EBYS ortamında üretilen belgelerin gerekçe olmadan fiziksel çıktı alınarak elden ya da posta ile gönderim yapılmaması

T.C. TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :E-19696635-010.03-00060911453 Konu :Elektronik Ortamda Üretilen Belgelerin Gönderilmesi 25.01.2021 / 60911453 DAĞITIM YERLERİNE İlgi :10.06.2020 tarihli ve E-19696635-010.03-00054898898 sayılı yazımız. Bilindiği üzere 10 Haziran 2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 09.06.2021 tarihli ve 2646 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararı ve bu karar eki "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul Esaslar Hakkında Yönetmelik", ilgide kayıtlı yazımız ekinde gönderilmiştir. Ancak, T.C. Cumhurbaşkanlığı Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığından alınan 22.01.2021 tarihli elektronik posta iletisinde anılan yönetmeliğin uygulanmasıyla ilgili aksaklık ve eksiklikler gözlemlendiği bildirilmiştir. Söz konusu Yönetmeliğin uygulanmasıyla ilgili olarak aşağıda belirtilen hususların uygulamada dikkate alınması konusunda gerekli hassasiyetin gösterilmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir. 1 Temmuz 2020 tarihi itibarıyla yürürlüğe giren Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'in 4'üncü maddesinin birinci fıkrası gereğince resmî yazışmaların elektronik ortamda hazırlanan ve güvenli elektronik imzayla imzalanan belgelerle yapılması ve bu belgelerin Yönetmelik'in 30'uncu maddesinin birinci fıkrasında belirtildiği üzere elektronik ortamda gönderiminin sağlanması gerekmektedir. 1 Ocak 2021 tarihi itibarıyla mezkûr Yönetmelik'in 1'inci geçici maddesinde belirtilen EBYS'lerin uyumlu hale getirilmesi hükmüne istinaden Yönetmelik'te yer alan tüm düzenlemeler Bakanlığımızca kullanılmakta olan Elektronik Belge Yönetim Sisteminde (EBYS) tamamlanmıştır. Bu doğrultuda, 2021 yılı itibarıyla halen güvenli elektronik imzayla imzalanan belgelerin hiçbir gerekçe olmaksızın fiziksel olarak çıktısı alınarak elden ya da posta ile gönderiminin yapılmaya devam edildiği gözlemlenmektedir. Ayrıca zorunlu hâl veya olağanüstü durum kapsamında olmadığı halde yine bazı belgelerin el yazısıyla atılan imzayla fiziksel ortamda hazırlandığı fakat fiziksel ortamda hazırlanan belgenin taranarak elektronik ortamda (KEP ile) muhatapları ile paylaşıldığı görülmektedir. Bu kapsamda, yukarıda bahsi geçen hususlarda azami dikkat edilmesi, son kullanıcıların ve özellikle "Genel Belge (Evrak) Birimleri"nin bilgilendirilmesi ve çalışanların bu konuda farkındalığını arttıracak şekilde duyurular yapılması Yönetmelik'e uyum ve belge yönetim süreçleri açısından önem arz etmektedir. Bu kapsamda, Bakanlığımız EBYS kullanıcıları tarafından yukarıda belirtilen hususlarla ilgili olarak gerekli dikkat ve özenin gösterilmesi hususunda; Bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim. Devlet Selim PASLI Strateji Geliştirme Başkanı Tüm Merkez Teşkilatı Tüm Gümrük, Ticaret Müşavirlik, Ataşelik ve Ofisleri Tüm Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlükleri 81 İl Valiliği (Ticaret İl Müdürlüğü) Tüm Serbest Bölge Müdürlükleri