Konsolosluklarda veya yurtdışı temsilciliklerince düzenlenen vekaletnamelerin teyit ettirilmesi işlemleri

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Gümrükler Genel Müdürlüğü Sayı : 18723479/179 Konu : Vekaletnamelerde Teyit Alınması 19.09.2014 / 2818116 DAĞITIM Dışişleri Bakanlığı Konsolosluk İşleri Genel Müdürlüğü'nden alınan 03/09/2014 tarihli ve 6789180 sayılı yazının bir örneği ilişikte gönderilmiştir. Bilgi edinilmesini ve yurtdışı temsilciliklerinde düzenlenen vekaletnamelerin doğruluğunun teyit edilmesine ilişkin işlemlerde söz konusu yazıda belirilen hususların dikkate alınmasını rica ederim. Kamile AKBAŞ Bakan a. Daire Başkanı EK: 1 adet yazı örn. DAĞITIM: Tüm Gümrük Ve Ticaret Bölge Müdürlüğü T.C. DIŞİŞLERİ BAKANLIĞI Konsolosluk İşleri Genel Müdürlüğü Sayı : 80225068-929.50-2014/6789180 03.09.2014 Konu : Vekaletnamelerde teyit alınması GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞINA (Gümrükler Genel Müdürlüğü) İlgi: a) 08.11.2010 tarih ve 2010/KBHD/427739 sayılı yazı, b) 24.07.2014 tarih ve 36189470-010.06.01/47998 sayılı yazı. 1- Malumları olduğu üzere, yurtdışı temsilciliklerimizde imzaya yetkili personelin imza örnekleri ile kaşe ve mühür örnekleri, her personel hareketliliğinde düzenli olarak yurtdışı temsilciliklerimizce Bakanlıklarına, Birliklerine ve Başkanlıklarına iletilmektedir. Bununla birlikte, yurtdışı temsilciliklerimizde düzenlenen vekaletnamelerin doğruluğunun teyit edilmesi amacıyla Bakanlığımızdan bilhassa telefonla bilgi talep edilmesi üzerine, bu tür bilgilerin Bakanlığımız Konsolosluk Çağrı Merkezi'nin telefonuna müracaat edilmesinin uygun olacağı ilgi (a)'da kayıtlı yazımızla bildirilmişti. 2- Aradan geçen yaklaşık dört yıllık süre içinde, uygulamada, vekaletnamelerin doğruluğunun telefon ile teyit edilmesi konusunda bazı aksaklıklarla karşılaşılmıştır. Şöyle ki, yurtdışı temsilciliklerimizde düzenlenen bir vekaletname hakkında Türkiye'deki bir noterlikte azilname işlemi yapıldığında, sözkonusu azilname Bakanlığımızın veri tabanında görünmemekte, bu da teyit işleminin sağlıklı bir şekilde yapılamamasına sebebiyet vermektedir. Diğer taraftan, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü'nün ilgi (b)'de kayıtlı yazıları ile yurt dışında düzenlenen vekaletnamelerle ilgili olarak telefon ile teyit alınmasında, tapuda işlem yapılmak üzere fotoğraflı olarak düzenlenen vekaletnamenin fotoğrafı hakkında teyit alınamadığı, bu sebeple teyit işleminin sağlıklı olarak yapılamadığı belirtilmekte, bu çerçevede, yurt dışı temsilciliklerimizde düzenlenen vekaletnamelerin mümkünse fotoğraflı suretlerinin Bakanlığımız veri tabanında paylaşıma açılması veya teyit veren birimce görülmesinin sağlanması talep edilmektedir. Bu aşamada, konsolosluk.net programı üzerinde vekaletnamelerin fotoğraflı olarak görünebilmesine olanak bulunmamaktadır. Öte yandan, vekaletameler hakkında telefon ile teyit verilmesinin bir diğer sakıncası da, kişisel verilerin gizliliğinin korunmasına ilişkin Anayasal yükümlülük karşısında, telefonla teyit veren Bakanlığımız personelinin ortaya çıkabilecek hukuki sorumluluğuna ilişkindir. 3- (2). paragrafta bahsekonu aksaklık ve sakıncalarından dolayı bundan böyle Bakanlığımızca telefonla vekaletnamaler hakkında teyit verilmesi mümkün görünmemektedir. Sözkonusu teyit işleminin (1). paragrafta bahsekonu, yurtdışı temsilciliklerimizce iletilen imza, kaşe ve mühür örneklerinin Bakanlıklarına, Birliklerine ve Başkanlıklarına bağlı tüm merkez ve taşra birimleri ile Bankalara gönderilmesi ve vekaletname hakkında işlem yapacak olan görevli tarafından sözkonusu imza, mühür ve kaşelerin vekaletname ile karşılaştırılması yöntemiyle yapılabileceği değerlendirilmektedir. Keyfiyeti bilgilerine, gereğini izinlerine saygılarımla arzederim. Mehmet SAMSAR Büyükelçi Konsolosluk İşleri Genel Müdürü Dağıtım: İçişleri Bakanlığı - Emniyet Genel Müdürlüğü İçişleri Bakanlığı - Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü İçişleri Bakanlığı - Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü Çevre ve Şehircilik Bakanlığı - Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Gümrük ve Ticaret Bakanlığı - Gümrükler Genel Müdürlüğü Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası Başkanlığı Türkiye Bankalar Birliği - Genel Sekreterlik