Resmi yazıların sayı bölümünde İdare Birim Kimlik Kodlarının Kullanımı

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :B.21.0.SGB.0.01-601.01[DTVT]- 24.12.2012 Konu :İdare Birim Kimlik Kodlarının Kullanımı http://dtvt.basbakanlik.gov.tr/KodlamaStandardi.aspx 24.12.2012 / 01972 GÜMRÜK VE TİCARET BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜNE Bakanlığımız Merkez ve Taşra Teşkilatına ait birimlerin haberleşme kodları Devlet Teşkilatı Veri Tabanında güncellenmiş olup, Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığından alınan 18/10/2012 tarih ve 864 sayılı yazılarında; resmi yazıların "sayı" bölümünde Haberleşme Kodlarının kullanılması yerine "İdari Birim Kimlik Kodlarının Kullanılma Esaslarında" (Ek-2) gösterildiği şekilde, 01/01/2013 tarihinden itibaren "dtvt.basbakanlik.gov.tr" internet adresinde ilan edilen İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanılması hususunda Bilgilerini ve gereğini rica ederim. Fatih İslam KARAOĞLU Bakan a. Strateji Geliştirme Başkanı EK: Ek 2- 1 adet Yazı ve Eki DAĞITIM: Gereği : Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlükleri T.C. BAŞBAKANLIK İdareyi Geliştirme Başkanlığı Sayı :B.02.0.İGB-542 Konu :İdare Birim Kimlik Kodlarının Kullanımı GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞINA İlgi :17.08.2012 Tarihli ve B.02.0.İGB-542-724 Sayılı yazımız. Başbakanlık tarafından yürütülen DTVT (Devlet Teşkilatı Veri Tabanı) çalışmaları kapsamında tüm kurum ve kuruluşlara ilgide kayıtlı yazı gönderilerek, kurumların strateji geliştirme başkanlıkları tarafından söz konusu veri tabanında bulunan Haberleşme Kodlarının belirtilen standartlar çerçevesinde en geç 31.10.2012 tarihine kadar güncellenmesi ve güncellenen kodların da kurumlardaki tüm birimlerce 01.01.2013 tarihine kadar resmi yazıların sayı bölümünde kullanılmaya başlanması istenmiştir. Haberleşme Kodları, yapısı gereği kurum ve kuruluşlar ile bunların birim ve alt birimlerinin hiyerarşik olarak devlet teşkilatı içerisinde bulundukları yeri göstermesi neden ile teşkilat yapılarında meydana gelen değişikliklere paralel olarak sürekli değişmektedir. Kurum ve kuruluşlar tarafından geliştirilen yazılım programlarında (özellikle elektronik belge yönetim sistemleri) kurumların teşkilat bilgisinin elektronik ortamda tanımlanmasında kullanabilmesi için, DTVT'de Haberleşme Kodlarının yanı sıra sistem tarafından otomatik olarak tekil ve değişmez nitelikte olan 8 haneli İdari Birim Kimlik Kodları üretilmiştir. Günümüzde birçok kurum ve kuruluşta elektronik belge yönetim sistemlerinin kullanılmaya başlandığı, diğer kurum ve kuruluşlar tarafından da yakın bir gelecekte bu sistemlerin hayata geçirileceği düşünülerek, resmi yazıların "sayı" bölümünde Haberleşme Kodlarının kullanılması yerine İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanılmasının daha uygun olacağı değerlendirilmiştir. Bu nedenle tüm kurum ve kuruluşlar tarafından hazırlanan resmi yazıların sayı bölümlerindeki Haberleşme Kodlarının yerine, Ek-İdari Birim Kimlik Kodlarının Kullanılma Esaslarında gösterildiği şekilde, en geç 01.01.2013 tarihine kadar " dtvt.basbakanlik.gov.tr " internet adresinde ilan edilen İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanılmaya başlanması hususunda, Bilgilerinizi ve gereğim rica ederim Murteza BALCI Başbakan a. Müsteşar Yardımcısı Ek: İdari birim Kimlik Kodlarının Kullanılma Esasları (1 Sayfa) Dağıtım: Tüm Kurum ve Kuruluşlara EK İDARİ BİRİM KİMLİK KODLARININ KULLANILMA ESASLARI 1- İdari Birim Kimlik Kodları, Elektronik Belge Yönetim Sistemlerini hayata geçiren kurumlarda en kısa süre içerisinde (yıl sonu beklenilmeksizin), diğer kurum ve kuruluşlar tarafından ise en geç 01.01.2013 tarihine kadar kullanılmaya başlanacaktır. 2- Haberleşme Kodu, resmi yazıların sayı bölümünde yer alan 3 unsurdan ilkidir. Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. Bu nedenle İdari Birim Kimlik Kodu, Sadece Haberleşme Kodu yerine kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise devam edilecektir. Örnek: Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından hazırlanan bir resmi yazının "sayı" bölümü "B.02.0.İGB-542-1234" şeklinde olduğu düşünülürse, İdari Birim Kimlik kodunun kullanılmaya başlanması ile sayı bölümü "72131250-542-1234" şeklinde olacaktır. 3- Resmi yazıların "ilgi" bölümü, ilgi tutulan resmi yazının antet bölümünde yer alan idare biriminin adının açıkça yazıldıktan sonra yazının tarih ve sayısının belirtilmesiyle oluşturulacaktır. Örnek: Önceki uygulamada sadece tarih ve sayının yazılmasının yeterli olması nedeniyle "05.02.2010 Tarihli ve B.02.0.İGB-542-1234 Sayılı yazı" şeklinde ilgi tutulurken, İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanılmaya başlanmasıyla ilgili bölümü "Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05.02.2010 tarihli ve 72131250-542-1234 sayılı yazısı" şeklinde oluşturulacaktır. 4- Elektronik Belge Yönetim Sistemlerini kullanan kurumlar tarafından, resmi yazıyı gönderen kurumların veya resmi yazının gönderileceği muhatap kurumların hiyerarşik bilgisi DTVT'den web servis uygulamasında sunulan metotlar aracılığıyla alınabilecektir. Elektronik Belge Yönetim Sistemlerini kullanmaya başlamayan kurumlarda ise yazıyı gönderen kuruma/birime ilişkin tereddüt oluşması durumlarında, yazının sayı bölümünde yer alan İdari Birim Kimlik Kodu "dtvt.basbakanlik.gov.tr" internet adresinde bulunan arama motorundan sorgulanabilir. Örnek: Web servis uygulaması üzerinden veya "dtvt.basbakanlik.gov.tr" internet adresinde bulunan arama motorundan İdari Birim Kimlik Kodu olarak "13855025" sorgulandığında "Başbakanlık>Strateji Geliştirme Başkanlığı>İç Kontrol Dairesi Başkanlığı" şeklinde tüm hiyerarşik sıralamanın görülebileceği bir sonuç alınabilecektir. 5- Haberleşme Kodları resmi yazılarda kullanılmayacak olmasına rağmen, kurumların veya alt birimlerinin DTVT'ye eklenmesinde/güncellenmesinde kullanılmaya devam edilecektir. Bu nedenle strateji geliştirme birimlerinde bulunan DTVT görevlilerinin, ilgide kayıtlı yazı gereğince veri tabanında yapılan işlemlerde DTVT Kodlama Standartları Dokümanında belirtilen hususlara uymaları zorunludur.