EBYS Gereği Klasöründe tayini çıkan, görev değişikliği olan veya unutulduğu için bekleyen belgeler hakkında yapılması gereken işlemler

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :19696635-805.99 Konu :EBYS Gereği Klasöründe Bekleyen Belgeler 13.11.2019 / 49417542 yazıda ilgi tutulmuştur 15.11.2016 / 20206297 DAĞITIM YERLERİNE Bakanlığımızda kullanılmakta olan Elektronik Belge Yönetim Sistemi'nde (EBYS); Birimlerde görevli iken açığa alınan/ihraç edilen personelin "Gereği Klasörü"nde bekleyen ve işlemi yapılmamış olan belgelerle ilgili olarak Başkanlığımıza gelen taleplerde, Birimler tarafından yapılması gereken işlemlerde tereddüt olduğu anlaşılmaktadır. Bilindiği üzere, Bakanlık Makamının 19/08/2016 tarih ve 18258960 sayılı onayı ile yürürlüğe giren EBYS Uygulama Yönergesinin Geçici Görev, Yer Değiştirme, Ücretsiz İzin, Emeklilik Durumlarında Yapılacak İşlemler başlıklı 18 inci maddesinde " İdare amirleri tarafından birimlerinde herhangi bir sebeple ilişiği kesilecek personelin EBYS üzerinde gereği klasöründe bekleyen belge olup olmadığı Menü> Pano> Kullanıcı Seçiniz kısmından belirlenerek, bekleyen belge olmaması durumunda pasife alma işlemi gerçekleştirilir. Kullanıcının gereği klasörü boşaltılmadan kullanıcının pasife alma işlemi gerçekleştirilmez." hükmü yer almaktadır. Bu kapsamda, Birimlerde görevli personelin değişik sebeplerle görevinden ayrılması durumunda, kullanıcının gereği klasörü kontrol edilmeden kullanıcı hesabı pasif hale getirilmemelidir. Ancak kullanıcı hesabı kontrol edilmeden pasif hale getirildiyse, kullanıcının gereği klasöründe bekleyen belgelerin kontrolünün sağlanması amacıyla Birimlerde görevli "Kullanıcı Yetkilendirme Yetkilisi" tarafından bazı işlemlerin yapılması gerekmektedir. Bu işlemler kapsamında, öncelikle kullanıcı vekaleti birim amiri onayıyla kısa süreliğine belirlenen başka bir kullanıcıya verilecek ve kullanıcının gereği klasöründe bekleyen belgeler başka bir kullanıcıya havale edilerek işlemler tamamlanacaktır. Bu vekalete ilişkin olarak ileride meydana gelebilecek sorunların önüne geçilmesi amacıyla, vekaletin bu süre zarfında başka bir personele verilmesinin gerekçesinin yer aldığı bir tutanak hazırlanmasının uygun olacağı değerlendirilmektedir. Söz konusu işlemlere ilişkin ayrıntılı şema yazımız ekinde gönderilmekte olup, gereği klasörü boşaltılmadan pasif hale getirilen kullanıcılarla ilgili olarak yukarıda belirtilen hususlara azami derecede dikkat edilmesi hususunda, Bilgilerini ve gereğini rica ederim. Fatih İslam KARAOĞLU Bakan a. Strateji Geliştirme Başkanı Ek: Gereği Klasöründe Bekleyen Belgelerle İlgili Yapılması Gereken İşlemler Dağıtım: 81 İl Valiliğine (Ticaret İl Müdürlükleri) Tüm Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüklerine