Vali veya Vali Yardımcısı ve Kaymakam tarafından imzalanacak yazılarda EBYS otoban uygulamasına geçildiği

T.C. TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :E-19696635-805.99-00063918736 Konu :EBYS Otoban Uygulaması 11.05.2021 / 63918736 DAĞITIM YERLERİNE Bakanlığımızda kullanılmakta olan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile Bölge Müdürlükleri ve bağlantı idarelerinin Valilikler aracılığıyla gerçekleştirdiği yazışmalarda; Vali/Vali Yardımcıları/Kaymakamlar tarafından imzalanacak olan belgelerde, EBYS'nin etkin kullanabilmesi ve mevcut sistemler arasında entegrasyonu sağlayan "Otoban Projesi"nin kullanımına dair Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüklerinden talepler gelmektedir. Mevcut durumda ve halihazırda bir Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğü ile birkaç gümrük müdürlüğünün kullanımı için oluşturulan şablonlar aracılığıyla "Otoban Projesi"üzerinden Vali/Vali Yardımcıları tarafından imzalanan belgelerin, EBYS üzerinden işlem yapılarak gönderilmesi sağlanmaktadır. Otoban Projesi; taşra teşkilatına sahip olan, aynı zamanda evrak sürecine mülki idare amirinin dahil olduğu kurumların evraklarının zaman ve mekâna bağlı kalmaksızın tek bir arayüzden elektronik olarak onaylamasını sağlamak amacıyla İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından geliştirilmiştir. e-Otoban; 5442 sayılı İl İdaresi kanunu gereğince, Bakanlıkların, kamu kurum ve kuruluşlarının taşra teşkilatlarının kendi EBYS'lerinde hazırladıkları evrakların vali, vali yardımcısı ve kaymakam tarafından İçişleri Bakanlığı EBYS'si üzerinden elektronik olarak imzalanmasına ve bu birimlere hitaben yazılmış resmi yazıların elektronik havalesine olanak sağlayarak, farklı sistemler kullanmakta olan taşra teşkilatlarının bütün yazışmalarını elektronik ortamda yapmalarına imkan veren, temelini EBYS'ler arasındaki entegrasyonların oluşturduğu, platform bağımsız bir sistemdir. Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlükleri ve bağlantı idarelerinin de ihtiyaçları gözönünde bulundurularak; hizmetlerin daha etkin, etkili ve verimli yapılmasına olanak sağlayacağı düşünüldüğünden gelen talepler doğrultusunda; 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsili Usulü Hakkında Kanunun 13. maddesine istinaden tanzim edilen İhtiyati Haciz Kararı ve 64. Maddesine istinaden tanzim edilen Haciz Varakası onayları ile 4925 sayılı Karayolu Taşıma Kanunun 14. Maddesi kapsamında alınan izinlerin Mülki İdare Amirinin onayına tabi olması, bu nedenle Vali/Vali Yardımcısı veya Kaymakam imzası gerektiren yazışmaların halihazırda EBYS ile entegre çalışan e-Otoban uygulaması üzerinden yapılabilmesi amacıyla Başkanlığımızca "(YENİ) Otoban Şablonu (Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlükleri için)" adlı bir şablon oluşturulmuş ve Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlükleri ve bağlantı idarelerinin kullanımına açılmıştır. Uygulamada karşılaşılması muhtemel tereddüt ve sorunların giderilmesi ve Otoban üzerinden belge oluşturulması sırasında kullanıcıya yardımcı olması için hazırlanan "Otoban Yardım Dokümanı" yazımız ekinde gönderilmiştir. Bilgilerini ve gereğini rica ederim. Devlet Selim PASLI Bakan a. Strateji Geliştirme Başkanı Ek :Otoban Yardım Dokümanı Dağıtım: Tüm Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlükleri EBYS Otoban Yardım Kitapçığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi Otoban Projesi Amaç Bakanlıklar, taşra teşkilatları ile yazışmaları Valilik ve Kaymakamlıklar aracılığıyla yapmaktadır. Proje ile T.C. İçişleri Bakanlığı dışında kalan kamu kurumları tarafından oluşturulan ve Vali, Vali Yardımcısı ve/veya Kaymakam imzası gerektiren yazışmaların dijital olarak sürdürülebilmesi amaçlanmıştır. Süreç Otoban entegrasyonunu tamamlayan kurumlar, kendi elektronik belge yönetim sistemlerinde ürettikleri evrakları paraf/imza aşamasına getirerek mülki amirin imzasına sunar. Evraklar, e-yazışma formatında servisler aracılığıyla Valilik ve Kaymakamlıkların bünyesinde bulunduğu T.C. İçişleri Bakanlığının e-İçişleri sistemine aktarılır. e-İçişleri sisteminde paraf/imza işlemleri yapılır ve yine servisler aracılığıyla işlemi biten belgenin oluşturulan kurum EBYS'sine aktarımı yapılır. Belge bu aşamadan sonra kurum içinde işleyişine devam eder. Evrakın Akışa Sunulması Otoban evrakları, yeni taslak, dosyadan taslak ve onay şablonu yoluyla oluşturulabilir. Otoban şablonu seçildikten sonra içerik ve üstveri alanları resmi yazışmalarda olduğu gibi doldurulur. Tek fark akış aşamasındadır. Akışa kullanıcı seçerken kurum içinden parafçı ve imzacı seçildikten sonra, akış->arama- >otoban butonları tıklanarak paraf/imza işlemi için otoban kullanıcılarının seçileceği ekrana ulaşılır. Otoban belgelerinde, yeni taslak, dosyadan taslak veya onay şablonu yoluyla sistem içinde oluşturulan belgelerden farklı olarak dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda belirtilmiştir: • Evrak otoban kullanıcısına gitmeden önce elektronik imza ile imzalanmış • Otoban kullanıcısını seçmek için akış->arama->otoban butonları tıklanarak arama alanına imza atacak olan Vali/Vali Yardımcısı/Kaymakamın görevli olduğu ilin plaka kodu girilerek listele denilir. • Listeden seçmek istenilen kişinin ismine çift tıklayarak kişi akış listesine eklenir. • Akış listesine eklenen kullanıcılardan paraf/imza işlemi yapacak kişiler belirlenir. Akıştaki son kullanıcı Otoban imzacısı olacak şekilde seçim yapılmalıdır. • Tüm üstveri alanları tamamlandıktan sonra gönder butonuna basılarak evrak akışa sunulur. • Evrak sistem içindeki akışını tamamladıktan sonra, Ticaret Bakanlığı EBYS üzerinden servisler aracılığıyla e-İçişleri sistemine aktarılıp akış işlemine devam edecek ve oradaki işlemlerini tamamladıktan sonra yine servisler aracılığıyla Ticaret Bakanlığı EBYS'ye aktarılacaktır. • Evrakın detaylı işlem takibi tarihçe->otoban sekmesinden yapılabilmektedir. EBYS'de Otoban Evrakı Oluşturmak 1. Otoban evrakları için oluşturulmuş şablon seçilir (Şekil 1). Şekil 1 - Belge içeriği ve üstveri alanları "akış bölümü dışında" normal evrak işleyişinde olduğu gibi doldurulur. - Akış aşamasında kurum içinde paraf/imza işlemi yapacak kullanıcılar seçilir. - Otoban kullanıcısını seçmek için akış->arama->otoban butonlarına basılarak otoban ekranı açılır. - Akışa seçilecek Vali/Vali Yardımcısı/Kaymakamın görev yaptığı il plaka kodu otoban ekranındaki arama alanına girilir ve listele butonuna basılır. - Listelenen isimlerden akışa seçilecek olan kullanıcının ismin çift tıklanarak akışa eklenir. - Otoban ekranı kapatılır ve evrakla ilgili tüm üstveri alanları doldurulmuşsa gönder butonuna basılarak evrak akışa sunulur. - Evrak sistem içindeki akışını tamamladıktan sonra EBYS üzerinden web servisler aracılığıyla e-İçişleri sistemine aktarılır. - Evrakın e-İçişleri sistemindeki işlemlerinin takibi Menü->Gelen/Giden Belge Kayıt->Otoban ekranından yapılabilmektedir (Şekil 3). Şekil 3