Arşiv Evraklarının İmhasına ilişkin imha listesi tablo örneği, her sayfasının imzalanması ve gerekli meşruhatların verilmesi
T.C.
TİCARET BAKANLIĞI
Destek Hizmetleri
Dairesi Başkanlığı
Sayı :93910821-805.99
Konu :Arşiv Evraklarının İmhası
17.05.2019 / 44462585
DAĞITIM YERLERİNE
Bakanlığımız
arşiv hizmetleri (merkez, taşra, bölge ve yurtdışı teşkilatı dahil) kurum arşivinden
sorumlu birim olarak Başkanlığımız tarafından yürütülmektedir.
Devlet
Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin
imha listelerinin kesinlik kazanması başlıklı 38 inci maddesi
gereğince, ayıklama ve imha çalışması sonucu hazırlanarak Başkanlığımıza
gönderilen imha listelerinin tetkikinde: genelde imha edilecek evrakın Standart
Dosya Planı ana konu kodu ve alt konu kodları ile listenin açıklama bölümüne belgenin
konusunun (detaylı) yazılıp saklama süreleri ve saklama kodunun birbirleri ile örtüşmesinin
sağlanmadığı, imha listelerinin her sayfasının komisyon üyelerince imzalanmadığı,
imha edilecek evrakların toplamının listenin sonuna yazılmadığı ve imha listelerinin
asıllarının doğrudan Başkanlığımıza gönderilmediği tespit edilmiştir.
Bu
nedenle arşiv evrakının imhasında gereksiz yazışma ve zaman kaybının yaşanmaması
için imha çalışmalarında yukarıda belirtilen hususlarla ilgili gerekli
hassasiyetin gösterilmesi gerekmektedir.
Bilgi
edinilmesini ve gereğini rica ederim.
Lütfü KOP
Bakan a.
Destek Hizmetleri
Dairesi Başkan V.
Ek: İmha Listeği Örneği
Dağıtım:
Tüm Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlükleri
Tüm Bölge Müdürlükleri
81 İl Valiliği (Ticaret İl Müdürlüğü)
Tüm Serbest Bölge Müdürlükleri
Tüm Ticaret Müşavirlik, Ataşelik ve Ofisleri
SAKLANMASINA LÜZUM
GÖRÜLMEYEN BELGELERE İLİŞKİN
İMHA LİSTESİ
(Doküman No:
BDA-15-FR-33)
Kurumu : Listeleme
Türü:
Birimi/Alt
Birimi : Belge
Dosya Klasör
LİSTE SIRA NO
SON İŞLEM
TARİHİ VEYA İŞLEM YILI
STANDART
DOSYA PLANI ANA VE ALT KONU
KODLARI
EVRAKIN
SAYISI VEYA DOSYA NUMARASI
KONUSU
BELGENİN SAYFA SAYISI
VEYA
DOSYA
VE KLASÖRÜN ADEDİ
TOPLAM:
TARİH:
... / ... / …
SAYFA NO:
BAŞKAN ÜYE ÜYE ÜYE ÜYE