Hukuk Yönetim Sistemi HYS girişlerinin eksiksiz ve doğru yapılması, personelin hukuki ve cezai sorumluluğu olabileceği

T.C TİCARET BAKANLIĞI Hukuk Hizmetleri Genel Müdürlüğü Sayı :27299683-659 Konu :HYS Kayıtları-Teftiş Raporu 26.08.2019 / 47097449 DAĞITIM YERLERİNE Bakanlığımıza bağlı Doğu Marmara Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğünün teftişi sonucunda Ticaret Başmüfettişi Mustafa ALICI tarafından hazırlanan 27.06.2019 tarihli ve 127-A/04 sayılı Teftiş Raporunda; Bakanlığımız merkez ve taşra hukuk birimlerinde kullanılan Hukuk Yönetim Sistemi (HYS)'nde konu ile ilgili 'gözetim' ve 'referans' arama kriterleri girilerek sorgulama yapıldığı, HYS'ye veri girişlerinin sağlıksız olduğunun görüldüğü, eksik bilgi girilmesi sebebiyle net sonuçlara ulaşmanın imkânsız olduğu, Diğer taraftan, Sabiha Gökçen Havalimanı Gümrük Müdürlüğünün teftişi sonucunda Ticaret Müfettişi Nadir SAYAR tarafından tanzim edilen 24.07.2019 tarihli ve 124-A/09 sayılı Cevaplı Raporda da; inceleme konusu yapılan bazı idari ve vergi dava dosyaları ile ceza dosyalarındaki eksik veri girişlerine ve sisteme eklenmesi gerektiği halde eklenmeyen belgelerin bulunduğu hususlarına dikkat çekilerek, dosyalar kapsamında vekalet ücretlerinin ve artan dosya masraflarının tahsil edildiğine ilişkin herhangi bir kaydın bulunamadığı, dava dosyalarının takibinde gereken önemin ve titizliğin gösterilmesi gerektiği, vekalet ücretlerinin tahsil edildiğine ilişkin belgelerin HYS'ye kaydedilmesi ve iadesi talep edilmemiş artan dosya masraflarının tahsil edilerek dava dosyalarının bir an önce hitama erdirilmesi gerektiği ifade edilmiştir. Bilindiği üzere, Bakanlığımız Hukuk Müşavirliği Yönetmeliğinin "Avukatların görev, yetki ve sorumlulukları" başlıklı 9 uncu maddesinin birinci fıkrasının (e) bendinde "Görevlendirildiği dava, icra ve iflas takiplerini mevzuat hükümlerine uygun şekilde takip etmek," 20 nci maddesinin dördüncü fıkrasında da, "Mütalaalar ve hukuki görüş yazıları, Hukuk Yönetim Sisteminde oluşturulacak klasörlerde sistematik olarak dosyalanır ve uygulama birliği sağlanacak şekilde dikkate alınır." şeklinde düzenlemelere yer verilmiştir. Dava ve İcra Takipleri ile Bunlara Bağlı İş ve İşlemlerde Uyulacak Usul ve Esaslara İlişikin 2016/1 sayılı Genelgenin 15 inci maddesinde; "(1) Hukuk birimleri tarafından takip edilen tüm davalara ilişkin bilgiler, Hukuk Yönetim Sistemine kaydedilir. (2) Hukuk Yönetim Sisteminin güncelliğini ve sürdürülebilirliğini sağlamak üzere, hukuk birimlerinde yeterli sayıda personel görevlendirilir ve yetkili personelce kayıtların doğru ve zamanında yapılmasına özen gösterilir." şeklinde düzenlemeler yer almaktadır. Öte yandan, 05/10/2016 tarihli ve 11985113-708.01/19154567 sayılı dağıtımlı yazımız ile derdest dava ve icra takiplerine ilişkin tüm dosyaların eksiksiz ve doğru bir şekilde HYS'ye kaydedilmesi hususunda tüm bölge müdürlükleri talimatlandırılmıştır. Bu bağlamda, öncelikle HYS'de mevcut dosyalara ilişkin eksikliklerin giderilerek yanlış veri girişlerinin düzeltilmesi, yeni kaydedilen dosyalara ait bilgilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde girilmesi ve bu konuda Bölge Müdürlüklerinde Hukuk Grup Başkanları, Gümrük Müdürlüklerinde de Koordinatör Avukatların HYS kayıtlarının doğru ve eksiksiz girildiğinin kontrolünü sağlamaları, ayrıca vekalet ücretlerinin tahsil edildiğine ilişkin belgelerin HYS'ye kaydedilmesi ve artan dosya masraflarının iadesinin talep edilmesi husularında da tüm kullanıcılar tarafından gereğinin yerine getirilmesi gerekmektedir. Bu itibarla; dava ve icra dosyalarının takibinde gereken önemin ve titizliğin gösterilmemesi ve HYS'ye yapılan kayıtların eksik veya yanlış olması durumunda, ihmali bulunan veya gereken özeni ve hassasiyeti göstermeyen personelin hukuki ve cezai sorumluluğunun doğabileceği hususlarında, Bilgilerini ve gereğini rica ederim. Av. Suavi ÖNAL Genel Müdür V. Dağıtım: Tüm Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüklerine