Gizli Yazılar ve Çok Gizli Yazıların EBYS Yönergesi kapsamında çıktı alınması, mühürlenmesi ve ıslak imzalanmasına ilişkin açıklamalar

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :28902639-805.02.03 Konu :Gizli ve Çok Gizli Belgeler 17.10.2016 / 19464496 DAĞITIM YERLERİNE Bakanlık Makamının 19.08.2016 tarihli ve 18212737 sayılı onayı ile yürürlüğe konulan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Uygulama Yönergesi hakkında Başkanlığımıza intikal eden olaylardan, uygulamada birliğin sağlanması açısından EBYS Yönergesinin "Gizli ve çok gizli belgelerle ilgili işlemler" başlıklı 21 inci maddesi ile uygulamada sorunlara yol açan EBYS çıktılarına mühür ve ıslak imza atılmasına ilişkin aşağıdaki açıklamaların yapılmasına gerek duyulmuştur; 1- EBYS Yönergesinin Erişim hakları başlıklı 26 ıncı Maddesinde Gizli belgeler; "Müsadesiz olarak açıklandığı takdirde milli güvenliğimizi ya da itibarımızı ciddi ve olumsuz yönde etkileyecek, idari soruşturmaya, adli soruşturma ve kovuşturmaya zarar verebilecek olan bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır." Çok Gizli belgeler ise; "Müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde milli güvenliğimizi büyük ölçüde tehlikeye düşürecek, Devletimize ve müttefiklerimize büyük ölçüde zararlar verebilecek bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır." şeklinde tanımlanmıştır. Belirtilen durumlar haricindeki tüm belgelerin; Tasnif Dışı, Hizmete Özel ve Özel gizlilik dereceli olarak belirlenmesi gerekmektedir. Yukarıda belirtilen şartlara uymadığı anlaşılan belgeler hiçbir şekilde gizli ya da çok gizli olarak belirlenmeyecektir. Bu nedenle gizli belge oluşturma yetkisi sadece, yönergenin 21 inci maddesinde unvanları sayılan kullanıcılara verilecektir. 2- Gizli ya da çok gizli belgelenin tebliğ tebellüğ işlemlerinde ekte bir örneği gönderilen tebliğ-tebellüğ belgesi örneği kullanılacak, çıktı alınmadan gelen belge içeriğinde ilgili personele tebliği gereken hususlar adı geçen belgeye derc edilerek imza karşılığı tebliğ işlemi tamamlanacaktır. 3- Adli kolluk işlemleri kapsamında kaçakçılıkla mücadelede operasyonel ve istihbari faaliyetlerde, Cumhuriyet Başsavcılığı ve adli soruşturma işlemleri için 5271 Sayılı Ceza Muhakemesi Kanunu ve ilgili mevzuatına göre gerekli işlemlerin yapılacağı izahtan varestedir. Ancak, Adli Kolluk birimlerinin idari işlemlerinde (Personel işlemleri, Bakanlık içi idari yazışmalar, mali işlemler vb.) EBYS Yönergesinin uygulanması gerekmektedir. 4- Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 26 ıncı maddesinin 3 üncü fıkrasında yer alan "Bu Yönetmeliğin Üçüncü Bölümünde belirtilen unsurlara çıktı üzerinde yer verilememesi durumunda, çıktı üzerinde yer almayan unsurlara belgenin üstveri çıktısında yer verilir. Hem belge çıktısında hem de üstveri çıktısında tarih ve sayı bilgilerine yer verilerek bu çıktıların birbiriyle ilişkilendirilmesi sağlanır. Söz konusu ilişkilendirmenin sağlanması amacıyla çıktılar üzerine herhangi bir ibarenin yazılması veya konulması durumunda yapılan ekleme idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından paraflanır Çıktı, idarece yetkilendirilmiş görevlinin adı, soyadı ve unvanı belirtilmek suretiyle imzalanır." Amir hükmüne göre; Bakanlığımız EBYS'si üzerinden alınan çıktılarda aynı yönetmeliğin Üçüncü bölümünde belirtilen unsurların tamamına yer verildiğinden ayrıca mühür kullanılmasına ve ıslak imza atılmasına yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre gerek bulunmamaktadır. Bilgilerini ve gereğini arz ve rica ederim. Fatih İslam KARAOĞLU Bakan a. Strateji Geliştirme Başkanı Ek: Gizli ve Çok Gizli Belgeler için Tebliğ-Tebellüğ Belgesi DAĞITIM: Merkez Teşkilatı 81 İl Valiliği (Ticaret İl Müdürlükleri) Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlükleri TEBLİĞ-TEBELLÜĞ BELGESİ (GİZLİ VE ÇOK GİZLİ BELGELER İÇİN) Bakanlığımızın ….…………..…………………………………….. Genel Müdürlüğü/Başkanlığı/Bölge Müdürlüğü/…………….. alınan ………………konulu………………… tarihli…………… sayılı yazıda; - ………………………. - ………………………. - ………………………. - ………………………. hususları belirtilmektedir. Tebellüğü ve gereğini rica ederim. Tebliğ edenin Adı Soyadı Unvan İmza Tarih TEBELLÜĞ EDENİN/EDENLERİN ADI SOYADI SİCİLİ UNVANI GÖREV YAPTIĞI BİRİM TEBLİĞ TARİHİ İMZA