Elektronik Tebligat Sistemine ilişkin olarak hazırlanan kullanım kılavuzu ve sıkça sorulan sorular

T.C. TİCARET BAKANLIĞI Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Sayı :80572740-645 Konu :Elektronik Tebligat Sistemi 26.11.2018 / 39184053 DAĞITIM YERLERİNE İlgi :02.11.2018 tarihli ve 38502843 sayılı yazimız. İlgide kayıtlı yazimız konusu, Elektronik Tebligat Sistemine ilişkin olarak hazırlanan kullanım kılavuzu yazimız ekinde gönderilmekte olup ayrıca Bakanlığımız portalında da yer almaktadır. Sisteme ilişkin sıkça sorulan sorulara ise Bakanlığımız web sayfası üzerinden erişim mümkün bulunmaktadır. Bilgi ve gereğini rica ederim. Leman ÇAKIR Bakan a. Daire Başkanı V. EK: (1) Kullanım Kılavuzu DAĞITIM: Tüm Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlükleri ELEKTRONİK TEBLİGAT SİSTEMİ KULLANIM KILAVUZU EBYS üzerinde oluşturulan belgelerin elektronik tebliğinin yapılabilmesi için Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilatlarınca dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda belirtilmektedir: · EBYS üzerinde üretilen resmi yazişmaların Elektronik Tebligat Sistemi ile muhataplarına tebliğinin yapılabilmesi için söz konusu evrakların EBYS kullanıcıları tarafından "E-Tebligat Şablonu" kullanılarak oluşturulması gerekmektedir. Tahsilat Takip Programı üzerinde oluşturulan kararlar tebligat şablonuna uygundur. · Muhatabın e-Tebligat adresinin bulunup bulunmadığı, belge oluşturulduktan sonra ilgili Evrak Birimi personeli tarafından evrakın gönderimi aşamasında kontrol edilmektedir. · Birden fazla muhataba tebliği yapılacak bir belge/evrak, muhataplardan herhangi birinin e-Tebligat adresine sahip olmaması durumunda, diğer muhataplara da elektronik yolla tebliğ edilememektedir. Bu tür belge/evrakların bu yolla tebliğ edilebilmesi için, muhatapların tümünün E-Tebligat adreslerinin bulunması gereklidir. · Elektronik yolla tebliği yapılacak olan ve kullanıcılar tarafından EBYS üzerinde işlemleri tamamlanarak ilgili birim evraka havale edilen yazilar, EBYS menüsü altındaki "Eklentiler" başlığı altında yer alan "Elektronik Tebligat Sistemi" alanı altında listelenmektedir. Listede kayıtlı bulunan ve elektronik yolla tebliği yapılacak evrakların ilgili evrak biriminde görevli personel tarafından imzalanarak Sistem üzerinden Hazine ve Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) servisine gönderilmesi gerekmektedir. · Tebligatın ve/veya muhatabın elektronik ortamda tebliğe uygun olup olmadığı, tebligatın durumu, tebliğ ve/veya okuma tarihleri vb. bilgiler ilgili evrak birimince yapılacak sorgulamalar neticesinde GİB tarafından Sisteme otomatik olarak aktarılacaktır. · Bakanlığımız tüm evrak personeli ile evrakı düzenleyen personel sistem üzerinde E- Tebligatla ilgili işlem yapabilme konusunda yetkilendirilmiş olup ayrıca bu konuda yetkilendirme işlemi yapılmasına gerek bulunmamaktadır. EBYS Üzerinde İzlenecek Adımlar 1) Evrakı Oluşturan Kullanıcılar Tarafından Yapılacak İşlemler: Belgenin oluşturulması aşamasında, "e-Tebligat Şablonu" seçilir. Söz konusu belgenin elektronik ortamda tebliğinin yapılabilmesi için, "Dağıtım" alanına eklenecek muhatabın vergi numarasının EBYS'de kayıtlı olması gerekmektedir. Bunun için, "Belge Verisi" sekmesinde yer alan "Dağıtım" başlığı altındaki "Arama" butonuna tıklanır. Yapılan sorgulama sonucunda listelenen kayıtlar arasından "Vergi No" alanı dolu olan kaydın seçilmesi gerekmektedir. Listede yer alan kayıtlarda "Vergi No" bilgisinin bulunmaması veya bu alana yanlış veri girişi yapılmış olması halinde, söz konusu alanın "Güncelle" butonu yardımıyla yaziyı oluşturan kullanıcı tarafından doldurulması mümkündür. İlgili alanlar kontrol edildikten veya güncellendikten sonra, uygun kayda çift tıklanarak veya ekranın üzerindeki "Seç" butonuna basılarak söz konusu kayıt dağıtıma eklenir. Gerekli diğer işlemler de tamamlandıktan sonra belge son imzasını alarak oluşturan kullanıcıya "Havale Bekliyor" işlem türünde düşer. Kullanıcı ilgili evrak üzerinde sağ tuş "Birim Evraka Gönder" diyerek belgeyi ilgili Evrak Biriminin Gelen Klasörüne gönderir. 2. Evrak Biriminde Görevli Personel Tarafından Yapılacak İşlemler İlgili belge Evrak Birimine gönderildikten sonra, Birim Evrak personeli tarafından EBYS menüsü altındaki "Eklentiler" başlığı altında yer alan "Elektronik Tebligat Sistemi" alanı seçilir. Açılan ekranda yer alan "Belge Arama" sekmesi üzerinde, "Belge Tarihi Başlangıç" ve "Belge Tarihi Bitiş" alanları doldurularak "Listele" butonuna tıklanır. Belirlenen tarihler itibariyle, kullanıcılar tarafından oluşturulmuş olan belgeler aşağıdaki gibi listelenmektedir. İlgili belgenin üzerinde yer alan "Seç" butonuna tıklanır. Açılan ekranda, "Tebligat Bilgileri" başlığı altındaki "Zaman Aşımı Tarihi" ve "Belge Türü" alanlarının ilgili evrak birimi personeli tarafından doldurulması zorunludur. "Zaman Aşımı Tarihi"nin belgenin oluşturulduğu tarihten itibaren en az 10 gün sonrası olarak seçilmesi gerekmektedir. Söz konusu alanlar doldurulduktan sonra ekranın sağında yer alan "Sertifika Bilgileri" başlığı altından ilgili belge imzalanarak belge gönderilir. Tebligatın ve/veya muhatabın elektronik ortamda tebliğe uygun olup olmadığı, tebligatın durumu, tebliğ ve/veya okuma tarihleri vb. bilgiler ilgili evrak birimince yapılacak sorgulamalar neticesinde GİB tarafından Sisteme otomatik olarak aktarılacaktır. Söz konusu sorgulamalar "Gönderilen Belgeler" sekmesi altında gerçekleştirilmektedir. NOT: Evrak Biriminin "Gelen Klasör"ünden düşümü sağlanan belgeler tekrar e-Tebligat Sistemi ile gönderilememektedir. İrtibat Kişileri İsim Telefon e-Mail Aysel DUĞAN 449 3897 [email protected]