Yeri değişen personelin EBYS de bir önceki görev yerinden kalan evrakların işlemlerinin tamamlanması

T.C. TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :19696635-700 Konu :EBYS Birim Değişikliği Hatası Hk. 12.07.2021 / 65544448 yazıda ilgi tutulmuştur 07.09.2021 / 66996711 yazıda aynı konu işlenmiştir. 13.11.2019 / 49417542 DAĞITIM YERLERİNE İlgi: a) 12.10.2018 tarihli ve 87033980-805.99/00037965426 sayılı yazımız. b) 15.11.2016 tarihli ve 19696635-805.99/00020206297 sayılı yazımız. Başkanlığımıza taşra ve merkez birimlerinden zaman zaman iletilen; herhangi bir nedenle personelin görev yerinin değişmesi ve yeni görev yerinde göreve başladığında Kullanıcı Yetkilendirme Yetkililerince Elektronik Belge Yönetim Sisteminde (EBYS) anılan personelin yeni görev yerine çekilmek istenmesi halinde; görev yerinin değiştirilmesi işlemine sistemin (EBYS) izin vermemesi ve bir örneği ilişikte gönderilen "Kullanıcının Gereği Klasörün ve altında açmış olduğu kişisel klasörlerinde bekleyen sevk (gereği), havale bekliyor, koordine, imza/paraf işlem türündeki belgeler boşaltılmadan "Yönetim Birimi" değişikliği yapılamaz." türünden uyarı vermesi nedeniyle mağduriyet yaşandığı şeklindeki sorunla ilgili olarak problemin, personelin bir önceki görev yerindeki "Gereği" Klasörünün boşaltılmamasından kaynaklandığı anlaşılmaktadır. Bilindiği üzere Ticaret Bakanlığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Uygulama Yönergesi 12.10.2018 tarihli ve 37944714 sayılı Bakanlık Makamı Onayı ile yürürlüğe konulmuş, ilişikte yer alan İlgi (a) yazımız ile de tüm merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatımıza iletilmişti. Yine aynı konuyla ilgili olarak da ekte yer alan İlgi (b) yazımız ile taşra birimlerimiz daha önce bilgilendirilmişti. Ticaret Bakanlığı EBYS Uygulama Yönergesinin "Geçici görev, yer değiştirme ücretsiz izin emeklilik durumlarında yapılacak işlemler" başlıklı 19. maddesi hükümleri kapsamında; Benzer mağduriyetlerin yaşanmaması için, Biriminizde EBYS'nin Bakanlığımızda kullanımına başlandığı 2014 yılı Şubat ayı başından 2019 yılı Kasım ayı sonuna kadar Bakanlığımız merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında görev yapan personelden EBYS'de "Gereği" klasöründe bir önceki görev yerinden ya da daha önce görev yaptığı birimlerden kalma evrakı bulunan personelin bu evrakla ilgili işlemlerinin, Birim Amirlerinin sorumluluğunda 29.11.2019 tarihi mesai bitimine kadar tamamlanması hususunda; Bilgi ve gereğini arz ve rica ederim. Yeliz GÜRLEK Bakan a. Strateji Geliştirme Başkanı V. Ek: 1-Yer değişikliği hata uyarısı 2-İlgi (a) yazı ve ekleri 3-İlgi (b) yazı ve ekleri Dağıtım: