Teknik cihaz takip programı kullanım talimatı ve arıza bildirim formunun gönderilmesine devam edileceği

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğü Sayı :27268749/310.06 Konu :Teknik Cihaz Takip Programı Kullanım Talimatı 07.12.2022 / 80677688 yazıda ilgi tutulmuştur 23.06.2014 / 1126186 ............ GÜMRÜK VE TİCARET BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜNE Genel Müdürlüğümüzün asli görevi olan kaçakçılıkla mücadelede etkin bir rol üstlenen, Merkez ve Taşra İdarelerimizde kullanılan teknik cihaz, sistem ve donanımların takibini sistematik hale getirerek, sürekli güncel tutmak amacıyla Genel Müdürlüğümüz ile Bakanlığımız Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından müştereken yapılan bir çalışma neticesinde Teknik Cihaz Takip Programı hazırlanmıştır. Söz konusu programa ait Kullanım Talimatı, yazımız ekinde gönderilmekte olup, talimata http://portal.gtb.gov.tr/Birimler/Gumrukler-Muhafaza-Genel-Mudurlugu/Muhafaza-Islemleri adresinde yer alan GÜMSİS bölümünden de ulaşılabilmektedir. Teknik Cihaz Takip Programına Merkezi Bilge V2'den giriş yapılacak olup, programa giriş yetkisi Bölge Müdürlüklerindeki yetkili personel tarafından tanımlanacaktır. AB Projesi kapsamında alınan 500 serisi 10 adet yeni Devriye Botunun programa kayıt işlemleri tamamlanmıştır. Bunun dışında kalan Bölge Müdürlükleri ve bağlantı idarelerinde bulunan tüm teknik cihaz, sistem ve donanımlar, ilgili idarelerde yetkilendirilen personel tarafından programa kaydedilecektir. Programa kaydedilen teknik cihazların başka bir bağlantı idaresine veya Genel Müdürlüğümüzce başka bir Bölge Müdürlüğü bağlantısına sevki uygun görülmesi durumunda, program üzerinde cihazın ilgili idareden düşümü yapılacak ve gönderilen idare tarafından kayda alınacaktır. Bununla birlikte, botlar, teknik cihaz, sistem ve donanımlarda meydana gelen tüm arızalar programa mutlak surette kaydedilecek ve arızanın giderilmesi halinde ise aynı programdan arıza kapatılacaktır. Bu bilgiler girilirken özellikle sistemlerde meydana gelecek arızaların tarih ve saati ile teknik personelin arızaya müdahale zamanı firmalara uygulanacak ceza yaptırımı açısından önem arzettiğinden, bu bilgiler girilirken azami özen gösterilmelidir. Diğer taraftan, Teknik Cihaz Takip Programıyla birlikte arızaların takibi program üzerinden de yapılmasına rağmen ikinci bir talimata kadar, EBYS üzerinden "Arıza Bildirim Formu"nun gönderilmesine devam edilmesi ile ekteki kullanım talimatında yer alan hususlara titizlikle uyulması konusunda bağlantı idarelerinizin talimatlandırılması ve konu hakkında gereken hassasiyetin gösterilmesi hususunda gereğini rica ederim. Abdullah SOYLU Bakan a. Genel Müdür V. EKİ: - Kullanım Talimatı (8 sayfa) DAĞITIM: - Tüm Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüklerine TEKNİK CİHAZ TAKİP PROGRAMI KULLANIM KILAVUZU Teknik Cihaz Takip Programı, kaçakçılıkla mücadele amacıyla kullanılan tüm teknik cihaz, sistem ve donanımların; envanter takibini sürekli güncel tutmak, bakım onarım ve arızaların takibi, ihtiyaçlar doğrultusunda yapılan yer değiştirme işlemlerini sistematik bir şekilde yerine getirmek ve yeni taleplerin elektronik ortamda takibinin yapılabilmesi amacıyla; Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğü ihtiyaçları doğrultusunda Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış programdır. Bakanlığımız intranet ağında çalışan, web erişimine kapalı bir sistemdir. Teknik Cihaz Takip Programına Giriş: Programa, https://online.gtb.gov.tr/CihazTakip/ linki üzerinden giriş yapılacaktır. Personelin yetkilendirme işlemi Merkezi BİLGE V2 üzerinden "TeknikCihazTakip" Projesi'nde TCTP_Memur profilinden gerçekleştirilecek olup, kullanıcılar Windows oturum açma şifreleri ile programa giriş yapılabilmektedir. Teknik Cihaz Takip Programı Menülerinin Kullanımı: 1- Teknik Cihaz Tanımlama: Bölge Müdürlüğü ve/veya bağlantı idarelerince herhangi bir yolla teknik cihaz, sistem ve donanımların temin edilmesi durumunda Programa girişlerinin yapılabilmesi için Merkezi BİLGE V2 üzerinden "TeknikCihazTakip" Projesi'nde TCTP_Amir profili yetkisine sahip personel tarafından kullanılacak menüdür. 2- Teknik Cihaz Listeleri: Programa erişim yetkisi verilen personel tarafından programa giriş yapıldıktan sonra menüden "Teknik Cihaz Listesi" butonu tıklanarak bağlı bulunduğu idaredeki teknik cihaz listelerine ulaşabilmektedir. 3- Arıza Kaydı Oluşturma: A. Araç ve Konteyner Tarama Sistemlerinde Arıza Kaydı Menüden "Arıza Kaydı Oluştur" butonu tıklandığında idarede kayıtlı teknik cihaz, sistem ve donanımlar görülebilmektedir. Arıza kaydı oluşturma ekranında, arama bölümünden; seri no, konum ve ad kriterlerinde arama yapılabilmektedir. Arıza kaydı girilecek teknik cihaz, sistem ve donanımların sol sütununda yer alan form detayları kısmı tıklanarak arıza kaydının oluşturulacağı ekrana ulaşılabilmektedir. Aşağıda yer alan ekran görüntüsündeki ilgili bölümler doldurulmak suretiyle kaçakçılıkla mücadele amacıyla kullanılan tüm teknik cihaz, sistem ve donanımların arızaları programda "Kaydet" butonuna basılarak kaydedilmelidir. · Arıza Tespiti Sonrası: Arıza tespiti sonrası ilgili cihaz seçildikten sonra ilk olarak "ARIZANIN TESPİTİ SONRASI · Teknik Servis Tarafından Arızanın Giderilmesi Sonrası: Teknik servis yetkililerinin arızaya müdahale ederek arızanın giderilmesi sonrası "TEKNİK SERVİS TARAFINDAN ARIZANIN GİDERİLMESİ SONRASI DOLDURULACAK" bölümü doldurularak "Kaydet" butonuna tıklanmalıdır. Bu ekranda yer alan "Belgeler" kısmına; firma tarafından düzenlenen teknik servis formu, parça değişimi durumunda değiştirilen parçanın fotoğrafı vb. belgeler yüklenmelidir. · Arıza Kaydının Onaylanması: Operatör tarafından kaydedilen arıza, Merkezi BİLGE V2 üzerinden "TeknikCihazTakip" Projesi'nde TCTP_Amir profiline sahip, ilgili amir tarafından "Arızaları Görüntüle" butonu tıklanarak gelen ekranda söz konusu cihaz seçilerek girilen bilgiler kontrol edilmeli ve "KİM VEYA AMİRLİK TARAFINDAN DOLDURULACAK" bölümünde, "Arıza Zamanında Giderildi mi?" ile "Kesinti Durumu" seçilmelidir. Ekranda "Arıza Zamanında Giderildi mi?" kısmı "EVET" seçilirse cezai işlem gerektirmeyen bir durum olduğu anlamına gelmesi nedeniyle ceza hesaplanmayacak, "HAYIR" seçilirse program tarafından otomatik ceza hesaplaması yapılacaktır. "Kesinti Durumu" kısmında "EVET" veya "HAYIR" seçilmesi durumlarına göre ceza miktarı değişecektir, arıza süresince tarama yapılamamışsa bu bölümde "EVET" seçilmelidir. "Ceza Hesapla" butonuna basarak yetkili firma tarafından ödenmesi gereken cezanın hesaplanması sağlanmalı ve "Kaydet" butonuna basılarak arıza kaydı kapatılmalıdır. Kaydet butonuna basılmadan "Form Çıktısı" butonuna basılarak ekranda yer alan bilgiler pdf formatında alınabilmektedir. B) Diğer Teknik Cihazlarda Arıza Kaydı Menüden "Arıza Kaydı Oluştur" butonu tıklandığında idarede kayıtlı teknik cihaz, sistem ve donanımlar görülebilmektedir. Arıza kaydı oluşturma ekranında, arama bölümünden; seri no, konum ve ad kriterlerinde arama yapılabilmektedir. Arıza kaydı girilecek cihaz sistem veya donanım seçilerek aşağıda yer alan ekran görüntüsündeki ilgili bölümler doldurulmak suretiyle kaçakçılıkla mücadele amacıyla kullanılan araç ve konteyner tarama sistemleri dışındaki tüm teknik cihaz, sistem ve donanımların arızaları programa kaydedilecektir. 4- Mevcut Arıza Kayıtlarının Kontrol Edilmesi: Menüden "Arızaları Görüntüle" butonu tıklanarak bağlı bulunulan idaredeki arıza kaydı yapılmış tüm teknik cihaz, sistem ve donanımlar görüntülenebilecektir. Arama bölümünden; seri no, konum ve ad kriterlerinde arama yapılabilmektedir. 5- Terkin İşlemleri: Demirbaş düşümü kararlaştırılan teknik cihaz, sistem ve donanımların terkin işlemleri ile ilgili mevzuat gereği tüm işlemler tamamlandıktan sonra, programda "Terkin İşlemleri" butonu tıklanarak, arama bölümünden tür, tip, ad, seri no kriterlerinin herhangi birinden arama yapılarak ilgili teknik cihaz, sistem veya donanımın işlemler sütununda yer alan "Cihaz Terkin" (çöp kutusu simgesi) butonuna basılmalıdır. "Cihaz Terkin" butonuna basıldıktan sonra açılan ekranda "Açıklama" kısmı doldurularak "Kaydet" butonuna basılmalıdır. Kaydedilen terkin işlemi, Merkezi BİLGE V2 üzerinden "TeknikCihazTakip" Projesi'nde TCTP_Amir profiline sahip, idarede yetkili amir tarafından "Amir Onayı Bekleyenler" butonu tıklanarak terkin işlemi onaylanmalıdır. Kaydedilen terkin işlemi, Merkezi BİLGE V2 üzerinden "TeknikCihazTakip" Projesi'nde TCTP_Amir profiline sahip, idarede yetkili amir tarafından "Amir Onayı Bekleyenler" butonu tıklanarak terkin işlemi onaylanmalıdır. 6- Devir İşlemleri: İhtiyaçlar doğrultusunda Bölge Müdürlüğü içinde veya Bölge Müdürlüğü dışında bir idareye sevki onaylanan teknik cihaz, sistem ve donanımların işlemlerinin yapıldığı menüdür. Sevki onaylanan teknik cihaz, sistem ve donanımlar açılan listeden seçilerek çıkan ekranda cihazın gideceği idare seçilmeli, Araç ve Konteyner Tarama Sistemleri için sigorta poliçe numarası, diğer teknik cihaz, sistem ve donanımlar için kargo takip numarası girilmeli, açıklama kısmına da gerekli görülen diğer ayrıntılar girilerek "Kaydet" butonuna basılmalıdır. Kaydedilen devir işlemi, Merkezi BİLGE V2 üzerinden "TeknikCihazTakip" Projesi'nde TCTP_Amir profiline sahip, idarede yetkili amir tarafından "Amir Onayı Bekleyenler" butonu tıklanarak devir işlemi onaylanmalıdır. 7- Cihaz Talep İşlemleri: İdare tarafından ihtiyaç duyulan teknik cihaz, sistem ve donanımların talep edildiği menüdür. "Cihaz Talep İşlemleri" butonu tıklanarak çıkan sayfada Cihaz Türü, Cihaz Adı, Adet ve Açıklama kısımları doldurularak "Kaydet" butonuna basılmalıdır. Kaydedilen talep işlemi, Merkezi BİLGE V2 üzerinden "TeknikCihazTakip" Projesi'nde TCTP_Amir profiline sahip, idarede yetkili amir tarafından "Amir Onayı Bekleyenler" butonu tıklanarak talep işlemi onaylanmalıdır.