Personel sicil raporu doldurma usul ve esasları ile gizli sicil raporlarının toplu tek zarfa konularak gizli-kişiye özel kaşeli gönderilmesi

T.C. BAŞBAKANLIK Gümrük Müsteşarlığı Personel Dairesi Başkanlığı Sayı :B.02.1.GÜM.0.71.00.06 Konu : 12.12.2007 / 19411 GÜMRÜK VE MUHAFAZA BAŞMÜDÜRLÜĞÜ'NE 2007 yılı ve bunu takip eden yıllarda yıl içinde altı aydan fazla görev yaparak (yer değiştirme suretiyle nakil, istifa, emeklilik, göreve son, vefat vb. nedenlerle) görevlerinden ayrılan personel hakkında ayrılmalarını müteakip 15 gün içerisinde, yıl sonunda ise en geç 31 Aralık günü, tatile rastladığı takdirde müteakip çalışma günü mesai saati sonuna kadar düzenlenecek olan Gizli Sicil Raporlarında; Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği hükümleri esas olmak üzere uygulamaya yön verilmesi ve karşılaşılabilecek tereddütlerin giderilmesi amacıyla uyulması gereken hususları belirtir Müsteşarlık Makamından alınan 2007/4 sayılı Genelge ile; Her yıl düzenlenen Gizli Sicil Raporlarının tek tek zarflanmadan, Biriminizde görevli tüm personelin Gizli Sicil Raporlarının toplu bir şekilde "GİZLİ-KİŞİYE ÖZEL" kaşeli kapalı zarf içerisinde Başkanlığımıza intikaline ilişkin Müsteşarlık Makamından alınan 07.12.2007 günlü onayın bir örneği ilişikte gönderilmiştir. Her iki onaydaki hususlara titizlikle uyulmasından ve sicillerin düzenlenmesi ile sevkinde gizliliğe riayet edilmesinden Birim Amirlerinin sorumlu olacağının bilinmesi ile gereğini rica ederim. Mehmet ERGÜN Personel Dairesi Başkanı EKLER: 1- 2007/4 sayılı Genelge 2- onay Örneği DAĞITIM: Merkez ve Taşra Teşkilatı T.C. BAŞBAKANLIK Gümrük Müsteşarlığı Personel Dairesi Başkanlığı Sayı :B.02.1.GÜM.0.71.00.06.GS- Konu :Gizli sicil raporlarının zarflanması MÜSTEŞARLIK MAKAMINA Bilindiği üzere; Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği'nin 'Gizliliğe Riayet" başlıklı 27. maddesinde "Memurların sicilleri ile ilgili her türlü yazışma, evrak ve belgelerin sevkinde ve sicil raporlarının muhafazasında (Gizli ve Kişiye Özel) işaretli zarfların kullanılması şarttır. Sicil raporları sicil dosyaları ile birlikte kilitli dolaplarda muhafaza edilir" denilmektedir. Maliye ve Gümrük Bakanlığı zamanı da dahil olmak üzere 485 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile kurulduğumuz 1993 yılından 2000 yılına dek sicil raporları kişi bazında "GİZLİ-KİŞİŞİYE ÖZEL" kaşeli torba zarflarda (ayrıca tek tek kapalı bir zarf içine konulmadan) muhafaza edilmiştir. Ancak, Müsteşarlık Makamının 15.06.2000 gün ve 17804 sayılı onayı ile yılsonu ve ayrılış sicil raporlarının her personel için ayrı ayrı olmak üzere onay ekinde belirtilen 250 x 353 mm ebadında kapalı bir zarf içerisine konularak ve zarf üzerine "GİZLİ-KİŞİYE ÖZEL" kaşeleri vurulmak suretiyle Başkanlığımıza intikal ettirilmesi uygun görülmüştür. Halen aynı uygulama devam ettirilmektedir. Ancak, Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği'nde her memur için düzenlenen sicil raporlarının gerek sevkinde, gerekse muhafazasında yukarıda belirtildiği şekilde her yıl ayrı ayrı zarflandırılmasına dair bir hüküm bulunmadığından, Gümrük İdarelerinde görevli tüm personelin sicil raporlarının toplu bir şekilde "GİZLİ-KİŞİYE ÖZEL" kaşeli kapalı zarf içerisinde Başkanlığımıza intikal ettirilmesinin uygun olacağı düşünülmektedir. Kanun ve Yönetmelik gereği olmayan, tek tek zarflama işleminin gerek maddi külfet (her yıl yaklaşık 10.000 zarf) gerekse evraklar dışında her yıl için fazladan zarfın da dosyaya konulması gereksiz doluluğa neden olduğundan ve Başkanlığımızda dosyaların muhafaza edildiği odalardaki yer sıkıntısı da göz önüne alınarak, Müsteşarlık Makamının 15.06.2000 gün ve 17804 sayılı onayının iptali ile uygulamanın yukarıda açıklandığı şekilde (tek tek zarflanmadan) yapılması hususunu Olurlarınıza arz ederim. Mehmet ERGÜN Personel Dairesi Başkanı Uygun görüşler arz ederim. 07.12.2007 Bülent ERTEM Müsteşar Yrd. OLUR M. Emin ZARARSIZ Müsteşar