SGK kesenek bilgi sisteminde işyeri bilgisi yönetici ve kullanıcı değişikliği gerekmesi halinde yapılacak işlemler

T.C. TİCARET BAKANLIĞI Personel Genel Müdürlüğü Sayı :E-95455510-869- Konu :SGK e-Tebligat İşlemleri 17.11.2022 / 80133201 DAĞITIM YERLERİNE İlgi :08.11.2022 tarihli ve 55590149 sayılı yazısı. Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığınca elektronik ortamda yapılacak tebligata ilişkin işlemler kapsamında değerlendirilmek üzere, Kesenek Bilgi Sisteminde işyeri yönetici ve kullanıcı değişikliği ile işyeri bilgilerinin güncellenmesinin gerekmesi halinde yapılması gereken işlemler hakkında, anılan Kurumdan alınan, 08/11/2022 tarihli ve 55590149 sayılı yazı ve ekleri ekte gönderilmektedir. Bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim. Zeki ERTEM Bakan a. Genel Müdür Yardımcısı Ek: Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığının yazısı ve ekleri Dağıtım: Tüm Merkez Teşkilatı Tüm Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlükleri Tüm Serbest Bölge Müdürlükleri 81 İl Valiliği (Ticaret İl Müdürlüğü) T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BASKANLIĞI Sayı :E-12740611-010.07.02-55590149 08.11.2022 Konu :SGK e-Tebligat İşlemleri DAĞITIM YERLERİNE Bilindiği üzere, Sosyal Güvenlik Kurumunca Elektronik Ortamda Yapılacak Tebligata İlişkin Yönetmelik 24 Eylül 2021 tarihli ve 31608 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak 01 Ekim 2021 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Söz konusu Yönetmelik'in "Kullanılacak elektronik tebligat sisteminin belirlenmesi" baslıklı 12'nci maddesinde "Kurum, elektronik ortamda yapılacak tebligatla ilgili her türlü teknik altyapıyı kurup isletebilir veya elektronik tebligat yapmaya yetkili Kurumlarla yapılacak protokol hükümleri çerçevesinde elektronik tebligat yaptırtabilir, elektronik ortamda yapılacak tebligatla ilgili başka kurumlarca kurulmuş olan teknik altyapıyı ilgili mevzuatı doğrultusunda kullanabilir." hükmü yer almaktadır. Bu kapsamda kamu idaresinde 5510 sayılı Kanun'un 4'üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamında sigortalılar yönünden; işyeri tescili bulunanlar için 4/1-c kurum tescil kaydında 1. veya 2. yönetici olarak yer alanların yönetici olduğu kamu idaresi adına elektronik tebligat adresi almak için e-Devlet üzerinden başvuruda bulunabilmesi yönünde program çalışmasına dair test işlemleri yapılmakta olup test işleminin bitmesine müteakip e-Devlet üzerinden başvuru alınabilecektir. Ancak Kurumumuzca yapılan incelemede, kamu idarelerine ait işyeri tescil kayıtlarında tanımlı yönetici ve kullanıcı sigortalıların herhangi bir nedenle ilgili kamu idaresinden ayrılmasına karşılık kurumunuz merkez ve taşra teşkilatında yönetici ve kullanıcı bilgisi değişikliği yapılmadığı tespit edilmiştir. Yönetici ve kullanıcı bilgisinin güncellenebilmesi için, işyeri tescil işlemi yapıldıktan sonra işyeri tescil bilgilerinde yer alan 1. ve 2. yönetici ile tahakkuk, tediye ve personel işlemlerinde sorumlu kamu görevlileri adına oluşturulan 1. kullanıcı, 2. kullanıcı ve 3. kullanıcının herhangi bir nedenle değişmesi veya güncel olmaması durumunda, işyeri yönetici ve kullanıcı değişiklik taleplerinin Kesenek Bilgi Sisteminde bulunan "Kullanıcı ve Yönetici Değiştirme Uygulaması (https://uyg.sgk.gov.tr/KurumTescil4c/)" üzerinden e-Sigorta kanalıyla bildirilmesi, değişiklik formlarının da Kurumumuzca onaylanmak üzere ıslak imzalı olarak gönderilmesi gerekmektedir. Bu nedenle, kamu idarelerine ait SGK e-Tebligat işlemlerinde güvenliğinin sağlanabilmesi için yönetici ve kullanıcı değişikliğinin ekteki kılavuzlarda açıklandığı şekilde Kesenek Bilgi Sisteminde bulunan "Kullanıcı ve Yönetici Değiştirme Uygulaması (https://uyg.sgk.gov.tr/KurumTescil4c/)" üzerinden değiştirilerek gönderilmesi ve söz konusu değişiklik formlarının onaylanmak üzere ıslak imzalı olarak, Kamu idaresi bilgi ekranında (https://kesenek.sgk.gov.tr/KesenekWeb/) 1. kullanıcı veya 2. kullanıcı bilgileriyle (kullanıcı adı ve şifre) giriş yapılarak, kurum adının ve işyeri tescil kısmında işyeri adres (adres, telefon, vergi numarası, muhasebat numarası, bütçe durumu, teşkilat yapısı, bağlı olduğu saymanlık vb.) bilgilerinin güncel olup olmadığının sorgulanması, güncel olmayan bilgilerin üst yazı ekinde, Kurumumuz Sigorta Primleri Genel Müdürlüğü Primler Daire Başkanlığına gönderilmesi hususunda, Bilgilerini ve gereğini arz ederim. Kürşad ARAT Kurum Başkan V. Ek: 1--SGK e-Tebligat işlemleri dolayısıyla yapılacak işlemlere dair duyuru (1 Sayfa) 2- 1. ve 2. kullanıcı ile 1. ve 2. yönetici bilgilerin güncellenmesi için kılavuz (Ek-1) (8 Sayfa) 3- 3. kullanıcının bilgilerinin güncellenmesi için kılavuz (Ek-2) (6 Sayfa) 4- İşyeri tescil bilgilerinin güncellenmesi için kılavuz (Ek-3) (5 Sayfa) Dağıtım: Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığına Cumhurbaşkanlığına Adalet Bakanlığına Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığına Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığına Dışişleri Bakanlığına Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığına Gençlik ve Spor Bakanlığına Hazine ve Maliye Bakanlığına İçişleri Bakanlığına Kültür ve Turizm Bakanlığına Milli Eğitim Bakanlığına Milli Savunma Bakanlığına Sağlık Bakanlığına Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına Tarım ve Orman Bakanlığına Ticaret Bakanlığına Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığına 1. YÖNETİCİ, 2. YÖNETİCİ, 1. KULLANICI, 2. KULLANICI ve 3. KULLANICININ GÖREVDEN AYRILMALARI HALİNDE KULLANICI DEĞİŞİKLİĞİNE ve İŞYERİ BİLGİLERİNİN GÜNCELLENMESİ HALİNDE YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLERE İLİŞKİN YAPILMASI GEREKEN İŞLEMLER HAKKINDA DUYURU Bilindiği üzere, 5510 sayılı Kanunun dördüncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamında sigortalı çalıştıran kamu idarelerince, Kanunun 11. maddesi gereğince işyeri bildirgelerinin e-sigorta ile Kurumumuza gönderilmesini müteakip işyeri dosyası açılarak işyeri sicil numaraları ile kesenek bilgi sistemi kullanıcı adı ve şifreleri işverenlere gönderilmektedir. Uygulamaya yönelik olarak kamu idarelerine gönderilen işyeri tescil yazılarımızda belirtildiği üzere, işverenlerin 5510 sayılı Kanun ile getirilen düzenlemelerden, atıfta bulunduğu Kanun hükümlerinden, bunların dışında mer'i mevzuattan ve genel hükümlerden kaynaklanan tüm hak ve alacakları ile yükümlülüklerine uygun davranılmaması halinde doğabilecek zararlardan yetkili kılınan personelin kişisel mali ve cezai sorumluluğu dışında ayrıca takip ve kontrol yükümlülüğünden kaynaklanan kurumsal sorumluluğu bulunmaktadır. İşyeri tescil işlemi yapıldıktan sonra kamu idarelerince, işyeri tescil bilgilerinde yer alan yönetici bilgileri ile personel, tahakkuk ve tediye ile ilgili kamu görevlilerine ait kullanıcı bilgilerinde görevden alınması, nakil olması veya herhangi bir sebep dolayısı ile bu girişleri yapamayacak olması durumunda, işyeri yönetici ve kullanıcı değişiklik talepleri ise Kesenek Bilgi Sisteminde bulunan "Kullanıcı ve Yönetici Değiştirme Uygulaması" üzerinden e-sigorta ile gönderilen değişiklik formalarının ıslak imzalı olarak gönderilmesini müteakip Kurumumuzca onaylanması suretiyle gerçekleştirilmektedir. Ancak Kurumumuzca yapılan incelemede, kamu idarelerine ait işyeri tescil kayıtlarında tanımlı yönetici ve kullanıcı sigortalıların herhangi bir nedenle ilgili kamu idaresinden ayrılmasına karşılık kurumunuz merkez ve taşra teşkilatında yönetici ve kullanıcı bilgisi değişikliği yapılmadığı tespit edilmiştir. Yönetici ve kullanıcı bilgisinin güncellenebilmesi için, işyeri tescil işlemi yapıldıktan sonra işyeri tescil bilgilerinde yer alan 1. ve 2. yönetici ile tahakkuk, tediye ve personel işlemlerinde sorumlu kamu görevlileri adına oluşturulan 1. kullanıcı, 2. kullanıcı ve 3. kullanıcının herhangi bir nedenle değişmesi veya güncel olmaması durumunda, işyeri yönetici ve kullanıcı değişiklik taleplerinin Kesenek Bilgi Sisteminde bulunan "Kullanıcı ve Yönetici Değiştirme Uygulaması (https://uyg.sgk.gov.tr/KurumTescil4c/)" üzerinden e-Sigorta kanalıyla bildirilmesi, değişiklik formlarının da Kurumumuzca onaylanmak üzere ıslak imzalı olarak gönderilmesi gerekmektedir. Bu nedenle, kamu idarelerine ait SGK e-Tebligat işlemlerinde güvenliğinin sağlanabilmesi için yönetici ve kullanıcı değişikliğinin ekteki kılavuzlarda açıklandığı şekilde Kesenek Bilgi Sisteminde bulunan "Kullanıcı ve Yönetici Değiştirme Uygulaması (https://uyg.sgk.gov.tr/KurumTescil4c/)" üzerinden değiştirilerek gönderilmesi ve söz konusu değişiklik formlarının onaylanmak üzere ıslak imzalı olarak, Kamu idaresi bilgi ekranında (https://kesenek.sgk.gov.tr/KesenekWeb/) 1. kullanıcı veya 2. kullanıcı bilgileriyle (kullanıcı adı ve şifre) giriş yapılarak, kurum adının ve işyeri tescil kısmında işyeri adres (adres, telefon, vergi numarası, muhasebat numarası, bütçe durumu, teşkilat yapısı, bağlı olduğu saymanlık vb.) bilgilerinin güncel olup olmadığının sorgulanması, güncel olmayan bilgilerin üst yazı ekinde, Kurumumuz Sigorta Primleri Genel Müdürlüğü Primler Daire Başkanlığına gönderilmesi hususunda, Kamu idarelerine ve ilgililere önemle duyurulur. Ek-1 1. YÖNETİCİ DEĞİŞİKLİĞİNİN KESENEK BİLGİ SİSTEMİNDEN GÖNDERİLMESİ 1) Kesenek Bilgi Sisteminin sağ tarafında bulunan "Kullanıcı ve Yönetici Değiştirme Uygulaması" seçilmesi gerekmektedir. 2) 1. veya 2. kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yapılması gerekmektedir. 3) Sisteme giriş yapıldıktan sonra "Kulllanıcı ve Yönetici Değişikliği" bölümüne girilmesi gerekmektedir. 4) Hangi kullanıcı değişikliği yapılacak ise üzerine gelip seçim yapılmalıdır. 1. Yönetici değişikliği için seçim yapıldığında gelen ekrandaki bilgilerin doldurulması gerekmektedir. 5) Yeni giriş yapılan kullanıcıya ait bilgiler eksiksiz ve güncel olarak ilgili form üzerinde doldurularak "Kaydet" butonuna tıklanır. 6) Gerçekleştirilmiş olan değişikliğe ait form yazdırılır. 7) Sistemden alınan form ıslak imza ile imzalanarak, yukarıda belirtilen adrese onaylanmak üzere posta yoluyla gönderilir. 8) 2. yönetici, 1. ve 2. kullanıcı değişiklikleri de yukarıda açıklandığı şekilde yapılması gerekmektedir. 9) Söz konusu kullanıcı değişikliğinin yapılmasına müteakip güvenlik açısından yeni kullanıcı tarafından şifre güncelleme işleminin yapılması gerekmektedir. Ek-2 3. KULLANICI DEĞİŞİKLİĞİNİN KESENEK BİLGİ SİSTEMİNDEN GÖNDERİLMESİ 1) Kesenek Bilgi Sisteminin sağ tarafında bulunan "Kullanıcı ve Yönetici Değiştirme Uygulaması" seçilmesi gerekmektedir. 2) 3. kullanıcı adı ve şifresi ile sisteme giriş yapılması gerekmektedir. 3) Yeni giriş yapılan kullanıcıya ait bilgiler eksiksiz ve güncel olarak ilgili form üzerinde doldurularak "Kaydet" butonuna tıklanır. 4) Gerçekleştirilmiş olan değişikliğe ait form yazdırılır. 5) Sistemden alınan form ıslak imza ile imzalanarak, yukarıda belirtilen adrese onaylanmak üzere posta yoluyla gönderilir. 6) Söz konusu kullanıcı değişikliğinin yapılmasına müteakip güvenlik açısından yeni kullanıcı tarafından şifre güncelleme işleminin yapılması gerekmektedir. Ek-3 İŞYERİ BİLGİLERİNİN GÜNCELLENMESİ HALİNDE YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLERE İLİŞKİN BİLGİLENDİRME 1) 1. veya 2. kullanıcı ile sisteme giriş yapılır. 2) Sisteme giriş yapıldıktan sonra işyeri adının güncel olup olmadığı kontrol edilmelidir. 3) İşyeri tescil kısmına girildikten sonra işyeri adres bilgileri kısmında geçen bilgiler kontrol edilir. 4) İşyeri adı ve işyeri adres kısmında belirtilen bilgilerin güncel olmaması halinde güncel olmayan bilgilerin güncellenmesi için Kurumumuz Sigorta Primleri Genel Müdürlüğü Primler Daire Başkanlığı ile yazışma yapılarak bilgilerin güncellenmesi sağlanmalıdır.