Yıl sonlarında muhasebe birimlerince Ödeme Belgesi ve Eki Belgeler Teslim-Tesellüm Tutanağı teslimi

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :89461503-612.99/ Konu :Genel Bütçeli İdarelerin Hesapları 12.02.2014 / 00365 GÜMRÜK VE TİCARET BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜNE Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünden alınan ekli yazıda; Genel Bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin mali hesap ve işlemlerine ilişkin her çeşit bilgi ve belgenin teslim edilmesi/alınması, muhafazası ve ilgili mercilere gönderilmesine ilişkin açıklamalar yer almaktadır. Söz konusu yazıda belirtilen açıklamalara dikkat edilmesi ve yıl sonlarında muhasebe birimleri tarafından belgelerin tesliminde "Ödeme Belgesi ve Eki Belgeler Teslim-Tesellüm Tutanağı"ndaki bilgilerin esas alınması nedeniyle, söz konusu tutanağın düzenlenmesinde gerekli özenin gösterilmesi hususunda, Bilgilerini ve gereğini rica ederim. Fatih İslam KARAOĞLU Bakan a. Strateji Geliştirme Başkanı EKLER: Ek-1: Maliye Bakanlığı Yazısı ve Ekleri (6 sayfa) DAĞITIM: Tüm Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüklerine T.C. MALİYE BAKANLIĞI Muhasebat Genel Müdürlüğü Sayı :90192509-250.99-453 17/01/2014 Konu :Genel Bütçeli İdarelerde belgelerin harcama birimlerine verilmesi. Bilindiği üzere, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 76 ncı maddesinde, "Malî karar ve işlemlere ilişkin her türlü kayıt, bilgi ve belgeler, kamu idareleri tarafından düzenli olarak muhafaza edilir. Kamu idareleri ve görevlileri; malî yönetim ve kontrol sistemleri ile bütçenin hazırlanması, uygulanması, sonuçlandırılması, muhasebeleştirilmesi, raporlanması işlemlerine ait bilgi ve belgeleri denetimle görevlendirilmiş olanlara ibraz etmek, görevin sağlıklı yapılmasını sağlayacak önlemleri almak ve her türlü yardım ve kolaylığı göstermek zorundadır." hükmü yer almaktadır. Diğer taraftan, 6085 sayılı Sayıştay Kanununun 8 inci maddesinde; "(1) Kamu idarelerinin hesapları, muhasebe yetkilileri tarafından hazırlanarak üst yöneticiler veya görevlendirdiği harcama yetkilileri ile muhasebe yetkilileri tarafından denetime hazır bekletilir veya Sayıştay'ın bildireceği yere gönderilir. (2) Bu hesaplara ilişkin ve mevzuatına uygun olarak tutulan defter, kayıt ve belgelerden Sayıştaya sunulacak olanların çeşitleri, verilme yeri, süresi ve usulleri Sayıştay tarafından belirlenir. …" hükmüne yer verilmiştir. 17/12/2011 tarihli ve 28145 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri İle Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esasların 7 nci maddesinin 2 nci fıkrasında da, "Defter, mali tablo, belge ve bilgilerden 5 inci maddede sayılanlar, üst yönetici veya yetkilendirdiği harcama yetkilileri veya muhasebe yetkililerince, bu Usul ve Esasların ekinde idareler itibariyle belirlenmiş formatta ve elektronik ortamda Başkanlığa gönderilir. Bu şekilde gönderilen defterlerin kapanış kayıtlarını içeren son sayfası veya sayfaları ile mali tablo, belge ve bilgiler imzalı ve mühürlü olarak ayrıca gönderilir." düzenlemesine yer verilmiştir. 6085 sayılı Kanunun 77 nci maddesinde de "Genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin hesap ve işlemlerine ilişkin her çeşit belge ve bilgi ilgili idarenin muhasebe biriminde, diğer idarelerin hesap ve işlemlerine ilişkin her çeşit belge ve bilgi ilgili idarelerce saklanır. Bu belge ve bilgilerin Sayıştaya gönderilmesi ve Sayıştay tarafından ilgili idareye iadesi, ilgili idarece saklanması ve yok edilmesine ilişkin esas ve usuller Maliye Bakanlığının görüşü alınmak suretiyle Sayıştayca hazırlanacak yönetmelikle belirlenir." düzenlemesi yer almaktadır. Söz konusu hükme istinaden 17/12/2011 tarihli ve 28145 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Belgelerin Sayıştaya Gönderilmesi, İadesi, Saklanması ve Yok Edilmesine İlişkin Yönetmeliğin 5 inci maddesinde, "Genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin mali karar ve işlemlerine ilişkin, elektronik ortamda üretilenler dahil, her türlü kayıt, belge ve bilgiler, üst yöneticiler veya görevlendireceği harcama yetkilileri ile muhasebe yetkilileri tarafından; diğer kamu idarelerinde ise en üst yöneticiler veya görevlendireceği yetkililer tarafından denetime hazır olarak bekletilir.", 6 ncı maddesinin 1 inci fıkrasında, "Denetime hazır olarak bekletilen belge ve bilgilerden denetim ekibi tarafından gerekli görülenler, Başkanlığın talebi üzerine 5 inci maddede belirtilen görevlilerce Sayıştaya gönderilir.", 7 nci maddesinin 1 inci fıkrasında, "İstenilen belge ve bilgilerin verilmemesi veya gönderilmemesinden doğan sorumluluk, genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinde belge ve bilgilerin Sayıştay tarafından istenildiği tarihte görev başında bulunan üst yönetici veya görevlendirdiği harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisine, diğer kamu idarelerinde ise en üst yöneticilere veya görevlendireceği yetkililere aittir.", 9 uncu maddesinin 1 inci fıkrasında da "Kamu idarelerinin hesap ve işlemlerine ilişkin her çeşit belge ve bilgi, genel yönetim kapsamındaki kamu idareleri için ilgili idarenin kontrol ve gözetiminde bütçe yılının bitiminden başlayarak zaman aşımını kesen ve durduran haller hariç on yıl süreyle saklanır. Belge ve bilgilerin saklanma süresi ile ilgili olarak kamu idarelerinin kendi mevzuatlarında yer alan hükümler saklıdır." hükümleri yer almaktadır. Konu hakkında Sayıştay Başkanlığından alınan 09/10/2013 tarihli ve 587552 sayılı yazıda, muhasebe hizmetleri Bakanlığımızca yürütülen genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin mali işlemlerine ilişkin belge ve bilgilerin saklama sorumluluğunun ilgili kamu idaresine bırakılması ve saklama işleminin ilgili idareler tarafından yerine getirilmesinin uygun olacağı ifade edilmiştir. Ayrıca, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 5 inci maddesinin birinci fıkrasında; "Ödeme belgesi en az üç nüsha düzenlenir. İlk iki nüshası, bu Yönetmelikte belirtilen kanıtlayıcı belgelerle birlikte muhasebe birimine verilir. Ödeme belgesinin birinci nüshası ile eki kanıtlayıcı belgeler Sayıştaya gönderilir, ikinci nüshası ise muhasebe biriminde saklanır." hükmüne yer verilmiştir. Diğer taraftan 7 Sıra Nolu Hesaba Aktarma Suretiyle Ödemeye ilişkin Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliğinde de muhasebe birimlerince yapılacak ödemelere esas belgelerin muhasebe birimlerine teslimi, incelenmesi, noksanı bulunan ya da diğer nedenlerle ödenmesi uygun görülmeyenlerin harcama birimlerine iadesine ilişkin düzenlemeler yer almaktadır. Bu kapsamda genel bütçeli idarelerde Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve söz konusu Tebliğde değişiklik yapılıncaya kadar Yönetmeliğin 5 inci maddesinin birinci fıkrasına göre yapılması gereken işlemler ile Tebliğ kapsamındaki teslim, inceleme ve iade işlemlerinin bu yazıda belirtilen esaslara göre yerine getirilmesi ile mali işlemlere ilişkin bilgi ve belgelerin teslim edilmesi/alınması, muhafazası ve ilgili mercilere gönderilmesine ilişkin uygulamanın aşağıda belirtildiği şekilde yapılması uygun görülmüştür: A) Genel Esaslar 1) Muhasebe birimleri tarafından belgelerin harcama birimlerine teslimi uygulaması, 01/01/2014 tarihinden sonraki mali işlemlere ilişkin belgeleri kapsayacak olup, bu teslimler yıllık olarak yapılacaktır, 2) Söz konusu uygulama kapsamında 01/01/2014 - 31/12/2014 dönemine ait harcama belgeleri 31/05/2015 tarihine kadar ilgili harcama birimlerine teslim edilecektir, 3) Takip eden yıllara ait belgeler, ilgili mali yılı izleyen yılın Mayıs ayı sonuna kadar ilgili harcama birimlerine teslim edilecektir. Bu teslimat işlemi sırasında ilgili yıl içinde teslim alınan her bir ödeme belgesi ve eki belgelere ait "Ödeme Belgesi ve Eki Belgeler Teslim-Tesellüm Tutanağı (EK-1)" bilgilerine dayanan "Teslim-Tesellüm Tutanağı (EK-3)" düzenlenerek teslimi yapılan belgelerle birlikte harcama birimlerine verilecektir, 4) "Ödeme Belgesi ve Eki Belgeler Teslim-Tesellüm Tutanağı;" harcama birimlerince üç nüsha olarak düzenlenir. Bir nüshası harcama biriminde kalır; diğer iki nüshadan biri muhasebe birimince dosyasına kaldırılır, diğeri de izleyen yılın Mayıs ayı sonuna kadar belgelerin harcama birimlerine teslimi sırasında düzenlenecek teslim tutanağına eklenmek üzere muhasebe biriminde muhafaza edilir. 5) Sayıştay, mahkemeler, inceleme ve soruşturmayla görevli olan yetkililer tarafından incelenmek üzere istenilen belgeler, ilgili kamu idaresinden talep edilecektir. İlgili kamu idaresi istenilen belgelerden kendisinde bulunanları doğrudan, talep tarihi itibarıyla muhasebe biriminde bulunanları ise tutanakla teslim aldıktan sonra ilgili makamlara gönderecektir. B) Harcama Birimleri, Muhasebe Birimleri ve Kamu İdarelerince Yapılacak İşlemler 1- Harcama birimlerince yapılacak işlemler: Harcama birimlerince düzenlenen ödeme belgesi ve eki belgeler hizmet aldığı muhasebe birimlerine "Ödeme Belgesi ve Eki Belgeler Teslim-Tesellüm Tutanağı (EK-1)" ile birlikte teslim edilecektir. 2- Muhasebe birimlerince yapılacak işlemler: Harcama birimleri tarafından ödeme belgesine bağlanarak ödenmek üzere muhasebe birimine gönderilen ödeme belgesi ve eki belgeler üzerinde yapılan incelemede noksanı bulunan ya da diğer nedenlerle ödenmesi uygun görülmeyen ödeme belgesi ve eki belgeler "Hata veya Noksanı Bulunan Ödeme Belgesi ve Eki Belgeler Listesi (EK-2)" düzenlenerek gerekçeleriyle birlikte inceleme süresi içinde ilgili harcama birimine iade edilecektir. Harcama birimleri tarafından ödeme belgesine bağlanarak ödenmek üzere muhasebe birimine gönderilen ve işlemi tamamlanan belgeler, muhasebe birimleri tarafından harcama birimlerinin kurumsal koduyla ve yevmiye sıra numarasına göre ayrı ayrı torbalar içinde muhafaza edilecek ve istenildiğinde belgelerin kolaylıkla bulunmasını teminen her bir torbayla torba içindeki belgelerin muhasebe birimine teslimi sırasında kullanılan "Ödeme Belgesi ve Eki Belgeler Teslim-Tesellüm Tutanağı (EK-1)" ilişkilendirilecektir. Bir harcama birimine ait birden fazla torba kullanılması durumunda torbalar, birden başlamak üzere numaralandırılacaktır. Söz konusu torbalar, takip eden yılın Mayıs ayı sonuna kadar "Ödeme Belgesi ve Eki Belgeler Teslim-Tesellüm Tutanağı (EK-1)" bilgilerini içeren Teslim ve Tesellüm Tutanağı (EK-3) düzenlenerek ilgili harcama birimlerine, muhasebe yetkilisi veya yetkilendireceği personel tarafından teslim edilecektir. Belgeler, ilgili harcama birimleri tarafından yazıyla yetkilendirilmiş görevlilere teslim edilecektir. Yetkilendirme yazısında, yetkilendirilen personelin adı-soyadı, unvanı, T.C. Kimlik Numarası ve imza örneğine yer verilecektir. 3- Kamu idarelerince yapılacak işlemler: Kamu idareleri, muhasebe birimleri tarafından harcama birimlerine teslim edilen belgeleri, Sayıştay tarafından istenildiğinde gönderilmek üzere harcama birimlerinde veya belirli yerlerde toplamaya ilişkin düzenleme yapabilecektir. Ayrıca, harcama birimlerine teslim edilen belgelerin muhafazası ve istenildiğinde ilgili mercilere gönderilmesi için mülki idare amirlerince her türlü tedbir alınacaktır. Bilgilerini ve gereğini arz ve rica ederim. Mehmet ŞİMŞEK Maliye Bakanı EKLER: 1- Ödeme Belgesi ve Eki Belgeler Teslim-Tesellüm Tutanağı (EK-1) 2- Hata veya Noksanı Bulunan Ödeme Belgesi ve Eki Belgeler Listesi (EK-2) 3- Teslim-Tesellüm Tutanağı (EK-3) DAĞITIM: Gereği: Bilgi : - 5018 sayılı Kanuna Ekli (I) Sayılı Cetvelde - Sayıştay Başkanlığına Yer Alan Kamu İdarelerine - 81 İl Valiliğine (Defterdarlık) - Merkez Muhasebe Birimlerine EK-1 ÖDEME BELGESİ VE EKİ BELGELER TESLİM/TESELLÜM TUTANAĞI Harcama Biriminin Kurumsal Kodu: Muhasebe Birimi: …………………Muhasebe Müdürlüğü Dairesi : İl Sağlık Müdürlüğü Düzenleme Tarihi: 02/01/2014 Form Sıra No : 1 Torba Numarası***: 1 Sıra No Ödeme Belgesi Eki Belge Alacaklı Bütçe Gideri Tutarı Tahakkuk İşlem No Yevmiye Tarihi** Yevmiye No** Türü* Adedi Adı-Soyadı TCK/VKN 1 20130000001 02/01/2014 20130000005 Görevlendirme yazısı 1 575,89 Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi 1 Fatura 1 2 20130000002 02/01/2014 0130000006 Taahhüt dosyası 1 2.419,75 Fatura 1 Yapım İşleri Hakediş Raporu 1 3 20130000003 02/01/2014 20130000007 Görevlendirme yazısı 1 422,31 Fatura 1 Kurs ve Toplantıya İştirak Edildiğine İlişkin Belge 1 4 20130000004 02/01/2014 20130000008 Taahhüt dosyası 1 3.756,84 Fatura 1 Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı 1 Taşınır İşlem Fişi 1 Yukarıda alacaklıları ile alacak tutarları gösterilen toplam 4 (Dört) adet tahakkuk evrakı ve ekleri teslim alınmıştır. ......20..... Teslim Saati:….:…. TESLİM EDEN TESLİM ALAN Adı-Soyadı Adı-Soyadı İmza İmza * Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğindeki belgenin adı yazılacaktır. ** Bu bölümler muhasebe birimi tarafından muhasebeleştirme işlemi tamamlandıktan sonra doldurulacaktır. *** Bu bölüme muhasebeleştirme işlemi tamamlandıktan sonra evrakın konulduğu torba numarası yazılacaktır. EK-2 ......................................HARCAMA BİRİMİNE AİT HATA VEYA NOKSANI BULUNAN ÖDEME BELGESİ VE EKİ BELGELER LİSTESİ Dairesi Muhasebe Birimi Form Sıra No Düzenleme Tarihi Sıra No Tahakkuk İşlem No Alacaklının Bütçe Gideri Tutarı Maddi Hata veya Noksanlıklar Adı - Soyadı TCK/VKN Yukarıda ayrıntısı gösterilen ............adet ödeme belgesi hizalarında belirtilen hata ve noksanlıkları giderilmek üzere iade edilmiştir. .20.... TESLİM EDEN TESLİM ALAN Adı-Soyadı Adı-Soyadı İmza İmza EK-3 TESLİM-TESELLÜM TUTANAĞI ……20… - ……20… tarihleri arasında ……………….…….harcama birimine ait ………. (………………………….) adet ödeme belgesi ve eki belgeler teslim edilmiştir…./…20.. TESLİM EDENİN TESLİM ALANIN Adı-Soyadı : Adı-Soyadı : Unvanı : Unvanı : T.C.Kimlik No: T.C.Kimlik No: İmzası : İmzası :