KEP ile gönderilecek belgelerde dikkat edilmesi gereken hususlar kılavuzu ile Emniyet genel Müdürlüğüne ait görsel
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
Strateji Geliştirme Başkanlığı
Sayı :E-19696635-805.99
Konu :Kayıtlı Elektronik
Posta (KEP) Gönderimi
Hakkında
16.09.2021 / 67306420
DAĞITIM
YERLERİNE
Bakanlığımız Merkez ve Taşra Teşkilatı birimlerince, Emniyet Genel
Müdürlüğüne gönderilen (KEP)
gönderimlerinde sorun yaşandığı ve anılan Genel Müdürlüğe gönderilen KEP iletilerinin
reddedildiği yönünde sorunlar iletilmektedir.
Konu ile ilgili olarak, Emniyet Genel Müdürlüğü ile yapılan
görüşmelerde; ilgili Genel Müdürlüğe gönderilen KEP iletilerinin içerisinde
sadece "eyp" uzantılı dosyanın olması durumunda KEP iletilerinin geçerli
sayıldığı şeklinde bilgi edinilmiştir.
Kamu kurumlarına KEP iletisi gönderilirken,
"KEP İleti Gönderimi" modülünde sadece "e-Yazışma Paketi
2.0" seçimi yapılarak gönderim işleminin yapılması yeterlidir. Ayrıca,
resmi yazışma oluşturulurken dağıtım yapılacak birimlerde; "Yeni Taslak
> Dağıtım > Arama > Birim Arama" alanında yer alan "Birim
Türü" filtresinde "Diğer Kamu Kurumu" seçenekleri arasında
"KKK" Kurum Kimlik Kodu alanı dolu olan kayıtlar seçilerek belge
oluşturulması gerekmektedir. Özellikle Emniyet Genel Müdürlüğüne (KEP) iletisi
gönderecek birimlerin sadece "e-Yazışma Paketi 2.0" seçimi yapılarak gönderilmesi
durumunda Emniyet Genel Müdürlüğü tarafından kabul edilecek, aksi takdirde
yazışmalar reddedilecektir.
Bu kapsamda, kamu kurum ve kuruluşlarına KEP ile gönderilecek
belgelerde dikkat edilmesi gereken hususlar hakkında hazırlanan kılavuz ile Emniyet Genel Müdürlüğüne KEP ile
gönderilecek belgelerde dikkat edilmesi gereken hususlar hakkında hazırlanan
ekran görüntüsü yazımız ekinde gönderilmiştir.
Bilgilerini ve gereğini rica ederim.
Cemalettin ÇOGURCU
Bakan a.
Daire Başkanı
Ek:
1- Kep İleti Gönderim Ekranı
2- Kamu Kurum ve Kuruluşlarına gönderilecek KEP ileti kılavuzu
Dağıtım:
Tüm Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlükleri
Tüm Serbest Bölge Müdürlükleri
81 İl Valiliği (Ticaret
İl Müdürlüğü)
Kamu
Kurumlarıyla Kep ile Yapılacak Yazışmalarda Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
1.
Bir kamu kurumunun Kurum Kimlik Kodu=Kurum Kimlik
Kodu=Detsis Kodu, Kep adresi vb. bilgiler nasıl öğrenilir?
https://www.kaysis.gov.tr/
adresine herhangi bir internet tarayıcısı üzerinden erişerek ilgili kurumun adı
ile arama yapılarak tüm detaylarına ulaşılabilir.
2.
Kep iletilerinin reddedilmemesi için yapılması gereken
adımlar nelerdir?
Kep ile gönderilecek belge
oluşturulurken dikkat edilmesi gereken en önemli unsur alıcı kurumun (DETSİS
Kodu) Kurum Kimlik Kodu dolu olan kaydın seçilmesidir. Eğer DETİSİS kodu alanı
boş bir alıcı seçilerek belge oluşturulup kep ile gönderilirse, kep iletisi
karşı kurum tarafından reddedilebilir.
Kolaylık olması açısından;
·
Yeni Taslak> Dağıtım alanında DETSİS Kodu bilgisi ile
arama yapılır ve seçilir.
·
Dağıtım> Arama> Birim Arama> Birim Türü "Diğer
Kamu Kurumu" alanından alıcı kurumun adı, Kurum Kimlik Kodu bilgisi vb.
bilgiler ile arama yaparak DETSİS Kodu ve Kep adresi alanı dolu olan kayıtlar
özellikle seçilmelidir.
3.
Alıcı kurumun kep adresi kayıtlı değilse aşağıdaki yöntem
izlenerek ilgili alıcı kuruma kep adresi tanımlanabilir. Bu yetki tüm kep
gönderimi yapan evrak personellerinde mevcuttur.
Kep adresi tanımlı olmayan alıcı
seçilerek oluşturulan bir belge olduğunu varsayarsak, ilgili belge seçilerek
Sağ tuş> Kep ile gönder işlemi uygulanır. İlgili ekranda "Belgeler"
alanından belge seçilir. Belgeye ait alıcı sağ kısımda görüntülenir.
Alıcı kurumun alt kısmında bulunan
"Kep Adreslerini Güncelle" tuşu yardımı ile kep adresi eklenecek alan görüntülenir.
Kep adresi yazılarak "Ekle" işlemi uygulanır. Son olarak "Kaydet" tuşuna
basılarak işlem tamamlanır.
Emniyet Genel Müdürlüğüne KEP ile gönderilecek belgelerde dikkat
edilmesi gereken hususlar