Muhafazasına lüzum görülmeyen belgelerin imha işlemleri

T.C. BAŞBAKANLIK GÜMRÜK MÜSTEŞARLIĞI İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı SAYI : B.02.GÜM.0.73.00.01/ KONU : Muhafazasına Lüzum Görülmeyen Belgelerin İmha İşlemi. 18.12.2003 / 07293 GÜMRÜK VE MUHAFAZA BAŞMÜDÜRLÜĞÜNE Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve Gümrük Müsteşarlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri doğrultusunda gerekli prosedürleri tamamlanarak, imha edilme aşamasına gelmiş bulunan belgeler, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 39 uncu (Değişik 08.08.2001 tarihli Yönetmeliğin 10 uncu maddesi ile), Müsteşarlığımıza ait Yönetmeliğin ise 27 nci (Değişik 26.02.2003 tarihli Yönetmeliğin 10 uncu maddesi ile) maddeleri hükmü gereği "kıyılma" şartı yerine getirilmek suretiyle özel firmalara satılabileceği gibi nakil işlemleri tarafınızdan karşılanmak ve hazineye gelir kaydedilmek üzere bilâ bedel Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne teslim edilmek suretiyle de imha işleminin gerçekleştirilebileceği konusunda anılan Genel Müdürlüğün 04.12.2003 tarih ve 4842 sayılı görüş yazıları örneği ekte gönderilmiştir. Bilgilerini ve gereğini rica ederim. T.C. BAŞBAKANLIK DEVLET ARŞİVLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı SAYI :B.02.0.ARV.11-401.02/4842 KONU :Muhafazasına Lüzum Görülmeyen Belgelerin İmhası. GÜMRÜK MÜSTEŞARLIĞINA İlgi : İzmir Gümrük Müdürlüğü'nün 16.10.2003 tarih ve B.02.i.GÜM.04.06.11.06(2003)-130/01-163551 sayılı yazısı. Muhafazasına lüzum görülmeyen belgelerin imha edilmek üzere teslim alınmasına dair İzmir Gümrük Müdürlüğü'nün ilgide kayıtlı yazısı incelenmiştir. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in "İmha Şekilleri" başlığını taşıyan 39 uncu maddesi, SEKA Genel Müdürlüğü'nün özelleştirme kapsamına alınması sebebiyle. "İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir şeklinde değiştirilerek, muhafazasına lüzum görülmeyen belgelerin SEKA Genel Müdürlüğü'ne teslim edilme zorunluluğunu ortadan kaldırmış ve kurumlara, bu vasıfta bulunan belgeleri, "kıyılma" şartı yerine getirmek suretiyle özel firmalara ihale edebilme imkanını tanımıştır. Bu sebeple, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve Gümrük Müsteşarlığı Arşiv Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda gerekli prosedürleri tamamlanarak, imha edilme aşamasına gelmiş bulunan belgeler, bahis konusu Yönetmelik'in 39 uncu maddesi hükmü gereği "kıyılma" şartı yerine getirilmek suretiyle özel firmalara satılabileceği gibi nakil işlemleri tarafınızdan karşılanmak ve hazineye gelir kaydedilmek üzere bila bedel Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne teslim edilmek suretiyle de imha işlemi gerçekleştirilebilecektir. Görüşümüzün, bu konuda yapılacak uygulamalara emsal teşkil etmek üzere tüm taşra teşkilatınıza duyurulması hususunda bilgilerinizi ve gereğini arz ederim.