Elektronik Belge Yönetim Sistemi Yönergesi, EBYS Yönergesi

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :19696635-805.99 Konu :Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulama yonergesi 2017/21 Genelgede e-Yazışma işlenmiştir Tasarruflu Yazılar 1 2 3 4 5 6 7 22.08.2016 / 18258960 DAĞITIM YERLERİNE Bakanlığımızda 15.04.2014 tarihinden itibaren kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Uygulama yonergesinde mevzuattaki değişiklikler, birimlerimizin ihtiyaçları ile talepleri doğrultusunda değişiklikler yapılmış ve yeniden düzenlenen yönerge, Bakanlık Makamının 19.08.2016 tarih ve 18212737 sayılı onayı ile yürürlüğe konulmuştur. Söz konusu yönergenin ilkeler ve kurallar, gelen belge işlemleri, belge işleyişi, sistem yöneticileri, geçici görev, yer değiştirme, ücretsiz izin, emeklilik durumlarında yapılması gereken işlemler, gizli ve çok gizli belge işleyişi ve arşiv işlemleri kısımlarında uygulamada dikkat edilmesi gereken önemli değişiklikler yapılmıştır. Yapılan değişikliklerde özetle; a- yonergenin İlkeler ve Kurallar başlıklı 5. maddesi kapsamında, Bakanlığın tüm birimlerinde aynı EBYS'nin kullanımı esas olmakla birlikte, teknik gereklilikler sebebiyle farklı otomasyon ve/veya belge/doküman yönetim sisteminin kullanılması halinde, bu sistemlerin ve kullanılan tüm şablonların EBYS'ye uyumlu olması, EBYS' de yapılması istenen tüm değişiklik, ekleme ve yetki taleplerinin birimlerden gelecek resmi talep üzerine Strateji Geliştirme Başkanlığınca (Başkanlık) ve Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı (BİD) tarafından incelenerek sonuçlandırılması, EBYS ile entegrasyon işlemlerinde Başkanlığın uygun görüşünün alınması ve belge taslaklarının imza onay işlemleri EBYS'de tamamlandıktan sonra belgelerin diğer bilgi sistemlerine aktarılmasının esas olduğu ve mevcut entegrasyonların bu esasa göre yeniden düzenlenmesi, b- Gelen Belge İşlemleri başlıklı 6. maddesi kapsamında, EBYS' de tanımlı ve aktif hale getirilen tüm kullanıcıların EBYS üzerinde yetkili oldukları tüm işlemleri yapmakla yükümlü olduğu, birim amirlerinin sistemde tanımlanması ve aktif hale getirilmesini sağladıkları kullanıcıların sistem üzerindeki faaliyetlerini Menü>Pano>Kullanıcı Seçiniz kısmından takip etmekle sorumlu olduğu, Yönetim birimlerine sehven gelen belgelerin iç ve dış yazışma olup olmadığına bakılmaksızın yeni bir üst yazı ekinde iade edilmesi, c- Merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında belge işleyişi başlıklı 12. maddesi kapsamında, Kullanıcıların EBYS' ye erişim için kullandıkları kullanıcı adı ve şifreleri ile e-imza sertifikalarının pin kodunu ikinci ve üçüncü kişilerle paylaşmaları durumunda oluşacak tüm sonuçlardan kullanıcı/e-imza sahibinin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre sorumlu oldukları, d- Sistem Yöneticileri İle İlgili İşlemler başlıklı 15. maddesi kapsamında, Alt dosya planı açma yetkisi (Birim Belge Yönetimi-BBY) verilmesinin Başkanlıkta olduğu ve yetkinin her birim için bir asil bir yedek olmak üzere Başkanlıkça verildiği; Birimlerin birden fazla BBY ihtiyacı bulunması halinde taleplerini değerlendirmeye ve uygulamayla ilgili her türlü tedbiri almaya Başkanlığın yetkili olduğu, Birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda sisteme şablon ekleme işlemleri ve EBYS' de yeni şablon eklenmesi taleplerinden Bakanlık logosunun kaldırılması yönünde olanların, alınacak Makam Onayı ile Başkanlığa iletilmesi, e- Geçici görev, yer değiştirme ücretsiz izin emeklilik durumlarında yapılacak işlemler başlıklı 18. maddesi kapsamında, İdare amirleri tarafından birimlerinde herhangi bir sebeple ilişiği kesilecek personelin EBYS üzerinde gereği klasöründe bekleyen belge olup olmadığının Menü> Pano> Kullanıcı Seçiniz kısmından belirlenerek, bekleyen belge olmaması durumunda pasife alma işleminin gerçekleştirileceği ve kullanıcının gereği klasörü boşaltılmadan kullanıcının pasife alma işlemi gerçekleştirilmeyeceği, f- Gizli ve çok gizli belgelerle ilgili işlemler başlıklı 21. maddesi kapsamında, İlgili personel tarafından Gizli ve Çok Gizli belge olarak idareye gelen bir belgeden çıktı alınamayacağı, belgenin kopyalanmayacağı ve elektronik posta ile gönderilmeyeceği; bu tür belgelerin herhangi bir şekilde üçüncü gerçek ve tüzel kişilerle paylaşılması durumlarında, ilgili hakkında gecikmeksizin idari soruşturma başlatılacağı, İlgili personelin Hizmete Özel, Kişiye Özel belge olarak idareye gelen bir belgeden çıktı alma, belgeyi kopyalama, e-posta gönderme ya da belgenin herhangi bir şekilde üçüncü gerçek ve tüzel kişilerle paylaşılmasından sorumlu olduğu, Gizli ve çok gizli belgelerin Merkez teşkilatında Daire Başkanı, Gümrük ve Ticaret Müfettişi ve üstü unvanlı kullanıcılar, Taşra teşkilatı Bölge Müdürlüklerinde ve Ticaret İl Müdürlüklerinde Şube Müdürü ve üstü unvanlı kullanıcılar; Bölge Müdürlüğü bağlantı müdürlüklerinde Müdür Yardımcıları, Bölge Amirleri ve üstü unvanlı kullanıcılar; tüm taşra teşkilatında görevli Avukatlar ve daha üstü unvanlı kullanıcılar ile tüm bu görevlere vekalet eden kullanıcılar tarafından oluşturularak imza-onay sürecinin başlatılacağı, Makam onay ve izinlerinin, iç ve dış yazışmalarda gizli ve çok gizli belgelerin ekinde veya ilgisinde hiçbir şekilde gönderilmeyeceği, Makam onay ve izinlerinin hangi makama ait olduğu, tarih ve sayısı, konusu, kapsamı, hangi gerçek ya da tüzel kişiye yönelik olarak düzenlendiğine ilişkin temel bilgilere gizli ve çok gizli belge içeriğinde yer verilir. Belge içeriğinde başka bir bilgiye yer verilmeyeceği, Gizli ve çok gizli belgelerin bilgi olarak bir veya daha fazla sayıda kullanıcıya havale edilmeyeceği ile Tebliğ-Tebellüğ işlemi yapılması gereken bu tür belgelerin kullanıcılara ıslak imza karşılığı tebliğ edileceği, Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı ile Hukuk Müşavirliği'nin faaliyet alanları ile ilgili özel mevzuatlarındaki hükümlerin saklı olduğu, g- Arşiv İşlemleri başlıklı 24. maddesi kapsamında, Birim hiyerarşisi ve organizasyonlarında yapılacak olan değişikliklerde (isim değişikliği, yeni birim açma, kapatma, birleştirme, alt birim değişikliği, kısmi birleştirme ve ayırma işlemleri) Başkanlık görüşünün alınmasının zorunlu olduğu, EBYS'de iş ve işlemlerin sağlıklı yürütülmesi amacıyla birimlerin/servislerin bölünmesi işlemleri söz konusu birimlerin aynı idari birim kimlik kodu kullanması şartıyla Birimlerden gelen talepler doğrultusunda Başkanlıkça değerlendirilmesi gerektiği konuları yer almaktadır. yonergede yapılan söz konusu değişikliklerin uygulamada dikkate alınması ve tereddüt edilen konuların Başkanlığımıza iletilmesi hususunda, Bilgilerini ve gereğini arz ve rica ederim. Fatih İslam KARAOĞLU Bakan a. Strateji Geliştirme Başkanı Ekler: 1- EBYS yonergesi Onayı 2- EBYS yonergesi - 19.08.2016 3- Mevcut yonerge ve yonerge Taslağı Karşılaştırma Tablosu DAĞITIM: Tüm Merkez Birimlerine 81 İl Valiliğine (Ticaret İl Müdürlükleri) Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüklerine T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :19696635-805.99 Konu :Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulama yonergesi 10.08.2016 / 17951716 BAKANLIK MAKAMINA Bakanlığımızda 11.11.2010-20.04.2014 tarihleri arasında kullanılan Doküman Yönetim Sistemi' nin (DYS) Türk Standartları Enstitüsü Kurumunun 13298 sayılı Elektronik Belge Yönetimi sistemlerinin standartlara uygun hale getirilmesi, doğrulama kodu ve zaman damgası konuları ile sisteme dahil olmayan birimlerin de sisteme dahil edilerek fiziksel ortamın kaldırılması ve bürokratik işlemlerin azaltılması; belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslan belirlemek amacıyla Bakanlık Makamının 15.05.2014 tarihli onayı ile "Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulama yonergesi" uygulamaya konulmuştu. Söz konusu yönergede Bakanlığımız ihtiyaçları ve birimlerin talepleri doğrultusunda güncellenmesi, ekleme yapılması ya da kaldırılması talep edilen hususlar değerlendirmeye alınmıştır. Değerlendirmeler neticesinde yeniden düzenlenen "Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulama yonergesinin yürürlüğe konulması hususunu, Olurlarınıza arz ederim. Fatih İslam KARAOGLU Strateji Geliştirme Başkanı Uygun görüşle arz ederim. ..2016 Cenap aşÇI Müsteşar OLUR 19.08.2016 Bülent TÜFENKCİ BAKAN GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ UYGULAMA YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, İlkeler ve Kurallar Amaç MADDE 1- (1) Bu yonergenin amacı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığında bürokratik işlemlerin azaltılması, zaman, iş gücü ve kırtasiye giderlerinde tasarruf ile uygulamada birliğin sağlanması ve resmî yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde fiziksel ortamın kaldırılması amacıyla elektronik ortamlarda kayıt altına alınacak, üretilecek, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslarını belirlemektir. Kapsam MADDE 2- (1) Bu yonerge, Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki resmî yazışma ve evrak sisteminin Elektronik Belge Yönetim Sistemi altında düzenlenmesini ve gerçekleştirilmesini kapsar. Dayanak MADDE 3- (1) Bu yonerge, 15.1.2014 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 3.6.2011 tarihli ve 640 sayılı Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 34 üncü maddesi, 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ve 2009/15169 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar ve Kısaltmalar MADDE 4- (1) Bu yonergede geçen; a) Alt Dosya Planı: Birimler tarafından talep edilen standart dosya planları dahilinde dosya planları altında açılan özellikli (ya da köşeli parantezli) dosyayı, b) Arşiv Yöneticisi: EBYS ile elektronik olmayan belgelerin entegrasyonu ve yönetiminden sorumlu birimi, c) Bakanlık: Gümrük ve Ticaret Bakanlığını, ç) Bar kod: Yeni oluşturulan ya da kaydı yapılan her belgeye sistemin otomatik olarak verdiği sayıyı sembolize eden şekli, d) Barkod okuyucusu: Belgenin barkodunu okuyarak sistem ekranı üzerine getiren cihazı, e) Başkanlık: Strateji Geliştirme Başkanlığını, f) Belge: Bir olay, olgu, görüş, iş, emir ve yeni bir hukuki durumu bildiren ıslak ya da elektronik imzalı evrakı, g) Birim Adına Belge İmzalama Yetkisi (İmza Yetkisi): İlgili birimler tarafından hazırlanan belgelerin son imzasını atmaya Bakanlık imza yetkileri yönergesi ve ilgili birimin imza yetki düzenlemesine göre yetkili olan kullanıcının dokümanda son imzacı (onay mercii) olarak seçilebilmesi için gerekli olan yetkiyi, ğ) Birim Adına Havale Yapma Yetkisi (Havale Yetkisi): Kullanıcıların gelen belgeyi havale edebilmeleri için gerekli olan yetkiyi, h) Birim Belge Yöneticisi (BBY): Birimleri adına yetki verilen standart dosya planları dahilinde alt dosya planı açmaya yetkili kullanıcıyı, ı) Birim evrak: EBYS'de bir yönetim birimi olarak tanımlanan birimlerin (Genel Müdürlük, Müstakil Daire Başkanlığı, Yurtdışı Gümrük Müşavirlikleri, Bölge Müdürlüğü ve Bağlı Müdürlükleri ve Ticaret il Müdürlükleri) altında tanımlanan belge dağıtımı yapmaya yetkili alt birimleri, i) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatındaki resmî yazışma ve evrak sisteminde kullanılan, Elektronik Belge Yönetim Sistemim, - Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, - Elektronik belge yöneticisi: EBYS içerisindeki belge yönetimi fonksiyonlarını yerine getiren birimi, - Elektronik belge yönetimi: Kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini korumayı ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmeyi, - Elektronik imza: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi, - Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını, - Genel evrak: Bakanlığın diğer bakanlık veya kurumlarla belge akışını sağlayan evrak birimini, - Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, - Islak imza: Kağıt belge üzerine el ile atılan imzayı, - Mobil imza: Cep telefonu, tablet bilgisayar gibi taşınabilir elektronik aletlerde ve bir GSM şebekesi üzerinden kullanılmak üzere geliştirilen elektronik imzayı, - Paraf: Bir belgeyi hazırlayan veya hazırlanmasında katkısı olanların isim ve soy isimlerinin baş harflerinden oluşan kısa imzayı, j) Koordine Paraf: Bakanlığın birden fazla birimini ilgilendiren, bir birim tarafından koordine edilen ve diğer birimlerin yetkili amirleri tarafından onaylanan belgeye atılan elektronik imzayı, k) Kullanıcı Yetkilendirme Yetkilisi (KYY): İlgili birim amiri tarafından görevlendirilen ve Başkanlıkça EBYS'ye tanımlanan; birimlerdeki kullanıcıları EBYS'ye tanımlamakla, yetkilendirmekle ve birimindeki gerekli güncellemeleri yapmakla yetkili ve görevli olan kullanıcıyı, 1) Kullanıcı: EBYS'de tanımlı olan Bakanlık personeli ya da geçici görevli gerçek kişileri, m) Misafir Kullanıcı: Bakanlık personeli olmayan ancak belirli bir süre aralığında Bakanlıkta görevli olan kullanıcıların EBYS'de belirlenen kullanıcı çeşidini, n) Sanal Kullanıcı: Bir kullanıcının aynı anda birden fazla görev yeri bulunması halinde KYY tarafından o kullanıcı için sonradan verilen her görev yeri için EBYS'de belirlenen kullanıcı çeşidini, o) Muhatap Birim: Bir belgenin gönderileceği birimi, ö) Sistem Yöneticisi: EBYS üzerinde Bakanlık ihtiyaçları doğrultusunda tanımlanmış tüm yetkileri kullanan yöneticiyi, p) Standart Dosya Planı: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce hazırlanan ve resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren numara sistemini, r) Taslak: Bir dokümanın, hukukî olarak bir sonuç doğuracak aşamaya gelmeden önceki halini, s) Tüketici Bilgi Sistemi (TÜBİS): Tüketici Hakem Heyetleri tarafından yürütülen işlemlerin etkinliğini artırmak üzere, tüm tüketici şikayetlerinin toplandığı merkezi bir bilgi sistemini, ş) Yönetim Birimi: Merkez teşkilatında Müsteşarlık, Müsteşar Yardımcılığı, Genel Müdürlük, Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı, Başmüfettiş, Müfettiş, Müfettiş Yardımcılığı, İç Denetim Birimi Başkanlığı, Başkanlık, Hukuk Müşavirliği, Müstakil Daire Başkanlığı ile Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliğini, taşra teşkilatında Bakanlık Taşra Teşkilatı Çalışma Yönetmeliğinde belirtilen Bölge Müdürlüğü teşkilatı, İl Müdürlüğü teşkilatı ve Yurtdışı teşkilatını, t) Zaman Damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı, İfade eder. İlkeler ve kurallar MADDE 5- (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatınca uyulması gereken ilkeler ve kurallar şunlardır: a) Görevleri gereği yürütülen iş ve işlemler ile ilgili belgeler istisnalar dışında elektronik ortamda üretilir. b) EBYS'ye ait kullanıcı kılavuzları, yardım dosyaları, sıkça sorulan sorular, yardım masası prosedürleri ve ilgili güncel mevzuat Bakanlığın http://ebys.gtb.gov.tr adresinde yayımlanmaktadır. EBYS kullanıcıları bu adresteki bilgileri takip etmekle yükümlüdür. İlave güncelleme ya da duyurular bu adresten ve EBYS açılışında ekrana gelen güncelleme/duyuru sayfasından ilan edilir ve ayrıca bir bildirim yapılmaz. c)EBYS üzerinde hazırlanan doküman taslakları, onay/imza safhasına gelinceye kadar hazırlayan kişiden başlamak üzere onay merciine kadar sıralı amirlerce paraflanır. Onay mercii tarafından elektronik olarak imzalanmadan önce taslak üzerinde değişiklik yapılabilir. Onay merciince elektronik olarak imzalandıktan sonra belge haline gelen taslak üzerinde değişiklik yapılamaz. Kullanıcılar onay/imza aşamalarında yer almalarına rağmen, ilgili mevzuatı esas alarak e-imza atmayacakları ya da teknik gerekçelerle e-imza atamayacakları durumlarda kendilerini iş akış listesinden çıkartırlar. Başkanlık 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin 19. maddesi 3. fıkrasına göre paraf işlemlerinde elektronik imza kullanılmaması durumunda elektronik onay verilmesine ilişkin düzenleme yapmaya yetkilidir. Bu tür durumlarda kullanıcılar EBYS içerisinde gerekçelerini notlar bölümüne kaydetmekle yükümlüdürler. Onay mercilerinin e-imza atamayacakları durumlarda, ıslak imza kullanılarak hazırlanan belge taratılarak sisteme kaydedilir. Onay mercilerinin Bakanlık imza yetkileri yönergesi ve ilgili birimin imza yetkileri düzenlemesine göre yetki devri yapabilmesi mümkündür. ç)İlgili birim amirleri tarafından, EBYS'ye dahil edilmesi uygun görülmeyen çok gizli/gizli belgeler haricindeki tüm işlemlerin EBYS üzerinden yapılması esastır. Kullanıcılar EBYS üzerinde kendilerine havale edilen belgeleri idari amirleri tarafından belirlenecek düzenli aralıklarla okumak ve gereğini yapmakla yükümlüdür. d)Bakanlığın tüm birimlerinde aynı EBYS'nin kullanımı esas olmakla birlikte, teknik gereklilikler sebebiyle farklı otomasyon ve/veya belge/doküman yönetim sisteminin kullanılması halinde, bu sistemlerin ve kullanılan tüm şablonların EBYS'ye uyumlu olması gerekir. e)Belge akışında iş ve işlemlerin en az zamanda ve ekonomik olarak yürütülmesi esastır. f)Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İmza Yetkileri yonergesi ile getirilen imza yetkilerine uyulmak suretiyle doküman akışı mümkün olduğunca aracısız yapılır. g)Tüm birimlerce hazırlanan her türlü belgeye Standart Dosya Planına uygun bir dosya numarası verilir. ğ)EBYS'de mobil imza da kullanılabilir. Ancak, buna ilişkin işlemler Başkanlıkça düzenlenir. h)KYY tarafından EBYS'de kullanıcılarla ilgili değişikliklere ait veri girişleri yapılır ve bu işlemlerin kontrolünden birim amirleri sorumludur. ı)EBYS'nin uygulanmasında görülen elektronik belge yönetimine ilişkin sorun ve teklifler Başkanlığa, teknik problemler ise Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına (BİD) bildirilir ve teknik problemler BİD tarafından giderilir. i)EBYS'de oluşturulacak yazılar, yazı başlıklarına (Ek-1) uygun olarak hazırlanır. j)EBYS üzerinden yapılacak tüm resmi yazışmalarda 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümleri esas alınır. k)Tüm kullanıcıların elektronik imza sertifikası sahibi olması esastır. 1)EBYS' de yapılması istenen tüm değişiklik, ekleme ve yetki talepleri birimlerden gelecek resmi talep üzerine Başkanlıkça ve BİD tarafından incelenerek sonuçlandırılır. m)EBYS ile entegrasyon işlemlerinde Başkanlığın uygun görüşünün alınması ve belge taslaklarının imza onay işlemleri EBYS'de tamamlandıktan sonra belgelerin diğer bilgi sistemlerine aktarılması esastır. Mevcut entegrasyonlar bu esasa göre yeniden düzenlenir. İKİNCİ BÖLÜM EBYS Üzerinden Belge Akışı Gelen belge işlemleri MADDE 6- (1) Gelen belge işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır: a) Gelen belge, genel evrak/birim evrak birimi tarafından gerekli bilgiler girilerek sisteme kaydedilir. Kaydedilen belge birimlere/dairelere/şubelere/servislere birim amirlerince ya da evrak birimlerince dağıtılır. b) Birim amiri veya gelen evrak görme yetkisine sahip birim evrak personeli tarafından, gelen belge uygun birimlere ya da kişilere gereği ve/veya bilgi kaydıyla havale edilir. c) Gelen belgenin işlemini birden fazla birim ve/veya kullanıcının yapması gerekiyor ise, belge birden fazla kullanıcıya ve/veya birime koordine havale olarak işlem yapılır. Koordine havale işlemlerinde, belgenin bir birim ve/veya kullanıcıya gereği diğerlerine koordine olarak havale edilmesi gerekir. Ancak, birim amirlerince uygun görülmesi halinde birden fazla kullanıcıya da gereği kaydıyla havale yapılabilir. ç) Herhangi bir işlem gerektirmeyen fakat Daire/Şube/Servis personelinin bilgi alması gerektiği düşünülen belge, birden fazla kullanıcıya ve/veya birime bilgi olarak havale edilir. Ancak, belge dosyaya kaldırma işleminin gerçekleştirilmesi için bir kullanıcıya gereği kaydıyla havale edilir. EBYS' de tanımlı ve aktif hale getirilen tüm kullanıcılar EBYS üzerinde yetkili oldukları tüm işlemleri yapmakla yükümlüdürler. Birim amirleri sistemde tanımlanması ve aktif hale getirilmesini sağladıkları kullanıcıların sistem üzerindeki faaliyetlerini Menü>Pano>Kullanıcı Seçiniz kısmından takip etmekle sorumludur. d) Yönetim birimlerine sehven gelen belgeler iç ve dış yazışma olup olmadığına bakılmaksızın yeni bir üst yazı ekinde iade edilir. e) 21.3.2007 tarihli 5607 sayılı Kaçakçılıkla Mücadele Kanununa göre kaçakçılık ihbarlarını soruşturmakla görevli ve aynı zamanda 4.12.2004 tarihli 5271 sayılı Ceza Muhakemesi Kanununa göre adli kolluk görevi olan birimlere gönderilen ihbar niteliğinde yazı, bilgi ve belgeler adli kolluk birimlerince kayda alınır. Genel evrak ya da evrak birimlerine gelen bu şekildeki evraklar kayda alınmaksızın ilgili birimlere gönderilir. f) Bir kişi adına gönderilmiş veya "Kişiye Özel" damgası taşıyan belge ve gönderiler Bakanlık genel evrakı veya birim evrak tarafından teslim alınmaz, belgenin içerisinde bulunduğu zarf açılmaz. Bu tür gönderiler ilgili kişi tarafından resmi evrak olduğu belirtildiği takdirde kaydı yapılmak üzere ilgili evrak birimine teslim edilir. Üzerinde gizlilik ibaresi olmasa da Rehberlik ve Teftiş Başkanlığına yönelik olarak düzenlenen zarflar, zarf açılmadan doğrudan adı geçen Başkanlığa teslim edilir. g) Gelen belge havale süreçlerinde, yönetim birimi içerisinde en son havale işlemini yapan kullanıcı tarafından geri çekme işlemi yapılabilir. Giden belge işlemleri MADDE 7- (1) Giden belge işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır: a) Bakanlığımız birimleri arasında yapılacak yazışmalarda, ilgili personel tarafından Ek-2 'deki imza-onay aşamalarından uygun olanı seçilerek taslak yazı hazırlanır. Daha sonra ilgi ve ek işlemleri tamamlanır ve doküman dağıtım yapılacak birim/birimler seçilerek imzaya sunulur. Bakanlığımız merkez birimleri arasındaki yazışmalar ve birimlerin kendi içinde yapacakları yazışmalar Ek-5 'e göre; birimlerin EBYS kullanmayan diğer kamu kurumları, tüzel kişiler ve gerçek kişiler ile yapacakları yazışmalar ise Ek-3, Ek-4 'te belirtilen formata uygun şekilde yapılır. Yazışmalar Bakanlığımız Ticaret İl Müdürlüklerinde Ek-6, Ek-7, Bölge Müdürlüklerinde Ek-8, Ek-9 ve Bölge Müdürlüğü Bağlantı Müdürlüklerinde ise Ek-10, Ek 11 'de belirtilen örneklere göre yapılır. Rehberlik ve Teftiş Başkanlığında görevli bulunan Başmüfettiş, Müfettiş ve Müfettiş Yardımcıları EBYS'de bir birim olarak tanımlandığından taşra teşkilatınca bilgi istemlerine yönelik olarak düzenlenen yazılar EBYS üzerinden belirtilen unvanlara doğrudan gönderilebilir. b) Onay/imza işlemleri bittikten sonra belge hazırlayan personele gelir ve birim evraka havale işlemi yapılır. c) Birim evrak tarafından belgenin dağıtım işlemi yapılır. ç) Koordineli olarak hazırlanan dokümanlarda, gereği kaydıyla havale yapılan birim/kullanıcı tarafından doküman diğer birim/kullanıcıların onayına sunulur. İmza onay işleminin bitmesinden sonra gereği olarak havale yapılan birim/kullanıcı tarafından belgenin dağıtım işlemleri yapılarak işlem sonlandırılır. d) İmza onay işlemleri tamamlanarak belge niteliği kazanmış olan doküman, dağıtımı yapılmadan önce son imza merciinin onayı ile yürürlükten kaldırılır ve bu belgeler ilişkili belge haline getirilir. e) Hazırlanan doküman imza onay aşamaları tamamlanıp en son imza onay işlemi sonuçlanıncaya kadar, dokümanı hazırlayan kullanıcı tarafından geri çekilebilir. Belge Dağıtım İşlemleri MADDE 8- (1) Belge dağıtım işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır: a) Belgenin muhatabı Bakanlık içinde EBYS kullanan bir birim ise, evrak birimi personeli havale penceresinden "Dağıtım Uygula" seçeneğini seçerek belgenin EBYS üzerinden gönderimini sağlar. b) Belgenin muhatabı Bakanlık içinde EBYS kullanmayan bir birim ise, evrak birimi personeli "Dışa Gönder" seçeneğiyle belgenin EBYS üzerinde işlemini tamamlayarak fiziksel ortamda belgenin gönderimini sağlar. c) Belgenin muhatabı diğer kamu kurumlan, şahıs ya da şirket ise ve KEP adresi bulunmuyorsa evrak birimi personeli "Dışa Gönder" seçeneğiyle belgenin EBYS üzerinde işlemini tamamlayarak fiziksel ortamda belgenin gönderimini sağlar. ç) Belgenin muhatabı diğer kamu kurumları, şahıs ya da şirket ise ve KEP adresi bulunuyorsa evrak birimi personeli "KEP ile Gönder" seçeneğiyle belgenin elektronik olarak gönderimini sağlar (KEP entegrasyonu işlemelerinin tamamlanmasından sonra). Makam onay dağıtım işlemleri MADDE 9- (1) Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarının EBYS kullanmaları halinde yazışma işlemleri EBYS üzerinden yürütülür. (2) Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarının EBYS kullanmamaları durumunda, bu Makamlarca imzalanması gereken dokümanlarda akış Müsteşarlık Makamına kadar EBYS üzerinden yapılır ve ilgili Müsteşar yardımcısının imza onay aşamasından sonra doküman EBYS ile eş zamanlı olarak fiziksel ortamda da Müsteşarlık Makamına sunulur. EBYS'de yer alan "Paraf ve imzaları göster" bölümünden çıktı alınmak suretiyle Bakanlık Makamına sunulur. (3) Fiziksel ortamda Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarınca ıslak imza ile onaylanan belge, giden belge kayıt penceresi kullanılarak sisteme kaydedilir. Sistemde kayıtlı belge ile ilişkilendirme işlemi belge üzerinde yer alan "İlişkili Belgeler" komutuyla açılan menüden diğer belge/belgeler aranarak yapılır. (4) Bakanlık Makamından alınacak Onaylar (yurtdışı görevlendirme ile müşterek kararnameli ve Bakanlık Makamınca atanan personele ilişkin soruşturma ve inceleme Onaylan hariç) ve Bakanlık Makamına sunulacak Bilgi Notlarının imza, paraf ve bilgi notları Ek-12, Ek-13 ve Ek-14 'deki formata uygun şekilde hazırlanır. (5) Bakan Yardımcılığı Makamından alınacak Onaylar Ek-15 ve Ek-16 'deki örneklere uygun şekilde hazırlanır. (6) Müsteşarlık Makamından alınacak Onaylar ile Müsteşarlık Makamına sunulacak Bilgi Notlarının Ek-17, Ek-18 ve Ek-19 'deki örneklere uygun şekilde hazırlanır. Havale işlemleri MADDE 10- (1) Havale işlemleri, evrak şubesi/servisi olan yönetim birimlerinin gelen klasörünü görme yetkisini sahip olan birim amirleri ya da birim amirleri tarafından görevlendirilen gelen klasörünü görme ve birim adına havale yapma yetkilerine sahip kullanıcılar tarafından yapılır. Birim adına havale yapma yetkisi, amirler tarafından uygun görülen kullanıcılara birimde görevli KYY tarafından verilir. Dosyaya kaldırma işlemleri (Saklıya alma) MADDE 11- (1) Dosyaya kaldırılacak olan belge "Dosyaya kaldır" buton/komutuyla seçilerek, ilgili birim tarafından aksine bir düzenleme bulunulmadıkça veya yazı içeriği gereği başka bir amirin onayını gerektirmedikçe, kullanıcı tarafından birimin imza yetki devrine ilişkin iç düzenlemesine göre yetkili amirinin onayı ile dosyaya kaldırılır. Aynı kullanıcı tarafından dosyaya kaldırma işlemi yapılması gerektiği durumlarda ilgili kullanıcıya amirlerin onayı ile birim adına belge imzalama yetkisi verilir. Birim adına belge imzalama yetkisi, amirler tarafından uygun görülen kullanıcılara birimde görevli KYY tarafından verilir. (2) İzin formlarının dosyaya kaldırma işlemleri birimlerin izin işlemlerine bakan birim/servis/şube müdürlüğü tarafından yapılır. Merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında belge işleyişi MADDE 12- (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında EBYS üzerinde hazırlanan taslaklar; a) Bu yönergenin 7'inci maddesinin 1. fıkrasında a ve b bendinde belirtilen aşamalar tamamlandıktan sonra kullanıcılar, kendi kurumu içerisindeki ve dışındaki diğer birimlere birim evrakları aracılığı ile belge gönderirler. Hiyerarşiye göre üst personel, ast personele belge havale edebilir. Birim evrak personeli kendi birimi içerisindeki personele amirlerin onayı ile belge havale edebilir. b) Belgenin fiziksel eki varsa, belgeyi hazırlayan kişi tarafından ek üzerine belgeye ait tarih ve sayı bilgisi yazılarak birim evraka ulaştırılır. c) Belge eki, kurum içi bir birime gidecekse birim evrak tarafından muhatap birimin evrakına zimmet karşılığında teslim edilir. ç) Belge eki, kurum dışı bir birime gidecekse, birim evrak tarafından posta, kargo yolu ile gönderilir. (2) Tüm kullanıcılar, paraf ve imza işlemlerinde Bakanlık İmza Yetkileri yonergesi hükümlerine göre elektronik imza işlemlerini yerine getirmekle yükümlüdür. (3) Kullanıcıların EBYS' ye erişim için kullandıkları kullanıcı adı ve şifreleri ile e-imza sertifikalarının pin kodunu ikinci ve üçüncü kişilerle paylaşmaları durumunda oluşacak tüm sonuçlardan kullanıcı/e-imza sahibi 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre sorumludur. Kapsam dışı kurum, kuruluşlar ile gerçek kişilerden gelen belge işleyişi MADDE 13- (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatına dış kurumdan fiziksel olarak gelen belgeler; a) Genel evrak/birim evrak birimlerince usulüne uygun olarak teslim alındıktan sonra tarayıcı vasıtasıyla elektronik ortama aktarılıp EBYS'ye kaydedilir. (Gazete, dergi, kitap, broşür vb. yayınlar ile taranmasına engel bulunan ekler taranmaz) b) Bu şekilde işlem gören belge, EBYS üzerinden ilgili birimin birim evrakına elektronik ve fiziksel ortamda gönderilerek ilgili birimde arşivleme yapılır. c) Merkez, taşra ve yurtdışı birimlerinde faks ile gönderilen belge faks tarafından otomatik olarak ilgili birimin resmi elektronik posta adresine iletilir. Belge elektronik posta adresinden "Outlook'tan al" fonksiyonuyla EBYS' ye aktarılır. Belgenin elektronik posta adresi aracılığıyla EBYS'ye alınacağı faks numaraları ile var ise uygulama dışında kalan numaralar ilanen duyurulur. EBYS dışında kalan faks ile gönderilen belgelere posta yolu ile gelen belge işlemleri uygulanır. ç) Tüm birimlere ya da kullanıcıların resmi elektronik posta adreslerine gelen elektronik iletilerden EBYS'ye aktarılması gerekenler, merkezde genel evrak birimi, taşrada evrak birimi tarafından elektronik posta adresine gönderilir ve bu birimler tarafından gelen belge kayıt ekranında yer alan "Outlook'tan al" fonksiyonuyla EBYS' ye aktarılarak ilgili birime gönderilir. d) Bilgi edinme hakkı çerçevesinde yapılan başvurular, bilgi edinme hakkı mevzuatı çerçevesinde değerlendirilir. Bu başvuruların e-posta yolu ile cevaplanması halinde, başvuruya ilişkin yazılar EBYS'de dosyaya kaldır işlemi ile arşive kaldırılır. Kapsam dışı kurum ve kuruluşlara gönderilen belge işleyişi MADDE 14- (1) EBYS üzerinden belge gönderilemeyen kapsam dışı kurum ve kuruluşlara; a) Paraf safhalarından sonra görevli ve yetkili merci tarafından elektronik imza ile imzalanarak belge vasfını kazandıktan sonra hazırlayan kişi tarafından birim evraka gönderilir. b) 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin 26. madde 2. fıkrasına göre sadece idarece yetkilendirilmiş kullanıcılar tarafından çıktı alınarak belge muhatabına gönderilir. EBYS üzerinde birim giden klasörünü görme yetkisi verilen kullanıcılar aynı zamanda çıktı alma yetkisine de sahip olacaklardır. Birim evraktan bir nüsha çıktısı alınan belge, muhatabına fiziksel ortamda gönderilir. Birim amirleri kendi birimlerinde belge ve eklerinin hazırlayan kullanıcı tarafından çıktı alınarak birim evraka göndermesi yönünde iç düzenleme yapabilir. Çıktısı alınan belgenin altında "Belgenin aslı elektronik imzalıdır." ve "Bu belgeyi www.gtb.gov.tr adresinden (.......) doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz." ibareleri yer alır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Diğer EBYS İşlemleri Sistem Yöneticileri İle İlgili İşlemler MADDE 15- (1) Sistem yöneticileri; a) Alt dosya planı açma yetkisi verilmesi (Birim Belge Yönetimi-BBY).Yetki her birim için bir asil bir yedek olmak üzere Başkanlıkça verilir. Birimlerin birden fazla BBY ihtiyacı bulunması halinde taleplerini değerlendirmeye ve uygulamayla ilgili her türlü tedbiri almaya Başkanlık yetkilidir. b) Açılan alt dosya planlarının güncelleme (ad ve kod kısmında yapılan güncellemeler, aktif, pasif hale getirme vb.) işlemleri c) Birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda sisteme şablon ekleme işlemleri. EBYS' de yeni şablon eklenmesi taleplerinden Bakanlık logosunun kaldırılması yönünde olanlar, alınacak Makam Onayı ile Başkanlığa iletilir. ç) Birim arşivlerinin taşınması işlemleri d) KYY yetkilendirme işlemleri e) Birim hiyerarşisi değişikliklerinde (isim değişikliği, yeni birim açma, kapatma, birleştirme, alt birim değişikliği, kısmi birleştirme ve kısmi ayırma işlemleri) EBYS' ye entegrasyonun sağlanması işlemlerini yapar. f) Birimlerin talebi ve Başkanlığın da uygun görmesi halinde, belge görünürlüğü Başkanlıkça pasif hale getirilebilir. KYY ile ilgili işlemler MADDE 16- (1) Kullanıcı yetkilendirme yetkilileri; a) Tüm merkez ve taşra birimlerince belirlenen KYY'ler görevli oldukları birimlerde birim personelini sisteme tanımlamakla görevlidir. b) Birimlerdeki personelin sahip olduğu yetkileri birim bazında sisteme tanımlamakla görevlidir. c) Birimlerinde göreve yeni başlayan personel bilgilerini sisteme tanımlamakla görevlidir. ç) Personelin belge oluşturabileceği standart dosya planlarını kısıtlama yetkisine sahiptir. d) Birim personelinin vekâletlerini günceller. e) Yetkili oldukları birimlerin yöneticilerini günceller. f) EBYS ile ilgili idari sorunları Başkanlığa, teknik sorunları BİD'e iletir. g) İhtiyaç duyulması halinde, birden fazla birimde görevli olan kullanıcılar için sanal kullanıcı oluşturur. ğ) Kullanıcıları sistemde aktif ya da pasif hale getirir. Geçici görevli personel ile ilgili işlemler MADDE 17- (1) Geçici görevli personel, görev yaptığı birimin kullanıcı yetkilendirme yetkilisi tarafından görevli olduğu birime taşınır. Geçici görev, yer değiştirme ücretsiz izin emeklilik durumlarında yapılacak işlemler MADDE 18- (1) İdare amirleri tarafından birimlerinde herhangi bir sebeple ilişiği kesilecek personelin EBYS üzerinde gereği klasöründe bekleyen belge olup olmadığı Menü> Pano> Kullanıcı Seçiniz kısmından belirlenerek, bekleyen belge olmaması durumunda pasife alma işlemi gerçekleştirilir. Kullanıcının gereği klasörü boşaltılmadan kullanıcının pasife alma işlemi gerçekleştirilmez. Birden fazla görevi bulunan personel ile ilgili işlemler MADDE 19- (1) Birden fazla görevi bulunan personel, görev yaptığı birimin kullanıcı yetkilendirme yetkilisi tarafından, asıl görevinin dışında görevli olduğu her bir görevi için, sistemde sanal kullanıcı oluşturulur. Birim evrak ile ilgili işlemler MADDE 20- (1) Birim evrak personeli gelen belgeyi ilgili daire, şube ya da servise yönlendirmekle görevlidir. (2) Birim evrak personeli oluşturulan belgenin dağıtım listesine göre ilgili birimlere dağıtımını yapar. (3) Birim evrak EBYS kullanmayan kurum ve kuruluşlara gönderilecek belgelerin posta işlemlerini gerçekleştirir. (4) Birim evrak personeli ıslak imzalı giden belge ve makam onaylarını tarayarak sisteme kaydeder. Gizli ve çok gizli belgelerle ilgili işlemler MADDE 21- (1) Gizli ve çok gizli olarak oluşturulan doküman paraf ve imza akışında yer alan bütün kullanıcılar tarafından okunur. (2) Gizli ve çok gizli oluşturulan veya gönderilen belgelerin, paraf ve imza akışında yer alan kullanıcılar dışında ilgili birimde görevli sorumlu amirler ve uygun görülen memurlara gizli ve çok gizli belge görme birim yetkisi KYY tarafından verilir. (3) Gizli ve çok gizli belgenin havalesini yapan kişi, havale yaptığı kişinin belge içeriğini görebilmesi için yetki verir. Yetki vermediği durumda gizli belgenin sadece üst bilgileri görüntülenir. (4) Gizli ve çok gizli belgeler genel evrak/birim evrak birimlerince EBYS'de yer alan "Gizli Belge Şablonu" ya da Ek-20 'de yer alan " Belge Tarama Formu" kullanılarak EBYS' ye kaydedilir. yonergenin 26/ç ve 26/d maddelerindeki gerekçeler var ise yazılar, gizli veya çok gizli ibareli olmalı, aksi halde belge; içeriğine göre hizmete özel, özel, kişiye özel ibareli olarak işlem görmelidir. (5) İlgili personel tarafından Gizli ve Çok Gizli belge olarak idareye gelen bir belgeden çıktı alınmaz, belge kopyalanmaz ve elektronik posta ile gönderilmez. Bu tür belgelerin herhangi bir şekilde üçüncü gerçek ve tüzel kişilerle paylaşılması durumlarında, ilgili hakkında gecikmeksizin idari soruşturma başlatılır. (6) İlgili personel Hizmete Özel, Kişiye Özel belge olarak idareye gelen bir belgeden çıktı alma, belgeyi kopyalama, e-posta gönderme ya da belgenin herhangi bir şekilde üçüncü gerçek ve tüzel kişilerle paylaşılmasından sorumludur. (7) Gizli ve çok gizli belgeler; a) Merkez teşkilatında Daire Başkanı, Gümrük ve Ticaret Müfettişi ve üstü unvanlı kullanıcılar, b) Taşra teşkilatı Bölge Müdürlüklerinde ve Ticaret İl Müdürlüklerinde Şube Müdürü ve üstü unvanlı kullanıcılar; Bölge Müdürlüğü bağlantı müdürlüklerinde Müdür Yardımcıları, Bölge Amirleri ve üstü unvanlı kullanıcılar; tüm taşra teşkilatında görevli Avukatlar ve daha üstü unvanlı kullanıcılar ile tüm bu görevlere vekalet eden kullanıcılar tarafından oluşturularak imza-onay süreci başlatılır. (8) Makam onay ve izinleri, iç ve dış yazışmalarda gizli ve çok gizli belgelerin ekinde veya ilgisinde hiçbir şekilde gönderilmez. Makam onay ve izinlerinin hangi makama ait olduğu, tarih ve sayısı, konusu, kapsamı, hangi gerçek ya da tüzel kişiye yönelik olarak düzenlendiğine ilişkin temel bilgilere gizli ve çok gizli belge içeriğinde yer verilir. Belge içeriğinde başka bir bilgiye yer verilmez. (9) Gizli ve çok gizli belgeler bilgi olarak bir veya daha fazla sayıda kullanıcıya havale edilmez. Tebliğ-Tebellüğ işlemi yapılması gereken bu tür belgeler kullanıcılara ıslak imza karşılığı tebliğ edilir. (10) Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı ile Hukuk Müşavirliği'nin faaliyet alanları İle ilgili özel mevzuatlarındaki hükümler saklıdır. Vekalet işlemleri MADDE 22-(l) 14.7.1965 tarihli ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu hükümlerine göre kullanılan yasal izinler, geçici görev vb. durumlarda her birim tarafından düzenlenmiş vekalet onaylarına göre vekalet işlemleri, yerine vekalet edilen kullanıcılar ya da KYY'leri tarafından yerine getirilir. Vekalet onayı olmayan birimlerde vekalet edilmesi gereken kullanıcın sıralı amirleri ya da bu amirlerin yetki verecekleri KYY'leri tarafından vekalet işlemleri sonuçlandırılır. a) Kanunî bir sebeple görevi başında bulunamayan personel, görevden ayrılmadan önce yetkili merciince vekil tayin edilen personele dair bilgileri ve vekalet süresi bilgisini EBYS' ye kaydetmek zorundadır. Bu işlemin yapılmaması halinde vekalet işlemleri kullanıcının sıralı amirleri ya da yetki verecekleri KYY'leri tarafından yerine getirilir. b) Mücbir sebeplerle görevi başında bulunamayan personelin yerine tayin edilen vekile dair bilgiler birim KYY' si tarafından EBYS'ye işlenir. İzin İşlemleri MADDE 23-(l) 657 sayılı Kanun hükümlerine göre kullanılan yasal izinler; a) Senelik izin ve mazeret izin talepleri EBYS' de yer alan "İzin Formu" izni talep eden personel tarafından doldurularak amirin onayına sunulur. b) EBYS'nin çalışmadığı durumlarda 25.madde hükümlerine göre işlem yapılır. c) Belge verisi alanında yer alan "Dağıtım" kısmında personel biriminde izin işlemlerini kayıt altına alan şube ya da servisi seçilir. Akış kısmında izin işlemlerini kayıt altına alan personel parafçı olarak seçilir. ç) Sıhhi izin onay işlemleri de EBYS içerisinde bulunan "Sıhhi İzin Onay Formu" kullanılarak personel birimleri tarafından yapılır. Personel birimince sağlık raporu sisteme taratılarak sistem üzerinde hazırlanan form ile ilişkilendirilir. Arşiv İşlemleri MADDE 24-(l) Birim hiyerarşisi ve organizasyonlarında yapılacak olan değişikliklerde (isim değişikliği, yeni birim açma, kapatma, birleştirme, alt birim değişikliği, kısmi birleştirme ve ayırma işlemleri) Başkanlık görüşünün alınması zorunludur. (2) EBYS'de iş ve işlemlerin sağlıklı yürütülmesi amacıyla birimlerin/servislerin bölünmesi işlemleri söz konusu birimlerin aynı idari birim kimlik kodu kullanması şartıyla Birimlerden gelen talepler doğrultusunda Başkanlıkça değerlendirilir. DÖRDÜNCÜ BOLUM Çeşitli Hükümler İstisnalar MADDE 25- (1) EBYS'nin geçici olarak kullanılamadığı durumlarda 1 Seri No'lu Elektronik Gümrük İşlemleri Acil Durum Tebliği hükümlerine göre fiziksel belge akışı uygulanır. Böyle durumlarda engelin ortadan kalkmasından itibaren fiziki belgerin taratılarak EBYS'ye aktarılması ilgili birimin sorumluluğundadır. (2) Mahkemeler, savcılıklar ve icra dairelerinden gelen veya buralara gönderilen hukukî belgeler kanunen belli sürelere tabi olduğu cihetle, bu nevi belgenin alınması ve gönderilmesinde, EBYS'ye kayıt hususu saklı kalmak üzere bu yonergenin 13 üncü ve 14üncü maddelerindeki usul uygulanmayabilir. Bu durumda ilgili birimler durumu genel evrak birimine bildirir. (3) Mahkemeler, savcılıklar ve icra dairelerinden gelen yazılar, Bakanlık Hukuk Müşavirliğince tebellüğ edilir ve gerekli işlemleri müteakip, taranmak üzere Bakanlık genel evrakına gönderilir. Taşra teşkilatında işlemler Bölge Müdürlüklerinde Hukuk Grup Başkanlığı, Gümrük Müdürlüklerinde ise Hukuk Büroları aracılığıyla yürütülür. Erişim hakları Tasarruflu Yazılar 1 MADDE 26 - (1) Kapsamdaki kuruluşlarda hazırlanan belgelerde, aşağıda belirtilen erişim hakkı yöntemlerinden birisi seçilir: a) Tasnif dışı: İçerdiği konular itibarıyla gizlilik dereceli bilgiler taşımayan belgelere verilen erişim sınıfıdır. b) Hizmete Özel: İçerdiği konular itibarıyla gizlilik dereceli konular dışında olan, güvenlik İşlemine ihtiyaç gösteren ve Devlet hizmetine ait özel bilgileri ihtiva eden bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır. c) Özel: İçerdiği konular itibarıyla, müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde millî menfaatlerimizi, Bakanlığımızın saygınlık ve çıkarlarım olumsuz yönde etkileyecek veya bir şahsın zarar görmesine yahut yarar sağlamasına neden olabilecek bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır. ç) Gizli: Müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde millî güvenliğimizi ya da itibarımızı ciddi ve olumsuz yönde etkileyecek, idari soruşturmaya, adlî soruşturma ve kovuşturmaya zarar verebilecek olan bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır. d) Çok Gizli: Müsaadesiz olarak açıklandığı takdirde millî güvenliğimizi büyük ölçüde tehlikeye düşürecek, Devletimize ve müttefiklerimize büyük Ölçüde zararlar verebilecek bilgi ve belgelere verilen erişim sınıfıdır. yonergede yer almayan hükümler MADDE 27- (1) Bu yönergede yer almayan hükümlerde kullanıcılar EBYS üzerinde yer alan yardım kılavuzunu kullanmakla yükümlüdür. Kullanıcıların yardım kılavuzunu da kullanarak çözüm bulamadıkları konular Başkanlığa iletilir. GEÇİCİ MADDE 1- (1) Ticaret İl Müdürlükleri EBYS ile entegrasyon işlemleri gerçekleşinceye kadar birimlerine EBYS yolu ile gelen belgelerin Valilik kayıt işlemlerini, EBYS üzerinden kağıt ortamına aktarılan belgeler üzerinden yaparlar. Ticaret İl Müdürlükleri tarafından oluşturulan ve imza onay süreçlerinde Valilik Makamının yer alması halinde; oluşturulan belgenin, İl Müdürlüğünde imza onay süreçleri tamamlanan belge, fiziksel ortama aktarılır. Valilik İmza onay süreçleri ise fiziksel ortamda tamamlanır. Bu işlemin ardından EBYS'ye taratılarak aktarılan belge yeni kayıt numarası alarak daha önceden imza onay süreci tamamlanan belge ile ilişkili belge olarak tanımlanır.Valilikler tarafından imza onay süreci tamamlanan belgeler taranarak EBYS'ye aktarılır. Taranan belge EBYS üzerinden ya da fiziki ortamda ilgili birime gönderme işlemi yapılabilir. İçişleri Bakanlığı ile EBYS entegrasyonu sağlanması durumunda gelen ve giden belge işlemleri EBYS üzerinden yapılabilir. Başkanlık bu konuda uygulama ayrıntılarını belirlemeye yetkilidir. (2) İllerde Ticaret İl Müdürlükleri, ilçelerde Kaymakamlıklar bünyesinde bulunan Tüketici Hakem Heyetleri (TSHH) iş ve işlemlerini TÜBİS TSHH modülü üzerinden gerçekleştirmektedirler. TSHH'ler Bakanlığımız taşra teşkilatı içinde yer almadığı için TÜBİS TSHH modülü EBYS ile entegre edilmez. (3) Bakanlığımız Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile entegre edilmesi gereken, Bakanlığımız birimlerine ait bilgi sistemleri EBYS'ye uygun olmak zorundadır. EBYS'ye uygun olmayan bilgi sistemleri Başkanlığın talebi üzerine ilgili birim ve BİD tarafından EBYS işlem süreçlerine uygun hale getirilir. Söz konusu bilgi sistemleri uygun hale getirilinceye kadarki süreç, ilgili birimin sorumluluğundadır. Başkanlık geçiş süreci tamamlanana kadar istisna getirmeye ve her türlü idari tedbiri almaya yetkilidir. Yürürlükten kaldırılan hükümler MADDE 28- (1) Halen uygulanmakta olan Bakanlık Makamının 15.05.2014 tarihli Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulama yonergesi yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlük MADDE 29- (1) Bu yonerge onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 30- (1) Bu yonerge hükümlerini Gümrük ve Ticaret Bakanı yürütür. Ek-1 : Başlık Örnekleri T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı - Yönetim Bilgi Sistemleri Dairesi Belge Yönetimi Şubesi T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Orta Anadolu Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğü T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Orta Anadolu Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğü Ankara Gümrük Müdürlüğü T.C. ANKARA VALİLİĞİ Ticaret İl Müdürlüğü T.C. ANKARA VALİLİĞİ Ticaret İl Müdürlüğü İç Ticaret ve Hal Hizmetleri Şubesi Ek-2 :İmza Onay Aşamaları Genel Müdürlüklerde Bakanlık Makamına çıkacak yazılarda Memur Uzman Yardımcısı Şef Uzman Şube Müdürü Daire Başkanı Daire Başkanı Genel Müdür Yardımcısı Genel Müdür Yardımcısı Genel Müdür Genel Müdür Müsteşar Yardımcısı Müsteşar Yardımcısı Müsteşar Müsteşar Genel Müdürlüklerde Müsteşarlık Makamına çıkacak yazılarda Memur Uzman Yardımcısı Şef Uzman Şube Müdürü Daire Başkanı Daire Başkanı Genel Müdür Yardımcısı Genel Müdür Yardımcısı Genel Müdür Genel Müdür Müsteşar Yardımcısı Müsteşar Yardımcısı Taşrada Ticaret İl Müdürlüğüne çıkacak yazılarda Memur Şef Şube Müdürü Taşrada Bölge Müdürlüğüne çıkacak yazılarda Memur Şef Şube Müdürü Bölge Müdür Yardımcısı Taşrada Bağlantı Müdürlüğüne çıkacak yazılarda Memur Şef Müdür Yardımcısı Ek-3 :Merkez Dış Yazışma İmza Örneği T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Birim Adı Sayı : 14061376/602.04.01 ..04/2016 Konu : ............................. …………………………………. İlgi :a).....tarihli ve.....sayılı yazınız. b).....tarihli ve.....sayılı yazımız. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bilgilerini ve gereğini arz/rica/arz ve rica ederim. Adı SOYADI Bakan a. Unvanı Ek-4: Merkez Dış Yazışma Paraf Örneği (EBYS Dışı Islak İmzalı Yazılar İçin) T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Birim Adı Sayı :14061376/602.04.01 ..04/2016 Konu : ......................... ……………………………………….. İlgi :a).....tarihli ve.....sayılı yazınız. b).....tarihli ve.....sayılı yazımız. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bilgilerini ve gereğini arz/rica/arz ve rica ederim. Adı SOYADI Bakan a. Unvanı ...... Unvan :Adı Soyadı (Paraf) ...... Unvan :Adı Soyadı (Paraf) ...... Unvan :Adı Soyadı (Paraf) Ek-5: Merkez İç Yazışma Örneği T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Birim Adı Alt Birim Adı Sayı :14061376/602.04.01 ..04/2016 Konu :..................... ……………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bilgilerini ve gereğini arz/rica/arz ve rica ederim. Adı SOYADI Unvanı Ek-6: İl Müdürlüğü Dış Yazışma Örneği T.C. ….…….....VALİLİĞİ ……………Ticaret İl Müdürlüğü Sayı :14061376/602.04.01 ..04/2016 Konu :............................. …………………………… İlgi :a).....tarihli ve.....sayılı yazınız. b).....tarihli ve.....sayılı yazımız. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bilgilerini ve gereğini arz/rica/arz ve rica ederim. Adı SOYADI Vali a. İl Müdürü Ek-7: İl Müdürlüğü İç Yazışma Örneği T.C. ..................VALİLİĞİ ...............Ticaret İl Müdürlüğü ............Şubesi Sayı :14061376/602.04.01 ..04/2016 Konu :............................. ………………………… İlgi :a).....tarihli ve.....sayılı yazınız. b).....tarihli ve.....sayılı yazımız. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bilgilerini ve gereğini arz ederim. Adı SOYADI İl Müdürü Ek-8: Bölge Müdürlüğü Dış Yazışma Örneği T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI ..............Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğü Sayı :14061376/602.04.01 ..04/2016 Konu :............................. ………………………… İlgi :a).....tarihli ve.....sayılı yazınız. b).....tarihli ve.....sayılı yazımız. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bilgilerini ve gereğini arz ederim. Adı SOYADI Bölge Müdürü Ek-9: Bölge Müdürlüğü İç Yazışma Örneği T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI .............Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğü .........Şubesi Sayı :14061376/602.04.01 ..04/2016 Konu : ............................. ………………………… İlgi :a).....tarihli ve.....sayılı yazınız. b).....tarihli ve.....sayılı yazımız. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bilgilerini ve gereğini arz ederim. Adı SOYADI Unvanı Ek-10: Bölge Müdürlüğü Bağlantı Müdürlükler Dış Yazışma Örneği T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI ..............Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğü .....Gümrük Müdürlüğü Sayı :14061376/602.04.01 ..04/2016 Konu : ............................. ………………………… İlgi :a).....tarihli ve.....sayılı yazınız. b).....tarihli ve.....sayılı yazımız. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bilgilerini ve gereğini arz ederim. Adı SOYADI Gümrük Müdürü Ek-11: Bölge Müdürlüğü Bağlantı Müdürlükler İç Yazışma Örneği T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI .................Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğü -.......Gümrük Müdürlüğü (............Servisi) Sayı :14061376/602.04.01 ..04/2016 Konu : ............................. ………………………… İlgi :a).....tarihli ve.....sayılı yazınız. b).....tarihli ve.....sayılı yazımız. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bilgilerini ve gereğini arz ederim. Adı SOYADI Unvanı Ek-12: Bakanlık Makamı Oluru İmza Örneği T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Birim Adı Sayı :..................... .... 2016 Konu :..................... BAKANLIK MAKAMINA ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… İmza Adı Soyadı Birim Amiri Uygun görüşle arz ederim. …/…/…… İmza Adı Soyadı Müsteşar Yrd. Uygun görüşle arz ederim. …/…/…… İmza Adı Soyadı Müsteşar OLUR …/…/…… İmza Adı Soyadı Bakan Ek-13: Bakanlık Makamı Oluru Paraf Örneği (EBYS Dışı Islak İmzalı Yazılar İçin) T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Birim Adı Sayı :..................... .... 2016 Konu :..................... BAKANLIK MAKAMINA ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Paraf Adı Soyadı Birim Amiri Uygun görüşle arz ederim. …/…/…… İmza Adı Soyadı Müsteşar Yrd. Uygun görüşle arz ederim. …/…/…… İmza Adı Soyadı Müsteşar OLUR …/…/…… İmza Adı Soyadı Bakan ./........Daire Başkanı: Adı Soyadı (Paraf) ./........Gen. Müd. Yrd.: Adı Soyadı (Paraf) Ek-14: Bakanlık Makamı Bilgi Notu Örneği T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI .......(Birim Adı)....... BİLGİ NOTU Kimden : Müsteşarlıktan .… /2016 Kime : Bakanlık Makamına İmza Konu : ………………………… Adı Soyadı Müsteşar ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bilgilerine arz ederim. Ek-15: Bakan Yardımcılığı Makamı Oluru İmza Örneği T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Birim Adı Sayı :..................... .... 2016 Konu :..................... BAKANLIK MAKAMINA ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… İmza Adı Soyadı Birim Amiri Uygun görüşle arz ederim. …/…/…… İmza Adı Soyadı Müsteşar Yrd. Uygun görüşle arz ederim. …/…/…… İmza Adı Soyadı Müsteşar OLUR …/…/…… İmza Adı Soyadı Bakan a. Bakan Yardımcısı Ek-16: Bakan Yardımcılığı Makamı Oluru Paraf Örneği (EBYS Dışı Islak İmzalı Yazılar İçin) T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Birim Adı Sayı :..................... .... 2016 Konu :..................... BAKANLIK MAKAMINA ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Paraf Adı Soyadı Birim Amiri Uygun görüşle arz ederim. …/…/…… İmza Adı Soyadı Müsteşar Yrd. Uygun görüşle arz ederim. …/…/…… İmza Adı Soyadı Müsteşar OLUR …/…/…… İmza Adı Soyadı Bakan a. Bakan Yardımcısı ./........Daire Başkanı: Adı Soyadı (Paraf) ./........Gen. Müd. Yrd.: Adı Soyadı (Paraf) Ek-17: Müsteşarlık Makamı Oluru İmza Örneği T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Birim Adı Sayı :..................... .... 2016 Konu :..................... BAKANLIK MAKAMINA ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… İmza Adı Soyadı Birim Amiri Uygun görüşle arz ederim. …/…/…… İmza Adı Soyadı Müsteşar Yrd. OLUR …/…/…… İmza Adı Soyadı Bakan a. Müsteşar Ek-18: Müsteşarlık Makamı Oluru Paraf Örneği (EBYS Dışı Islak İmzalı Yazılar İçin) T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Birim Adı Sayı :..................... .... 2016 Konu :..................... BAKANLIK MAKAMINA ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… İmza Adı Soyadı Birim Amiri Uygun görüşle arz ederim. …/…/…… İmza Adı Soyadı Müsteşar Yrd. OLUR …/…/…… İmza Adı Soyadı Bakan a. Müsteşar ./........Daire Başkanı: Adı Soyadı (Paraf) ./........Gen. Müd. Yrd.: Adı Soyadı (Paraf) Ek-19: Müsteşarlık Makamı Bilgi Notu Örneği T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI .......(Birim Adı)....... BİLGİ NOTU Kimden : …….(Birim Adı)'ndan………… .… /2016 Kime : Müsteşarlık Makamına İmza Konu : ………………………… Adı Soyadı Birim Amiri ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bilgilerine arz ederim. Ek-20: Belge Tarama Formu Örneği BELGE TARAMA FORMU BELGENİN NİTELİĞİ :(ÖZEL, GİZLİ vb.) GELDİĞİ YER : GELDİĞİ YER, SAYI, TARİHİ[1] VE KAYIT SAATİ: GİDECEĞİ BİRİM[2] : MÜSTEŞARLIK EVRAK KAYIT[3] NO. VE TARİHİ : BİRİM EVRAK KAYIT NO. VE TARİHİ : EK / EKLER: MEVCUT EBYS YÖNERGESİ EBYS YÖNERGE TASLAĞI Dayanak MADDE 3- (1) Bu yonerge, 15/1/2014 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 3/6/2011 tarihli ve 640 sayılı Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 34 üncü maddesi, 2004/8125 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ve 2009/15169 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Dayanak MADDE 3- (1) Bu yonerge, 15/1/2014 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 3/6/2011 tarihli ve 640 sayılı Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 34 üncü maddesi, 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ve 2009/15169 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar ve Kısaltmalar MADDE 4- (1) (a, g, ğ, h, ı, j, ş bentleri yeni eklenmiştir. Aynı maddenin i bendine" Elektronik Onay" tanımı eklenmiştir. ) Tanımlar ve Kısaltmalar MADDE 4- (1) a)Alt Dosya Planı: Birimler tarafından talep edilen standart dosya planları dahilinde dosya planları altında açılan özellikli (ya da köşeli parantezli) dosyayı, g)Birim Adına Belge İmzalama Yetkisi (İmza Yetkisi): İlgili birimler tarafından hazırlanan belgelerin son imzasını atmaya Bakanlık imza yetkileri yönergesi ve ilgili birimin imza yetki düzenlemesine göre yetkili olan kullanıcının dokümanda son imzacı (onay mercii) olarak seçilebilmesi için gerekli olan yetkiyi, ğ)Birim Adına Havale Yapma Yetkisi (Havale Yetkisi): Kullanıcıların gelen belgeyi havale edebilmeleri için gerekli olan yetkiyi, h)Birim Belge Yöneticisi (BBY): Birimleri adına yetki verilen standart dosya planları dahilinde alt dosya planı açmaya yetkili kullanıcıyı, ı)Birim evrak: EBYS de bir yönetim birimi olarak tanımlanan birimlerin (Genel Müdürlük, Müstakil Daire Başkanlığı, Yurtdışı Gümrük Müşavirlikleri, Bölge Müdürlüğü ve Bağlı Müdürlükleri ve Ticaret il Müdürlükleri) altında tanımlanan belge dağıtımı yapmaya yetkili alt birimleri, i) - Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını, j)Koordine Paraf: Bakanlığın birden fazla birimini ilgilendiren, bir birim tarafından koordine edilen ve diğer birimlerin yetkili amirleri tarafından onaylanan belgeye atılan elektronik imzayı, ş)Yönetim Birimi: Merkez teşkilatında Müsteşarlık, Müsteşar Yardımcılığı, Genel Müdürlük, Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı, Başmüfettiş, Müfettiş, Müfettiş Yardımcılığı, İç Denetim Birimi Başkanlığı, Başkanlık, Hukuk Müşavirliği, Müstakil Daire Başkanlığı ile Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliğini, taşra teşkilatında Bakanlık Taşra Teşkilatı Çalışma Yönetmeliğinde belirtilen Bölge Müdürlüğü teşkilatı, İl Müdürlüğü teşkilatı ve Yurtdışı teşkilatını ifade eder. İlkeler ve kurallar MADDE 5- (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatınca uyulması gereken ilkeler ve kurallar şunlardır: a) Görevleri gereği yürütülen iş ve işlemleri istisnalar dışında elektronik ortamda gerçekleştirilir. b) EBYS'ye ait kullanıcı kılavuzları, yardım dosyaları, sıkça sorulan sorular, yardım masası prosedürleri ve ilgili güncel mevzuat Bakanlığın http://ebys.gtb.gov.tr adresinde yayımlanacaktır. EBYS kullanıcıları bu adresteki bilgileri takip etmekle yükümlüdür. İlave güncelleme ya da duyurular bu adresten ve EBYS açılışında ekrana gelen güncelleme/duyuru sayfasından ilan edilir ve ayrıca bir bildirim yapılmaz. c) EBYS üzerinde hazırlanan evrak taslakları, onay/imza safhasına gelinceye kadar hazırlayan kişiden başlamak üzere onay merciine kadar sıralı amirlerce paraflanır. Onay merci tarafından elektronik olarak imzalanmadan önce taslak üzerinde değişiklik yapılabilir. Onay merciince elektronik olarak imzalandıktan sonra belge haline gelen taslak üzerinde değişiklik yapılamaz. Kullanıcılar onay/imza aşamalarında yer almalarına rağmen, ilgili mevzuatı esas alarak e-imza atmayacakları ya da teknik gerekçelerle e-imza atamayacakları durumlarda kendilerini iş akış listesinden çıkartırlar. Bu tür durumlarda kullanıcılar EBYS içerisinde gerekçelerini notlar bölümüne kaydetmekle yükümlüdürler. Onay mercilerinin e-imza atamayacakları durumlarda, evrak bir üst amirin onayına sunulur ya da onay mercii vekâletini, birim tarafından düzenlenmiş vekâlet onaylarına göre, ilgili personele vererek evrak onaya sunulur. ç) İlgili birim amirleri tarafından, EBYS'ye dahil edilmesi uygun görülmeyen çok gizli/gizli evraklar haricindeki tüm işlemlerin EBYS üzerinden yapılması esastır. d) Bakanlığın tüm birimlerinde aynı EBYS'nin kullanımı esas olmakla birlikte, teknik gereklilikler sebebiyle farklı otomasyon ve/veya evrak/dokuman yönetim sisteminin kullanılması halinde, bu sistemlerin EBYS ile iletişime geçerek ortak alan bilgilerini paylaşmaları gerekir. e) Evrak akışında iş ve işlemlerin en az zamanda ve ekonomik olarak yürütülmesi esastır. f) Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İmza Yetkileri yonergesi ile getirilen imza yetkilerine uyulmak suretiyle evrak akışı mümkün olduğunca aracısız yapılır. g) Tüm birimlerce hazırlanan her türlü belgeye standart dosya planına uygun bir dosya numarası verilir. ğ) EBYS'de mobil imza da kullanılabilir. Ancak, buna ilişkin işlemler Başkanlıkça düzenlenir. h) KYY tarafından EBYS'de kullanıcılarla ilgili değişikliklere ait veri girişleri yapılır ve bu işlemlerin kontrolünden birim amirleri sorumludur. ı) EBYS'nin uygulanmasında görülen elektronik belge yönetimine ilişkin sorun ve teklifler Başkanlığa, teknik problemler ise sistem yöneticisine bildirilir ve teknik problemler sistem yöneticisi tarafından giderilir. i) EBYS'de oluşturulacak yazılar, yazı başlıklarına (Ek-1) uygun olarak hazırlanır. j) EBYS üzerinden yapılacak tüm resmi yazışmalarda 2004/8125 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümleri esas alınır. İlkeler ve kurallar MADDE 5- (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatınca uyulması gereken ilkeler ve kurallar şunlardır: Görevleri gereği yürütülen iş ve işlemler ile ilgili belgeler istisnalar dışında elektronik ortamda üretilir. EBYS'ye ait kullanıcı kılavuzları, yardım dosyaları, sıkça sorulan sorular, yardım masası prosedürleri ve ilgili güncel mevzuat Bakanlığın http://ebys.gtb.gov.tr adresinde yayımlanmaktadır. EBYS kullanıcıları bu adresteki bilgileri takip etmekle yükümlüdür. İlave güncelleme ya da duyurular bu adresten ve EBYS açılışında ekrana gelen güncelleme/duyuru sayfasından ilan edilir ve ayrıca bir bildirim yapılmaz. c)EBYS üzerinde hazırlanan doküman taslakları, onay/imza safhasına gelinceye kadar hazırlayan kişiden başlamak üzere onay merciine kadar sıralı amirlerce paraflanır. Onay mercii tarafından elektronik olarak imzalanmadan önce taslak üzerinde değişiklik yapılabilir. Onay merciince elektronik olarak imzalandıktan sonra belge haline gelen taslak üzerinde değişiklik yapılamaz. Kullanıcılar onay/imza aşamalarında yer almalarına rağmen, ilgili mevzuatı esas alarak e-imza atmayacakları ya da teknik gerekçelerle e-imza atamayacakları durumlarda kendilerini iş akış listesinden çıkartırlar. Başkanlık 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin 19. maddesi 3. fıkrasına göre paraf işlemlerinde elektronik imza kullanılmaması durumunda elektronik onay verilmesine ilişkin düzenleme yapmaya yetkilidir. Bu tür durumlarda kullanıcılar EBYS içerisinde gerekçelerini notlar bölümüne kaydetmekle yükümlüdürler. Onay mercilerinin e-imza atamayacakları durumlarda, ıslak imza kullanılarak hazırlanan belge taratılarak sisteme kaydedilir. Onay mercilerinin Bakanlık imza yetkileri yönergesi ve ilgili birimin imza yetkileri düzenlemesine göre yetki devri yapabilmesi mümkündür. ç)İlgili birim amirleri tarafından, EBYS'ye dahil edilmesi uygun görülmeyen çok gizli/gizli belgeler haricindeki tüm işlemlerin EBYS üzerinden yapılması esastır. Kullanıcılar EBYS üzerinde kendilerine havale edilen belgeleri idari amirleri tarafından belirlenecek düzenli aralıklarla okumak ve gereğini yapmakla yükümlüdür. d)Bakanlığın tüm birimlerinde aynı EBYS'nin kullanımı esas olmakla birlikte, teknik gereklilikler sebebiyle farklı otomasyon ve/veya belge/doküman yönetim sisteminin kullanılması halinde, bu sistemlerin ve kullanılan tüm şablonların EBYS'ye uyumlu olması gerekir. e)Belge akışında iş ve işlemlerin en az zamanda ve ekonomik olarak yürütülmesi esastır. f)Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İmza Yetkileri yonergesi ile getirilen imza yetkilerine uyulmak suretiyle doküman akışı mümkün olduğunca aracısız yapılır. g)Tüm birimlerce hazırlanan her türlü belgeye Standart Dosya Planına uygun bir dosya numarası verilir. ğ)EBYS'de mobil imza da kullanılabilir. Ancak, buna ilişkin işlemler Başkanlıkça düzenlenir. h)KYY tarafından EBYS'de kullanıcılarla ilgili değişikliklere ait veri girişleri yapılır ve bu işlemlerin kontrolünden birim amirleri sorumludur. ı)EBYS'nin uygulanmasında görülen elektronik belge yönetimine ilişkin sorun ve teklifler Başkanlığa, teknik problemler ise Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına (BİD) bildirilir ve teknik problemler BİD tarafından giderilir. i)EBYS'de oluşturulacak yazılar, yazı başlıklarına (Ek-1) uygun olarak hazırlanır. j)EBYS üzerinden yapılacak tüm resmi yazışmalarda 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümleri esas alınır. k)Tüm kullanıcıların elektronik imza sertifikası sahibi olması esastır. l)EBYS' de yapılması istenen tüm değişiklik, ekleme ve yetki talepleri birimlerden gelecek resmi talep üzerine Başkanlıkça ve BİD tarafından incelenerek sonuçlandırılır. m)EBYS ile entegrasyon işlemlerinde Başkanlığın uygun görüşünün alınması ve belge taslaklarının imza onay işlemleri EBYS'de tamamlandıktan sonra belgelerin diğer bilgi sistemlerine aktarılması esastır. Mevcut entegrasyonlar bu esasa göre yeniden düzenlenir Gelen evrak işlemleri MADDE 6- (1) Gelen evrak işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır: a) Gelen evrak, genel evrak/birim evrak birimi tarafından gerekli bilgiler girilerek sisteme kaydedilir. Kaydedilen evrak birimlere/dairelere/şubelere/servislere dağıtılır. b) Birim amiri veya gelen evrak görme yetkisine sahip birim evrak personeli tarafından, gelen evrak uygun birimlere ya da kişilere gereği ve/veya bilgi kaydıyla havale edilir. c) Gelen evrakın işlemini birden fazla birim ve/veya kullanıcının yapması gerekiyor ise, evrak birden fazla kullanıcıya ve/veya birime koordine havale olarak işlem yapılır. Koordine havale işlemlerinde, evrakın bir birim ve/veya kullanıcıya gereği diğerlerine koordine olarak havale edilmesi gerekir. Ancak, birim amirlerince uygun görülmesi halinde birden fazla kullanıcıya da gereği kaydıyla havale yapılabilir. ç) Herhangi bir işlem gerektirmeyen fakat Daire/Şube/Servis personelinin bilgi alması gerektiği düşünülen evrak, birden fazla kullanıcıya ve/veya birime bilgi olarak havale edilir. Ancak, belgenin dosyaya kaldırma işleminin gerçekleştirilmesi için bir kullanıcıya gereği kaydıyla havale edilir. d) Bakanlığa diğer kamu kurumlarından veya gerçek ve tüzel kişilerce gönderilen ve Bakanlık genel evrak birimince kayda alınarak ilgili birimlerine sehven havale edilen yazılar ve hatalı kayıtlar genel evrak birimine iade edilir. Taşra teşkilatında ise benzer durumlarda evrak şube ya da servislerine iade edilir. e) Bakanlık merkez birimleri ile taşra birimleri arasında yapılan yazışmalarda; dağıtım bilgisinin yanlış yazılması nedeniyle gelen yazılar gönderen birime iade edilir. f) 21/3/2007 tarihli 5607 sayılı Kaçakçılıkla Mücadele Kanununa göre kaçakçılık ihbarlarını soruşturmakla görevli ve aynı zamanda 4/12/2004 tarihli 5271 sayılı Ceza Muhakemesi Kanununa göre adli kolluk görevi olan birimlere gönderilen ihbar niteliğinde yazı, bilgi ve belgeler adli kolluk birimlerince kayda alınır. Genel evrak ya da evrak birimlerine gelen bu şekildeki evraklar kayda alınmaksızın ilgili birimlere gönderilir. g) Bir kişi adına gönderilmiş veya "Kişiye Özel" damgası taşıyan evrak ve gönderiler Bakanlık genel evrakı veya birim evrak tarafından teslim alınmaz, belgenin içerisinde bulunduğu zarf açılmaz. Bu tür gönderiler ilgili kişi tarafından resmi evrak olduğu belirtildiği takdirde kaydı yapılmak üzere ilgili evrak birimine teslim edilir. ğ) Gelen evrak havale süreçlerinde, en son havale işlemini yapan kullanıcı tarafından geri çekme işlemi yapılabilir. Gelen belge işlemleri MADDE 6- (1) Gelen belge işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır: Gelen belge, genel evrak/birim evrak birimi tarafından gerekli bilgiler girilerek sisteme kaydedilir. Kaydedilen belge birimlere/dairelere/şubelere/servislere birim amirlerince ya da evrak birimlerince dağıtılır. Birim amiri veya gelen evrak görme yetkisine sahip birim evrak personeli tarafından, gelen belge uygun birimlere ya da kişilere gereği ve/veya bilgi kaydıyla havale edilir. Gelen belgenin işlemini birden fazla birim ve/veya kullanıcının yapması gerekiyor ise, belge birden fazla kullanıcıya ve/veya birime koordine havale olarak işlem yapılır. Koordine havale işlemlerinde, belgenin bir birim ve/veya kullanıcıya gereği diğerlerine koordine olarak havale edilmesi gerekir. Ancak, birim amirlerince uygun görülmesi halinde birden fazla kullanıcıya da gereği kaydıyla havale yapılabilir. Herhangi bir işlem gerektirmeyen fakat Daire/Şube/Servis personelinin bilgi alması gerektiği düşünülen belge, birden fazla kullanıcıya ve/veya birime bilgi olarak havale edilir. Ancak, belgenin dosyaya kaldırma işleminin gerçekleştirilmesi için bir kullanıcıya gereği kaydıyla havale edilir. EBYS' de tanımlı ve aktif hale getirilen tüm kullanıcılar EBYS üzerinde yetkili oldukları tüm işlemleri yapmakla yükümlüdürler. Birim amirleri sistemde tanımlanması ve aktif hale getirilmesini sağladıkları kullanıcıların sistem üzerindeki faaliyetlerini Menü>Pano>Kullanıcı Seçiniz kısmından takip etmekle sorumludur. Yönetim birimlerine sehven gelen belgeler iç ve dış yazışma olup olmadığına bakılmaksızın yeni bir üst yazı ekinde iade edilir. 21/3/2007 tarihli 5607 sayılı Kaçakçılıkla Mücadele Kanununa göre kaçakçılık ihbarlarını soruşturmakla görevli ve aynı zamanda 4/12/2004 tarihli 5271 sayılı Ceza Muhakemesi Kanununa göre adli kolluk görevi olan birimlere gönderilen ihbar niteliğinde yazı, bilgi ve belgeler adli kolluk birimlerince kayda alınır. Genel evrak ya da evrak birimlerine gelen bu şekildeki evraklar kayda alınmaksızın ilgili birimlere gönderilir. Bir kişi adına gönderilmiş veya "Kişiye Özel" damgası taşıyan belge ve gönderiler Bakanlık genel evrakı veya birim evrak tarafından teslim alınmaz, belgenin içerisinde bulunduğu zarf açılmaz. Bu tür gönderiler ilgili kişi tarafından resmi evrak olduğu belirtildiği takdirde kaydı yapılmak üzere ilgili evrak birimine teslim edilir. Üzerinde gizlilik ibaresi olmasa da Rehberlik ve Teftiş Başkanlığına yönelik olarak düzenlenen zarflar, zarf açılmadan doğrudan adı geçen Başkanlığa teslim edilir. Gelen evrak havale süreçlerinde, yönetim birimi içerisinde en son havale işlemini yapan kullanıcı tarafından geri çekme işlemi yapılabilir. Giden evrak işlemleri MADDE 7- (1) Giden evrak işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır: a) Bakanlığımız birimleri arasında yapılacak yazışmalarda, ilgili personel tarafından Ek-2' deki imza-onay aşamalarından uygun olanı seçilerek taslak yazı hazırlanır. Daha sonra ilgi ve ek işlemleri tamamlanır, dağıtım yapılacak birim/birimler seçilerek havale işlemi yapılır. Bakanlığımız merkez birimleri arasındaki yazışmalar ve birimlerin kendi içinde yapacakları yazışmalar Ek-3, Ek-4'e göre; birimlerin EBYS kullanmayan diğer kamu kurumları, tüzel kişiler ve gerçek kişiler ile yapacakları yazışmalar ise Ek-5' de belirtilen formata uygun şekilde yapılır. Yazışmalar Bakanlığımız Ticaret İl Müdürlüklerinde Ek-6, Ek-7, Bölge Müdürlük- lerinde Ek-8, Ek-9 ve Bölge Müdürlüğü bağlantı müdürlüklerinde ise Ek-10, Ek-11'de belirtilen örneklere göre yapılır. b) Onay/imza işlemleri bittikten sonra belge hazırlayan personele gelir ve birim evraka havale işlemi yapılır. c)Birim evrak tarafından belgenin dağıtım işlemi yapılır. ç)Koordineli olarak hazırlanan dokümanlarda, gereği kaydıyla havale yapılan birim/kullanıcı tarafından doküman diğer birim/kullanıcıların onayına sunulur. İmza onay işleminin bitmesinden sonra gereği olarak havale yapılan birim/kullanıcı tarafından belgenin dağıtım işlemleri yapılarak işlem sonlandırılır. d) İmza onay işlemleri tamamlanarak belge niteliği kazanmış olan evrak, dağıtımı yapılmadan önce son imza merciinin onayı ile iptal edilebilir. e) Hazırlanan doküman imza onay aşamaları tamamlanıp en son imza onay işlemi sonuçlanıncaya kadar, dokümanı hazırlayan kullanıcı tarafından doküman geri çekilebilir. Geri çekme işlemini gerçekleştiren kullanıcı, akışta yer alan kullanıcılara "Bu evrak üzerinde geri çekme işlemi yapılmıştır" notunu ekleyerek bilgi kaydıyla havale işlemini yapmakla sorumludur. Giden belge işlemleri MADDE 7- (1)Giden belge işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır: Bakanlığımız birimleri arasında yapılacak yazışmalarda, ilgili personel tarafından Ek-2'deki imza-onay aşamalarından uygun olanı seçilerek taslak yazı hazırlanır. Daha sonra ilgi ve ek işlemleri tamamlanır ve evrak dağıtım yapılacak birim/birimler seçilerek imzaya sunulur. Bakanlığımız merkez birimleri arasındaki yazışmalar ve birimlerin kendi içinde yapacakları yazışmalar Ek-5'e göre; birimlerin EBYS kullanmayan diğer kamu kurumları, tüzel kişiler ve gerçek kişiler ile yapacakları yazışmalar ise Ek-3, Ek-4'te belirtilen formata uygun şekilde yapılır. Yazışmalar Bakanlığımız Ticaret İl Müdürlüklerinde Ek-6, Ek-7, Bölge Müdürlüklerinde Ek-8, Ek-9 ve Bölge Müdürlüğü Bağlantı Müdürlüklerinde ise Ek-10, Ek-11'de belirtilen örneklere göre yapılır. Rehberlik ve Teftiş Başkanlığında görevli bulunan Başmüfettiş, Müfettiş ve Müfettiş Yardımcıları EBYS'de bir birim olarak tanımlandığından taşra teşkilatınca bilgi istemlerine yönelik olarak düzenlenen yazılar EBYS üzerinden belirtilen unvanlara gönderilebilir. Onay/imza işlemleri bittikten sonra belge hazırlayan personele gelir ve birim evraka havale işlemi yapılır. Birim evrak tarafından belgenin dağıtım işlemi yapılır. Koordineli olarak hazırlanan dokümanlarda, gereği kaydıyla havale yapılan birim/kullanıcı tarafından doküman diğer birim/kullanıcıların onayına sunulur. İmza onay işleminin bitmesinden sonra gereği olarak havale yapılan birim/kullanıcı tarafından belgenin dağıtım işlemleri yapılarak işlem sonlandırılır. İmza onay işlemleri tamamlanarak belge niteliği kazanmış olan doküman, dağıtımı yapılmadan önce son imza merciinin onayı ile yürürlükten kaldırılır ve bu belgeler ilişkili belge haline getirilir. e)Hazırlanan doküman imza onay aşamaları tamamlanıp en son imza onay işlemi sonuçlanıncaya kadar, dokümanı hazırlayan kullanıcı tarafından doküman geri çekilebilir. MADDE YENİ EKLENMİŞTİR. Belge Dağıtım İşlemleri MADDE 8- (1) Belge dağıtım işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır: a) Belgenin muhatabı Bakanlık içinde EBYS kullanan bir birim ise, evrak birimi personeli havale penceresinden "Dağıtım Uygula" seçeneğini seçerek belgenin EBYS üzerinden gönderimini sağlar. b) Belgenin muhatabı Bakanlık içinde EBYS kullanmayan bir birim ise, evrak birimi personeli "Dışa Gönder" seçeneğiyle belgenin EBYS üzerinde işlemini tamamlayarak fiziksel ortamda belgenin gönderimini sağlar. c) Belgenin muhatabı diğer kamu kurumları, şahıs ya da şirket ise ve KEP adresi bulunmuyorsa evrak birimi personeli "Dışa Gönder" seçeneğiyle belgenin EBYS üzerinde işlemini tamamlayarak fiziksel ortamda belgenin gönderimini sağlar. ç) Belgenin muhatabı diğer kamu kurumları, şahıs ya da şirket ise ve KEP adresi bulunuyorsa evrak birimi personeli "KEP ile Gönder" seçeneğiyle belgenin elektronik olarak gönderimini sağlar (KEP entegrasyonu işlemlerinin tamamlanmasından sonra). Makam onay dağıtım işlemleri MADDE 8- (1) Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarının EBYS kullanmaları halinde yazışma işlemleri EBYS üzerinden yürütülür. Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarının EBYS kullanmamaları durumunda, bu Makamlarca imzalanması gereken evraklarda akış Müsteşarlık Makamına kadar EBYS üzerinden yapılır ve ilgili Müsteşar yardımcısının imza onay aşamasından sonra evrak EBYS ile eş zamanlı olarak fiziksel ortamda da Müsteşarlık Makamına sunulur. (3) Fiziksel ortamda Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarınca ıslak imza ile onaylanan belge, giden belge kayıt penceresi kullanılarak sisteme kaydedilir. Sistemde kayıtlı belge ile ilişkilendirme işlemi belge üzerinde yer alan "İlişkili Belgeler" komutuyla açılan menüden diğer belge/belgeler aranarak yapılır. (4) Bakanlık Makamından alınacak Onaylar ile Bakanlık Makamına sunulacak Bilgi Notlarının (yurtdışı görevlendirme ile müşterek kararnameli ve Bakanlık Makamınca atanan personele ilişkin soruşturma ve inceleme Onayları hariç) imza, paraf ve bilgi notu nüshaları Ek-12, Ek-13 ve Ek-14'deki formata uygun şekilde hazırlanır. (5) Bakan Yardımcılığı Makamından alınacak Onayların imza ve paraf nüshaları Ek-15 ve Ek-16'deki formata uygun şekilde hazırlanır. (6) Müsteşarlık Makamından alınacak Onaylar ile Müsteşarlık Makamına sunulacak Bilgi Notlarının imza, paraf ve bilgi notu nüshaları Ek-17, Ek-18 ve Ek-19'deki formata uygun şekilde hazırlanır. Makam onay dağıtım işlemleri MADDE 9- (1) Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarının EBYS kullanmaları halinde yazışma işlemleri EBYS üzerinden yürütülür. (2)Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarının EBYS kullanmamaları durumunda, bu Makamlarca imzalanması gereken evraklarda akış Müsteşarlık Makamına kadar EBYS üzerinden yapılır ve ilgili Müsteşar yardımcısının imza onay aşamasından sonra evrak EBYS ile eş zamanlı olarak fiziksel ortamda da Müsteşarlık Makamına sunulur. EBYS'de yer alan "Paraf ve imzaları göster" bölümünden çıktı alınmak suretiyle Bakanlık Makamına sunulur. Fiziksel ortamda Bakan ve Bakan Yardımcılığı Makamlarınca ıslak imza ile onaylanan belge, giden belge kayıt penceresi kullanılarak sisteme kaydedilir. Sistemde kayıtlı belge ile ilişkilendirme işlemi belge üzerinde yer alan "İlişkili Belgeler" komutuyla açılan menüden diğer belge/belgeler aranarak yapılır. Bakanlık Makamından alınacak Onaylar (yurtdışı görevlendirme ile müşterek kararnameli ve Bakanlık Makamınca atanan personele ilişkin soruşturma ve inceleme Onayları hariç) ve Bakanlık Makamına sunulacak Bilgi Notlarının imza, paraf ve bilgi notları Ek-12, Ek-13 ve Ek-14'deki formata uygun şekilde hazırlanır. Bakan Yardımcılığı Makamından alınacak Onaylar Ek-15 ve Ek-16'deki örneklere uygun şekilde hazırlanır. Müsteşarlık Makamından alınacak Onaylar ile Müsteşarlık Makamına sunulacak Bilgi Notlarının Ek-17, Ek-18 ve Ek-19'deki örneklere uygun şekilde hazırlanır. Havale işlemleri MADDE 9- (1) Havale işlemleri, evrak şubesi/servisi olan yönetim birimlerinin gelen kutusunu görme yetkisini sahip olan birim amirleri ya da birim amirleri tarafından görevlendirilen gelen kutusunu görme yetkisine haiz kullanıcılar tarafından yapılır. Havale işlemleri MADDE 10- (1) Havale işlemleri, evrak şubesi/servisi olan yönetim birimlerinin gelen klasörünü görme yetkisini sahip olan birim amirleri ya da birim amirleri tarafından görevlendirilen gelen klasörünü görme ve birim adına havale yapma yetkilerine sahip kullanıcılar tarafından yapılır. Birim adına havale yapma yetkisi, amirler tarafından uygun görülen kullanıcılara KYY tarafından verilir. Dosyaya kaldırma işlemleri (Saklıya alma) MADDE 10- (1) Dosyaya kaldırılacak olan evrak "Dosyaya kaldır" buton/komutuyla seçilerek, ilgili birim tarafından aksine bir düzenleme bulunulmadıkça veya yazı içeriği gereği başka bir amirin onayını gerektirmedikçe, kullanıcı tarafından birimin imza yetki devrine ilişkin iç düzenlemesine göre yetkili amirinin onayı ile dosyaya kaldırılır. Dosyaya kaldırma işlemleri (Saklıya alma) MADDE 11- (1) Dosyaya kaldırılacak olan evrak "Dosyaya kaldır" buton/komutuyla seçilerek, ilgili birim tarafından aksine bir düzenleme bulunulmadıkça veya yazı içeriği gereği başka bir amirin onayını gerektirmedikçe, kullanıcı tarafından birimin imza yetki devrine ilişkin iç düzenlemesine göre yetkili amirinin onayı ile dosyaya kaldırılır. Aynı kullanıcı tarafından dosyaya kaldırma işlemi yapılması gerektiği durumlarda ilgili kullanıcıya amirlerin onayı ile birim adına belge imzalama yetkisi verilir. Birim adına belge imzalama yetkisi, amirler tarafından uygun görülen kullanıcılara KYY tarafından verilir. (2) İzin formlarının dosyaya kaldırma işlemleri birimlerin izin işlemlerine bakan birim/servis/şube müdürlüğü tarafından yapılır. Merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında belge işleyişi MADDE 11- (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında EBYS üzerinde hazırlanan taslaklar; Bu yönergenin 7 inci maddesinin birinci fıkrasında a ve b bendinde belirtilen aşamalar tamamlandıktan sonra kullanıcılar, kendi kurumu içerisindeki ve dışındaki diğer birimlere birim evrakları aracılığı ile belge gönderirler. Hiyerarşiye göre üst personel, ast personele evrak havale edebilir. Birim evrak personeli kendi birimi içerisindeki personele amirlerin onayı ile evrak havale edebilir. Belgenin fiziksel eki varsa, belgeyi hazırlayan kişi tarafından ek üzerine belgeye ait tarih ve sayı bilgisi yazılarak birim evraka ulaştırılır; burada belgenin var ise barkodu fiziksel ek üzerine yapıştırılır. Belge eki, kurum içi bir birime gidecekse birim evrak tarafından muhatap birimin evrakına zimmet karşılığında teslim edilir. Belge eki, kurum dışı bir birime gidecekse, birim evrak tarafından posta, kargo yolu ile gönderilir. Fiziksel eklerin zimmet sistemi var ise, barkod okuyucu vasıtası ile EBYS üzerinden teslimi gerçekleştirilebilir. Tüm kullanıcılar, paraf ve imza işlemlerinde Bakanlık İmza Yetkileri yonergesi hükümlerine göre elektronik imza işlemlerini yerine getirmekle yükümlüdür. Merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında belge işleyişi MADDE 12- (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında EBYS üzerinde hazırlanan taslaklar; a)Bu yönergenin 7 inci maddesinin birinci fıkrasında a ve b bendinde belirtilen aşamalar tamamlandıktan sonra kullanıcılar, kendi kurumu içerisindeki ve dışındaki diğer birimlere birim evrakları aracılığı ile belge gönderirler. Hiyerarşiye göre üst personel, ast personele evrak havale edebilir. Birim evrak personeli kendi birimi içerisindeki personele amirlerin onayı ile evrak havale edebilir. b)Belgenin fiziksel eki varsa, belgeyi hazırlayan kişi tarafından ek üzerine belgeye ait tarih ve sayı bilgisi yazılarak birim evraka ulaştırılır. c)Belge eki, kurum içi bir birime gidecekse birim evrak tarafından muhatap birimin evrakına zimmet karşılığında teslim edilir. ç)Belge eki, kurum dışı bir birime gidecekse, birim evrak tarafından posta, kargo yolu ile gönderilir. (2)Tüm kullanıcılar, paraf ve imza işlemlerinde Bakanlık İmza Yetkileri yonergesi hükümlerine göre elektronik imza işlemlerini yerine getirmekle yükümlüdür. (3)Kullanıcıların EBYS' ye erişim için kullandıkları kullanıcı adı ve şifreleri ile e-imza sertifikalarının pin kodunu ikinci ve üçüncü kişilerle paylaşmaları durumunda oluşacak tüm sonuçlardan kullanıcı/e-imza sahibi 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre sorumludur. Kapsam dışı kurum, kuruluşlar ile gerçek kişilerden gelen belge işleyişi MADDE 12- (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatına dış kurumdan fiziksel olarak gelen belgeler; a) Genel evrak/birim evrak birimlerince usulüne uygun olarak teslim alındıktan sonra tarayıcı vasıtasıyla elektronik ortama aktarılıp sisteme kaydedilir. (Gazete, dergi, kitap, broşür vb. yayınlar ile taranmasına engel bulunan ekler taranmaz) b) Bu şekilde işlem gören belge, EBYS üzerinden ilgili birimin birim evrakına elektronik ve fiziksel ortamda gönderilecek ve ilgili birimde arşivleme yapılır. c) Merkez, taşra ve yurtdışı birimlerinde faks ile gönderilen evrakın doğrudan EBYS'ye alınacağı faks numaraları ile var ise uygulama dışında kalan numaralar ilanen duyurulur. Doğrudan EBYS'ye giren faks ile gönderilen evrakın ayrıca çıktısı alınarak arşivlenmez, taranmış evrak gibi işlem yapılır. EBYS dışında kalan faks ile gönderilen evraklara posta yolu ile gelen evrak işlemleri uygulanır. ç) Tüm birimlere ya da kullanıcıların resmi elektronik posta adreslerine gelen elektronik iletilerden EBYS'ye aktarılması gerekenler, kullanıcılar tarafından genel evrak birimi elektronik posta adresine gönderilir ve bu birim tarafından gelen belge kayıt ekranında yer alan "Outlook'tan al" fonksiyonuyla EBYS'ye aktarılarak ilgili birime gönderilir. d) Bilgi edinme hakkı çerçevesinde yapılan başvurular, bilgi edinme hakkı mevzuatı çerçevesinde değerlendirilir. Dilekçe ile yapılan başvurularda gelen evrak işlemleri uygulanarak, dilekçeler EBYS'ye aktarılır ve Bilgi Edinme Birimine "İvedi" notuyla EBYS üzerinden havale edilir. Bu başvuruların e-posta yolu ile cevaplanması halinde, başvuruya ilişkin yazılar EBYS' de dosyaya kaldır işlemi ile arşive kaldırılır. Kapsam dışı kurum, kuruluşlar ile gerçek kişilerden gelen belge işleyişi MADDE 13- (1) Bakanlık merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatına dış kurumdan fiziksel olarak gelen belgeler; Genel evrak/birim evrak birimlerince usulüne uygun olarak teslim alındıktan sonra tarayıcı vasıtasıyla elektronik ortama aktarılıp EBYS'ye kaydedilir. (Gazete, dergi, kitap, broşür vb. yayınlar ile taranmasına engel bulunan ekler taranmaz) Bu şekilde işlem gören belge, EBYS üzerinden ilgili birimin birim evrakına elektronik ve fiziksel ortamda gönderilerek ilgili birimde arşivleme yapılır. Merkez, taşra ve yurtdışı birimlerinde faks ile gönderilen belge faks tarafından otomatik olarak ilgili birimin resmi elektronik posta adresine iletilir. Belge elektronik posta adresinden "Outlook'tan al" fonksiyonuyla EBYS' ye aktarılır. Belgenin elektronik posta adresi aracılığıyla EBYS'ye alınacağı faks numaraları ile var ise uygulama dışında kalan numaralar ilanen duyurulur. EBYS dışında kalan faks ile gönderilen belgelere posta yolu ile gelen belge işlemleri uygulanır. Tüm birimlere ya da kullanıcıların resmi elektronik posta adreslerine gelen elektronik iletilerden EBYS'ye aktarılması gerekenler, merkezde genel evrak birimi, taşrada evrak birimi tarafından elektronik posta adresine gönderilir ve bu birimler tarafından gelen belge kayıt ekranında yer alan "Outlook'tan al" fonksiyonuyla EBYS' ye aktarılarak ilgili birime gönderilir. Bilgi edinme hakkı çerçevesinde yapılan başvurular, bilgi edinme hakkı mevzuatı çerçevesinde değerlendirilir. Bu başvuruların e-posta yolu ile cevaplanması halinde, başvuruya ilişkin yazılar EBYS'de dosyaya kaldır işlemi ile arşive kaldırılır. Kapsam dışı kurum ve kuruluşlara gönderilen belge işleyişi MADDE 13- (1) EBYS üzerinden belge gönderilemeyen kapsam dışı kurum ve kuruluşlara; a)Paraf safhalarından sonra görevli ve yetkili merci tarafından elektronik imza ile imzalanarak belge vasfını kazandıktan sonra hazırlayan kişi tarafından birim evraka gönderilir. b) Birim evrakta bir nüsha çıktı alınarak belge, muhatabına posta kargo yolu ile gönderilir. Çıktısı alınan belgenin altında "Bu belge 5070 sayılı elektronik imza kanununa göre güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır." ve "Bu belgeyi www.gtb.gov.tr adresinden (…….) doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz." ibareleri yer alır. Kapsam dışı kurum ve kuruluşlara gönderilen belge işleyişi MADDE 14- (1) EBYS üzerinden belge gönderilemeyen kapsam dışı kurum ve kuruluşlara; Paraf safhalarından sonra görevli ve yetkili merci tarafından elektronik imza ile imzalanarak belge vasfını kazandıktan sonra hazırlayan kişi tarafından birim evraka gönderilir. 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin 26. madde 2. fıkrasına göre sadece idarece yetkilendirilmiş kullanıcılar tarafından çıktı alınarak belge muhatabına gönderilir. EBYS üzerinde birim giden kutusu görme yetkisi verilen kullanıcılar aynı zamanda çıktı alma yetkisine de sahip olacaklardır. Birim evrakta bir nüsha çıktı alınarak belge, muhatabına fiziksel ortamda gönderilir. Birim amirleri kendi birimlerinde belge ve eklerinin hazırlayan kullanıcı tarafından çıktı alınarak birim evraka göndermesi yönünde iç düzenleme yapabilir. Çıktısı alınan belgenin altında "Belgenin aslı elektronik imzalıdır." ve "Bu belgeyi www.gtb.gov.tr adresinden (...) doğrulama kodu ile sorgulayabilirsiniz." ibareleri yer alır. MADDE YENİ EKLENMİŞTİR. Sistem Yöneticileri İle İlgili İşlemler MADDE 15- (1) Sistem yöneticileri; Alt dosya planı açma yetkisi verilmesi (Birim Belge Yönetimi-BBY) Yetki her birim için bir asil bir yedek olmak üzere Başkanlıkça verilir. Birimlerin birden fazla BBY ihtiyacı bulunması halinde taleplerini değerlendirmeye ve uygulamayla ilgili her türlü tedbiri almaya Başkanlık yetkilidir. Açılan alt dosya planlarının güncelleme (ad ve kod kısmında yapılan güncellemeler, aktif, pasif hale getirme vb.) işlemleri Birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda sisteme şablon ekleme işlemleri. EBYS' de yeni şablon eklenmesi taleplerinden Bakanlık logosunun kaldırılması yönünde olanlar, alınacak Makam Onayı ile Başkanlığa iletilir. Birim arşivlerinin taşınması işlemleri KYY yetkilendirme işlemleri Birim hiyerarşisi değişikliklerinde (isim değişikliği, yeni birim açma, kapatma, birleştirme, alt birim değişikliği, kısmi birleştirme ve ayırma işlemleri) EBYS' ye entegrasyonun sağlanması işlemlerini yapar. KYY ile ilgili işlemler MADDE 14- (1) Kullanıcı yetkilendirme yetkilileri; a) Tüm merkez ve taşra birimlerince belirlenen KYY'ler görevli oldukları birimlerde birim personelini sisteme tanımlamakla görevlidir. b).Birimlerdeki personelin sahip olduğu yetkileri birim bazında sisteme tanımlamakla görevlidir. c).Birimlerinde göreve yeni başlayan personel bilgilerini sisteme tanımlamakla görevlidir. ç)Personelin evrak oluşturabileceği standart dosya planlarını kısıtlama yetkisine sahiptir. d) Birim personelinin vekâletlerini günceller. KYY ile ilgili işlemler MADDE 16- (1) Kullanıcı yetkilendirme yetkilileri; Tüm merkez ve taşra birimlerince belirlenen KYY'ler görevli oldukları birimlerde birim personelini sisteme tanımlamakla görevlidir. Birimlerdeki personelin sahip olduğu yetkileri birim bazında sisteme tanımlamakla görevlidir. Birimlerinde göreve yeni başlayan personel bilgilerini sisteme tanımlamakla görevlidir. Personelin evrak oluşturabileceği standart dosya planlarını kısıtlama yetkisine sahiptir. Birim personelinin vekâletlerini günceller. Yetkili oldukları birimlerin yöneticilerini günceller. EBYS ile ilgili idari sorunları Başkanlığa, teknik sorunları Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı'na iletir. İhtiyaç duyulması halinde, birden fazla birimde görevli olan kullanıcılar için sanal kullanıcı oluşturur. Kullanıcıları sistemde aktif ya da pasif hale getirir. MADDE YENİ EKLENMİŞTİR. Geçici görev, yer değiştirme ücretsiz izin emeklilik durumlarında yapılacak işlemler MADDE 18- (1) İdare amirleri tarafından birimlerinde herhangi bir sebeple ilişiği kesilecek personelin EBYS üzerinde gereği klasöründe bekleyen belge olup olmadığı Menü> Pano> Kullanıcı Seçiniz kısmından belirlenerek, bekleyen belge olmaması durumunda pasife alma işlemi gerçekleştirilir. Kullanıcının gereği kutusu boşaltılmadan kullanıcının pasife alma işlemi gerçekleştirilmez. Birim evrak ile ilgili işlemler MADDE 17- (1) Birim evrak personeli gelen evrakı ilgili daire, şube ya da servise yönlendirmekle görevlidir. (2) Birim evrak personeli oluşturulan belgenin dağıtım listesine göre ilgili birimlere dağıtımını yapılır. (3) Birim evrak EBYS kullanmayan kurum ve kuruluşlara gönderilecek evrakların posta işlemlerini gerçekleştirilir. Birim evrak ile ilgili işlemler MADDE 20- (1) Birim evrak personeli gelen evrakı ilgili daire, şube ya da servise yönlendirmekle görevlidir. (2)Birim evrak personeli oluşturulan belgenin dağıtım listesine göre ilgili birimlere dağıtımını yapar. (3)Birim evrak EBYS kullanmayan kurum ve kuruluşlara gönderilecek evrakların posta işlemlerini gerçekleştirir. (4)Birim evrak personeli ıslak imzalı giden belge ve makam onaylarını tarayarak sisteme kaydeder. Gizli ve çok gizli belgelerle ilgili işlemler MADDE 18- (1) Gizli ve çok gizli olarak oluşturulan evrakı paraf ve imza akışında yer alan bütün kullanıcılar tarafından okunur. (2) Gizli ve çok gizli oluşturulan veya gönderilen evrakların, paraf ve imza akışında yer alan kullanıcılar dışında ilgili birimde görevli sorumlu amirler ve uygun görülen memurlara gizli ve çok gizli belge görme birim yetkisi KYY tarafından verilir. (3) Gizli ve çok gizli belgenin havalesini yapan kişi, havale yaptığı kişinin belge içeriğini görebilmesi için yetki verir. Yetki vermediği durumda gizli belgenin sadece üst bilgileri görüntülenir. (4) Gizli ve çok gizli belgeler genel evrak/birim evrak birimlerince EBYS'de yer alan "Gizli Belge Şablonu" ya da Ek-20'de yer alan " Belge Tarama Formu" kullanılarak EBYS'ye kaydedilir. Gizli ve çok gizli belgelerle ilgili işlemler MADDE 21- (1) Gizli ve çok gizli olarak oluşturulan doküman paraf ve imza akışında yer alan bütün kullanıcılar tarafından okunur. Gizli ve çok gizli oluşturulan veya gönderilen belgelerin, paraf ve imza akışında yer alan kullanıcılar dışında ilgili birimde görevli sorumlu amirler ve uygun görülen memurlara gizli ve çok gizli belge görme birim yetkisi KYY tarafından verilir. Gizli ve çok gizli belgenin havalesini yapan kişi, havale yaptığı kişinin belge içeriğini görebilmesi için yetki verir. Yetki vermediği durumda gizli belgenin sadece üst bilgileri görüntülenir. Gizli ve çok gizli belgeler genel evrak/birim evrak birimlerince EBYS'de yer alan "Gizli Belge Şablonu" ya da Ek-20'de yer alan " Belge Tarama Formu" kullanılarak EBYS' ye kaydedilir. yonergenin 26/ç ve 26/d maddelerindeki gerekçeler var ise yazılar, gizli veya çok gizli ibareli olmalı, aksi halde belge; içeriğine göre hizmete özel, özel, kişiye özel ibareli olarak işlem görmelidir. İlgili personel tarafından Gizli ve Çok Gizli belge olarak idareye gelen bir belgeden çıktı alınmaz, belge kopyalanmaz ve elektronik posta ile gönderilmez. Bu tür belgelerin herhangi bir şekilde üçüncü gerçek ve tüzel kişilerle paylaşılması durumlarında, ilgili hakkında gecikmeksizin idari soruşturma başlatılır. İlgili personel Hizmete Özel, Kişiye Özel belge olarak idareye gelen bir belgeden çıktı alma, belgeyi kopyalama, e-posta gönderme ya da belgenin herhangi bir şekilde üçüncü gerçek ve tüzel kişilerle paylaşılmasından sorumludur. Gizli ve çok gizli belgeler; a) Merkez teşkilatında Daire Başkanı, Gümrük ve Ticaret Müfettişi ve üstü unvanlı kullanıcılar, b) Taşra teşkilatı Bölge Müdürlüklerinde ve Ticaret İl Müdürlüklerinde Şube Müdürü ve üstü unvanlı kullanıcılar; Bölge Müdürlüğü bağlantı müdürlüklerinde Müdür Yardımcıları, Bölge Amirleri ve üstü unvanlı kullanıcılar; tüm taşra teşkilatında görevli Avukatlar ve daha üstü unvanlı kullanıcılar ile tüm bu görevlere vekalet eden kullanıcılar tarafından oluşturularak imza-onay süreci başlatılır. (8) Makam onay ve izinleri, iç ve dış yazışmalarda gizli ve çok gizli belgelerin ekinde veya ilgisinde hiçbir şekilde gönderilmez. Makam onay ve izinlerinin hangi makama ait olduğu, tarih ve sayısı, konusu, kapsamı, hangi gerçek ya da tüzel kişiye yönelik olarak düzenlendiğine ilişkin temel bilgilere gizli ve çok gizli belge içeriğinde yer verilir. Belge içeriğinde başka bir bilgiye yer verilmez. (9) Gizli ve çok gizli belgeler bilgi olarak bir veya daha fazla sayıda kullanıcıya havale edilmez. Tebliğ-Tebellüğ işlemi yapılması gereken bu tür belgeler kullanıcılara ıslak imza karşılığı tebliğ edilir. (10) Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı ile Hukuk Müşavirliği'nin faaliyet alanları ile ilgili özel mevzuatlarındaki hükümler saklıdır. İzin İşlemleri MADDE 20-(1) 657 sayılı Kanun hükümlerine göre kullanılan yasal izinler; a) Senelik izin ve mazeret izin talepleri EBYS' de yer alan "İzin Formu" izni talep eden personel tarafından doldurularak amirin onayına sunulur. b) İzin talep eden personel izin formunu doldururken belge verisi alanında yer alan "Notlar" bölümüne sicil numarasını girmekle yükümlüdür. c) Belge verisi alanında yer alan "Dağıtım" kısmında personel, biriminde izin işlemlerini kayıt altına alan şube ya da servisi seçilir. d) Sıhhi izin onay işlemleri de EBYS içerisinde bulunan "Sıhhi İzin Onay Formu" kullanılarak personel birimleri tarafından yapılır. Personel birimince sağlık raporu sisteme taratılarak sistem üzerinde hazırlanan form ile ilişkilendirilir. İzin İşlemleri MADDE 23-(1) 657 sayılı Kanun hükümlerine göre kullanılan yasal izinler; Senelik izin ve mazeret izin talepleri EBYS' de yer alan "İzin Formu" izni talep eden personel tarafından doldurularak amirin onayına sunulur. b)EBYS' nin çalışmadığı durumlarda 25.madde hükümlerine göre işlem yapılır. c)Belge verisi alanında yer alan "Dağıtım" kısmında personel biriminde izin işlemlerini kayıt altına alan şube ya da servisi seçilir. Akış kısmında izin işlemlerini kayıt altına alan personel parafçı olarak seçilir. ç)Sıhhi izin onay işlemleri de EBYS içerisinde bulunan "Sıhhi İzin Onay Formu" kullanılarak personel birimleri tarafından yapılır. Personel birimince sağlık raporu sisteme taratılarak sistem üzerinde hazırlanan form ile ilişkilendirilir. MADDE YENİ EKLENMİŞTİR. Arşiv İşlemleri MADDE 24-(1) Birim hiyerarşisi ve organizasyonlarında yapılacak olan değişikliklerde (isim değişikliği, yeni birim açma, kapatma, birleştirme, alt birim değişikliği, kısmi birleştirme ve ayırma işlemleri) Başkanlık görüşünün alınması zorunludur. (2) EBYS' de iş ve işlemlerin sağlıklı yürütülmesi amacıyla birimlerin/servislerin bölünmesi işlemleri söz konusu birimlerin aynı idari birim kimlik kodu kullanması şartıyla Birimlerden gelen talepler doğrultusunda Başkanlıkça değerlendirilir. İstisnalar MADDE 21- (1) EBYS' nin geçici olarak kullanılamadığı durumlarda 1 Seri No' lu Elektronik Gümrük İşlemleri Acil Durum Tebliği hükümlerine göre fiziksel evrak akışı uygulanır. Böyle durumlarda engelin ortadan kalkmasından itibaren belge bilgilerinin EBYS'ye girilmesi ilgili birimin sorumluluğundadır. (2) Mahkemeler, savcılıklar ve icra dairelerinden gelen veya buralara gönderilen hukukî belgeler kanunen belli sürelere tabi olduğu cihetle, bu nevi belgenin alınması ve gönderilmesinde, EBYS'ye kayıt hususu saklı kalmak üzere bu yonergenin 12 nci ve 13 üncü maddelerindeki usul uygulanmayabilir. Bu durumda ilgili birimler durumu genel evrak birimine bildirir. (3) Mahkemeler, savcılıklar ve icra dairelerinden gelen yazılar, Bakanlık Hukuk Müşavirliğince tebellüğ edilir ve gerekli işlemleri müteakip, taranmak üzere Bakanlık genel evrakına gönderilir. İstisnalar MADDE 25- (1) EBYS'nin geçici olarak kullanılamadığı durumlarda 1 Seri No'lu Elektronik Gümrük İşlemleri Acil Durum Tebliği hükümlerine göre fiziksel belge akışı uygulanır. Böyle durumlarda engelin ortadan kalkmasından itibaren fiziki belgerin taratılarak EBYS'ye aktarılması ilgili birimin sorumluluğundadır. Mahkemeler, savcılıklar ve icra dairelerinden gelen veya buralara gönderilen hukukî belgeler kanunen belli sürelere tabi olduğu cihetle, bu nevi belgenin alınması ve gönderilmesinde, EBYS'ye kayıt hususu saklı kalmak üzere bu yonergenin 13 üncü ve 14 üncü maddelerindeki usul uygulanmayabilir. Bu durumda ilgili birimler durumu genel evrak birimine bildirir. (3)Mahkemeler, savcılıklar ve icra dairelerinden gelen yazılar, Bakanlık Hukuk Müşavirliğince tebellüğ edilir ve gerekli işlemleri müteakip, taranmak üzere Bakanlık genel evrakına gönderilir. Taşra teşkilatında işlemler Bölge Müdürlüklerinde Hukuk Grup Başkanlığı, Gümrük Müdürlüklerinde ise Hukuk Büroları aracılığıyla yürütülür. GEÇİCİ MADDE 1 - (1) Elektronik imza temin edemeyen birimler en kısa sürede elektronik imza temin işlemlerini tamamlar. (2) Elektronik imza temin edilene kadar ıslak imzalı evraklar, birim evrakta taranarak sisteme aktarıldıktan sonra verilecek tarih, sayı ile fiziksel ve elektronik ortamda gönderilir. (3) Ticaret İl Müdürlükleri EBYS ile entegrasyon işlemleri gerçekleşinceye kadar birimlerine EBYS yolu ile gelen belgelerin Valilik kayıt işlemlerini, EBYS üzerinden kağıt ortamına aktarılan belgeler üzerinden yaparlar. Ticaret İl Müdürlükleri tarafından oluşturulan ve imza onay süreçlerinde Valilik Makamının yer alması halinde; oluşturulan belgenin, İl Müdürlüğünde imza onay süreçleri tamamlanan belge, fiziksel ortama aktarılır. Valilik İmza onay süreçleri ise fiziksel ortamda tamamlanır. Bu işlemin ardından EBYS'ye taratılarak aktarılan belge yeni kayıt numarası alarak daha önceden imza onay süreci tamamlanan belge ile ilişkili belge olarak tanımlanır. (4) İllerde Ticaret İl Müdürlükleri, ilçelerde Kaymakamlıklar bünyesinde bulunan Tüketici Hakem Heyetleri (TSHH) iş ve işlemlerini TÜBİS TSHH modülü üzerinden gerçekleştirmektedirler. TSHH'leri Bakanlığımız taşra teşkilatı içinde yer almadığı için TÜBİS TSHH modülü EBYS ile entegre edilmez. (5) Bakanlığımız Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile entegre edilmesi gereken, Bakanlığımız birimlerine ait bilgi sistemleri EBYS'ye uygun olmak zorundadır. EBYS'ye uygun olmayan bilgi sistemleri Başkanlığın talebi üzerine ilgili birim ve Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından EBYS işlem süreçlerine uygun hale getirilir. Söz konusu bilgi sistemleri uygun hale getirilinceye kadar ki süreç, ilgili birimin sorumluluğundadır. Başkanlık geçiş süreci tamamlanana kadar istisna getirmeye ve her türlü idari tedbiri almaya yetkilidir. GEÇİCİ MADDE 1- (1) Ticaret İl Müdürlükleri EBYS ile entegrasyon işlemleri gerçekleşinceye kadar birimlerine EBYS yolu ile gelen belgelerin Valilik kayıt işlemlerini, EBYS üzerinden kağıt ortamına aktarılan belgeler üzerinden yaparlar. Ticaret İl Müdürlükleri tarafından oluşturulan ve imza onay süreçlerinde Valilik Makamının yer alması halinde; oluşturulan belgenin, İl Müdürlüğünde imza onay süreçleri tamamlanan belge, fiziksel ortama aktarılır. Valilik İmza onay süreçleri ise fiziksel ortamda tamamlanır. Bu işlemin ardından EBYS'ye taratılarak aktarılan belge yeni kayıt numarası alarak daha önceden imza onay süreci tamamlanan belge ile ilişkili belge olarak tanımlanır.Valilikler tarafından imza onay süreci tamamlanan belgeler taranarak EBYS'ye aktarılır. Taranan belge EBYS üzerinden ya da fiziki ortamda ilgili birime gönderme işlemi yapılabilir. İçişleri Bakanlığı ile EBYS entegrasyonu sağlanması durumunda gelen ve giden belge işlemleri EBYS üzerinden yapılabilir. Başkanlık bu konuda uygulama ayrıntılarını belirlemeye yetkilidir. İllerde Ticaret İl Müdürlükleri, ilçelerde Kaymakamlıklar bünyesinde bulunan Tüketici Hakem Heyetleri (TSHH) iş ve işlemlerini TÜBİS TSHH modülü üzerinden gerçekleştirmektedirler. TSHH'ler Bakanlığımız taşra teşkilatı içinde yer almadığı için TÜBİS TSHH modülü EBYS ile entegre edilmez. Bakanlığımız Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile entegre edilmesi gereken, Bakanlığımız birimlerine ait bilgi sistemleri EBYS'ye uygun olmak zorundadır. EBYS'ye uygun olmayan bilgi sistemleri Başkanlığın talebi üzerine ilgili birim ve BİD tarafından EBYS işlem süreçlerine uygun hale getirilir. Söz konusu bilgi sistemleri uygun hale getirilinceye kadarki süreç, ilgili birimin sorumluluğundadır. Başkanlık geçiş süreci tamamlanana kadar istisna getirmeye ve her türlü idari tedbiri almaya yetkilidir. Yürürlükten kaldırılan hükümler MADDE 24- (1) Halen uygulanmakta olan 11/11/2010 tarihli Doküman Yönetim Sistemi yonergesi yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlükten kaldırılan hükümler MADDE 28- (1) Halen uygulanmakta olan Bakanlık Makamının 15/05/2014 tarihli Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulama yonergesi yürürlükten kaldırılmıştır. NOT: Yönetmelik ekleri, 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin eklerine göre güncellenmiştir. [1] Zarf üzerinde mevcut olan bilgilere göre doldurulur. [2] Hangi hizmet birimine gönderildiği zarfında yer alan bilgilerden anlaşılamayan evrakın zarfı, Evrak Birimi amirince açılarak, ilgili hizmet birimi tespit edilir. [3] Bu ve diğer sayı/tarihler formun taranmasından ve ilgili birimlerden sayı almasından sonra el ile yazılır.