EBYS kullanıcıların durumunun her daim güncel tutulması ile AKTİF veya PASİF olma durumları

T.C. TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :19696635-713.99 Konu :EBYS'de Kullanıcıların Durumu. 12.07.2021 / 65544448 yazıda ilgi tutulmuştur 15.11.2019 / 49479349 DAĞITIM YERLERİNE İlgi :12.10.2018 tarihli ve 87033980-805.99/00037965426 sayılı yazı. Bilindiği üzere Bakanlığımızın gerek merkez gerekse taşra teşkilatı ve bunlara bağlı birimlerinde kullanıcıların, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinde yetkilendirme işlemlerini her birimde görevlendirilen Kullanıcı Yetkilendirme Yetkilileri (KYY), Ticaret Bakanlığı EBYS Uygulama Yönergesinin 17. maddesine göre gerçekleştirmektedirler. Gerek EBYS üzerinde yapılan periyodik sorgulama ve incelemelerden gerekse Başkanlığımıza iletilen talepler nedeniyle aşağıdaki açıklamaların yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur: Ticaret Bakanlığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Uygulama Yönergesi 12.10.2018 tarihli ve 37944714 sayılı Bakanlık Makamı Onayı ile yürürlüğe konulmuştur. İlgide kayıtlı yazımız eki Bakanlığımız Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Uygulama Yönergesinin ve bu yönergenin Geçici görev, yer değiştirme ücretsiz izin emeklilik durumlarında yapılacak işlemler başlıklı 19. Maddesi hükümleri doğrultusunda; Bakanlığımızda görev yapan personelden; görev yerinin değişmesi, tayin, atama, emeklilik, başka bir kuruma nakil, görevden geçici uzaklaştırma, memuriyete son verilmesi, ölüm, vb.. nedenlerle biriminden geçici ya da kesin olarak ayrılan personelin, EBYS'deki kullanıcı durumunun "AKTİF" durumdan "PASİF" duruma getirilmesinde birim amirlerince gerekli özenin gösterilmesi gerekmektedir. EBYS'de konumu "PASİF" duruma getirilecek personel ile görev yeri değişen personelin "Gereği" klasöründe işlem yapılmak üzere bekleyen yazı olması halinde; "Gereği" klasörü boşaltılmadan personelin konumunun "PASİF" duruma getirilmemesi, ilişiğinin kesilmemesi gerekmektedir. Bu konuda birimlerin personel işlemlerini yürüten birimleri ile bilgi işlem istatistik ve değerlendirme birimleri arasında gerekli koordinasyonun sağlanmasında Birim Amirlerinin duyarlılığı büyük önem taşımaktadır. Bu kapsamda; EBYS'de ilgili personel ve bilgi işlem istatistik ve değerlendirme birimlerinin koordinasyon içinde çalışarak her birimin kendi içinde EBYS'de hali hazırda "AKTİF" konumda olmakla birlikte yukarıda açıklanan nedenlerle "PASİF" konuma getirilmemiş kullanıcıların; EBYS'de Menü>Kullanıcılar sekmesi kullanılarak titizlikle tespit edilmesi, konumunun "PASİF" konuma getirilmesi ve bu işlemlerin de 29.11.2019 tarihi mesai bitimine kadar bitirilmesi hususunda; Bilgilerini ve gereğini arz ve rica ederim. Yeliz GÜRLEK Bakan a. Strateji Geliştirme Başkanı V. Dağıtım: Tüm Merkez Teşkilatına 81 İl Valiliğine (Ticaret İl Müdürlüğü) Tüm Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüklerine Tüm Serbest Bölge Müdürlüklerine Tüm Ticaret Müşavirlik, Ataşelik ve Ofislerine Bakü Büyükelçiliği Gümrük Müşavirliğine Berlin Büyükelçiliği Gümrük Müşavirliğine Brüksel Büyükelçiliği Gümrük Müşavirliğine Kahire Büyükelçiliği Gümrük Müşavirliğine Moskova Büyükelçiliği Gümrük Müşavirliğine Batum Başkonsolosluğu Gümrük Ataşeliğine Lefkoşa Büyükelçiliği Gümrük Müşavirliğine Erbil Başkonsolosluğu Gümrük Ataşeliğine