinde yer alan Personel Hareketlerinde personelin ayrıldığı idare tarafından ayrılış kaydı, başladığı idarece başlayış kaydı girilmesine müteakip personel başlayışının yazı ile Genel Müdürlüğümüze iletilmesiyle verilen işlem onayında geçen sürede ataması gerçekleştirilen personelin bulunduğu yerde işlem yapamamasının iş kaybına neden olması sebebiyle, Genel Müdürlüğümüz personeli tarafından verilen işlemin onayı kaldırılmış olup başlayış işleminin İdare tarafından sisteme girildiği tarih itibarıyla verilerin HİTAP'a doğrudan yansıtılmasına olanak sağlanmıştır. İlgili modüllerden yapılacak işlemlere yardımcı olması amacıyla hazırlanan İKBS Taşra Kullanım Kılavuzu yazımız ekinde gönderilmekle birlikte, bir örneği de İKBS programı ana sayfa duyurular kısmında paylaşılacaktır. Bu itibarla; söz konusu modül ve alt modüllerde gerçekleştirilecek işlemlerden ilgili birim amiri sorumlu olup bir tereddütle karşılaşılması durumunda Genel Müdürlüğümüz ilgili Özlük ve Atama Daireleri ile irtibat kurulması hususunda; Bilgilerini ve gereğini rica ederim. İbrahim Ethem ÇAKIR Genel Müdür a. Genel Müdür Yardımcısı Ek: İKBS Taşra Kullanım Kılavuzu (15 sayfa) Dağıtım: Tüm Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlükleri 81 İl Valiliği (Ticaret İl Müdürlüğü)