HYS Hukuk Yönetim Sistemi Kayıtları (Koordinatör Avukatların HYS kayıtlarını kontrol etmeleri)

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Hukuk Müşavirliği Sayı :11985113-705.01 Konu :HYS-Dosya kayıtları 26.08.2019 / 47097449 yazıda memurun sorumluluğu işlenmiştir 22.03.2016 / 14753654 DAĞITIM YERLERİNE İlgi : a) 24.2.2016 tarihli ve 11985113/705.01/14105467 sayılı yazımız. b) 8.3.2016 tarihli ve 11985113/705.01/14416756 sayılı yazımız. c) İpekyolu Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğünün 18.3.2016 tarihli ve 47961393-659 [HM-1]/00014664264 sayılı yazısı. İpekyolu Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğünün ilgi (c) yazısında özetle; Bölge Müdürlüğü Hukuk Grup Başkanlığı ile Diyarbakır Gümrük Müdürlüğü Hukuk Bürosu ve Mardin Gümrük Müdürlüğü Hukuk Bürosunda 07.03.2016 tarihi itibariyle Hukuk Yönetim Sistemi (HYS)'nin fiilen kullanılmaya başlanıldığı ve ilgi (b) yazımız uyarınca da dosya kayıtları oluşturulmaya başlanıldığı, ancak Hukuk Grup Başkanlığı bünyesinde 15.000, Diyarbakır Hukuk Bürosunda 5.770 ve Mardin Hukuk Bürosunda 3.538 adet dosyanın olması sebebiyle tüm dosyaların HYS kaydının oluşturulması hususunda zorluk yaşanacağının ön görüldüğü, Kaçakçılık Bilgi Bankası (KBB), Müdürlük Fihristi, Hukuk Bilgi Sistemi (HBS) gibi kayıtlarının da halen yapılıyor olması sebebiyle HYS kayıtları ile birlikte var olan iş yükünün daha da artacağı, konuya ilişkin bağlantı Mardin Gümrük Müdürlüğünce 13.03.2016 tarihli ve 14485534 sayılı yazıda; var olan iş yükünden dolayı HYS'ye sadece iddianame yönünden kayıt oluşturulduğu, gerekçeli kararlar ve kesinleşen kararlar yönünden ise HYS kaydının oluşturulup oluşturulmaması yönünde Müşavirliğimizden talimat alınmasının istenildiği, bağlantı Mardin Gümrük Müdürlüğünün söz konusu talebine ilişkin 14.03.2016 tarihli ve 14549530 sayılı cevabi yazıda; Müşavirliğimizden gerekli görüşün talep edileceği, Müşavirliğimizin talimatlarına kadar mahkemelerden gelen dosya safahatına ilişkin her türlü evrakın HYS kaydının yapılması gerektiğinin bildirildiği ve bu yönde işlem tesis etmelerinin istenildiği belirtilerek, Hukuk Grup Başkanlığı ile Diyarbakır ve Mardin Hukuk Bürosunda yer alan tüm dava dosyalarının HYS kaydının yapılıp yapılmayacağı konusunda Müşavirliğimizce talimat verilmesi istenilmektedir. Bilindiği üzere, 2009 yılında kurulan "Hukuk Bilgi Sistemi (HBS)", teknolojik gelişmeler ve Bakanlığımız birimlerinin yeniden yapılandırılması nedeniyle ihtiyaca cevap veremez duruma geldiğinden 2015 yılında Bakanlığımızın tüm hukuk birimlerinin kullanabileceği, doküman içeriklerine elektronik ortamda ulaşılabileceği, emsal karar bankasının oluşturulabileceği EBYS ile uyumlu olması hedeflenen HYS ihalesi yapılmış ve 15.2.2016 tarihinde Müşavirliğimiz ile pilot bölge olarak belirlenen Orta Anadolu Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğünde kullanıma açılmış, ilgi (a) da kayıtlı yazımız ekinde yer alan listeye uygun olarak taşra hukuk birimlerimizin bir kısmı için 29.2.2016 tarihinde ve diğer bir kısmı için de 7.3.2016 tarihinde HYS kullanıma açılmıştır. Bu sistem ile dosya süreçlerinin takibi ve bu süreçlerin yönetiminin dijital ortamda sistematik bir şekilde yürütülmesi, idare, hukuk, vergi, ceza dava dosyalarının, süreç bazlı olarak ve gelen-giden belge yönetimi ile takip edilebilmesi, icra takibi, kararlar, duruşma, keşif, bilirkişi, müsadere, iade, el koyma, alıkoyma gibi işlemlerin de sisteme işlenmesi ve sistem üzerinden takip edilebilmesi, mütalaa ve mevzuat taslaklarına ilişkin dosyaların takip edilebilmesi yanında, sistem kullanımı ile alınacak istatistiksel bilgiler ve raporlar ile mevzuattan kaynaklı sıkıntıların fark edilip düzeltilmesine katkı sağlayacak bir alt yapının oluşturulabilmesi, sistem uyarıları ile personelin (Avukat /Hukuk Müşaviri) iş ve işlemlerinde, özellikle de süre konusunda yaşadığı sıkıntıların önüne geçilebilmesi, personele yapılacak vekâlet ödemeleri ve ilama bağlı borçların dosya bazlı takibi ile bu konuda yapılan hataların önüne geçilebilmesi, personelin üzerindeki iş yoğunluğunun her daim görülebilmesi ve iş yükünün tüm personele daha adil ve dengeli bir şekilde dağıtılabilmesi hedeflenmektedir. Dolayısıyla hukuk birimlerimizce takip edilen davalar ve icra işleri başta olmak üzere, hukuki niteliği bulunan diğer görevlerimizin etkin ve verimli bir şekilde yapılmasını sağlamak adına çok önemli bir fonksiyona sahip olan Hukuk Yönetim Sistemi, karşılıklı bilgi alışverişinin sağlanması ve merkez ile taşra hukuk birimlerimiz arasındaki yardımlaşmanın ve uygulama birliğinin sağlıklı bir şekilde işletilmesi açısından da oldukça önemlidir. Diğer taraftan, 2009 yılından itibaren kullanılmaya başlanan HBS'nin alternatifi bir program olarak tasarlanan HYS, HBS ile kıyaslanamayacak derecede kapsamlı ve fonksiyonel bir yapıda tesis edilmiş olup, HYS'nin kullanımına başlanılmasıyla HBS'ye dosya kaydı yapılması söz konusu olmayacaktır. Aksi takdirde mükerrer kayıtlar söz konusu olacaktır. Zira HYS'de "yeni dosya kaydı" oluşturulurken, daha önce HBS'de kaydı bulunan dosyanın sorgulanması ve bulunan dosyanın HYS'de yapılan yeni kayıt ile ilişkilendirilmesi sağlanabilmektedir. Bu nedenle HYS'ye dosya kayıtları yapılan dosyaların tekrar HBS kaydının yapılmasına gerek bulunmamaktadır. Öte yandan, HYS'ye toplu olarak dosya kaydı yapılmayacak, HYS'ye yapılan dosya kayıtları dosyalara ait evraklar geldikçe kaydedilecektir. Örneğin; karar düzeltme aşamasında olan bir dosyanın HYS kaydı, bu dosyaya ait bir evrakın gelmesi durumunda HYS'de mevcut aşaması seçilerek kaydedilip dosyası oluşturulacaktır. Benzer şekilde yeni tebligatlar geldikçe yargı kararlarının gerekçeli veya gerekçesiz olduğuna bakılmaksızın HYS kayıtlarının yapılması gerekmektedir. HYS'den önce dosyada var olan evraklar ise, "belge ekle" yapılmak suretiyle yeni kaydı yapılan dosya içerisine eklenerek aşamalı bir şekilde dosya kayıtları yapılacaktır. Ayrıca, aranılan dosyaların kolay bir şekilde bulunması ve sağlıklı bir istatistiki veri elde edilmesi açısından girilen verilerin tam ve doğru olması önem arzettiğinden, HYS kayıtları oluşturulurken dosyaya ait bilgilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde girilmesi ve bu konuda Bölge Müdürlüklerinde Hukuk Grup Başkanları, Gümrük Müdürlüklerinde de Koordinatör Avukatların HYS kayıtlarının doğru ve eksiksiz girildiğini kontrol etmeleri ve tereddüt edilen durumlarda ilgi (a) yazımız ekinde yer alan yardım masasından bilgi almaları gerekmektedir. Bilgilerini ve gereğini rica ederim. Av. Suavi ÖNAL I. Hukuk Müşaviri Dağıtım: Tüm Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüklerine