Saklama süreli Standart Dosya Planı Ortak Kodlarında revizyon yapıldığı ve EBYS üzerinde sistemsel düzenlemeler gerçekleştirildiği ile planın ekte gönderildiği

T.C. TİCARET BAKANLIĞI Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğü Sayı :E-19696635-805.01.01 Konu :Saklama Süreli Standart Dosya Planı 25.12.2023 / 92255730 DAĞITIM YERLERİNE İlgi :Devlet Arşivleri Başkanlığı Belge Tespit ve Değerlendirme Dairesi Başkanlığının 23.10.2023 tarihli ve 86936 sayılı yazısı. İlgi'de kayıtlı ve bir örneği ilişikte yer alan yazıda, Kamu kurum ve kuruluşlarında belgelerin dosyalanmasına genel bir yöntem belirlemek amacıyla 25.03.2005 tarihli ve 25766 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile yürürlüğe konulan Standart Dosya Planı Ortak Kodlarında (000-099;600-999) revizyon yapıldığı ve Ek-1'de gönderildiği belirtilerek, Bakanlığımızda 2.1.2024 tarihinden itibaren kullanıma alınması talep edilmektedir. Genel Müdürlüğümüzce, talep edilen hususla ilgili olarak yapılan inceleme sonucunda; anılan tarihte Ek-1 Plan'ın kullanılabilmesini teminen EBYS üzerinde sistemsel düzenlemeler gerçekleştirilerek, kullanıma alınacaktır. Bilgilerini ve gereğini rica ederim. Atila BERBER Bakan a. Genel Müdür Ek: 1- EK-1 (22 Sayfa) Dağıtım: Tüm Merkez Teşkilatı Tüm Ticaret Müşavirlik, Ataşelik ve Ofisleri 81 İl Valiliği (Ticaret İl Müdürlüğü) Tüm Serbest Bölge Müdürlükleri Tüm Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlükleri Tüm Gümrük Muhafaza Kaçakçılık ve İstihbarat Müdürlükleri Helal Akreditasyon Kurumu Başkanlığına Rekabet Kurumu Başkanlığına Türkiye İhracat Kredi Bankası Anonim Şirketi Genel Müdürlüğüne Ek-1 Saklama Süreli Standart Dosya Planı V.4 Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu GENEL İŞLER Saklama Süresi Tasfiye Kodu 000 GENEL İŞLER(000-099) 010 Mevzuat İşleri 01 Kanunlar B A3 02 Tüzükler B A3 03 Yönetmelikler B A3 04 Yönergeler B A3 05 Tebliğler B A3 06 Genelgeler 15 A 07 Talimatlar 15 A3 08 Rehberler 15 A3 09 Standartlar 15 A3 10 Duyurular 15 C 11 Sirküler 15 C 99 Diğer 15 C 020 Olurlar 15 C Olur'da, birinci dosya kodu olarak işi ifade eden dosya kodu kullanılır. 020 kodu ancak ikinci dosya kodu olarak kullanılabilir. 030 Anlaşma ve Protokol İşleri 01 Anlaşmalar 15 A3 02 Sözleşmeler 15 A3 03 Protokoller 15 A3 04 Şartnameler 10 C 99 Diğer 15 C Anlaşma, Sözleşme, Protokol ve Şartnamede birinci dosya kodu olarak ilgili faaliyeti, işi ve işlemi ifade eden dosya kodu kullanıldığından 030.01-030.99 kodları ancak ikinci dosya kodu olarak kullanılabilir. 040 Faaliyet Raporları 15 A3 041 Brifing ve Bilgi Notları 15 A3 042 İstatistikler 15 C 044 Anketler 5 D 045 Görüşler 01 Teknik ve Mesleki 15 A3 02 Hukuki 30 A3 03 İdari 15 A3 99 Diğer 15 C 050 Kurul İşleri 01 Üyelik 15 C 02 Davetler ve Gündemler 15 C 03 Tutanaklar 15 A 04 Kararlar 15 A 99 Diğer 15 C Kurumların "kurul, konsey, komite, meclis gibi" organlarının üyelik, gündem, karar vb. belgeleri için kullanılır. Sistemde, işi yürüten birimlerde ilgili kurul, konsey, komite ve meclisi ifade eden özel dosya/klasör tanımlaması yapılır. Kararlar için belge türü oluşturulur. 051 Toplantı ve Etkinlik İşleri 15 A3 Kongre, konferans, şura, sempozyum, kurultay gibi etkinlikler için kullanılır. Sistemde etkinlik işini yürüten birimlerde etkinlik için özel dosya/klasör tanımlaması yapılır (Örnek: 20. Milli Eğitim Şurası (1-3 Aralık 2021)). 060 Kalite Yönetimi İşleri 10 C Kalite Yönetim Sistemi (KYS) form ve dokümanları belge türü olarak tanımlanabilir. İş ve işlem dosyasında tutulanlar istisna olmak üzere bu dokümanlara KYS'de belirtilen saklama prosedürüne göre işlem yapılır. Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ Saklama Süresi Tasfiye Kodu 600 ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ (600-619) 601 Teşkilatlanma İşleri 01 Kuruluş ve Yapılanma 15 A 02 Yetkilendirme 15 A 03 Yönetimi Geliştirme 15 A 04 Norm Kadro Çalışmaları 15 C 99 Diğer 15 C 602 Plan ve Program İşleri 01 Kalkınma Planı 15 A 02 Orta Vadeli Plan/Program 15 A 03 Yıllık Plan/Program 15 A3 04 Stratejik Plan 15 C 05 Eylem Planı 15 A 06 Yönetim/İş Planı 15 C 07 Yatırım Programı 10 C 08 Performans Programı 15 C 99 Diğer 15 C 604 Proje İşleri 01 Değerlendirme ve Onay 15 A3 02 Değişiklikler 15 A3 03 İzlem eve Raporlama 15 A3 04 Ödemeler ve Mali İncelemeler 15 A3 05 Fikri Mülkiyet 15 A3 99 Diğer 15 A3 Uygulamaya alınan her bir proje için sistemde işi yürüten birimlerin altında özel dosya/klasör tanımlaması yapılarak "Vaka Dosyası" oluşturulur; projede kullanılan belge türleri tanımlanır. 605 Araştırma İşleri 15 C 609 Koordinasyon İşleri 10 C 610 Soru Önergeleri B C 611 Çevre İşleri 01 Çevre Yönetimi 15 C 02 Çevresel Etki ve Değerlendirme 15 C 03 Çevre Denetimleri 15 C 04 İklim Değişikliği 15 A3 99 Diğer 15 C 612 İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol İşleri 01 İç Kontrol 15 C 02 Ön Mali Kontrol 10 D 99 Diğer 10 C 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda belirtilen hususlara göre yaplan iç kontrollerde, ilgili süreçler, izleme, değerlendirme, inceleme ve raporlama işlerinde 612.01; ön mali kontol işlerinde 612.02 dosya kodları kullanılır; yapılan iş ve işlem ise belgenin konu bölümüne yazılır. 619 Araştırma ve Planlama ile ilgili Diğer İşler 15 C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER Saklama Süresi Tasfiye Kodu 620 BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER (620-639) 621 Basın İşleri 01 Medya ile İlişkiler 15 C 02 Basın Açıklamaları 10 C 03 Tekzip 10 C 04 Haberler 10 C 99 Diğer 10 C 622 Talep ve Şikayetler 01 Bilgi Edinme, Talep ve Şikayetler 10 D 02 Belge Talepleri 10 C 99 Diğer 10 D 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunve4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamın da olanlar için 622.01 kodu kullanılır. İhtiyaç duyulması halinde kanun kapsamına göre klasörleme yapılır. Belgeveyabelgesuretitaleplerininkarşılanmasında622.02kodu kullanılır. 639 Basın ve Halkla İlişkilerle İlgili Diğer İşler 10 C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu HUKUK İŞLERİ Saklama Süresi Tasfiye Kodu 640 HUKUK İŞLERİ (640-659) 641 Dava İşleri 01 Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi B A3 02 Tahkim 01 Ulusal Tahkim B A3 02 Uluslararası Tahkim B A3 03 Adli Davalar 01 Hukuk Davaları 40 A3 02 Ceza Davaları 40 A3 03 İcra Davaları 20 A3 04 İdari Davalar 40 A3 05 Vergi Davaları 20 D 99 Diğer 20 C 645 Tebligat İşleri 20 D 646 Vekaletname ve Azilname İşleri 20 D 650 Bilirkişi ve Ekspertiz İşleri 20 D 651 Uzlaşma/Sulh İşleri 20 D 652 Kamu Denetçiliği İşleri 20 A3 653 Arabuluculuk İşleri 15 A3 Hukuk birimlerinde ilgili dava dosyasını belirten özel dosya/klasör tanımlaması yapılarak "Vaka Dosyası" oluşturulur. Tebligat, vekalet, bilirkişi vb. işlerde dava dosyanın birimde bulunmaması veya ikincil dosya tanımlaması yapılması halinde645,646,650kodlarıkullanılır. 659 Hukukla İlgili Diğer İşler 15 C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu TEFTİŞ/DENETİM İŞLERİ Saklama Süresi Tasfiye Kodu 660 TEFTİŞ/DENETİM İŞLERİ (660-679) 661 Denetim Planı ve Programları B C 662 Görev Emirleri 15 C 663 Denetim, İnceleme ve Soruşturma İşleri 01 Cevaplı 15 C 02 Denetim 30 A3 03 Genel Durum 30 A3 04 Ön İnceleme 30 A3 05 İnceleme 30 A3 06 Basit 15 C 07 Soruşturma 30 A3 08 Araştırma 30 A3 09 Bilgi 20 C 99 Diğer 30 C Teftiş ve denetim birimlerinde her bir müfettiş/denetçi tanımlanabilir; rapor için özel dosya/klasör tanımlaması yapılabilir. 667 İhbar ve Suç Duyurusu İşleri 01 İhbarlar 10 C 02 Suç Duyuruları 15 C 99 Diğer 15 C 679 Teftiş/Denetim ile İlgili Diğer İşler 15 C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu BİLGİ SİSTEMLERİ Saklama Süresi Tasfiye Kodu 700 BİLGİ SİSTEMLERİ (700-719) 702 Yazılım İşleri 15 C Yazılım işi için 702 dosya kodu kullanılır. Yazılım geliştirme, tasarım, kodlama, test vb. işler belgenin konu bölümünde belirtilir. Her bir yazılım işi için sistemde özel dosya/klasör tanımlaması yapılabilir. 703 Bilgi İşletim Sistemleri Planlama ve Değerlendirme 20 A3 Proje yönetimi, değişiklik yönetimi, güvenlik yönetimi, kaynak yönetimi, konfigürasyon yönetimi, olağan üstü durum yönetimi, problem yönetimi vb. yönetimlerin planlanması ve değerlendirmesinde 703 dosya kodu kullanılır. 704 Ağ Yönetimi İşleri 15 C 705 Sistem Yönetimi İşleri 15 C 708 Kullanım ve Erişim Yetkisi İşleri 01 Bilişim Güvenliği ve Veri Yönetimi 15 A3 02 Servis Hizmeti (web) 20 C 03 Kullanıcı Yetkileri 15 C 99 Diğer 15 C 710 E-Uygulama İşleri 20 C e-imza, e-posta, e-tebliga, e-abonelik, e-posta, e-mühür, KEP vb. işler için 710 dosya kodu kullanılacaktır. Bilişim ürünleri, yazılım ve donanım talepleri için bkz. 809.01□ 719 Bilgi Sistemleri ile İlgili Diğer İşler 15 C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu DIŞ İLİŞKİLER Saklama Süresi Tasfiye Kodu 720 DIŞ İLİŞKİLER(720-739) 721 Uluslararası Hukuk İşleri B A 724 Ülkelerle İlişkiler 01 İkili İlişkiler 20 A3 02 Çok Taraflı İlişkiler 20 A3 03 Türk ve Müslüman Topluluklarla İlişkiler 20 A3 99 Diğer 20 C Ülkeler, Türk ve Müslüman toluluklar ve çok taraflı ilişkiler için özel dosya/klasör tanımlaması yapılır. Ülkelerin tanımlanmasında, Dışişleri Bakanlığı Ülke İsimleri ve Tanımları Listesinde (Alpa-2 veyaAlpa-3'te) bulunan kodlar kullanılır. 730 Uluslararası ve Bölgesel Kuruluşlarla İlişkiler 01 Politikalar B A 02 Mevzuat ve Üyelik B A 03 Toplantılar 01 Genel Kurul B A 02 Yönetim Kurulu B A 03 Komiteler B A 04 Alt komiteler B A 05 Çalışma Grupları B A 06 Projeler 20 A3 07 İşbirliği 20 A3 08 Rapor ve İncelemeler B A 09 İrtibat Büroları B C 10 Bildirimler 15 C 11 Başvuru ve Şikayetler 15 C 12 Denetimler B C 13 Yardımlar B C 99 Diğer B C Uluslararası kuruluşlar ve projeler için özel dosya/klasör tanımlaması yapılır. Uluslarası kuruluşun tanımlamasında Dışişleri Bakanlığı "Uluslararası Kuruluşlar, Örgütler, Alt Birimler ve Kuruluşları Listesinde bulunan Türkçe kısaltmalar kullanılır. 739 Dış İlişkilerle İlgili Diğer İşler B C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu AVRUPA BİRLİĞİ İŞLERİ Saklama Süresi Tasfiye Kodu 740 AVRUPA BİRLİĞİ İŞLERİ (740-749) 741 Avrupa Birliği Hukuku İşleri 01 Türkiye-AB Ortaklık Hukuku B A3 02 AB Hukuku Alanındaki Gelişmeler B A3 99 Diğer B C 742 AB Karar Alma Mekanizması ile İlişkiler 01 Bakanlar Konseyi B A3 02 Avrupa Komisyonu B A3 03 Avrupa Parlamentosu B A3 04 Avrupa Konseyi B A3 05 Adalet Divanı B A3 06 Sayıştay B A3 07 Ekonomik ve Sosyal Komite B A3 08 Bölgeler Komitesi B A3 09 Avrupa Merkez Bankası B A3 10 Avrupa Yatırım Bankası B A3 11 Ombudsman B A3 99 Diğer B A3 743 Gümrük Birliği ve Ortaklık Organları 01 Ortaklık Konseyi B A3 02 Ortaklık Komitesi ve Alt Komiteler B A3 03 Karma Parlamento Komisyonu B A3 04 Gümrük İşbirliği Komitesi B A3 05 Gümrük Birliği Ortak Komitesi B A3 06 Karma İstişare Komitesi B A3 07 AB Teknik Komiteleri ve Çalışma Grupları B A3 99 Diğer B A3 Her bir komisyon, komite ve alt komite için sistemde özel dosya/klasör tanımlaması yapılabilir. 744 AB Katılım Süreci 01 Katılım Ortaklığı B D 02 Ulusal Program B A 03 İlerleme Raporları B A 04 Katılım Öncesi Mali İzleme Süreci B A3 05 Katılım Müzakereleri B A Her bir müzakere faslı için sistemde özel dosya/klasör tanımlaması yapılabilir. 06 Siyasi Kriterler B A 07 Ekonomik Kriterler B A 08 İç Koordinasyon Uyum Komitesi B A3 09 Türkiye'nin Avrupa Birliği İletişim Stratejisi B A3 10 Çeviri Eşgüdüm Çalışmaları B A3 11 Mevzuat Uyum Ulusal Veri Tabanı B C 99 Diğer B C AB Müktesebatının Çeviri İşlemleri ve Eşgüdümü, Türk Mevzuatının Çeviri İşlemleri ve Eşgüdümü, AB Terminolojisi Veri Tabanı için bkz. 744.10 745 Topluluk Programları ve Ajanslar 01 Programlar B D 02 Ajanslar B D 99 Diğer B D Türkiyenin katılım sağladığı Topluluk Program ve Ajanslar için özel dosya/klasör tanımlaması yapılır. Topluluk Program ve Ajanslarının tanımlanmasında Dışişleri Bakanlığı Avrupa Birliği Başkanlığı web sayfasında bulunan kısaltmalar kullanılır. 746 AB-Türkiye Mali İşbirliği 01 Katılım Öncesi Yardım Aracı(IPA) 01 Programlama Süreci B A3 02 Projeler B A3 03 AB Başkanlığının Faydalanıcısı Olduğu Projeler B A3 04 Sınır Ötesi İşbirliği B A3 05 Operasyonel Programlar B A3 06 İzleme Komiteleri B A3 02 Çok Yararlanıcılı Programlar B A3 99 Diğer B A3 Her bir proje, işbirliği ve program için sistem de özel dosya/klasör tanımlaması yapılır. 748 AB ve Üye Ülke Teknik Yardım İşleri B C AB ve Üye Ülke Teknik Yardımları ve Programlar için sistemde ilgili dosya plan kodu altında özel dosya/klasör tanımlaması yapılır. (Örnek: TAIEX, TWİNNİNG, MATRA/G2G.NL, MATRA-MTEC vb.) 749 Avrupa Birliği ile İlgili Diğer İşler B C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EMLAK VE YAPIM İŞLERİ Saklama Süresi Tasfiye Kodu 750 EMLAK VE YAPIMİŞLERİ (750-769) 751 Toplulaştırma İşleri B C 752 Kamulaştırma ve İrtifak Hakkı İşleri 01 Kamulaştırma B C 02 İrtifak Hakkı B C 99 Diğer B C Toplulaştırma ve tarla içi geliştirme, kamulaştırma ve irtifak hakkı işlerini yürüten birimlerde; yapılan işi ve işin yürütüldüğü alanı belirten özel dosya/klasör tanımlaması yapılır. 753 Kadastro İşleri B D 754 İmar İşleri B D 755 Yapım İşleri 01 Etüd-Proje ve Fizibilite 30 A3 02 İhale 15 A3 03 Uygulama 15 A3 04 İnceleme ve Kontrol 15 A3 05 Hakedişler ve Ödemeler 15 A3 06 Kabuller 01 Geçici ve Kesin Kabuller 15 A3 02 Fesih, Tasfiye ve Devir 15 A3 07 Kesin Hesap 15 A3 99 Diğer 15 A3 Yapımveyapımihaleişlerindedosyalama,mevzuattabelirtildiğişekildeveişinadınagöre"VakaDosyası"oluşturularak yapılır. Birim belge yöneticileri, sistemde vaka dosyalarını ve vaka dosyalarında bulunması gereken belge türlerini tanımlar. 756 Taşınmaz İşleri 01 Tahsis, Devir ve Takas B D 02 Satış ve Kiralama B D 03 Envanter B D 04 Edinim/Satın Alma B D 99 Diğer B D Taşınmaz işlerini yütüten birimlerde; her bir taşınmaz için özel dosya/klasör tanımlaması yapılabilir. 757 Harita ve Fotoğraflama İşleri 01 Talepler 15 D 02 Yapım ve Güncelleme B D 03 Sayısallaştırma B D 04 Kayıt ve Envanter B D 99 Diğer B D 769 Emlak ve Yapımla ilgili Diğer İşler B C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM İŞLERİ Saklama Süresi Tasfiye Kodu 770 EĞİTİM İŞLERİ (770-799) 771 Eğitim Planları 15 A3 772 Burs İşleri 10 C 773 Staj İşleri 10 C 774 Eğitimler 01 Eğitim Programı 15 A3 02 Eğitici Temini 15 A3 03 Kayıt ve Katılım 15 C 04 Eğitim Materyali 15 C 05 Sınav 15 A3 06 Belgelendirme B D 07 Yeterlilik B D 99 Diğer 15 C Eğitim işlerini yütüten birimlerde, her eğitim için özel dosya/klasör tanımlaması yapılabilir. 779 Rehberlik/Danışmanlık İşleri 15 C 799 Eğitimle İlgili Diğer İşler 15 C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu İDARİ VE SOSYAL İŞLER Saklama Süresi Tasfiye Kodu 800 İDARİ VE SOSYAL İŞLER(800-819) 801 Taşıt ve İş Makineleri İşleri 10 C Her bir taşıtve iş makinesinin plaka, ruhsat, tahsis, kaza, bakım, onarım ve muayenesini takip etmek için ilgili biriminde plakaya, aracın türüne, bulunduğu yere ve tahsis durumuna göre özel dosya/klasör tanımlaması yapılabilir. 802 Ulaşım ve Servis İşleri 10 D 803 Resmi Mühür İşleri 10 C 804 Belge Kayıt ve Sevk İşleri 01 Belge Sevk ve Posta İşleri 10 C 02 Çok Gizli Belge/Büro İşleri B D 99 Diğer 10 C 805 Bilgi, Belge ve Arşiv Yönetimi 01 Bilgi ve Belge Yönetimi 15 C 02 Arşiv Yönetimi 01 Belge Devri B C 02 Ayıklama ve İmha 10 D 03 Tasnif İşlemleri 20 A3 04 İnceleme ve Denetleme 20 C 05 Arşivlerden Yararlanma 10 C 99 Diğer 15 C Dosya planları, saklama planları ve kodlamaişlemleriiçinbkz.805.01,arşiv belgelerinin düzenlenmesi, tanımlanması ve araştırmaya açılmasına kadar olan süreç için 805.02 alt kodları kullanılacaktır. Belge ve belge sureti talepleri için bkz.622.02 806 Kütüphane ve Dokümantasyon İşleri 01 Derme Geliştirme ve Derleme B D 02 Kullanıcı Hizmetleri 10 C 03 Abonelik 10 C 99 Diğer 10 C 807 Bakım ve Onarım İşleri 01 Bina ve Tesisler 10 C 02 Tesisat 10 C 03 Mekanik 10 C 04 Elektronik ve Teknik Cihaz 10 C 05 Taşıt ve İş Makineleri 10 D 06 Büro Malzemesi 10 D 99 Diğer 10 C 808 Temizlik İşleri 10 D 809 Taşınır Mal İşleri 01 İstekler 10 D 02 Devir, Giriş ve Çıkışlar 10 D 03 Sayım 10 D 04 Kesin Hesap 10 D 05 Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri 10 D 06 Kayıttan Düşme ve Hurdaya Ayırma 10 D 99 Diğer 10 C Büro malzemesi, bilişim ürünü vb taşınır ve sarf malzemesi taleplerinde 809.01 dosya kodu kullanılacaktır. Taşınır mal yönetiminde kullanılan formlar (fişleri) sistemde belge türü olarak tanımlanabilir. 810 Sigorta İşleri 10 C 811 İletişim ve Haberleşme İşleri 10 D 812 Çevre Düzenleme İşleri 10 D 813 Sosyal İşler 01 Eğitim Tesisi, Misafirhane ve Kamplar 10 D 02 Kamu Konutları 10 C 03 Kreş ve Gündüz Bakımevi 10 D 04 Spor Tesisi 10 D 05 Yemekhane, Kafeterya ve Çay Ocağı 10 D 06 Temsil ve Ağırlama 10 C 07 Sosyal Etkinlikler 10 A3 99 Diğer 10 C 814 Kampanyalar 10 C 815 Sosyal Yardım İşleri 10 C 819 İdari ve Sosyal İşlerle İlgili Diğer İşler 10 C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu TANITIM VE YAYIN İŞLERİ Saklama Süresi Tasfiye Kodu 820 TANITIM VE YAYIN İŞLERİ (820-839) 821 Sosyal, Kültürel Etkinlikler ve Tanıtım İşleri 15 A3 Yıl dönümlerin de, özel hafta ve günlerde sosyal, kültürel ve tanıtım amaçlı yapılan kutlama ve ya anma etkinlikleri, fuar, sergi, gezi vb. faaliyetler için 821 dosya kodu kullanılacaktır. Faaliyeti yürüten ilgili birimde etkinlik adına göre özel dosya/klasör tanımlaması yapılabilir. 823 Reklam ve İlan İşleri 01 Reklam İşleri 10 D 02 İlan İşleri 10 D 99 Diğer 10 D 824 Yayın İşleri 01 Teklif ve Değerlendirmeler 10 C 02 Yayın Hazırlık İşleri 15 C 03 Telif İşleri B D 04 İntihal B D 99 Diğer 15 C 825 Basım ve Dağıtım İşleri 01 Basım ve Depolama 10 C 02 Yayın Talepleri ve Dağıtım 10 C 99 Diğer 10 C 828 Tercüme İşleri 10 D 839 Tanıtım ve Yayınla İlgili Diğer İşler 10 C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu MALİ İŞLER Saklama Süresi Tasfiye Kodu 840 MALİ İŞLER (840-869) 841 Bütçe Hazırlama ve Uygulama İşleri 01 Bütçe Çalışmaları 15 C 02 Bütçe Uygulamaları 10 C 99 Diğer 10 C Bütçe, ek bütçe ve geçici bütçe işleriiçin841.01;ödenek talepleri, serbest bırakma, ek ödenek, iptal, avans, mahsuplaşma, ödeme emri gibi bütçe (ve ödenek) kullanımına yönelik işler için bkz. 841.02 kodları kullanılacaktır. 843 Mizan, Bilanço ve Kesin Hesap İşleri 01 Mizan B C 02 Bilanço B C 03 Kesin Hesap B C 04 Bütçe Dönem Gerçekleştirme Raporları B C 05 Tablolar 15 C 99 Diğer 15 C 845 Sayıştay İncelemeleri 01 Sorgu 15 C 02 İlam 15 C 03 Sayıştay Denetimleri B C 99 Diğer 15 C 846 Emanet işleri 01 Vergi 15 D 02 Kefalet 15 D 03 İcra 15 D 04 Sendika 15 D 99 Diğer 15 D 849 Banka İşleri 01 Ödeme Talimatları 15 D 02 Repo ve Faiz İşleri 15 D 03 Kambiyo İşleri 15 D 04 Tahsilatlar 15 D 05 Mutabakatlar 15 D 06 Ekstre ve Dekontlar 15 D 07 Banka Hesapları 10 D 99 Diğer 15 D 850 Kıymetli Evrak İşleri B D 851 Finansman ve Fon Yönetimi İşleri 01 Finansman Programları B D 02 Gelir Gider 15 C 03 Kar Tevzii 15 C 04 Sermaye B D 99 Diğer B D 853 Kredi İşleri 01 Yurt Dışı Krediler 15 C 02 Yurt İçi Krediler 15 C 03 Hazineye Borçlar 15 C 99 Diğer 15 D Kredi işlemlerinde, ödemeler, faiz ve kur farklarıiçinbkz.853.01,853.02 855 Borç ve Alacak İşleri 15 C 856 Harcama Yetkilisi ve Gerçekleştirme Görevlisi İşleri 15 D 857 Saymanlık ve Sayman Bildirimleri 15 D 858 İdari Yaptırım/Para Cezası İşleri 15 D 869 Diğer Mali İşler 15 C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖZEL KALEM VE PROTOKOLİ ŞLERİ Saklama Süresi Tasfiye Kodu 870 ÖZEL KALEM VE PROTOKOLİ ŞLERİ (870-899) 871 Makamın Konuşma ve Açıklamaları B A 872 Randevular B C 873 Temas ve Ziyaretler 01 Yurt İçi 15 C 02 Yurt Dışı 15 A3 99 Diğer 15 C 874 Günlük Programlar 10 C 876 Davet ve Tebrikler 01 Özel Mektuplar 15 A3 02 Davetiyeler 10 A3 03 Tebrikler 10 A3 99 Diğer 10 C 877 Protokol İşleri B D 878 Resepsiyonlar 10 A3 879 Rezervasyonlar 10 C 880 Törenler 15 A3 899 Özel Kalem ve Protokolle İlgili Diğer İşler 15 C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu PERSONEL İŞLERİ Saklama Süresi Tasfiye Kodu 900 PERSONEL İŞLERİ (900-929) 901 İş İstekleri 10 D 902 Personel Alım İşleri 01 Alım Talepleri B D 02 Alım İzinleri B D 03 Sınavlar B D 99 Diğer B D 903 Personel Özlük İşleri 01 İşe Giriş Belgeleri B A3 02 Atama İşleri B A3 03 Terfi ve İntibak İşleri B C 04 Hizmet Cetveli ve Hizmet Belgesi B A3 05 Personel İzin İşleri B D 06 Görevden Ayrılma B A3 07 Görevlendirme B D 08 Mükafat ve Cezalar 01 Başarı ve Ödül İşleri B A3 02 Disiplin ve Ceza İşleri B A3 09 Sicil İşleri 01 Sicil Raporları B A3 02 Mal Bildirimleri B A3 10 Aile Yardımı Bildirimi B A3 11 Askerlik İşleri B A3 12 Hizmet Borçlanması B A3 13 Personel Kartları B A3 99 Diğer B A3 Kurumların insan kaynakları/personel işlerini yürüten birimlerinde personel özlük dosyaları "Vaka Dosyası" türünde tanımlanır. 907 Kadro ve Pozisyon İşleri B C 912 Pasaport İşleri 10 D 914 Yabancı Uyruklu Personel İşleri 30 A3 915 Sendikalarla İlgili İşler 01 İşveren Sendikaları 15 C 02 Memur Sendikaları 01 Üyelik ve Dayanışma Aidatı 15 D 02 Kurum İdari Kurulu ve Yüksek İdari Kurul Toplantıları 15 D 03 Yetkili Sendika Tespiti 15 D 04 Temsilcilik 15 D 03 İşçi Sendikaları 01 Üyelik ve Dayanışma Aidatı 15 D 02 Temsilcilik 15 D 03 Sendikal İzin 15 D 04 Toplu Sözleşme İşleri 15 C Toplu sözleşme müzakereleri, uyuşmazlık, grev-lokavtişlerinde915.03.04kodu kullanılacaktır. 99 Diğer 15 C 916 Vakıf ve Derneklerle İlgili İşler 15 A3 917 Sosyal Güvence Kapsamında Yapılan İşler B D Sigorta pirimleri, giriş ve ayrılış gibi bildirimleri için 917 kodu kullanılacaktır. 918 İş Sağlığı ve İş Güvenliği İşleri 01 İş Güvenliği B D 02 Çalışan Sağlığı B D 03 Meslek Hastalıkları B D 04 İş Kazaları B D 99 Diğer B D 920 Performans Değerlendirme İşleri 15 C 929 Personelle İlgili Diğer İşler 15 C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ Saklama Süresi Tasfiye Kodu 930 SATINALMA VE SATIŞİŞLERİ (930-949) 933 Firma Bilgileri 01 Yurt İçi Firmalar 10 C 02 Yurt Dışı Firmalar 10 C 03 Yasaklı Firmalar 10 C 99 Diğer 10 C 934 Alım İşi 01 Mal Alım İşi 10 C 02 Hizmet Alım İşi 10 C 99 Diğer 10 C Her bir alım işi için özel dosya/klasör tanımlaması yapılır. Alım yöntemine göre kullanılan belge türleri sistemde tanımlanabilir. Yapılan iş ve kullanılan belge türü yazının konu ve ek bölümünde belirtilir. 939 Müşteri İlişkileri 01 Bayiler 10 D 02 Acentalar 10 D 99 Diğer 10 D 940 Fiyatların Belirlenme ve Tarife İşleri 15 C 941 Satış Talepleri ve Teyitleri 10 D 942 Satış İşleri 01 Yurt Dışı Satışlar 15 A3 02 Yurt İçi Satışlar 15 C 03 Hurda ve İhtiyaç Fazlası Malzeme Satışları 10 D 99 Diğer 10 D 944 Gümrük İşleri 15 D 945 Akreditif İşleri 15 D 946 Ticari Belge İşleri 10 C 947 Stok Kayıt ve Kontrol İşleri 10 D 948 Tanıtım ve Pazarlama İşleri 01 Tasarım ve Marka 15 C 02 Pazar Araştırması 15 C 03 Kaçak, Taklit ve Sahte Ürünlerle ilgili İşler 10 C 99 Diğer 10 C 949 Satınalma ve Satışla İlgili Diğer İşler 10 C Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu GÜVENLİK İŞLERİ, SAVUNMA, AFET VE ACİL DURUM YÖNETİMİ VE TOPYEKÜN SAVUNMA SİVİL HİZMETLERİ Saklama Süresi Tasfiye Kodu 950 GÜVENLİ KİŞLERİ, AFET VE ACİL DURUM YÖNETİMİ VE TOPYEKÜN SAVUNMA SİVİL HİZMETLERİ (950-969) 951 Güvenlik İşleri 01 İç Güvenlik 01 İç Güvenlik Strateji Belgesi B A 02 Eylem Planları B A 03 İstihbarat Raporları B D 04 Bilgilendirme Faaliyetleri B D 05 İşbirliği B D 06 İnceleme ve Araştırma B D 07 Radyo ve Televizyon Yayınları B D 08 Ekonomi ve Sosyal Konular B D 09 Siber Güvenlik B D 10 İklim Güvenliği B A 11 Gıda Güvenliği B A 12 Su ve Doğal Kaynak Güvenliği B A 13 Enerji Güvenliği B A 14 Bilim ve Teknoloji Güvenliği B A 15 Sıkıyönetim ve Olağanüstü Hal B A 16 Acil Durum/Kriz Yönetimi B D Dıştehdit, yaygın şiddet, doğal afet, sağlık, ekonomik vb kaynaklı acil durum ve kriz yönetimi için bkz.951.01.16 02 Dış Güvenlik 01 Dış Güvenlik Strateji Belgesi B A 02 Eylem Planları B A 03 İstihbarat Raporları B D 04 Bilgilendirme Faaliyetleri B D 05 İşbirliği B A 06 İnceleme ve Araştırma B D 07 Silahların Kontrolü ve Yayılmanın Önlenmesi B D 08 Nükleer Enerjinin Barışçıl Kullanımı B D 09 Barışı Destekleme ve Koruma Harekâtları B D 10 Dış Türkler B A 03 Terörle Mücadele 01 Terörle Mücadele Strateji Belgesi B A 02 Eylem Planları B A 03 İstihbarat Raporları B D 04 İşbirliği ve Koordinasyon B D 05 Stratejik Bilgi Desteği B A 06 Kamuoyu Bilgilendirme ve Halkla İletişim B A 07 Sosyal, Ekonomi, Eğitim ve Kültür Çalışmaları B A 08 Terör Örgütleri B D Bölücü, yıkıcı,dini istismar eden terör örgütleri, uluslararsı terör örgütleri içinbkz.951.03.08. Her bir terör örgütü için sistemde klasör tanımlaması yapılabilir. 09 İnceleme ve Araştırma B D 10 İzleme ve Değerlendirme B D 11 Terörle Mücadele Raporu B A 12 İnceleme/Denetleme B D 04 Koruyucu Güvenlik 01 Sabotajlara Karşı Koruma Planları, Koruma Planları B A 02 Nöbetçi Memurluğu İşleri 10 D 03 Koruyucu Güvenlik Denetleme Sonuç Raporları 20 C 04 Yabancı Uyruklu Personel İle İlgili İşler 20 C 05 Mülteciler ve Sığınmacılar 20 A3 06 Özel Güvenlik Teşkilatı İle İlgili İşler 10 C 07 Özel Güvenlik Bölgeleri İle İlgili İşler 10 C 08 İstihbarat ve Kaçakçılık İle İlgili İşler 20 C 09 Patlayıcı Maddeler ve Ateşli Silahlar İle İlgili İşler 10 C 10 Güvenlik Soruşturmaları ve Arşiv Araştırması 2 C 11 Fiziki Emniyet Tedbirleri 10 C 12 Evrak Güvenliği 20 D 13 Haberleşme Güvenliği 20 D 14 Yangın Önleme ve Korunma 10 D 15 Önemli Tesis Kriterleri 20 D 05 Hibrit Tehditler 20 A3 99 Diğer 20 C 952 Afet ve Acil Durum Yönetimi 01 Planlama ve Risk/Zarar Azaltma İle İlgili İşler 01 Ulusal Afet Yönetimi Strateji Belgesi B A 02 Ulusal Deprem Strateji ve Eylem Planı(UDSEP-2023) B A 03 Afet ve Acil Durum Planları B A 04 Risk ve Zarar Azaltma işleri 01 Risk Belirleme B A3 02 Afet Etüdleri B A3 03 Genel Hayata Etkililik/Etkisizlik B D 04 Afete Maruz Bölge B D 05 Jeolojik ve Jeoteknik Etüdler B D 06 Mikro bölgeleme Etüdleri B D 07 Meteorolojik Etüdler B D 08 İklim Değişikliği B A 09 İnsan Kaynaklı Afetler B D 10 Tehlike/Risk Haritaları B A3 11 Yapı Analizleri B D 12 Afet Önlemleri B D 13 Kentsel Dönüşüm B A3 14 Afet Tahmini ve Değerlendirme Çalışmaları B D 15 Afet Kültürü ve Bilinci B D 05 Erken Uyarı, Gözlem ve Tahmin Sistemleri B D 02 Afet ve Acil Durum Haberleşmesi 01 Haberleşme Tesisleri/Merkezleri 20 D 02 Telsiz Sistemleri 20 D 03 Uydu Haberleşme Sistemleri 20 D 04 Kablolu ve GSM Haberleşme Sistemleri 20 D 05 Kesintisiz ve Güvenli İletişim 20 D 06 İletişim Altyapıları 20 D 07 Sistem İnceleme ve Denetleme 20 D 08 Bilgi Sistemleri 20 C 09 Afet ve Acil Durum Sigorta İşleri 20 D 03 Afet ve Acil Durum Müdahale ve Yardım İşleri 952.03.01-Başbakanlık Afet ve Acil Durum Yönetimi Merkezi kodu kaldırılmıştır. 02 Afet ve Acil Durum Yönetimi Merkezleri 20 D 03 Afet ve Acil Durum İlanı 01 Deprem, Sel, Fırtına, Heyelan, Çığ 20 A3 02 İltica ve Nüfus Hareketleri 20 A3 03 Yangınlar ve Kazalar 20 A3 04 KBRN Kazaları ve Olayları 20 A3 05 Tehlikeli ve Salgın Hastalıklar 20 A3 04 Duyuru 20 A3 05 Tahliye/Transfer 20 C 06 Acil Müdahale 01 İhtiyaç Belirleme ve Talep/Tahsis 20 D 02 Tahliye/Transfer 20 D 03 Görevlendirme 20 D 07 Haberleşme 20 D 08 Güvenlik 20 D 09 İlk Yardım 20 D 10 Arama-Kurtarma 20 D 11 Beslenme(İaşe) 20 D 12 Barınma(İbate) 20 D 13 Acil Yardım 01 Ödenek Tahsisi 10 C 02 Ödenek Tahsisi Süre Uzatımı 10 C 03 Yurt İçi Ayni Yardım 10 C 04 Yurt Dışı Ayni Yardım 10 C 05 Yurt Dışı Nakdi Yardım 10 C 14 Yardım Kampanyası 20 D 15 Afet ve Acil Durum Ekip ve Ekipmanları 20 D 16 Gönüllüler ve STK'lar 01 Gönüllü Teşviki 20 C 02 Akreditasyon (İlkyardım, Arama-Kurtarma vs.) 20 C 04 İyileştirme Çalışmaları 01 Geçici İskan 01 Yer Belirleme 20 C 02 Geçici İskan Yapıları 20 C 03 Kira Yardımı 10 A2 04 Sosyal, Sağlık ve Eğitim Hizmetleri 20 D 02 Afetten Zarar Görenlere Karşılıksız Yardım 01 Sakatlık ve Ölüm 15 A2 02 Konut/İşyeri Yardımı 15 A2 03 Kredi Yardımı 15 D 04 Yerel Yönetimlere Ödenek Aktarımı 10 D 05 Hasar Tespiti 20 D 01 Hasar Tespit Raporu 01 Ön Hasar Tespiti Raporu 20 C 02 Kesin Hasar Tespiti 20 C 03 İtirazlar Hasar Tespiti 20 C 04 Yargı Kararıyla Düzenlenen Hasar Tespit Raporu 20 C 02 Boşaltma, Yıkım 20 C 06 Hak Sahipliği 01 Talep ve Taahhütname 20 C 02 Hak Sahipliği İnceleme Komisyonu 20 C 03 Hak Sahipliği Tespiti 20 C 04 Borçlandırma 20 C 05 Hak Sahipliğinin Sona Ermesi ve Borcun Muacceliyeti 20 C 06 Hak Sahipliğine Engel Durumlar 20 C 07 Artan Konutlar 20 C 07 Yerleşim Yeri Tespiti ve Artan Arsalar 01 Yer Seçimi 20 C 02 Artan Arsalar 20 C 99 Diğer 20 C 953 Topyekün Savunma Sivil Hizmetleri İşleri 01 Sivil Savunma Hizmetleri 01 Sivil Savunma Planlama B A3 İl ve İlçe Sivil Savunma Planları, Daire ve Müessese Sivil Savunma Planları, Tahliye Planları, Kabul Planları, Sivil Savunma Arama ve Kurtarma Birlikleri Harekat ve İntikal Planları, Haber Merkezi Talimatı için bkz. 953.01.01. 02 Sivil Savunma Servis ve Yükümlüleri İşleri 20 C 03 Sivil Savunma Gönüllüleri İşleri 20 A2 04 Sivil Toplum Kuruluşları (STK) İle İlgili İşler 20 A2 05 Sivil Savunma Sevk ve Harekatı İşleri 20 C 06 Kamu Kurum ve Kuruluşları İle Sivil Toplum Kuruluşlarının (STK) Sivil Savunma Harekatı İle İlgili Koordinasyon İşleri 20 C 07 Haber Alma ve Yayma, İkaz ve Alarm İşleri 20 C 08 Kimyasal, Biyolojik, Radyolojik ve Nükleer Savunma İşleri 20 C 09 Sivil Savunma Araç, Gereç ve Malzemelere Ait İşler 20 C 02 Seferberlik ve Savaş Hali Hazırlıkları 01 Milli Alarm 01 Alarm Tedbirleri İlanında Yapılacak Faaliyetler B C 02 Nato Alarm Sistemi B C 03 Alarm Kod Kelimeleri ve Anlamları B C 04 Alarm Kod İşlem ve Görevlileri 20 D 05 Milli Alarm Sistemi Eğitimleri 20 A3 06 Seferberlik İlanı ve Duyuru İşleri 20 A3 07 24saatSüreliÇalışmaPlanları 20 C 02 Lojistik 01 Savaş Görev Planları 20 C 02 Savaş Hasarı Onarım Planları 20 C 03 Araç Seferberliği ve Erteleme İşleri 20 C 04 Trafikte Kaydı Olmayan Özel Sektör İş Makinelerinin Tespiti 20 C 05 Mal ve Hizmet Seferberliği İşleri 20 C 06 Kaynak Planlama Faaliyetleri B C 07 İl ve İlçe Kaynak Sayım İşleri 20 C 08 Milli Müdafaa Mükellefiyeti B C 09 Ekonomik/Stratejik Tahrip Hedefleri Planlama İşleri B C 10 Kriz/Harekat Merkezi İle İlgili İşler B C 11 Haritalar B C 12 Denetlemeler 20 C 13 TSK Harekat Kontrolüne Girecek Kamu Kurum ve Kuruluşları B D 14 TSK Lojistik Seferberlik Dosyası 20 C 03 Personel Seferberlik 01 Sevk Tehir İşleri 10 C 02 Personel ve Kadro Erteleme İşleri 10 C 03 Yasal Yaş Sınırları 10 C 04 Sefer Görev Emirleri 10 C 05 İnsan Gücü Planlaması 20 A3 06 Bedelli Askerlik 10 C 07 Erteleme Sonuç Raporları 10 C 04 Seferberlik Savaş Hali Planları 01 Genel Planlar B D 02 Özel Planlar B D 03 Detay Planlar B D 04 Planlama ve Koordinasyon Kurulu İşleri B D 05 Seferberlik ve Savaş Hali Hazırlıkları Yıllık Faaliyet Raporu 20 C 05 Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği Tetkik Gezileri 01 Tetkik Gezisi Planlaması 20 D 02 Tetkik Gezisi Sonuç Raporu 20 D 06 Seferberlik ve Savaş Hali Hazırlıkları Oryantasyon Eğitimi 20 D 07 Nato Sivil Olağanüstü Hal Planlaması 01 Planlama Faaliyetleri 20 D 02 Genel Kurul Toplantıları 20 D 03 Sonuç Raporu 20 D 03 Sığınaklar 01 Genel Sığınaklar 20 D 02 Özel Sığınaklar 20 D 03 Sığınak Tespit ve Denetim İşleri 20 D 04 Kayıt ve İstatistik İşleri 20 D 99 Diğer 20 D 954 Tatbikatlar 01 Uluslararası ve Nato Tatbikatları B D 02 Milli Tatbikatlar 01 Seferberlik ve Savaş Hali Plan Tatbikatları B D 02 Milli Kriz/Harekat Yönetimi Tatbikatları B D Güven Serisi Tatbikatlar ve Afet/Acil Durum Tatbikatları için bkz.954.02.02 03 Milli Alarm Sistemi Tatbikatı 20 C 04 Sivil-Asker İşbirliği İle Yapılan Tatbikatlar 20 C 05 Mal ve Hizmet Seferberliği Tatbikatları 20 C 06 Sivil Savunma Tatbikatları 20 D Sivil Savunma Plan Tatbikatı, Sivil Savunma Servis Tatbikatı, Örnek Sivil Savunma Tatbikatı, Arama ve Kurtarma İntikal Tatbikatı için bkz. 954.02.06 99 Diğer 20 C Her bir tatbikat için özel dosya/klasör tanımlaması yapılabilecektir. 969 Güvenlik İşleri, Afet ve Acil Durum Yönetimi ve Topyekün Savunma Sivil Hizmetleri ile İlgili Diğer İşler 20 C