Elektronik imzalı belgelerin (e-imzalı belge), belge çıktısının kağıt ortamında onaylanması halinde kanıtlayıcı belge olarak kabul edilebileceği

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :B.21.0.SGB.0.00.00.00.609/ Konu :E-imza 14.05.2012 / 11113 DAĞITIM Maliye Bakanlığına muhatap 12.04.2012 tarihli yazımızda; Bakanlığımızda 2009 yılından itibaren evrak akışının kağıtsız ortamda yapılmasına imkan veren ve söz konusu evraklarda elektronik imza uygulamasını destekleyen Doküman Yönetim Sisteminin kullanıldığı, ancak mevcut durumda ödeme emri belgesine eklenen elektronik imzalı belgelerin, Muhasebe Birimleri tarafından ödemeye esas belge olarak kabul edilmediği ve bu durumun ödemelerde gecikmeye neden olduğu belirtilmiştir. Söz konusu yazıda; ilgili Muhasebe Birimlerinde, elektronik ortamda imzalanmış olan belgelerin, imza doğrulamasını sağlayacağı bir sistemin uygulamaya konulmasının uygun olacağı belirtilmiş, ayrıca 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca giderin gerçekleştirilmesi sorumluluğunun harcama yetkilisi ile gerçekleştirme görevlisinde olması nedeniyle, ödeme emri belgesine eklenecek elektronik imzalı belgelerin, ilgili harcama biriminin harcama yetkilisi veya gerçekleştirme görevlisi tarafından onaylanmış olan suretlerinin de Muhasebe Birimleri tarafından kabul edilmesi konusunda Bakanlıkları görüşlerinin bildirilmesi talep edilmiştir. Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünün konuya ilişkin uygun görüş yazısı ekte gönderilmiştir. Bilgilerini rica ederim. Fatih İslam KARAOĞLU Bakan a. Strateji Geliştirme Başkan V. EKLER: Ek-1: Yazı (1 sayfa) DAĞITIM: Tüm Bölge Müdürlüklerine TC. MALİYE BAKANLIĞI Muhasebat Genel Müdürlüğü Sayı :B.07.0.MGM.0.20/220-05 Konu : 08.05.2012 / 05226 GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞINA (Strateji Geliştirme Başkanlığı) İlgi :12.04.2012 tarihli ve B.210.SGB.0.00.00.00.609/542 sayılı yazı. İlgi yazıda, Bakanlığınızda 2009 yılından beri evrak akışının elektronik, ortamda yapılmasına imkan veren ve söz konusu evraklarda elektronik imza uygulamasını destekleyen Evrak Doküman Yönetim Sistemi kullanıldığı, ancak ödeme emri belgesine eklenen elektronik imzalı belgelerin muhasebe birimlerince kanıtlayıcı belge olarak kabul edilmediği belirtilerek, konu hakkında Bakanlığımız görüşünün bildirilmesi istenilmektedir. Bilindiği üzere, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 5 inci maddesinde, ödeme belgesinin birinci nüshasına, kanıtlayıcı belgelerin aslı veya yasal bir sebeple aslı temin edilemeyenlerin onaylı suretlerinin bağlanacağı, fatura ve taşınır işlem lifinin asıllarının bağlanmasının esas olduğu ancak kaybolma, yırtılma, yanma gibi mücbir sebeplerle aslının temin edilemediği hallerde, fatura ve/veya taşınır işlem fişinin onaylı örnekleri bağlanmak suretiyle ödeme yapılabileceği, onaylı suretlerin, onaylayan ilgili birim yetkilisinin adı, soyadı, unvanı, imzası ve resmi mühür ile onay tarihini taşıması gerektiği belirtilmektedir. Diğer taraftan, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununda ver alan, güvenli elektronik imza, güvenli elektronik imza oluşturma ve doğrulama araçlarına ilişkin hükümler göz önünde bulundurulduğunda, bu Kanun kapsamında elektronik ortamda atılan imzaların doğruluğunun, yine elektronik ortamda elektronik sertifika sağlayıcıları aracılığıyla yerine getirileceği anlaşılmaktadır. Gerek Kanun gerekse Kanunun uygulanmasına yönelik hazırlanan Yönetmeliklerde elektronik ortamda imzalanan belgelerin dökümlerinin alınması halinde bu belgelerin resmi belge niteliğinde olduklarına dair açık bir hüküm bulunmamaktadır. Buna göre, elektronik imzalı belgelerin, elektronik ortamdan alınan çıktısının yukarıdaki hükümler doğrultusunda onaylanması halinde kanıtlayıcı belge olarak kabul edilebileceği düşünülmektedir. Bilgilerini ve gereğini arz ederim. Bakan a. Mehmet SARIBAŞ Genel Müdür