Lara programında kare kod-imha ve iade-stok yönetimi modüllerine ilişkin bilgi eksikliklerinin giderilmesi ve kılavuzlar

T.C. TİCARET BAKANLIĞI Gümrükler Genel Müdürlüğü Sayı :E-17474625-705.99 Konu :LARA Programı 21.12.2020 / 59944782 DAĞITIM YERLERİNE İlgi: a) 01.07.2020 tarihli ve 55478169 sayılı yazımız. b) 01.10.2020 tarihli ve 57838015 sayılı yazımız. Bilindiği üzere, Gümrük Laboratuvarlarındaki tahlil işlemlerinin kâğıtsız ortamda hızlı, kolay, eksiksiz yürütülmesine, arşivlenmesine, merkez ve taşradan takibine ve verilerin izlenmesine imkan veren, "Laboratuvar Analiz ve Raporlama Programı" (LARA) 15.03.2016 tarihi itibari ile tüm Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlükleri tarafından kullanılmaya" başlamıştır. Bahse konu programın geliştirilmesine yönelik (numunelerin kare kod sistemi ile takibi ve imhası, bilgi bankası, banka entegrasyonu, cihaz takip, stok takip, mobil uygulama ve dinamik raporlama gibi) güncelleme, ek geliştirme ve bakım hizmetine ilişkin işlemler yüklenici firma tarafından yürütülmektedir. Anılan programın geliştirilmesi kapsamında yüklenici firma tarafından geliştirilen "Kare Kod", " İmha ve İade" ve "Stok Yönetim" modülleri, test işlemlerinin ardından gerçek ortama alınmış olup mezkur modüllere ilişkin hazırlanan kullanım kilavuzları ekte gönderilmektedir. Bu itibarla, Bölge Müdürlüğünüz bağlantısı Laboratuvar Müdürlüğünce bahse konu modüllere ilişkin bilgilerin LARA Programına dercedilmesi ve varsa görülen eksiklik ve önerilerin Genel Müdürlüğümüze iletilmesi önem arz etmektedir. Diğer taraftan ilgi (a)'da kayıtlı yazımız ile gerçek ortama aktarılmış olduğu belirtilen "Bilgi Bankası Modülü" ve "Cihaz Yönetimi" modüllerinin kullanımlarına ilişkin ilgi (b)'de kayıtlı yazımız ile online eğitimler düzenlenmiştir. LARA Programı üzerinde yapılan incelemede, Bölge Müdürlüğünüz bağlantısı Laboratuar Müdürlüğünce bahse konu modüllere ilişkin bilgilerin LARA Programına dercedilmesi konusunda eksiklikler olduğu tespit edilmiştir. Söz konusu verilerin ilgili modüllere ivedilikle eklenmesi hususunda gerekli hassasiyetin gösterilmesi önem arz etmektedir. Bilgi ve gereğini rica ederim. Tarık MAVİLİ Bakan a. Daire Başkanı V. EK: 3 Adet kullanım kilavuzu Dağıtım: İstanbul Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğüne Doğu Marmara Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğüne Uludağ Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğüne Orta Anadolu Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğüne Orta Akdeniz Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğüne Doğu Akdeniz Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğüne Ege Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğüne STOK YÖNETİMİ Lara Stok Yönetimi Kullanım Kılavuzu 1 17.12.2020 Ticaret Bakanlığı T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI-LARA Stok Yönetimi Nedir Stok Yönetimi; Kullanıcıların laboratuvar da fizik sel olarak bulunan malzemelerin sistem üzerinde kayıtlı stok bilgilerini görüntüleyebilmelerini, yeni stok girişi yapabilmelerini, stok talebi yapabilmelerini ve daha önceden tanımlanmamış malzemenin yeni kayıt olarak sisteme tanımlanabilmesini sağlayan LARA programı içerisinde yer alan modüldür. Bu sayede malzemenin daha doğru kullanılması amaçlanmış olup, kullanıcıların bireysel aşırı malzeme kullanmasının önüne geçilmesi sağlanmıştır. Ayrıca sık kullanılan malzemelerin kritik stok seviyesi belirtilmesi koşuluyla da gerek duyulduğunda eksik malzeme durumuyla karşılaşılmasının önüne geçilmek istenmiştir. Kullanımı için gerekli bilgilendirme aşağıda yer alan görsel ve açıklamalar ile yapılmıştır. Stok Yönetimi 1. Üst Menüden Erişim Üst menüde yer alan Stok Yönetimi menüsü üzerinden erişim sağlanmaktadır. Görsel 1 2. Stok Kartları Stok kartı olarak malzeme tanımı yapılmaktadır. Sol tarafta bulunan alanda malzemelere ait liste görüntülenmektedir. Sağ tarafta yer alan alanda ise seçili olan stok kartı üzerinden işlem yapılabilmektedir ayrıca yeni stok kartı eklenebilmektedir. Görselde listeden seçimi yapılmış olan KALEM stok kartına ait bilgiler sağ tarafta gösterilmektedir. Seçili olan stok kartı düzenlenebilir, silinebilir ve kare kod bastırmak istendiği takdirde alt tarafta yer alan kare kod butonu ile bu işlem yapılabilir. Ayrıca stok kartı ile ilgili geçmiş bilgilerinin görüntülenebildiği sekme üst kısımda Tarihçe olarak belirtilmiştir. Görsel 2 3. Stok Girişi Üst menüde yer alan stok yönetimi altında bulunan stok girişi menüsü ile açılan pencere Görsel 2 de ki gibidir. Buradan laboratuvara gelen malzemenin stok bilgisinin girilmesi sağlanır. Sağ tarafta yer alan kısımda daha önce stok kartı olarak kaydedilen malzemenin adı birkaç harf yazılması ile otomatik tamamlama alanı açılarak kullanıcıya sunulur. Kullanıcı ilgili stok kartını seçer ve miktar bilgisi ile stok tarihi alanlarını doldurarak stok girişini tamamlamış olur. Kaydet denildiğinde ilgili stok bilgisi sol tarafta yer alan listede görünür. Birden fazla kayıt işlemi yapılabilmesi için kullanılan bu yapıda sol alt kısımda bulunan Kaydet butonu ile listede yer alan kayıtlar sisteme kayıt edilmiş olur. Aksi takdirde sol alt kısımda bulunan Kaydet butonuna basılmadan çıkıldığında kayıtlar sisteme işlenmemiş olur. Görsel 3 3. Stok Arama Stok Yönetimi menüsü altında bulunan stok arama menüsü yardımıyla kayıtlı stok bilgilerinin listelenmesi sağlanır. Burada kullanıcı ilgili stok kartlarına ait giriş, çıkış ve kalan miktar bilgilerinin yanında kritik seviyede stok bilgisi mevcut mu sorusuna cevap bulabilir. Görsel 4 4. Kritik Seviyenin Altındaki Stoklar Stok Yönetimi menüsü altında yer alan kritik seviyenin altındaki stoklar menüsü ile doğrudan daha önceden belirtilen kritik stok miktarının altında stok bilgisi mevcut olan malzemelerin listesine ulaşılabilir. Görsel 5 5. Stok Talep İlgili kullanıcının ihtiyacı doğrultusunda lazım olan malzemenin yeterli stok durumu olması durumunda sistem üzerinden talep oluşturabileceği ekrandır. Bu ekran üzerinde yer alan Yeni Kayıt butonun yardımıyla stok talebi oluşturulabilir ve stok talebine ait geçmiş liste durumuna göre görüntülenebilir. Görsel 6 6. Yeni Kayıt - Stok Talebi Stok talebinde bulunmak isteyen kullanıcı açılan pencerede sağ tarafta yer alan malzeme adı/kodu kısmına talep ettiği malzemeyi girer ve alt tarafta yer alan miktar bilgisi ile de kaç adet talep ettiğini belirtir. Kaydet butonu ile ilgili stok talebi sol tarafta bulunan listeye eklenir. Buradaki maksat kullanıcının birden fazla stok talebinde bulunabilmesini sağlamaktır. Stok taleplerinin sisteme kayıt edilmesi için alt tarafta bulunan kaydet butonu ilgili stok taleplerini sisteme kaydetmiş olur. Görsel 7 6. Stok Talebi İşlemleri Seçilen stok talebi üzerinde yukarıda yer alan butonlar yardımıyla düzenleme ve silme işlemi yapılabilmektedir. Talebi sistem üzerinde ki akışını başlatmak için Onaya Gönder butonu kullanılır. 7. Stok Talebi Onay Akış - Onaya Gönder: Talebi yapan kullanıcı onaya gönderir. - Onayla/Reddet: Birim Sorumlusu onaylar veya reddeder (Birim sorumlusu yok ise Laboratuvar Müdürü yapar.) - Tamamla: Onaylanan talepler stok sorumlusunun ekranına düşer ve stok sorumlusu talebin ne kadarının karşılanacağını belirler. Talep sistem üzerinde tamamlanmış olur. - Teslim Al: Talebi yapan kullanıcı teslim alındı diyerek talebi sonlandırmış olur. Görsel 8 Stok sorumlusu tarafından ilgili stok talebine nasıl yanıt verileceği yukarıda yer alan akran yardımıyla yapılır. 8. Stok Sorumlusu Sistem üzerinde stok sorumlusu tanımlama işlemi Yönetim-> Birimler menüsü altında yer alan ekran aracılığıyla yapılır. Burada düzenle butonu yardımıyla açılan pencerede kullanıcı seçilir ve yetki kısmında stok yöneticisi seçilerek işlem gerçekleştirilir. İmha İade İşlemleri Lara İmha/İade işlemleri Kullanım Kılavuzu 1 17.12.2020 Ticaret Bakanlığı T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI-LARA İmha/İade İşlemleri Nedir İmha edilecek veya iadesi yapılacak numunelerin sistem tarafında kayıtlı olması ve geçmişe yönelik izlenebilirliği artırmak adına geliştirilen LARA uygulaması içerisinde yer alan modüldür. Geliştirilen modül kapsamında iade sürecinin başlatılması yetkili kişi tarafından onay verilmesi gibi süreçlerin detaylı anlatımı aşağıda yer almaktadır. Kullanımı için gerekli bilgilendirme aşağıda yer alan görsel ve açıklamalar ile yapılmıştır. İmha / İade İşlemleri 1. Üst Menüden Erişim Üst menüde yer alan İmha/İade İşlemleri menüsü üzerinden erişim sağlanmaktadır. Görsel 1 2. İade işlemleri Üst menüde yer alan iade işlemleri menüsünden ulaşılabilir. İadesi istenilen numunelerin sistem üzerinde listelenebilmesi ve kaydının gerçekleştirilebilmesini sağlayan ekrandır. Görsel 2 3. Yeni Kayıt İade İşlemleri Sadece bir beyana ait numuneler seçilebilir. Açılan pencerenin Sol tarafında yer alan liste üzerinden yapılan seçim ile sağ tarafta seçili beyana ait numuneler gösterilir. Buradan numune ve/veya şahit numune seçimi yapılabilir. Teslim alan kişi ve açıklama alanları girilerek kayıt tamamlanmış olur. 4. İade İşlem Akışı - Oluşturuldu: Kullanıcı iade işlemi için ilgili numuneleri seçerek iade kaydını oluşturur. - Onaya Gönder: Yetkili kişinin onayına gönderilir. - Onayla: Başlatılan iade süreci yetkili kullanıcı tarafından sistemde ki akışı sonlandırılır. Birim sorumlusu onaylanan iade işlemine dosya ekleme işlemini satırın en sonunda yer alan buton ile yapabilir.(Birim sorumlusu olmadığı durumda Laboratuvar Müdürü tarafından yapılır) Görsel 3 5. İmha İşlemleri Üst menüde yer alan imha işlemleri aracılığıyla erişilebilir. İmha edilecek olan numunelere ait listenin gösterildiği ekranda bir imhaya ait kaç adet numune olduğu bilgisi, şahit numune sayısı ve durumu gibi bilgiler yer almaktadır. Her bir satırın en sağında yer alan buton ile dosya işlemleri gerçekleştirilebilmektedir. Görsel 4 6. Yeni İmha Kayıt İşlemi Yeni imha kaydı oluşturmak için Görsel 3' de yer alan yeni kayıt butonu yardımıyla Görsel 4' de ki pencere açılır. Görsel 4' de yer alan pencerede tescil numarası ile arama yapılabilir. İmha edilecek numune listesi gelmektedir. Numunenin sol tarafında ki butona basarak aşağıda ki numune listesine ekleme yapılır. İmha edilecek Numune listesi için birden fazla beyana ait numune seçilebilir. Şahit numune imhaya dahil edilecek mi yine numune listesi üzerinden seçilebilir. Açıklama gerekli ise yazılarak kaydet butonu ile kayıt oluşturulur. 7. İmha İşlem Akış - Oluşturuldu: Kullanıcı imha işlemi için ilgili numuneleri seçerek imha kaydını oluşturur. - Onaya Gönder: Yetkili kişinin onayına gönderilir. - Onayla: Başlatılan imha süreci yetkili kullanıcı tarafından sistemde ki akışı sonlandırılır. Birim sorumlusu onaylanan imha işlemine dosya ekleme işlemini satırın en sonunda yer alan buton ile yapabilir.(Birim sorumlusu olmadığı durumda Laboratuvar Müdürü tarafından yapılır) Görsel 5 8. Tasfiye İşlemleri Üst menüde yer alan Tasfiye İşlemleri aracılığıyla erişilebilir. Tasfiyelik olan numunelere ait listenin gösterildiği ekranda bir tasfiye kaydına ait kaç adet numune olduğu bilgisi, şahit numune sayısı ve durumu gibi bilgiler yer almaktadır. Her bir satırın en sağında yer alan buton ile dosya işlemleri gerçekleştirilebilmektedir. Görsel 6 9. Yeni Tasfiye İşlemi Kayıt Yeni tasfiye işlemi oluşturmak için Görsel 5' de yer alan yeni kayıt butonu yardımıyla Görsel 6' da ki pencere açılır. Görsel 6' da yer alan pencerede tescil numarası ile arama yapılabilir. Tasfiye işlemi uygulanacak numune listesi gelmektedir. Numunenin sol tarafında ki butona basarak aşağıda ki numune listesine ekleme yapılır. Tasfiye edilecek Numune listesi için birden fazla beyana ait numune seçilebilir. Şahit numune Tasfiye işlemine dahil edilecek mi yine numune listesi üzerinden seçilebilir. Açıklama gerekli ise yazılarak kaydet butonu ile kayıt oluşturulur. 10. Tasfiye İşlem Akış - Oluşturuldu: Kullanıcı Tasfiye işlemi için ilgili numuneleri seçerek Tasfiye işlemi kaydını oluşturur. - Onaya Gönder: Yetkili kişinin onayına gönderilir. - Onayla: Başlatılan Tasfiye işlemi süreci yetkili kullanıcı tarafından sistemde ki akışı sonlandırılır. Birim sorumlusu onaylanan Tasfiye işlemi kaydına dosya ekleme işlemini satırın en sonunda yer alan buton ile yapabilir.(Birim sorumlusu olmadığı durumda Laboratuvar Müdürü tarafından yapılır) Görsel 7 10. Numune Sınıfı Tanımlama Üst menüde yer alan kodlar ekranında Kod Tipi Numune Sınıfı seçilerek numunenin sınıfına ait Tasfiyelik veya İmhalık kayıt edilebilmesini sağlayan sınıf bilgisi sisteme tanımlanmış olur. KARE KOD Lara Kare Kod Etiket Kullanım Kılavuzu 1 04.06.2020 Ticaret Bakanlığı T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI-LARA Kare Kod Etiket Nedir Kullanıcı bilgisayarına tanımlanan etiket yazıcı üzerinden LARA masaüstü uygulaması kullanılarak ilgili bilgilerin etiket üzerine kare kod vasıtasıyla basılabilmesini sağlamaktadır. Yazıcıdan alınan etiket üzerinde ilgili kayıt için önem arz eden bilgiler yer almakta iken mobil uygulama aracılığıyla okutulacak kare kod ile detaylı bilgiye erişim söz konusu olacaktır. Kullanımı için gerekli bilgilendirme aşağıda yer alan görsel ve açıklamalar ile yapılmıştır. Görsel Başlıkları 1. Örnek Etiket (Numune) 1.1. Ticari Ad 1.2. GTIP (Beyan) 1.3. Beyan No 1.4. Kalem No 2. Örnek Etiket (Cihaz) 2.1. Adı 2.2. Seri No 2.3. Birim 2.4. Temin 2.5. Servis 3. Yazıcı Ayarları 3.1. Yazıcı Özellikleri 3.2. Sayfa Ayarları Stok Bilgisi 3.3. Örnek Etiket Ölçü Bilgisi 3.4. Yeni Stok Tanımı 3.5. Gelişmiş Özellikler 4. Etiket İşlemleri 4.1. Cihaz Kare Kod 4.2. Numune Kare Kod 4.3. Kare Kod Penceresi 4.4. Yazıcı Penceresi Görsel 1 1. Örnek Etiket (Numune) Numune bilgilerinin yer aldığı etiket örneği yukarıda yer alan Görsel-1 de gösterilmiştir. 1.1. Ticari Ad Numuneye ait ticari ad bilgisini göstermektedir. 1.2. GTIP (Beyan) Numuneye ait beyan edilen GTIP bilgisini göstermektedir. 1.3. Beyan No Numuneye ait beyan numarasını göstermektedir. 1.4. Kalem No Numuneye ait kalem numarasını göstermektedir. Görsel 2 1. Örnek Etiket (Cihaz) Cihaz bilgilerinin yer aldığı etiket örneği yukarıda yer alan Görsel-2 de gösterilmiştir. 1.1. Adı Cihaza ait ad bilgisini göstermektedir. 1.2. Seri No Cihaza ait beyan edilen Seri No bilgisini göstermektedir. 1.3. Birim Cihazın ait olduğu birim bilgisini göstermektedir. 1.4. Temin Cihaza ait temin tarihi bilgisini göstermektedir. 1.5. Servis Cihaza ait yetkili servis bilgisini göstermektedir. Görsel 3 3. Yazıcı Ayarları İstenilen boyuttaki etiket üzerinde çalışma gerçekleştirebilmek için yazıcı üzerinde yapılması gereken ayarlar adım adım aşağıda yer alan görsel ve başlıklar ile anlatılmaktadır. Yazıcı ayarları için Denetim Masası > Tüm Denetim Masası Öğeleri > Aygıtlar ve Yazıcılar yolunu izleyerek kullanacağınız yazıcıyı yazıcılar alanında görebilirsiniz. 3.1. Yazıcı Özellikleri İşlem yapmak istediğiniz yazıcı üzerine gelerek sağ tık yardımıyla Görsel -3 de yer alan menüden Yazıcı Özellikleri ögesine erişim sağlayınız. Görsel 4 3.2. Sayfa Ayarları Stok Bilgisi Basılması için kullanılacak etikete ait ölçü bilgilerinin düzenlenmesine yardımcı pencere Gösel-4 de yer almaktadır. Stok alanı içerisinde yer alan yeni butonu yardımıyla etiket ölçü bilgilerini tanımlayabileceğimiz pencere açılacaktır. Görsel 5 3.3. Örnek Etiket Ölçü Bilgisi Basılması için kullanılacak etikete ait ölçü bilgilerinin düzenlenmesine yardımcı pencere Gösel-5 de yer almaktadır. Görsel 6 3.4. Yeni Stok Tanımı Yeni stok tanımı ile tanımlamak istediğimiz şablona Ad alanı ile bir isim (örn : label sm) verebilmekteyiz. Dilediğiniz ismi verebilirsiniz. Kullanmak istediğimiz etikete ait uzunluk ve genişlik bilgilerini etiket boyutu kısmında yer alan genişlik ve yükseklik alanlarına giriniz. Gösterilen Astar Genişliği kısmında yer alan değerler Görsel-6 da gösterildiği üzere 1.3 mm olarak ayarlanmalıdır. Tamam diyerek stok tanımını yapınız. Görsel 7 3.5. Gelişmiş Özellikler Sayfa ayarları tabında (Görsel-4) bulunan gelişmiş özellikler butonu ile açılan Görsel-7 'de yer alan pencere yardımıyla Yazdırma Konumu tabında bulunan Konum Ayarları ve Yön Ayarları için gereken değerleri Görsel-7 de ki ayarlamanız gerekmektedir. Görsel 8 3.5. Onay Eklemiş olduğunuz stok adını Görsel-8 de yer işaretli alanda seçili olduğundan emin olunuz sonrasında uygula ve tamam diyerek paneli kapatabilirsiniz. 4. Etiket İşlemleri Yazıcı ayarları yukarda anlatıldığı şekilde ayarlandıktan sonra uygulama üzerinden etiket yazdırma işlemleri için aşağıda ki adımları takip edebilirsiniz. Görsel 9.1 4.1. Cihaz Kare Kod Cihaz için kare kod yazdırabilmeniz için cihaz işlemlerinin olduğu ekran üzerinde sol tarafta bulunan cihaz listesinden cihaz seçimi yaptığınız anda ekranın sağ tarafında yer alan cihaz detayı kısmında alt tarafta kare kod butonu (Görsel-9.1) aktif olacaktır. Buton yardımıyla açılan pencereden işleminizi sürdürebilirsiniz. Görsel 9.2 4.1. Numune Kare Kod Numune için kare kod yazdırabilmeniz için numune işlemlerinin olduğu ekran üzerinde sol tarafta bulunan numune listesinden numune seçimi yaptığınız anda ekranın sağ tarafında yer alan numune detayı kısmında alt tarafta kare kod butonu (Görsel-9.2) aktif olacaktır. Buton yardımıyla açılan pencereden işleminizi sürdürebilirsiniz. Görsel 10 4.3. Kare Kod Penceresi İlgili kayıt için etiket gösterilmektedir ve yazdır butonu ile yazıcı penceresi açılarak yazdırma işlemine devam edebilir veya vazgeç butonu ile pencereye kapatabilirsiniz. Görsel 11 4.4. Yazıcı Penceresi Yukarıdaki Görsel 11 ' de yer alan yazıcı seçiminin yapılabileceği ekran üzerinden yazıcınızı seçebilir ve yazdır diyerek etiketi bastırabilirsiniz.